關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

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摘 要：本文通過對(duì)檔案信息化管理現(xiàn)狀的分析，提出了相關(guān)的建議，以期通過提高縣級(jí)檔案館的信息化程度來加快檔案館的信息結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)檔案館;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;措施

近年來，在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，檔案信息技術(shù)的建設(shè)已基本完成并取得了一定的成果。但是缺乏總體規(guī)劃和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)地區(qū)的檔案信息化操作是分開且不聯(lián)網(wǎng)的。因此，如何科學(xué)地開發(fā)和利用檔案資源，有效地促進(jìn)檔案信息建設(shè)是我們面臨的問題。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.是當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型和發(fā)展的迫切需求。當(dāng)前，中國的信息化已進(jìn)入快速發(fā)展階段，檔案的用途和范圍在不斷擴(kuò)大，管理方法也在不斷更新，檔案數(shù)字化管理概念悄然興起。

2.公眾對(duì)檔案信息的需求越來越高。從客觀上來說，加快信息化進(jìn)程和充分利用檔案信息廣泛的社會(huì)服務(wù)價(jià)值都是必不可少的。

3.檔案的信息化建設(shè)對(duì)于構(gòu)建和諧社會(huì)具有重要意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案信息化已逐步滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面。隨著檔案使用人數(shù)逐年增加，檔案在處理社會(huì)矛盾和保護(hù)合法權(quán)益方面起著越來越重要的作用。

二、縣級(jí)檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.重視不夠。部分檔案管理部門的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案沒有給予足夠的重視，不了解存檔的重要性和必要性，在管理和運(yùn)作方面存在很多問題。由于受傳統(tǒng)思維的影響，在文件管理中通常不考慮信息資源利用的開發(fā)價(jià)值，影響了文件管理信息化發(fā)展。

2.投入經(jīng)費(fèi)不足。部分政府部門進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分配時(shí)，只重視能促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的土地、規(guī)劃和衛(wèi)生等部門。忽略了作為沒有經(jīng)濟(jì)利益的檔案部門的重要性，投入的經(jīng)費(fèi)自然也就減少了。

3.專業(yè)型人才緊缺。進(jìn)入信息化管理后，檔案人員需要熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理常見的軟件問題，但是當(dāng)前的縣級(jí)檔案工作員工不是專業(yè)的人員，整體素質(zhì)不高，缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。再加上以前招聘的人員都是以檔案管理專業(yè)優(yōu)先，這使其他專業(yè)人員更難以進(jìn)入檔案管理部門，進(jìn)一步阻礙了縣級(jí)綜合檔案信息化的建設(shè)過程。

4.觀念轉(zhuǎn)變問題。目前，檔案管理人員都把檔案的接收當(dāng)成工作的重心。但是，充分利用檔案館的信息資源更為重要。進(jìn)入信息化管理后，檔案管理任務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)功能水平提出了更高的要求，以滿足大多數(shù)用戶的需求。

5.信息化建設(shè)見效慢。信息化建設(shè)的整個(gè)過程將涉及處理大量數(shù)據(jù)以及必要的硬件、軟件設(shè)施的建設(shè)。除了對(duì)這些材料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化之外，還需要通過數(shù)據(jù)加密和防火墻來保護(hù)信息安全。所以，龐大的工程量使得短期內(nèi)難以建設(shè)好檔案的信息化，這對(duì)縣級(jí)綜合檔案信息化的進(jìn)一步建設(shè)產(chǎn)生了一定影響。

6.缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)。除了正常的建設(shè)外，全面進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)還要求多個(gè)部門之間進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。但是，目前的檔案信息化建設(shè)僅依靠檔案部門支撐。因此，必須由政府部門執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)劃。

7.更新進(jìn)度和使用率較慢。在建立檔案信息管理機(jī)構(gòu)時(shí)，信息更新進(jìn)度緩慢，占總量的26%，主要原因是信息化建設(shè)過程中，新技術(shù)應(yīng)用不足。在這種情況下，工作人員很難及時(shí)更新信息。

在構(gòu)建檔案信息時(shí)，主要是管理和使用檔案，但在實(shí)際應(yīng)用階段，檔案的利用率較低，即使輸入信息系統(tǒng)，幾乎也沒有使用。

三、檔案館信息化建設(shè)的建議

1.加大資金投入。政府部門可以每年分階段、及時(shí)地?fù)芨督ㄔO(shè)資金，穩(wěn)步發(fā)展信息化建設(shè)。同時(shí)，國家級(jí)或省級(jí)檔案管理部門分別設(shè)立專項(xiàng)資金，根據(jù)各地實(shí)際情況分配資金，從各個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)籌。

2.完善軟硬件以及系統(tǒng)建設(shè)。軟硬件和系統(tǒng)的建設(shè)是對(duì)檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)的最重要的基礎(chǔ)。因此，可以找到合適平臺(tái)并建立長期合作關(guān)系，節(jié)省軟件開發(fā)和維護(hù)時(shí)間。還可以根據(jù)檔案管理要求采用相應(yīng)的軟件，從而提高工作效率。在硬件配置方面，首先，需要保證采用正規(guī)渠道，使用正規(guī)制造商的硬件。測(cè)試和分析所有采購的硬件，并及時(shí)更換有問題的硬件。

其次，在安全性、穩(wěn)定性和私密性方面，必須使用壽命長，性能高的硬件，并且在一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展對(duì)硬件進(jìn)行優(yōu)化，或是直接替換。系統(tǒng)配置方面，系統(tǒng)配置的完整性和加強(qiáng)性是縣級(jí)綜合檔案館信息化配置的重點(diǎn)。除了當(dāng)前文件管理任務(wù)的要求外，系統(tǒng)還必須有龐大的存儲(chǔ)量，能夠?qū)ξ募M(jìn)行快速的保存或讀取，以減少任務(wù)拖沓問題。

