基于合同為財(cái)務(wù)預(yù)警管理起點(diǎn)的事業(yè)單位信息化建設(shè)項(xiàng)目方案研究

李瓊

摘 要：本文基于當(dāng)前事業(yè)單位中存在的諸多缺陷和信息化建設(shè)的必要性為前提，以合同簽訂為財(cái)務(wù)預(yù)警管理起點(diǎn)，來提高事業(yè)單位執(zhí)行效率和更清晰地提高執(zhí)行路徑為目的，以提取執(zhí)行情況報(bào)表為判別方式，對事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行了設(shè)計(jì)和可行性分析。其結(jié)果表明，本文所設(shè)計(jì)的方案合理且具有較強(qiáng)的可執(zhí)行性，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的信息化建設(shè)提供一定參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);方案設(shè)計(jì);管理起點(diǎn)

0引言

信息化建設(shè)經(jīng)過多年的發(fā)展和應(yīng)用，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來諸多益處，如可以幫助實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化、提高單位工作效率、降低企業(yè)成本等，對于實(shí)物單位的可持續(xù)性發(fā)展極為重要[1]。而事業(yè)單位更需要學(xué)習(xí)先進(jìn)單位信息化建設(shè)的科學(xué)方法和典型經(jīng)驗(yàn)，注重統(tǒng)籌設(shè)計(jì)與項(xiàng)目帶動(dòng)，提高信息化工作的實(shí)用性和創(chuàng)新性。

相對于管理和經(jīng)營更靈活性的私人企業(yè)，事業(yè)單位的信息化建設(shè)管理起步較晚且推進(jìn)進(jìn)度緩慢，同時(shí)在推進(jìn)的過程中由于事業(yè)單位的特點(diǎn)而存在諸多難度，所以事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作人員在實(shí)際工作過程中缺乏一個(gè)清晰的執(zhí)行起點(diǎn)和可靠的依據(jù)，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作過程中會(huì)計(jì)信息化流程中發(fā)生混亂、信息化建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)困難的現(xiàn)象屢見不鮮[2]。因此，本文以合同管理為執(zhí)行起點(diǎn)，對事業(yè)單位的信息化建設(shè)進(jìn)行了方案設(shè)計(jì)和可行性分析，為事業(yè)單位的信息化建設(shè)提供一定參考和借鑒。

1事業(yè)單位信息化建設(shè)的必要性

一直以來，由于事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率低、各部門推諉扯皮，導(dǎo)致其信息化建設(shè)進(jìn)度慢、效果不理想[3]。隨著互聯(lián)網(wǎng)/局域網(wǎng)管理技術(shù)發(fā)展、具有更靈活性的同行企業(yè)的競爭、客戶企業(yè)的要求等多因素影響下，大多事業(yè)單位也正建立現(xiàn)代化的信息化管理手段和系統(tǒng)進(jìn)行完善和改革。結(jié)合自身企業(yè)工作經(jīng)歷，同時(shí)從查閱文獻(xiàn)來看，現(xiàn)階段事業(yè)單位信息化建設(shè)非常必要：

一是，能夠改善當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作的工作效率、能夠在一定程度上避免甚至去掉日常工作中的重復(fù)且技術(shù)性不強(qiáng)的工作;二是，通過信息化項(xiàng)目的建設(shè)，能夠促進(jìn)甚至改善內(nèi)部各部門之間的信息共享，能夠在流程上避免各部門之間的推諉扯皮現(xiàn)象;三是，做好事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目，能夠?yàn)楸O(jiān)管、跟蹤單位的經(jīng)費(fèi)收入、支出、應(yīng)收款項(xiàng)等提供重要依據(jù)。

2基于合同為財(cái)務(wù)預(yù)警管理起點(diǎn)的信息化研究意義和目的

2.1 實(shí)現(xiàn)以合同為依據(jù)，收費(fèi)管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的綜合運(yùn)用

