淺談檔案信息資源的開發和利用

劉云

摘 要：檔案資源作為存在歷史較為悠久、內容豐富的社會活動記錄，已經不僅僅是信息記錄的載體，它本身也變成了一種文化資源。因此，如何合理地開發和利用檔案信息資源，就成為每一位檔案管理人員都應該考慮的問題。在信息高速發展的今天，越來越多的人意識到檔案信息資源的重要意義與巨大的經濟價值，所以，高效利用才能將這部分社會資源的價值最大化，使檔案信息資源“取之于民，用之于民”。

關鍵詞：檔案;信息資源;資源開發;資源利用

檔案信息資源具有信息儲量大、內容廣泛的特性，也是歷史感很強的信息資源。同時，檔案信息資源的開發利用就是一個檔案資源收集、整理、歸納、處理和傳遞與應用的信息使用過程。但是，我國的檔案信息資源的開發利用都處于初級階段，不論是檔案管理人員還是信息提取人員的工作范圍都存在一定的局限性，因此，檔案管理開發應該從“開發”和“利用”兩個方面入手，結合檔案管理人員的工作、館藏資源的豐富和完善的信息使用與歸檔制度著手，加大力度來實現我國現的檔案信息資源的合理、有效利用。接下來，筆者將從三個方面進行檔案信息資源開發與利用的詳述。

1、檔案資源整合

首先，正確認識檔案信息資源的社會地位是對其開發與利用的基礎。檔案信息資源主要包括大量的數據、資料、圖表、文件，是記錄社會最原始、最真實，也是最具說服力的信息記錄方式。其次，因為檔案信息資源涉及到社會生活的方方面面，因此它的含量是巨大的。但是，檔案信息資源也具有很強的零散性，因為不同的社會單位所提供的檔案信息是以不同記錄形式、不同信息含量而存在的。因此，檔案館工作人員必須具備檔案信息資源整合能力，結合大數據時代的資源開發程序來完善場館內已有資源的整合和利用。同時，還應結合相同時代、相同方向、同類型內容的信息資源進行數字化整合，使信息資源得以最大限度地被開發和利用。因為，數字化建設已經成為整個社會文化資源建設的發展趨勢，只有將檔案信息資源進行數字化錄入，才能更方便地被社會利用，成為效用較高的社會資源。

深化檔案信息資源的整合，首先需要工作人員具備信息資源整合的工作能力;其次是要求工作人員結合各種信息資源來實現檔案的篩選分析、優化組化、綜合開發和加工創新利用等工作流程，使整個檔案館的信息資源得以有效整合，以便公眾進行信息的有效開發和利用。同時，深化檔案信息資源的整合可以改變場館內工作人員的觀念，使之建立起信息化的服務理念，最重要的是，信息資源的整合可以讓社會公眾意識到檔案信息資源的重要意義，使社會公眾可以合理合法地對資源進行獲取和利用。因此，將檔案資源整合并入大數據時代的資源開發與利用當中，可以真正實現檔案信息的價值，使檔案信息資源從文化資源變成可以被社會開發和利用的經濟資源。

2、豐富館藏檔案資源

館藏的檔案信息資源畢竟是有限的，但是民眾的信息需求卻是很大的。因此，想要實現檔案信息資源的開發和利用，就必須不斷豐富檔案資源。就目前可利用的技術而言，豐富館藏資源的方式主要由兩種：第一種是建立資源電子平臺，在方便民眾使用信息資源的同時，增加信息來源的渠道;第二種是通過更新電子設備來拓寬信息來源，結合大型網絡服務器與計算機、掃描儀、攝像機、錄音機等多媒體設備來增加檔案信息資源的收錄，并最終實現檔案信息資源的極大豐富。

不斷豐富檔案館內的信息資源，不僅可以滿足公眾的信息需求，也可以不斷完善檔案館的信息庫，使信息資源越來越趨于完善和連貫。同時需要注意的是，傳統檔案館當中的信息資料往往以紙質文件的形式出現，而利用形式也十分單一，必須通過人工去挑選和借閱才能實現信息的開發和利用。但是，如果通過電子設備和平臺來豐富信息資源，就可以極大提高信息儲備和其利用效率。因此，想要豐富館藏檔案信息的資源，就必須突破傳統的檔案管理模式，使用電子化設備來不斷擴充信息資源，并完善資源的開發和利用。

豐富檔案資源需要不斷擴充信息來源渠道，增加信息采集設備，并通過網絡電子平臺來增加信息的獲取范圍。也就是說，信息資源的獲取也需要與時俱進，及時與最新的設備和資源相結合，這不僅可以深化資源的獲取，還能便于民眾對于信息資源的開發和利用。

3、完善歸檔制度

首先，檔案信息資源的使用和歸檔都必須符合《檔案法》及有關規定，嚴格按照法律法規規定的使用和保管制度;其次，檔案管理人員可以在規定允許的范圍內，對檔案信息資源進行有效開發和利用，同時，資源的利用必須伴隨著合理的使用過程和完善的歸檔制度。因為合理的使用可以有效保護資源，使檔案信息資源得以為更多需要的人服務;而完善的歸檔制度則可以保證資源的回收與正常流轉。因此，管理人員應該建立、健全檔案信息使用和歸檔制度，并嚴格執行。

例如，在建立使用制度時，需要注意以下幾點：查閱手續的建立、特殊材料保密制度、公共資料維護制度和使用管理崗位責任制這幾個方面，也就是說，合理使用檔案信息資源必須遵循嚴格的使用制度，同時，檔案管理人員也要擔負起檔案管理工作的責任，使資源得到合理利用。歸檔制度則必須遵循嚴格的歸檔時間、資料完整的歸檔要求和及時的檔案整理，可見，歸檔制度也是針對查閱人和管理人員的雙重管理。

使用制度和歸檔制度都是保護檔案信息資源的重要手段，也是保證信息資源得到合理利用和有效保護的必要方式。因為，檔案信息資源是屬于全社會的公共資源，只有當查閱人和管理人員都做到遵照制度地進行開發和利用，并及時歸納和歸檔，才能實現資源的廣泛傳播和循環利用。

檔案信息資源既是文化資源，又具有很高地經濟價值，因此，信息資源的合理開發和有效利用就顯得十分重要。雖然當今社會檔案信息資源的開發與利用仍有很大進步空間，但是檔案資源的價值已經被證實，因此，在未來的社會發展過程中，檔案信息資源的利用范圍也將不斷擴大。相信經過檔案館與社會公眾的共同努力，定可以讓這份寶貴的社會資源得到妥善的開發與利用。

參考資料：

[1]費紫琦.大數據時代民生檔案資源建設研究[J].遼寧行政學院學報，2020（02）：68-72.

[2]趙品.對檔案信息資源開發利用的幾點思考[J].檔案天地，2020（02）：52-53.