基于ERP系統的企業物資采購成本控制

殷麗華

內容摘要 企業維持正常生產經營的基礎就是物資采購，有效地控制企業生產成本，提高企業整體生產效益，可以使企業在競爭激烈市場環境中獲取更大的份額。ERP系統作為一種先進的企業成本控制系統，能夠妥善地解決企業發展過程中存在的成本控制問題。文章首先介紹ERP系統和物資采購成本的概念和內容，其次分析出企業采購成本的影響因素，最后給予ERP系統提出控制企業采購成本的有效措施。

關鍵詞 ERP系統 物資采購 成本控制

1 引言

現階段，隨著國民經濟的不斷增長，各行各業均得到了有效發展，社會需求的不斷提升對企業發展也提出了更高的要求。企業物資采購成本的變化不只是表現在企業流動資金的增長方面，并且直接地體現在生產成本的提高與下降方面，還能夠直接指出利潤的增長或者減少對提高企業的競爭能力有著決定性作用。物資成本控制工作，不但要做好生存前的準備工作，還要對企業資金和利潤合理調配。開展科學有效的物資成本管理工作，能夠極大地促進企業發展，在一定意義上也會提高產品的質量，幫助企業降低經營成本，從而實現企業效益的增長。為了更好地控制物資采購成本，國內越來越多的企業開展應用ERP系統。作為目前非常先進的物資成本控制系統，ERP系統能夠有效地對企業資源進行整合分析，通過互聯網技術對企業的數據、資金、人員等信息進行處理，結合數據幫助企業對物資采購成本進行更好地運作和控制。

2 ERP系統和物資采購成本

ERP系統是企業資源計劃的簡稱，是圍繞信息技術所開展的一種系統化、先進性的管理思想，可以幫助企業領導者提供決策依據的管理平臺。ERP系統是由物料需求計劃衍生而來的新時代集成化管理信息系統，對原有的技術功能進行擴展，供應鏈管理作為核心思想，打破了傳統的資源管理模式，結合現階段企業的經營方式，對其內部資源進行合理的整合調配，對改善企業業務流程，提高核心競爭力有著重要作用[1]。

物資采購成本，指的是生產企業在物資采購活動中為實現采購目的所造成的資源損耗，通常情況表現形式以貨幣為主，簡單來講，就是企業在生存發展過程中為了滿足采購需求所產生了一系列資金費用，如生產費用、包裝費用、運輸費用及購買費用等。在實際工作中，企業物資損耗成本會占企業產品成本的半數以上，份額占比較大，可以看出強化物資采購成本控制，對提高企業經濟效益，降低生產成本有著非常重要的作用。

3 企業物資采購成本的影響因素

現階段，企業要想實現利潤的最大化，使企業獲得更好的發展，必須對物資采購成本進行控制管理。在保障企業正常經營的情況下，成本的高低對利潤的多少有著直接影響。采購成本是企業生產成本中重要的組成部分，能夠有效地控制采購成本，對于企業整體的生產成本控制有著重要影響。通過分析，得出影響企業物資采購成本的因素有如下幾方面：其一，采購價格。采購價格是采購成本的關鍵組成，通常是由供應商確定的商品價格或者服務，采購價格的高低會直接決定采購成本的高低。其二，采購數量。因為其都是由合理倉庫存儲量或者批量生產定額等綜合決定，并且數量的多少也會影響采購價格，所以采購數量也會決定采購成本的高低[2]。其三，運輸方式。物資在運輸過程中，需要考慮運輸費用、時間、里程等多方面因素，制定最為經濟合理的運輸方式，高效地實現采購物資的轉移。

4 基于ERP系統的企業物資采購成本控制策略

4.1 制訂合理的采購計劃

ERP系統最大功能的意義就是能夠通過科學合理的方式最大限度地控制采購成本。企業在進行物資采購之前，需要從自身發展情況考慮，制訂經濟合理的采購計劃，這也是實現企業采購成本控制的基礎。如果應用的采購計劃缺乏合理性，很容易造成物資堆積或者生產資源供應不上的情況，無論是哪種情況，都會對企業造成嚴重的資源浪費。結合ERP系統，利用其強大的信息分析處理功能，根據企業的銷售訂單，并對倉庫存儲量進行分析，負責物資采購的工作人員可以根據系統制訂出來的采購計劃選擇合適的采購物資，隨后根據ERP系統制定的采購訂單完成最后的采購工作。