為了適應(yīng)轉(zhuǎn)企的需要，實(shí)現(xiàn)良好的內(nèi)控，有利于促進(jìn)財(cái)務(wù)建設(shè)方面風(fēng)險(xiǎn)問題的規(guī)避。通過對信息化技術(shù)的使用，對相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)的記錄、分析、處理，出具相關(guān)的財(cái)務(wù)分析報(bào)表及報(bào)告。

2.2對事業(yè)單位的賬款跟蹤和管理

實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款等往來款項(xiàng)的超期預(yù)警、實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款信息統(tǒng)一采集錄入，關(guān)聯(lián)收款信息;體現(xiàn)應(yīng)收賬款與已收賬款的占比分析，提高資金流轉(zhuǎn)率，減少壞賬損失實(shí)現(xiàn)以合同為依據(jù)，收費(fèi)管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的綜合運(yùn)用、時(shí)時(shí)查詢、出具相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。

實(shí)現(xiàn)合同主要信息和電子附件的綜合管理，在財(cái)務(wù)賬務(wù)處理、三方對賬時(shí)可以快速、準(zhǔn)確查詢出所需信息。

3基于合同為財(cái)務(wù)預(yù)警管理起點(diǎn)的信息化建設(shè)方案設(shè)計(jì)

3.1 基于合同為財(cái)務(wù)預(yù)警管理起點(diǎn)總述

合同管理主要是實(shí)現(xiàn)各類合同的全生命周期管理，主要包括合同的流程審批、合同實(shí)際進(jìn)度、合同收款管理、合同的監(jiān)管、預(yù)警、分析及執(zhí)行統(tǒng)計(jì)、合同輔助管理、合同統(tǒng)計(jì)分析以及合同管理對外接口。

合同管理主要控制點(diǎn)如下：

（1）合同管理將業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)三個(gè)部門有機(jī)聯(lián)系在一起，以便把合同文本管理過程與合同執(zhí)行過程信息緊密集成，打破信息孤島，提高部門間的協(xié)作效率;

（2）通過管理合同的收款計(jì)劃與收款過程，提高對客戶合同應(yīng)收款的管理，達(dá)到收款條件給財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)警提示，督促業(yè)務(wù)人員收款，降低應(yīng)收款和壞賬款項(xiàng)，減少資金風(fēng)險(xiǎn);

（3）通過管理收款類合同的收款計(jì)劃執(zhí)行情況，為預(yù)測未來資金流情況提供依據(jù)，以便提前做好資金籌劃，降低資金成本;

（4）通過與收費(fèi)系統(tǒng)、檢測系統(tǒng)做數(shù)據(jù)接口，進(jìn)行資源共享，幫助單位更高效的管理應(yīng)收賬款。

3.2 基于合同為財(cái)務(wù)預(yù)警管理起點(diǎn)的總體執(zhí)行方案

以合同簽訂為執(zhí)行起點(diǎn)，采用中間表的數(shù)據(jù)交互方式——實(shí)現(xiàn)簡易合同系統(tǒng)、業(yè)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一。簡易合同系統(tǒng)、業(yè)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫上建立中間表，定期向中間表同步數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)人員在做憑證的時(shí)候從該中間表中查詢出數(shù)據(jù)，選擇數(shù)據(jù)生成憑證。

強(qiáng)化監(jiān)控監(jiān)管，進(jìn)行有力的審查與監(jiān)督，從而建立起適用于自身的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制模式。通過對新型技術(shù)的有效使用，提供強(qiáng)有力的信息化技術(shù)保障和支持。

3.3 基于合同為管理起點(diǎn)的具體實(shí)施細(xì)節(jié)分析

目前所使用的OA合同審簽系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)無縫對接，導(dǎo)致無法精準(zhǔn)及時(shí)查詢合同信息、收款周期、收款期限、收款條件等業(yè)務(wù)信息，相關(guān)工作人員工作量大;應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)無法與合同數(shù)據(jù)時(shí)時(shí)共享;已收、應(yīng)收等賬目無法反應(yīng)到財(cái)務(wù)核算流程。導(dǎo)致業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計(jì)、登賬時(shí)工作量大、效率低下。由于前端收費(fèi)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)分離使用，存在一定的漏記、補(bǔ)記等情況，時(shí)常需要財(cái)務(wù)人員與收費(fèi)人員對賬，找差異;存在大量的重復(fù)性工作，是對人力資源的一種浪費(fèi)。為此，本文設(shè)計(jì)的解決方案如下：

