加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的探討

摘要：隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷深入，我國(guó)建筑行業(yè)發(fā)展迅猛，已在世界舞臺(tái)上嶄露頭角，如我國(guó)的高鐵行業(yè)。隨著建筑企業(yè)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案建設(shè)是項(xiàng)目順利實(shí)施的關(guān)鍵，建筑企業(yè)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。本文結(jié)合當(dāng)下工程建設(shè)企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理工作中實(shí)際存在的問(wèn)題進(jìn)行深入剖析，并有針對(duì)性地提出解決的對(duì)策，以幫助檔案管理人員更好的開展工作，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理工作;探討

自我國(guó)實(shí)施改革開放政策以來(lái)，各類基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善，人們的生活水平顯著提高，這得益于我國(guó)建筑企業(yè)的快速發(fā)展，但當(dāng)下大部分建筑企業(yè)在檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢，對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。因此，企業(yè)高層應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，及時(shí)解決檔案管理工作中的問(wèn)題，確保檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)[1]。

1 工程建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理應(yīng)用信息化程度低

目前，大部分建筑企業(yè)在檔案管理工作中仍采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式，隨著企業(yè)發(fā)展，該檔案模式已難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，造成檔案管理工作效率低，尤其是對(duì)于門類復(fù)雜、數(shù)目繁多的檔案，不僅容易產(chǎn)生分類錯(cuò)誤的現(xiàn)象，而且也不利于保管，歸其原因是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作熱情，長(zhǎng)此以往，勢(shì)必會(huì)對(duì)工程建設(shè)和實(shí)施產(chǎn)生一定程度的阻礙。

1.2 檔案管理人員能力水平不足

檔案管理工作的好壞直接影響建筑企業(yè)工程項(xiàng)目是否能夠順利實(shí)施。因此，檔案管理工作本身具有很強(qiáng)的操作性，需要專業(yè)能力過(guò)硬、綜合素質(zhì)強(qiáng)的人才[2]。目前，很多企業(yè)檔案管理人員普遍存在文化程度低、思想觀念陳舊、計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力不足等問(wèn)題，而且部分檔案管理人員缺乏工作熱情，不愿意接受新鮮事物，開展檔案信息化工作力有不逮，企業(yè)高層對(duì)檔案工作也缺乏重視，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作發(fā)展緩慢。

2 加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的對(duì)策

2.1 在實(shí)施工程項(xiàng)目前，應(yīng)做好充分的檔案管理工作

建設(shè)企業(yè)在工程實(shí)施前，應(yīng)做好充分的檔案管理工作，避免出現(xiàn)事故后，使企業(yè)陷入糾紛中，阻礙企業(yè)發(fā)展。因此，做好詳實(shí)的檔案管理工作，梳理建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，為項(xiàng)目順利實(shí)施提供強(qiáng)有力的保障，建筑企業(yè)檔案管理人員應(yīng)提高思想認(rèn)識(shí)和責(zé)任意識(shí)，端正工作態(tài)度，保持工作敏感度，確保檔案工作收集全面、準(zhǔn)確無(wú)誤。此外，為確保檔案管理工作落到實(shí)處，建筑企業(yè)可以在承包合同上明確體現(xiàn)檔案管理工作的具體細(xì)節(jié)。

2.2明確管理范圍，突出工作重點(diǎn)

工程項(xiàng)目一般分為準(zhǔn)備、實(shí)施、檢查、竣工四個(gè)階段，在各個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行記錄，例如：在工程準(zhǔn)備階段，從業(yè)人員要對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的資料、招標(biāo)文件、審核文件以及審批文件等進(jìn)行登記;在實(shí)施階段，要記錄工程文件、施工情況、安裝文件等。因?yàn)楣こ塘看螅婕胺矫姹姸啵瑱n案管理人員很難面面俱到，所以對(duì)于重點(diǎn)資料要詳細(xì)記錄，詳略取舍，突出工作重點(diǎn)，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

2.3完善檔案信息管理系統(tǒng)

良好的檔案管理系統(tǒng)能夠促使工程順利實(shí)施。建筑企業(yè)要不斷優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員工作的積極性，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案管理模式，提升管理效率。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式因查閱難度大等弊端，已難以適應(yīng)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，實(shí)施檔案信息化管理勢(shì)在必行，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案不僅綠色環(huán)保、節(jié)約空間，而且保存期限長(zhǎng)，不會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案老化、腐蝕的現(xiàn)象。建筑企業(yè)應(yīng)投入資金及建設(shè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，管理人員只需利用掃描儀對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，最后錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，按照不同類別存儲(chǔ)。此外，企業(yè)應(yīng)注重檔案信息化的安全性問(wèn)題，應(yīng)建立檔案信息化管理制度，規(guī)范操作流程，防止信息泄露給企業(yè)造成不可挽回的損失，例如：要定期進(jìn)行殺毒，及時(shí)更新殺毒軟件，防止殺毒軟件出現(xiàn)漏洞而被黑客入侵，篡改檔案數(shù)據(jù)，在計(jì)算機(jī)上設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，提高計(jì)算機(jī)安全性能，特別是在篩查、檢索時(shí)，必須確保計(jì)算機(jī)安全性。

2.4 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的能力水平，直接決定企業(yè)檔案的質(zhì)量，尤其對(duì)于建筑企業(yè)而言，檔案管理工作至關(guān)重要。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不僅要提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，也要培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)精神和職業(yè)意識(shí)，應(yīng)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，進(jìn)行定期或不定期考察，對(duì)表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，提高檔案管理人員的工作熱情[4]。對(duì)于年齡偏大的管理人員，企業(yè)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案信息化管理應(yīng)具備的基本技能，企業(yè)應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行講解，并定期對(duì)員工進(jìn)行考核。在招聘檔案管理人員時(shí)，要對(duì)其計(jì)算機(jī)能力進(jìn)行考核，選擇綜合能力強(qiáng)的專業(yè)性人才，確保企業(yè)檔案管理隊(duì)伍具有戰(zhàn)斗力，能夠在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)中的漏洞，及時(shí)更正信息，最終確保查詢的便捷、準(zhǔn)確。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)建筑企業(yè)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性不言而喻，“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等高新技術(shù)的出現(xiàn)方便了人們的工作、生活，同時(shí)也改變了檔案管理工作的模式，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，建筑企業(yè)只有不斷完善檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理信息化，最終才能促進(jìn)企業(yè)又好又快的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]吳鏡鏡.加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的探討[J].科技風(fēng)，2020（09）：123.

[2]郭香花.重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)踐與思考[J].傳媒論壇，2020，3（03）：98+100.

[3]王俐俐.試論對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（04）：31-32.

[4]陳小才.重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作探究[J].城建檔案，2019（12）：49-50.

作者簡(jiǎn)介：秦璐璐 （1987年5月-），性別：女，漢族，籍貫：山東省定陶縣， 學(xué)歷：大專，研究方向：建設(shè)管理。身份證號(hào)：372923198705221125