淺談電子檔案的保護

婁香蓮 李立飛

摘要：電子檔案文件不是直接從人的眼睛讀出來的，電子檔案文件是電子和光學技術發展所產生的一種新的檔案文件。電子檔案的產生與記錄方式不再是傳統的紙張和書寫，而是依靠新的載體，即磁性載體和光盤載體。

關鍵詞：電子檔案;光學技術;檔案文件

1、電子檔案文件損毀的主要原因

電子檔案文件比紙張和縮微膠卷更有耐久性，外部條件對電子檔案文件的影響是非常重要的。

（1）溫度和濕度的影響：電子記錄如果長期保存在10°C至30°C的溫度下，其相對濕度為20%至80%，將會影響其可持續性。40%到50%的相對濕度，是保存電子檔案的理想條件。不適當的溫度和濕度降低了磁性載體和光盤載體的壽命，并加速了這些載體上各種因素對載體的損耗。雖然磁性載體材料的盤基（帶基）是通常耐高溫的聚酯，但長期置于高溫下會變形，溫度變化可以導致膨脹或收縮。聚酯盤基（帶基）收縮，這可能影響盤基（帶基）的穩定性和盤基（帶基）與磁性涂層的粘合性。而光盤表面會因為輕微彎曲而影響到激光束的精確定位以及數據的讀取和寫入。

（2）有害氣體的影響：大氣中的有害氣體（如二氧化硫、二氧化氮、硫化氫、氯等）對電子文檔極為危險。這些有害氣體在一定條件下，沉積和吸附在磁性載體和光盤表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物質，腐蝕、 破壞磁性載體和光盤載體，致使盤基（帶基）老化、變質，磁粉脫落，還可能產生各種色斑，造成電子檔案文件信息丟失，盤體（帶基）損壞，壽命縮短。

（3）灰塵的影響：灰塵對電子檔案文件載體傷害十分巨大，主要有物理、化學和生物損壞。

物理損壞：灰塵污染光盤表面、磁帶和光盤載體。使用時，表面塵埃與電子檔案載體的摩擦，使磁盤、磁帶、光盤表面產生劃痕。有劃痕就說明已經劃傷了磁性載體材料的磁性層，磁粉已然脫落，代表損壞了一些記錄的信息;進一步的傷害是破壞磁盤、磁帶與磁頭的良好接觸，引起磁性記錄信號的衰減;一旦劃傷光盤記錄介質，就會影響讀出時的反射光強度，造成記錄信息的損毀。

化學損壞：粉塵中的化學成分可以在光盤載體上顯示不同程度的化學效應，例如腐蝕、降解等。

（4）光線的影響：光，尤其是太陽的紫外線，對電子文件具有極大的破壞力，能與電子文件所制成的材料發生光氧化反應，使光盤、磁帶、光盤底座、帶底座老化，脆度增加，強度下降，耐用度下降，發生顯著的不可逆變化。在強光下，紫外線會加速磁性載體中磁性分子的運動，從而破壞磁性載體的剩磁穩定性，導致信號衰減，影響磁記錄信息的讀寫效果。光盤記錄介質化學穩定性差，容易氧化、酸腐蝕。如果在強光下，容易發生在光盤上的光氧化，嚴重影響光盤記錄信息的存儲壽命。

2.電子檔案文件的保護

（1）軟盤（磁帶）的保護

軟盤（磁帶）作為微機系統的重要外存，在數據備份和信息交換中起著重要的作用。正確使用和儲存軟盤（磁帶），可以有效地延長其使用壽命。

控制好溫度、濕度，防止溫度過低、潮濕，防止溫濕度急劇變化，在24小時內溫度變化不得超過士 3°C，相對濕度變化不得超過±5%。如果在使用過程中，溫度、濕度差異較大，在使用前要在環境中保持平衡。

