檔案在企業志編研中的開發與利用

摘 要：檔案是史志編修的基礎，檔案在企業志編研中占據著重要的地位和作用。企業志編研如何選用檔案，又如何發揮檔案的價值和作用。企業志是檔案編研成果的形式之一，檔案部門以企業志編研為契機，提高檔案信息資源開發與利用的水平。

關鍵詞：企業志;檔案;編研

檔案是企業志編研的基礎和來源，但是，企業志編研對檔案信息資源的利用并不是簡單地“拿來主義”。為了達到“可信、可讀、可用”和“不偽、不偏、不漏”的編研目標，企業志在編研工作中，除了要擁有豐富可靠的檔案信息資源，還需要制定檔案的選用標準，以及正確應用對檔案資料真偽正誤鑒別的方法，才能使企業志真正發揮“存史、資政、教化”的作用。

一、檔案與企業志編研相輔相成

企業志是全面系統地記述企業發展沿革的資料著述，檔案是記錄企業發展歷程的原始記錄。兩者都是系統性記述企業發展歷程的真實記錄，但兩者又不盡相同。如果說檔案是包羅萬象，企業志則是從浩繁的檔案文獻中提取精髓，對企業發展的各個方面進行綜合性的記述。檔案是企業志編寫的基礎和來源，企業志是檔案價值實現的最佳體現，兩者既相互依存，又相互促進。

1.檔案是企業志編研的基礎和來源

檔案是企業志編研的基礎和來源，一方面是由檔案與企業志的密切聯系所決定。企業志編研的資料來源主要有四個方面：一是文字資料，即文獻、報刊、圖書、檔案資料;二是實物資料，文物、遺跡、遺址、獎杯或獎牌等實物檔案;三是口碑資料，即回憶史料、調查訪問記錄;四是音像資料，即照片、錄音、錄像。檔案是企業在從事科研生產、經營、文化等活動中直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，原始記錄性是檔案的基本屬性。從資料來源可信度的角度，檔案是企業志編研值得信賴的史料來源。人們稱檔案為原始憑證、第一手資料，而不能被其他資料所替代，正是由于它具有令人信服的憑證和依據作用。這也與企業志編寫“堅持實事求是、言必有據”的指導思想是內在一致的。因此，檔案在企業志編研工作中占據十分重要的地位，起著關鍵的主導作用。

另一方面，這也是人們在長期的編史修志實踐工作中總結出的經驗。孔子修《春秋》，司馬遷寫《史記》，班固著《漢書》，這些歷史巨著都是在充分利用檔案資料的基礎上撰寫而成。同時，歷代的史學家也充分肯定了檔案在史志編研工作中的憑證價值。唐代史學家劉知己認為檔案與修志是“相輔相成”的關系。清代著名方志學家章學誠指出“抑古今史書豈有外于文書檔案，而為鑿空之文者歟”。檔案既是史志編修的基礎，反過來也是史志內容真偽的有效憑證。

2.企業志編研是檔案信息資源開發的典范

檔案信息資源開發利用的形式有很多，主要體現為檔案編研成果。同時，檔案編研成果也是將檔案中蘊藏的信息價值激活的最佳方式。企業志是將零碎的、散見的檔案信息資源加以整合、梳理、編輯、出版的著述，是檔案編研成果的一種形式。它編研的目的既是為保存和積累企業發展的歷史，也是為后人提供可咨征信的借鑒資料，這也是檔案“存史資政”的社會價值的體現。相較庫藏檔案資料的提供利用，企業志更加系統、也更有實用性，提高了檔案信息資源的利用價值。同時，企業志編研所利用的史料來源廣泛，所載資料內容遠超出了檔案資料的范圍，因此，企業志編研的工作在一定范圍內也能夠彌補檔案收集工作的欠缺，檔案部門及時將具有保存價值的史料資源納入庫藏，既拓展了庫藏檔案的范圍，又豐富充實了庫藏資源。

二、結合企業志特點，明確檔案選用標準

在企業志編研的過程中，面對浩繁的檔案資料，如何快速準確的查找到所需的檔案信息，這是決定企業志編研工作能夠按時保質完成的關鍵。這不僅需要制定科學合理的篇目結構，還應確定檔案的選用標準。制定科學合理的篇目結構，是編寫企業志的第一步。所需檔案的選用標準，則是按照企業志擬定的篇目結構，明確企業志編研的對象、范圍和內容，做到有明確目的性和針對性的查找到所需要的檔案信息。檔案的選用標準主要包括以下三個方面：

1.能反映對企業發展具有里程碑意義的事件

企業志的內容要反映企業一定時期的發展軌跡、興衰起伏的全過程，一方面體現在篇目設置上。企業志的篇目結構設置要層次清楚規范、“橫分到底、縱斷主線”。篇目結構是對企業發展歷程的綱領提要，也是企業志編研的綱要。另一方面則是所選用的檔案資料，應是能夠反映企業發展歷程中具有里程碑意義的事件，包括該事件發生的背景信息等。

