淺談檔案信息資源的開發(fā)和利用

劉云

摘 要：檔案資源作為存在歷史較為悠久、內(nèi)容豐富的社會(huì)活動(dòng)記錄，已經(jīng)不僅僅是信息記錄的載體，它本身也變成了一種文化資源。因此，如何合理地開發(fā)和利用檔案信息資源，就成為每一位檔案管理人員都應(yīng)該考慮的問題。在信息高速發(fā)展的今天，越來越多的人意識(shí)到檔案信息資源的重要意義與巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，所以，高效利用才能將這部分社會(huì)資源的價(jià)值最大化，使檔案信息資源“取之于民，用之于民”。

關(guān)鍵詞：檔案;信息資源;資源開發(fā);資源利用

檔案信息資源具有信息儲(chǔ)量大、內(nèi)容廣泛的特性，也是歷史感很強(qiáng)的信息資源。同時(shí)，檔案信息資源的開發(fā)利用就是一個(gè)檔案資源收集、整理、歸納、處理和傳遞與應(yīng)用的信息使用過程。但是，我國(guó)的檔案信息資源的開發(fā)利用都處于初級(jí)階段，不論是檔案管理人員還是信息提取人員的工作范圍都存在一定的局限性，因此，檔案管理開發(fā)應(yīng)該從“開發(fā)”和“利用”兩個(gè)方面入手，結(jié)合檔案管理人員的工作、館藏資源的豐富和完善的信息使用與歸檔制度著手，加大力度來實(shí)現(xiàn)我國(guó)現(xiàn)的檔案信息資源的合理、有效利用。接下來，筆者將從三個(gè)方面進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)與利用的詳述。

1、檔案資源整合

首先，正確認(rèn)識(shí)檔案信息資源的社會(huì)地位是對(duì)其開發(fā)與利用的基礎(chǔ)。檔案信息資源主要包括大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件，是記錄社會(huì)最原始、最真實(shí)，也是最具說服力的信息記錄方式。其次，因?yàn)闄n案信息資源涉及到社會(huì)生活的方方面面，因此它的含量是巨大的。但是，檔案信息資源也具有很強(qiáng)的零散性，因?yàn)椴煌纳鐣?huì)單位所提供的檔案信息是以不同記錄形式、不同信息含量而存在的。因此，檔案館工作人員必須具備檔案信息資源整合能力，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源開發(fā)程序來完善場(chǎng)館內(nèi)已有資源的整合和利用。同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合相同時(shí)代、相同方向、同類型內(nèi)容的信息資源進(jìn)行數(shù)字化整合，使信息資源得以最大限度地被開發(fā)和利用。因?yàn)椋瑪?shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為整個(gè)社會(huì)文化資源建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，只有將檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化錄入，才能更方便地被社會(huì)利用，成為效用較高的社會(huì)資源。

深化檔案信息資源的整合，首先需要工作人員具備信息資源整合的工作能力;其次是要求工作人員結(jié)合各種信息資源來實(shí)現(xiàn)檔案的篩選分析、優(yōu)化組化、綜合開發(fā)和加工創(chuàng)新利用等工作流程，使整個(gè)檔案館的信息資源得以有效整合，以便公眾進(jìn)行信息的有效開發(fā)和利用。同時(shí)，深化檔案信息資源的整合可以改變場(chǎng)館內(nèi)工作人員的觀念，使之建立起信息化的服務(wù)理念，最重要的是，信息資源的整合可以讓社會(huì)公眾意識(shí)到檔案信息資源的重要意義，使社會(huì)公眾可以合理合法地對(duì)資源進(jìn)行獲取和利用。因此，將檔案資源整合并入大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源開發(fā)與利用當(dāng)中，可以真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，使檔案信息資源從文化資源變成可以被社會(huì)開發(fā)和利用的經(jīng)濟(jì)資源。