（1）實(shí)現(xiàn)合同主要信息和電子附件的綜合管理，在財(cái)務(wù)賬務(wù)處理、三方對賬時(shí)可以快速、準(zhǔn)確查詢出所需信息。

（2）實(shí)現(xiàn)收款信息統(tǒng)一管理，分清收入類型、金額大小、客戶回款信息;出具收款統(tǒng)計(jì)分析表，實(shí)現(xiàn)快速查詢及對賬。

（3）實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款超期預(yù)警功能，出具其他相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析表，讓客服人員有依據(jù)的及時(shí)催收賬款，提高單位收款效率，降低資金流失風(fēng)險(xiǎn)。

（4）實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款信息統(tǒng)一采集錄入，關(guān)聯(lián)收款信息。出具客戶檢測報(bào)告、發(fā)票是否開具的統(tǒng)計(jì)分析表，應(yīng)收賬款與已收賬款的占比分析表，提高資金流轉(zhuǎn)率，減少壞賬損失。

（5）實(shí)現(xiàn)收費(fèi)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，減少單據(jù)流轉(zhuǎn)過程中的人為干預(yù)，避免丟單、漏單情況的發(fā)生。減少對賬時(shí)間，提高整體工作流程效率。

要對會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作進(jìn)行有力的審查與督管。這方面的建設(shè)，可以有效控制財(cái)務(wù)管理的違規(guī)行為出現(xiàn)，可以及時(shí)對相關(guān)問題進(jìn)行追責(zé)與處治，從而降低事業(yè)單位內(nèi)部管理方面的風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)行監(jiān)督建設(shè)，促進(jìn)監(jiān)督的公正與規(guī)范;要促進(jìn)各部門間的制約作用，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督的全面化。

出于這兩方面的考量，對于財(cái)務(wù)合同管理、應(yīng)收賬款的收費(fèi)系統(tǒng)的管理與財(cái)務(wù)目前使用的軟件進(jìn)行對接。

4基于合同為管理起點(diǎn)的信息化建設(shè)方案可行性分析

基于上述的方案設(shè)計(jì)，從技術(shù)路線上來看，通過對現(xiàn)有的技術(shù)軟件和接口分析，能夠?qū)崿F(xiàn)上述方案的銜接，從而進(jìn)一步從應(yīng)用上實(shí)現(xiàn)以合同簽訂為財(cái)務(wù)預(yù)警管理起點(diǎn)的信息化建設(shè)，具有較強(qiáng)的可實(shí)施性。

同時(shí)，在信息化建設(shè)項(xiàng)目中，我們可以隨時(shí)提取任一合同的執(zhí)行情況，這可以通過提取執(zhí)行情況報(bào)表來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行情況報(bào)表主要可以反應(yīng)以該合同為源頭的整個(gè)下游業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，包括檢測、發(fā)票、收款的明細(xì)信息（如果是項(xiàng)目合同，需要查詢項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度信息），從而實(shí)現(xiàn)對合同執(zhí)行情況的監(jiān)控，同時(shí)對合同的約定金額、收款金額等實(shí)現(xiàn)全面的查詢。

因此，本文所設(shè)計(jì)的方案具有很好的可行性，能夠應(yīng)用于事業(yè)單位的實(shí)際管理。

5結(jié)語

本文對當(dāng)前事業(yè)單位存在的諸多缺陷和信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行了分析，以合同簽訂為財(cái)務(wù)預(yù)警管理起點(diǎn)，以提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員執(zhí)行效率和更清晰地提高執(zhí)行路徑為目的，以提取執(zhí)行情況報(bào)表為判別方式，對事業(yè)單位的信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行了設(shè)計(jì)和可行性分析。能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的信息化建設(shè)提供一定參考和借鑒。

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