2.能反映企業發展的時代特點、地方特點

時代性是地方志的特征之一，主要是指地方志的內容與形式具有時代烙印、時代特征、時代差異。地方志是特定時代的產物，具有鮮明的時代性。企業志作為地方志的一種，在史料來源的選用上也應是能反映企業發展時代特定、地方特定的檔案資料。

3.具有存史價值的圖表、照片等資料

照片檔案具有直觀形象性特點，能夠給人們展示出鮮活的、動態的歷史。照片在增強視覺效果方面有著畫龍點睛的作用，不僅可以豐富企業志的信息量，還能增強企業志的真實性。對照片檔案的選取、編排、注釋等都要進行科學合理的設置，才能發揮最大的效果。企業志所需要的照片檔案不僅數量大、時間跨度大，而且對照片的質量要求高、涉及面廣。檔案部門除了充分利用庫藏檔案，還可以通過走訪老領導、老干部、老同事，使用征集、捐贈的方式收集企業志所需的照片檔案。同時，檔案部門還要加強照片檔案的管理，安排專人負責照片檔案的收集、整理、鑒定、編目，并對照片檔案進行文字注釋。

三、立足企業發展歷程，辯證利用檔案信息資源

充分占有史料和正確運用史料，是編好企業志的前提。檔案是企業發展過程中真實可靠的原始記錄，是一定時代的客觀歷史的產物。企業志編研工作中，在使用檔案信息資源時，應結合檔案文件產生的時代背景去分析研究，去偽存真，鑒別出史實錯誤、不準確的部分。

1. 辨別檔案文件的真偽正誤

檔案是客觀史實的原始記錄，但并不等于其內容在反映當時社會史實真相上都是正確的或準確無誤的。由于檔案形成的歷史條件限制，有些檔案資料對客觀事實做了片面的、甚至有所歪曲的記載，這就不可避免地存在虛假和矛盾。如在追溯企業歷史沿革的過程中，我們發現同一件事情有多個不同版本的請示公文，通過向了解當時歷史情況的老同志考證，發現當時出于特定的歷史原因，制定了特定內容的公文，也就是存在真假內容混在不同版本的情況。只有結合當時的歷史情況，對檔案的信息進行鑒別才能還原真實的歷史。這也告訴我們，在企業志編研工作中，要立足企業發展歷程，對大量檔案信息進行去粗取精、去偽存真的鑒別、考證和分析工作，擇取真實可靠的信息和資料。“志乃信史”，如果史料不準，真偽不辨，甚至顛倒是非，就會影響到企業志的質量。

2.謹慎考證說法不一的檔案信息

在企業志編研的過程中，存在說法不一的檔案資料，這就需要我們謹慎地去考證其真實情況。結合檔案文件當時發生的歷史背景、起因、過程及產生的結果，做出切合實際的公證判斷，決不草率從事。同時，還應掌握好分寸，對沒有十分把握的檔案信息，要經過多方考證，待有十足把握才能確定是否選用。對重大史實檔案信息的運用，要通過多角度、多方面的檔案資料去進行全面核實，認真加以考察，力求盡量準確。

3.做好檔案資料出處的標注

企業志編研過程中查閱檔案、圖書、照片、音像等檔案資料時，一定要做好出處的標注。不僅要詳細標注所引用文件的案卷號、檔號、文件編號、文件題名、發文單位、發文時間等基本信息，還要將所引用文件的原文摘錄下來。詳細標注檔案資料出處的做法，不僅可以說明企業志所收集的史料資料是有文獻根據的，不是憑空捏造的，也可以提高企業志可咨征信的力度。同時，這也為企業志編研過程中查核資料提供索引帶來方便。

四、以企業志編研為契機，提升檔案信息資源開發水平

連續性是史志編研的特點之一，它表現為編研工作的連續性和內容、形式的連續性。《地方志工作條例》規定，地方志書每20年左右編修一次，這也是地方志得以發揮傳承文明、延續傳統、保存文化作用的重要原因。檔案部門參與企業志編研工作，也不應僅停留在提供檔案資料的環節，而應以此為契機，結合檔案數字化等建設項目，提升檔案收集、整理等基礎工作、提升檔案信息資源開發利用的水平。

通過檔案信息資源在企業志編研工作中的應用，我們可以看出檔案數字化以及專題數據庫建設的必要性和迫切性。檔案數字化建設可以提高查找檔案信息的準確性和效率，專題數據庫建設可以實現庫藏檔案信息資源的整合，提高檔案利用的針對性和有效性。

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（作者單位：上海空間電源研究所）

作者簡介：尹雪梅（1987-），女，安徽，碩士研究生，中級職稱，研究方向為檔案信息資源與史志編纂。