從重藏輕用到管用并重：檔案工作以人為本的發展軌跡

張家英 易五舟

摘 要 在以人為本，辦人民滿意的高等教育理念指導下，高校人事檔案工作隨著高等教育一起實現了新的歷史跨越。本文以華南農業大學為例，闡述人事檔案工作以人為本、科學管理的歷史轉變進程：從封閉保守到擴大開放;從分散保管到集約管理;從信息邊緣到精品打造;從單一功能到多元拓展;從嚴格保密到開放服務;從保管員到通才培養等等。

關鍵詞 以人為本 人事檔案 發展軌跡

中圖分類號 G275 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-09-09

作者簡介：張家英，華南農業大學檔案館，科技檔案室主任，研究館員;易五舟，華南農業大學動物科學學院。

From Heavy Storage and Light Use to Equal Emphasis on Management and Use： The Development Track of People-oriented Archival Work

—Taking an Example of the Archives Development of Personnel Archives in South China Agricultural University in 40-Year Reform and Opening

Zhang Jiaying， Yi Wuzhou

Abstract Under the guidance of concept of being people-oriented and conducting people-satisfying higher education， the personnel archival work of colleges and universities has achieved a new historical leap along with higher education. Taking South China Agricultural University as an example， this paper describes the historical transformation process of people-oriented and scientific management of personnel archives： from closeness and conservativeness to expansion and openness; from decentralized custody to intensive management; from the edge of information to the creation of fine products; from a single function to diversified expansion; from strict confidentiality to open service; from custodian to generalist training and so on.

Keyword people-oriented; personnel archives; development track

改革開放以來，全國高等教育經歷了從精英教育到大眾教育的歷史跨越，高校檔案工作在這一歷史進程中也經歷了觀念的更新和體制的變革。在以人為本，辦人民滿意的高等教育理念指導下，高校人事檔案工作為學校中心工作服務也實現了新的跨越。本文以華南農業大學為例，描述和總結人事檔案工作的歷史過程，概括了六個方面的變化，從中認識和把握我國人事檔案管理在以人為本、為民生服務理念指導下的歷史軌跡。

一、從封閉僵化到開放服務

全國人事檔案是在戰爭年代和以階級斗爭為綱的特殊環境中形成的，長期受到以階級斗爭為綱和為政治服務觀念的支配，人事檔案在高度封閉的體制下，帶有極大的神秘性和異己性。檔案資料大多是當事人親手填寫的，依附于當事人的人生經歷和歷史活動，本應為當事人服務、為民生和社會服務。但實際情況卻往往不是這樣，人事檔案工作最重要的任務就是將檔案資料收起來、存起來、封鎖起來，只對組織開放，不為個人利用;在特殊條件下可供個人利用，但是堅決拒絕當事人與其檔案接觸。即使組織或個人利用，手續也十分煩瑣，障礙重重，盡量將利用者拒之門外，根本不考慮利用率，幾乎處于封閉狀態。隨著改革的深入，信息化、網絡化的發展，特別是科學發展觀的提出和貫徹，檔案工作包括人事檔案工作的指導思想發生了根本轉變，這就是以人為本、科學發展、開發利用，服務人們對美好生活的追求。華南農業大學人事檔案的發展歷程就是實證。作為省屬重點高校，在新發展觀指導下，華南農業大學人事檔案工作在服務中心工作、服務和諧校園、服務民生等方面實現了歷史變革并取得了顯著成效。近十年來，華南農業大學在校本科生從5000人發展到50000人，在職教工由1100余人發展到3000余人。檔案資料也大幅增加，僅2017年，庫藏檔案增至近5700卷;提供利用案卷2800余卷、檔案材料2800余份，辦理有關財產繼承、子女入學等查檔利用676宗。隨著教職工檔案意識不斷覺醒，檔案需求不斷增加，人事檔案利用率不斷攀升，學校改變了對檔案的封閉管理，堅持以人為本，樹立活檔案、重利用的新觀念，及時修訂人事檔案利用制度，最大限度地開發開放。廣大教職工只要憑身份證或校園卡即可利用自己或親屬的、不屬于保密范圍的檔案材料，檔案工作成為學校管理工作服務師生的重要組成部分。