最后，根據(jù)需要進(jìn)行試用，以確保在正式開始使用后，沒有任何問題。還應(yīng)該在建設(shè)過程中進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，并收集來自不同人員和部門的意見，確保投入使用后能滿足大多數(shù)人的需求。

3.培養(yǎng)和引進(jìn)人才。引進(jìn)熟悉計(jì)算機(jī)和檔案專業(yè)的復(fù)合型人才。根據(jù)以后的發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理員的培訓(xùn)，以加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。

4.強(qiáng)化意識(shí)，轉(zhuǎn)變模式。檔案管理人員需要提高對(duì)科學(xué)化的認(rèn)識(shí)，并不斷提高他們的計(jì)算機(jī)管理技能。管理人員需要更新現(xiàn)有模式，拓寬視野，并將現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用于檔案管理。

5.制訂完善的信息化管理制度。檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的任務(wù)，因此進(jìn)行管理時(shí)不僅需要加工信息，還需要收集檔案的信息。在信息化管理模式下，還有更多需要管理的內(nèi)容。首先，有效地調(diào)節(jié)和控制各種管理過程中管理者的違規(guī)行為，并對(duì)各種檔案管理步驟形成嚴(yán)格的約束。其次，完善責(zé)任制。針對(duì)文件管理人員的職責(zé)，增加責(zé)任制，在文件管理中可以采取自我控制措施，以有效地提高文件管理效率。

6.加大資源的整合力度。信息化建設(shè)的檔案信息可以準(zhǔn)確、宏觀地反映社會(huì)歷史的發(fā)展，又能夠精細(xì)地反映生活中的細(xì)節(jié)，可以讓人一目了然地了解整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。通過對(duì)檔案信息統(tǒng)一的管理和規(guī)劃，能夠體現(xiàn)國家進(jìn)行資源分配的合理性和效率，以此滿足共享社會(huì)資源的要求。檔案管理信息資源的集成主要是通過對(duì)分組的整合和整理。在此過程中，需要對(duì)相關(guān)檔案加工編纂。

7.實(shí)現(xiàn)資源的共享。一切的檔案工作都是以對(duì)資源的建設(shè)工作為核心。因此，信息化的建設(shè)主要目標(biāo)就是促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和共享。

首先，需要加強(qiáng)監(jiān)督，以確保根據(jù)相關(guān)原則制定數(shù)字化工作的實(shí)施方案。另外，在滿足人們?nèi)粘Ｊ褂眯枨蟮那疤嵯拢斜匾度氪罅康娜肆Α⑽锪拓?cái)力來創(chuàng)建一整套數(shù)字化檔案目錄。同時(shí)，還需要實(shí)現(xiàn)管理機(jī)制，將紙質(zhì)文件和電子文件結(jié)合在一起，采用二者雙歸檔的形式進(jìn)行檔案的管理工作。值得注意的是，某些文檔和圖片文件需要遵循相關(guān)的存儲(chǔ)制度才能實(shí)現(xiàn)全文檢索的目的。

其次，根據(jù)國家頒布的最新法規(guī)，建立完整的檔案信息管理系統(tǒng)，采取有效措施促進(jìn)該管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無縫集成。這種方法將有助于在網(wǎng)上進(jìn)行信息的整理和分類。文件信息系統(tǒng)的文件目錄應(yīng)考慮到管理組織的職責(zé)，以先易后難的順序創(chuàng)建，并應(yīng)采用條塊組合的方法以確保檔案和數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。

8.制定科學(xué)的檔案管理規(guī)劃。通過制定科學(xué)的檔案管理計(jì)劃，以確保檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展。還應(yīng)當(dāng)充分考慮自身的發(fā)展需求，構(gòu)建經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、安全、可靠的檔案信息化管理平臺(tái)，并要確保該平臺(tái)的可擴(kuò)展性和靈活性，以適應(yīng)未來單位的實(shí)際發(fā)展需求。

9.創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段。不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的方法以提高對(duì)檔案的利用效率。

（1）遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力。

（2）建立網(wǎng)上公開評(píng)估體系。

（3）用鏈接的方式整合相關(guān)資源，以便完善檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的一站式在線查閱。

四、檔案信息化建設(shè)的意義

1.可以提高檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理方法首先要進(jìn)行借閱記錄的登記，然后工作人員必須從龐大的檔案中人工查找。并且，可能會(huì)在查找過程中破壞檔案資源。一份檔案只能由借閱人歸還后才能再次借閱。

2.可以提高工作效率。檔案管理人員可以使用現(xiàn)代化的設(shè)備更好地參與檔案的收集和編輯，而不再通過手工輸入和存儲(chǔ)檔案信息。因此可以更加合理、科學(xué)的管理檔案資源。

3.可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。檔案的信息化建立，可以進(jìn)行內(nèi)部的檔案信息共享。通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)完成檔案訪問、借閱，以減少不必要的工作并提高檔案管理效率。成功建立檔案信息化之后，可以加快檔案管理部門和國際接軌，并形成自己的電子信息資源中心。

五、結(jié)語

近年來，在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，檔案信息技術(shù)的建設(shè)已基本完成并取得了一定的成果。隨著信息化的發(fā)展，檔案館必須有足夠的勇氣承擔(dān)起沉重的責(zé)任。重要的是要知道在檔案中建立信息管理不是一件容易的事，而是一個(gè)漫長而又困難的過程。加快建立健全、科學(xué)的信息檔案管理系統(tǒng)、加快信息化部署、提高效率是檔案信息化建設(shè)的重要一步。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李 燕.淺議縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].山東青年，2018

（作者單位：新疆伊犁哈薩克自治州昭蘇縣檔案館）