2、豐富館藏檔案資源

館藏的檔案信息資源畢竟是有限的，但是民眾的信息需求卻是很大的。因此，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用，就必須不斷豐富檔案資源。就目前可利用的技術(shù)而言，豐富館藏資源的方式主要由兩種：第一種是建立資源電子平臺(tái)，在方便民眾使用信息資源的同時(shí)，增加信息來源的渠道;第二種是通過更新電子設(shè)備來拓寬信息來源，結(jié)合大型網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、錄音機(jī)等多媒體設(shè)備來增加檔案信息資源的收錄，并最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的極大豐富。

不斷豐富檔案館內(nèi)的信息資源，不僅可以滿足公眾的信息需求，也可以不斷完善檔案館的信息庫，使信息資源越來越趨于完善和連貫。同時(shí)需要注意的是，傳統(tǒng)檔案館當(dāng)中的信息資料往往以紙質(zhì)文件的形式出現(xiàn)，而利用形式也十分單一，必須通過人工去挑選和借閱才能實(shí)現(xiàn)信息的開發(fā)和利用。但是，如果通過電子設(shè)備和平臺(tái)來豐富信息資源，就可以極大提高信息儲(chǔ)備和其利用效率。因此，想要豐富館藏檔案信息的資源，就必須突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，使用電子化設(shè)備來不斷擴(kuò)充信息資源，并完善資源的開發(fā)和利用。

豐富檔案資源需要不斷擴(kuò)充信息來源渠道，增加信息采集設(shè)備，并通過網(wǎng)絡(luò)電子平臺(tái)來增加信息的獲取范圍。也就是說，信息資源的獲取也需要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)與最新的設(shè)備和資源相結(jié)合，這不僅可以深化資源的獲取，還能便于民眾對(duì)于信息資源的開發(fā)和利用。

3、完善歸檔制度

首先，檔案信息資源的使用和歸檔都必須符合《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照法律法規(guī)規(guī)定的使用和保管制度;其次，檔案管理人員可以在規(guī)定允許的范圍內(nèi)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)和利用，同時(shí)，資源的利用必須伴隨著合理的使用過程和完善的歸檔制度。因?yàn)楹侠淼氖褂每梢杂行ПＷo(hù)資源，使檔案信息資源得以為更多需要的人服務(wù);而完善的歸檔制度則可以保證資源的回收與正常流轉(zhuǎn)。因此，管理人員應(yīng)該建立、健全檔案信息使用和歸檔制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。

例如，在建立使用制度時(shí)，需要注意以下幾點(diǎn)：查閱手續(xù)的建立、特殊材料保密制度、公共資料維護(hù)制度和使用管理崗位責(zé)任制這幾個(gè)方面，也就是說，合理使用檔案信息資源必須遵循嚴(yán)格的使用制度，同時(shí)，檔案管理人員也要擔(dān)負(fù)起檔案管理工作的責(zé)任，使資源得到合理利用。歸檔制度則必須遵循嚴(yán)格的歸檔時(shí)間、資料完整的歸檔要求和及時(shí)的檔案整理，可見，歸檔制度也是針對(duì)查閱人和管理人員的雙重管理。

使用制度和歸檔制度都是保護(hù)檔案信息資源的重要手段，也是保證信息資源得到合理利用和有效保護(hù)的必要方式。因?yàn)椋瑱n案信息資源是屬于全社會(huì)的公共資源，只有當(dāng)查閱人和管理人員都做到遵照制度地進(jìn)行開發(fā)和利用，并及時(shí)歸納和歸檔，才能實(shí)現(xiàn)資源的廣泛傳播和循環(huán)利用。

檔案信息資源既是文化資源，又具有很高地經(jīng)濟(jì)價(jià)值，因此，信息資源的合理開發(fā)和有效利用就顯得十分重要。雖然當(dāng)今社會(huì)檔案信息資源的開發(fā)與利用仍有很大進(jìn)步空間，但是檔案資源的價(jià)值已經(jīng)被證實(shí)，因此，在未來的社會(huì)發(fā)展過程中，檔案信息資源的利用范圍也將不斷擴(kuò)大。相信經(jīng)過檔案館與社會(huì)公眾的共同努力，定可以讓這份寶貴的社會(huì)資源得到妥善的開發(fā)與利用。

參考資料：

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