二、從分散保管到集約管理

在很長一段時間里，學校的檔案材料分散管理于各職能部門和院系，各單位都有自己的檔案室和專兼職檔案員，教職工、學生、離退休人員的檔案材料分別保存在不同部門，既帶來保管上的安全隱患，也帶來利用上的諸多不便，而且機構、人員重置，造成浪費。學校成立檔案工作委員會，依法領導和協調全校檔案行政管理工作，在觀念更新、體制改革的同時，大力整合人事檔案資源，開展集約化管理。不僅僅將檔案實體簡單地集中在一起，而且借助信息化、網絡化技術，以“互聯網+”的形式，搭建人事檔案管理新平臺，實現資源重組、平臺重構、信息共享，為教學、科研和廣大師生提供“一站式”利用服務，努力實現“最多跑一次”的辦事流程和效率。學校按照《檔案館建筑設計規范》建成檔案館樓，于2005年發文成立校檔案館，將原來保存于人事處的人事檔案和保存于校辦的綜合檔案等統一歸口于檔案館，籌建人事檔案室，將分散于各部處、各學院的人事檔案材料集中存貯、統一管理和利用。檔案館庫房建筑面積2264平方米，其中人事檔案庫房面積約100平方米，為人事檔案的專業化管理、規范化服務提供了堅實的物質保障。如，散存于外事處的教職工出國材料、研究生處的碩士生導師和博士生導師的遴選材料、統戰部的各民主黨派人員的材料等，通過收集、整合、整理，歸入個人人事檔案，供全校各部門查閱、利用、共享，最大限度發揮作用。如，檔案館圍繞服務師生，主動整合匯編各類材料，編制《華南農業大學教職工基本信息匯編》，將每個教職工的出生年月、政治面貌、職務職稱、學歷學位、畢業院校、專業特長、工作年限、進校時間等24類信息匯集在一起，直觀地反映教職工的基本情況，供組織、人事、教學、科研、社會服務、對外交流等部門共享，克服了每個部門需要材料都去找本人填表、上報等重復勞動，分割管理的弊端。

三、從信息邊緣到精品打造

華南農業大學的人事檔案集中了大量高素質拔尖人才特別是農業科學家的重要信息，有兩院院士、長江學者、千百十培養對象，有國家教學名師、國家科技進步獎獲得者、廣東省十大專利發明人等，他們在教育教學、科學研究、服務社會、傳承和創新文化過程中留下了眾多的具有特殊價值的學習資料。但是很長一段時期，由于觀念落后、體制僵化，檔案資源分散，遠離師生生活，這些重要的信息沒有得到應有重視，只在評選先進、人員提拔和調動時才用到，重要資源甚至財產被邊緣化了。檔案信息難以發揮作用，造成資源極大浪費和信息被淹沒的風險。只有開發利用，才能使檔案活起來，才能激活人事檔案的隱性潛在價值，也才能滿足人們對美好生活的追求。在新發展觀指導下，學校十分重視寶貴而稀缺的人事檔案信息資源，努力挖掘檔案信息資源，構建新的服務平臺，用多種形式展示檔案的獨特價值，使人事檔案信息真正成為公共物品和公共服務的一部分，并在此基礎上打造檔案精品。如，學校在2009年慶祝建校100周年時，充分借助館藏資源，建立了校史館，展示了以丁穎為首的一大批全國、全省農業科學家的重要歷史檔案，吸引了眾多校內外、海內外校友和有關人士來館參觀考察，提升學校的聲譽度和美譽度的同時，還展示了豐富的教育教學和科研發展信息，提供了許多有價值的、可供再開發利用的重要資源。檔案館還協調相關部門合作編印《百年校史展覽畫冊》《丁穎誕辰120周年紀念冊》《紀念中國稻作學家丁穎教授》《丁穎紀錄片》《百年校史展覽圖文集》《百年校史》《百年圖史》《百年華農》等資料，廣泛傳播農業科學家的先進事跡和農業科學發展的系列成果，主動滿足利用需求，多方位體現了檔案回歸以人為本的服務理念。

四、從單一功能到多元拓展

人事檔案歷史悠久，內容豐富，可以說是我國檔案文獻中最具代表性的資料。改革開放以前，人事檔案主要供組織政審，是為選拔干部“把關”的資料，個人工作情況不變動其檔案就封存進庫，功能較單一，利用價值小。隨著信息化的發展，計算機網絡的開發和辦公自動化的全面實施，推動了檔案管理體制機制和利用手段的變革，檔案信息內容更加豐富，載體形式更加多樣，有紙質類、實物類、聲像類等，最大的變化是檔案的電子化以及磁質、光盤的貯存管理及開發利用，人事檔案所蘊含的信息被不斷開發出來。高校的人事檔案，主要集中了教育界、科技界精英的信息，他們的檔案資料都包含著大量豐富的文化內涵，開發高校人事檔案信息，其中一個重要方面是充分拓展其文化功能，利用檔案弘揚正能量，傳遞特殊的中國好聲音，講述特殊的中國好故事。如，學校校史館建筑面積約3300多平方米，把將近300多平方米單列出來作為精品陳列室，展示學校各個時期著名教授的各類獲獎作品、研究發明成果等，不僅展示了檔案信息，還以新的方式豐富了校園文化，傳播了科學文化知識，是學校人事檔案功能的延伸和擴展。同時，將有關教職工的獲獎材料和相關證書進行數字化后，建立網上展廳，多角度展示它所蘊含的豐富內容，為利用者講述歷史，傳遞知識，提供信息。網絡展廳利用起來快捷方便，不受時間、場地等因素的制約，節約實體空間，降低成本，利于保存。又如，校檔案館舉辦了“感動中國”人物盧永根院士圖片展，充分挖掘人事檔案信息，從不同角度、不同側面全方位展示盧院士愛黨愛國愛校的先進事跡，用檔案資料充分印證“種得桃李滿天下，心唯大我育青禾”的人生境界，詮釋了共產黨員的初心和使命，吸引了校內外、省內外等人士參觀，配合了對一位無私奉獻農業科學家大愛的宣傳。