4.2 嚴謹且合理的選擇供應商

采購價格通常是由供應商所確定的，較高的采購價格會增加采購成本，所以在選擇供應商時要充分考慮，根據不同供應商的物資報價、產品質量及交貨時間等全面分析，結合企業實際發展狀況，設立相關指標的權重，利用ERP系統對供應商的匹配度綜合評估，從而選擇出更為合適的供應商。例如，出現一種采購物資存在多家合適的供應商，那么不但要保證生產成本的控制，還要維護與供應商的合作關系，可以采用“配額采購”的方式，與每個供應商都進行合作，根據比例制訂采購計劃，這樣不但可以與供應商維護良好的關系，還可以降低采購成本，提高企業整體效益。

4.3 利用ERP管理系統改善相關人員工作效率

通過ERP系統對企業內部人員資料進行完善，能夠有效地解放基礎勞動力，提高管理效率，全面提高監管人員的管理水平和成本意識。利用ERP系統制定出符合企業現階段生存發展的管理制度，對企業內部人員的工作行為進行規范，并且會對市場、財務、倉儲管理及采購等部門的行為管理有著積極作用。企業領導者做好表率作用，定期開展培訓活動，調動各部門相關人員積極參與，共同完成規范制度的要求。此外，利用ERP系統可以對企業項目合同的管理有著很好的完善作用，分析出其存在的漏洞，及時地更改補充，避免由于合同漏洞引發的資金損失問題發生。而且利用信息化技術手段，結合合同管理流程，讓合同管理系統、財務賬套與ERP系統實現聯動，從而強化基礎數據的及時性和準確性，保障信息的時效性，為企業日后的決策管理提供科學依據。

4.4 監督采購過程

監管采購過程，就是對采購過程中物資的數量、價格及質量等進行控制管理。首先，做好采購物資數量的管理工作。通過ERP系統制訂采購計劃，工作人員根據訂單選擇合適的物資，最后對物資進行購買運輸。在此過程中，ERP系統會對采購訂單數量和采購入庫單進行比對分析，防止出現貨不對庫的現象，從而實現對采購數量的監管。其次，做好采購價格的管理工作。構建物料采購價格信息庫，將每一個產品的信息真實記錄，并對每種物資的采購價格上限合理設定，保障價格適中，不宜過高，也不宜偏低。在實際采購過程中，可以根據采購方式或者采購數量等適當地在價格上給予優惠，從而幫助企業降低采購成本。再次，做好采購物資質量的管理工作。物資質量是滿足生產需求的基礎，利用ERP系統，結合實際的采購需求，針對不同存貨設定不同的質量檢測方式，分析采購訂單、自動生產采購報檢單及采購到貨單，如果發現尚未處理的報檢單，需要及時將問題上報，不允許將其生成采購入庫單，通過這樣的方式，能夠有效地防止出現漏檢的現象發生。最后，還要強化質量控制管理。根據以往供應商所供應的貨物質量對現階段接收的貨物進行比對，檢測物資質量是否完好，從而實現對物資質量的控制。

4.5 做好入庫驗收工作

在實際的物資采購工作中，企業需要根據供應商所提供的貨物憑證來對物資進行驗收工作，其中包括對物資的價格、質量及數量等進行比對。此外，由于物資驗收工作較為煩瑣，難免出現誤檢或者漏檢的情況，而且也無法避免一些不法商家為了提高效益在貨物中混入一些質量不過關的產品，所以開展采購物資驗收工作有著對保障企業經濟效益有著重要作用。利用ERP系統自動化檢測技術，對采購物資進行檢驗，一旦超過接收標準，表示貨物存在質量問題，ERP系統會自動拒絕接收并生成退貨單，將檢測報告上傳到后臺，管理人員根據報告情況及時作出妥善處理。

5 結語

總而言之，企業在進行采購物資成本控制工作過程中，應用ERP系統能夠有效地提高控制效率，結合互聯網技術，構建物資成本信息庫，為采購成本控制提供科學依據。ERP系統憑借其強大的功能，能夠對制訂采購計劃、確定供應商，以及監督采購過程管理等環節進行全面的管控，對企業資源采購成本進行有效的控制，降低生產成本，從而提高企業的核心競爭能力，實現經濟效益的最大化，推動企業可持續發展。

（作者系新疆油田公司數據公司 工作人員）

【參考文獻】

[1]張娜.ERP系統下的企業物資采購成本控制分析建議[J].信息系統工程，2019（6）：128.

[2]毛輝，宿杉杉，王俊楠.淺析ERP技術對電力物資管理系統的作用[J].價值工程，2019（23）：258-259.