不要彎曲盤片，不要接觸盤片暴露的表面。折彎光盤會損壞光盤底座和磁性涂層;觸摸磁盤會劃傷介質表面，如留下指紋等，一旦留下指紋時間一長就會發霉，從而導致數據存儲錯誤。所以一旦磁盤（磁帶）發霉，絕對禁止使用，以防損壞磁頭。應用干凈的棉絮蘸高純酒精清洗干凈，干燥后即可使用。

保持清潔，不吸煙，防止灰塵和有害氣體對軟盤（磁帶）的污染和危害;為防止強光的影響，紫外線不得直接照射在軟盤（磁帶）上。切勿將重物壓在軟盤（磁帶）上，以免造成變形及永久損壞。軟盤（磁帶）應垂直放置在盒中，以確保它沒有被壓縮，彎曲和折疊。

（2）硬盤的保護

采用溫氏技術大大提高了硬盤的可靠性。但是，如果不注意使用方法，也會造成失敗;大約70%的硬盤損壞是由人為錯誤造成的。因此，對硬盤進行預防性維護是非常必要的。

所以我們需要注意環境的溫度、濕度和清潔條件。由于主軸電機是高速運轉的部件，再加上硬盤是密封的，周圍溫度會過高，當熱量無法分散，會導致磁盤變形、失效;但如果溫度過低，又會使硬盤受到收縮，影響硬盤的讀寫。因此，要加強對溫度的控制，采取防潮措施。雖然硬盤工作在密封的結構中，會通過超細濾紙的呼吸孔與外界相連，保證它可以在正常的室內環境中使用，無需安裝凈化裝置。但是，如果環境中的粉塵過多或過濕，還是會使呼吸過濾器堵塞，影響空氣過濾系統的正常工作，造成硬盤損壞。因此，要保持環境衛生，減少空氣中的灰塵量，并及時清理印刷電路板和主軸電機轉子部分的灰塵。

減少振動沖擊，防止磁場沖擊。硬盤驅動器應固定平穩，否則在執行讀寫操作時，一旦發生振動，磁頭很容易劃傷磁盤的數據區域。因此，當硬盤驅動器執行讀寫操作時，不要移動，否則，容易使磁盤頭劃傷，造成磁盤信息讀寫錯誤。另外，要使硬盤遠離強磁場，如揚聲器、收音機、電動機等，以避免損壞記錄在磁盤上的數據。

防靜電。硬盤驅動器的外殼一般都有接地線插頭片，應使其在加電前接通微機系統的地線，切不可加電啟動后隨意插拔。此外，硬盤驅動器里有許多對靜電敏感的微電子器件，要時刻注意。做好微機硬盤分區表、主引導扇區和CMOS參數的備份工作，使系統崩潰時能夠有效地恢復存儲的文件。定期進行計算機病毒檢測和系統維護工作，使文件文件存儲在微機硬盤中，在一個相對安全、易于安排的環境中。

（3）光盤的保護

良好的溫濕度控制，防止不適當的溫濕度對光盤載體的損壞。保持清潔，防止有害氣體和灰塵對光盤的損害。在使用光盤時，不要直接用手觸摸光盤的信息部分。光盤使用后應存放在光盤盒內，避免長期接觸空氣中的灰塵和有害物質。在保存光盤時，還應注意防止強光（尤其是紫外線）和靜電對光盤的影響。

（4）U盤（閃存）的保護

閃存優點：與軟盤相比，存儲容量大，讀取速度快，穩定性好;使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驅動器，Windows2000上的操作系統都有自己的驅動程序。

閃存的缺點：目前的價格比較貴，壽命還沒有完全確定，缺乏一個通用的標準。

在理論上可以反復使用10年，但這僅是理論值，實際使用過程的環境、操作標準、產品質量和其他因素，常常不能達到這個標準，所以在平時的使用要注意維護。所以在使用的過程中一定要注意使用環境、正確插撥、減少插拔次數，這樣方能盡最大的可能延長閃存的使用壽命。

從發展趨勢來看，閃存可以完全取代軟盤作為小型移動存儲介質。隨著信息技術的發展，將會有越來越多的電子文件，我們應該加強對電子文件載體的研究，研究保護電子文件的技術方法，以延長電子文件的使用壽命。