五、從保管員到通才培養

改革開放40余年來，隨著國家事業發展，高校檔案建設實現了跨越式發展。檔案管理以人為本，既體現在為民生服務，又體現在建設一支高素質的檔案管理者人才隊伍。構建和諧社會、民生檔案理念的提出，信息化、網絡化的發展，對檔案管理人員的管理理念和素質結構提出了全新要求。學校逐步改變了那種將檔案管理員只作為普通倉庫保管員的傳統觀念和做法，即認為檔案館是安排老弱病殘或是照顧那些學歷不高、專業不強、年齡偏大的教學、科研人員家屬的地方。學校明確提出檔案管理人員不僅是檔案材料的收集員、保管員，還是檔案信息的識別者、開發者、研究者、傳播者和宣傳者。這就要求檔案工作人員轉變角色，適應新的角色需要，樹立終身學習觀念，努力做一個具備多種知識、多種技能的通才。為此，校檔案館高度重視人才培養工作，多種途徑、多種方式培訓管理人員，近十年來共派出多達80人次參加各類專業學習培訓和學術研討會，到省內外綜合檔案館、高校檔案館交流150余次，接待來校交流單位160多個、人員達30000余人。現有專職人員13名（人事檔案員2名，副高和中級各1名），其中正高職稱2名，副高職稱5名，還組建了170多人的兼職檔案員隊伍。管理人員結合實際，積極開展科學研究，撰寫論文，探討工作中的熱點、難點問題，共獲得科研課題立項20余項，發表論文130余篇，論文獲得各類獎勵30多項;檔案館獲得集體獎勵8項。檔案管理人才納入學校整個人才發展規劃，保證了檔案管理人才隊伍的穩步提高，為檔案建設可持續發展提供了人才支撐。

六、從簡單收藏到科學管理

隨著“三個體系”的構建，人事檔案資源建設徹底轉變長期以來形成的“重事輕人、重重要人物輕普通人物、重組織機構輕單體個人”的傳統觀念和做法。首先抓住以人為本這個核心，建立起覆蓋全體教職工的檔案資源體系，從過去重視干部檔案建設、忽視員工檔案建設，重視領導干部檔案建設、忽視普通干部檔案建設，重視專家學者檔案建設，忽視后勤員工檔案建設，調整到重視所有師生的檔案，促進和諧校園建設。2018年庫藏教職工人事檔案5700余卷，學生檔案5萬余卷。其次是實行數字化管理。檔案館于2018年啟動了數字化工作，分期分批地將檔案實體掃描，數字化保存，全面提升人事檔案管理科學化、信息化、規范化水平，進一步提高人事檔案服務中心、服務大局、服務師生的能力。再次是制定完整配套的管理制度并嚴格執行，接收、整理、利用、安全保密等工作有章可循，有據可依。如根據中組部《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的精神，結合學校具體工作實際，先后制定和完善了《華南農業大學兼職檔案管理人員實施辦法》《華南農業大學人事檔案管理實施辦法》《華南農業大學教工出生日期管理規定》《華南農業大學人事檔案查（借）閱辦法》《華南農業大學教職工人事檔案材料收集歸檔的規定》等，重新修訂人事檔案轉遞、收集、鑒別歸檔、檢查核對、管理人員職責、保管保密、送交歸檔、查（借）閱等制度，并裝裱上墻，責任落實到工作的每個崗位、每個環節、每個管理人員，規范、科學的管理得到中共中央組織部的肯定，被評為干部人事檔案工作目標管理一級單位。

高校人事檔案發展是我國檔案事業發展的一個縮影，也是我國改革開放40余年來的一個重要領域，從中可以看到，解放思想、觀念更新是前提，制度建設、安全保密是保障，以人為本、服務民生是根本和方向，人才培養、隊伍建設是基礎。新時代中國特色社會主義的新發展，檔案工作“三個體系”的構建，大檔案、大服務、大開放、大安全的意識不斷得到踐行和發展，高校人事檔案工作將有更廣闊的發展前景。

參考文獻

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