秘書學專業校內頂崗實習質量存在的問題及解決方案

范振華

摘 ? 要： 秘書學專業培養的是技能型管理類人才，教育教學強調從單純知識傳授向綜合能力生成方向轉變。動手實踐能力是綜合能力培養的重中之重，頂崗實習是動手實踐能力培育的重要陣地。且秘書學專業學生校內頂崗實習質量，關乎人才培養目標的實現。本文梳理分析影響校內頂崗實習質量的因素，探討提高校內頂崗實習質量的對策，推動大學生實習實踐教育的可持續、健康發展。

關鍵詞： 秘書學 ? 頂崗實習 ? 質量

當前，高校秘書人才教育與用人市場需求存在脫節現象，導致秘書人才供求雙方矛盾。迫切需要有關院校及時作出調整，在充分市場調研的基礎上，加強秘書學專業實踐教學，不紙上談兵，要求真務實，真抓實干，加強學生社會實踐能力的培養，為學生提供更多的實習鍛煉機會。

秘書學專業實踐教學由認知實習、頂崗實習、畢業實習三部分構成。頂崗實習實現了學生與崗位的零距離，實現了做中學、學中做，有效提高了學生的實踐能力。

一、秘書學專業學生校內頂崗實習的重要意義

校內頂崗實習是秘書學專業學生實踐教學體系中的重要一環，要求學生在一個具體秘書崗位上獨立完成相應工作的實習。校內實習省去了赴外的舟車勞頓，不必額外考慮住宿安排，生產實習安全系數高。專業教師可就近督導學生，及時釋疑解惑，記錄下學生的實習情況，與實習部門聯合考核學生工作業績。根據實習學生現狀，機動調整進度快慢，增加或刪減實習工作任務。校內頂崗實習周期一般較短，企事業單位接收實習生一般工作周期較長，無法與正常教學周嚴絲合縫地銜接起來，因此校內頂崗實習還具有時間靈活可控的特點。

頂崗實習架起了書本理論知識到實際工作成果轉化的立交橋，拉近了學生與工作崗位的距離，扎根崗位工作鍛煉了學生的職業能力和意志。一項項真實工作任務的如期完成，真實崗位的直觀感悟加速了學生從“校園人”向“社會人”的轉化。

二、秘書學專業學生校內頂崗實習存在的問題

通過調研，發現學生在頂崗實習過程中普遍存在如下問題：

1.崗位有限，工作量不飽和。校內各職能部門的實習崗位優先開放給勤工助學的學生，留出來給秘書學專業學生實習的空崗不多。一些人覺得實習生在學識、能力、經驗上有所欠缺，怕幫倒忙。譬如公文擬制的任務，重要且趕時間的寫作任務是不會交給實習生完成的。不大愿意或放心把工作交給他們獨立完成，造成學生工作量不飽和，只能經常空坐在辦公桌前看報、背單詞。

2.工作內容重復、單調。剛實習的幾天，學生感到新鮮，干勁十足。一兩周過去后，發覺做的還是一成不變的收發傳真，傳閱文件，打印、裝訂，數據核對等程序性的工作，便覺得索然無味，甚至出現消極怠工情緒，中途打退堂鼓。

3.實習制度和人員落實不到位。校內頂崗實習配套政策不成熟，欠缺專人系統性指導、跟蹤反饋，實習生與指導老師的互動參與無法量化，主觀色彩強烈，沒有考慮實習不同時段學生的工作和學習內容應有所區別，未遵循階段遞進的教育規律。實習效果評估和過程中存在的共性、個性問題缺乏系統性梳理和探究。

4.專業黏合度不高，高層訓練少。各職能部門的功能屬性、業務范圍不同，實習生的日常工作與秘書學專業課堂所學關聯度不高。雖說增長了閱歷，但畢竟還是偏離了專業方向。出于保密原則、工作連續性和對學生工作質量的不放心，鮮有輔助領導決策、諫言、調研等高級秘書職能的訓練。

5.理論教學與實踐工作冰火兩重天。實習部門的工作人員大多非秘書學專業科班出身，沒有系統學習過相應課程。原有知識結構限制了對實習生的專業性指導。譬如，在檔案工作中，業務指導人員對一些專業術語的使用、歸檔操作標準的演示和教材及課堂講授有明顯出入，雖不影響正常工作，但學生感到無所適從，甚至對課堂教學產生困惑，認為唯有動手實踐，積累經驗才是未來謀求好工作的制勝之道，理論知識解決不了現實問題。工作人員目光往往局限于手頭工作的口傳心授，無法從職業秘書能力層級培養角度循序漸進地教育。

從學生層面來說，實習工作適應能力差，多按部就班地執行任務，少創造性地開展工作。實習過程中，很少主動詢問用人部門工作人員，不懂得尋求解決方案。一些學生眼高手低，覺得瑣碎的事務性工作不值得做，沒有形成細節決定全局成敗的觀念，做事不踏實。不能嚴格要求自己，自我管理能力薄弱，自我提升意識不強。沒有記筆記的習慣，不懂得反思總結工作規律和技巧，溝通協調不到位，不能妥善處理部門人際關系。辦事時現場突發狀況的應變能力鍛煉不夠，在工作中遭遇挫折時，不懂得自我心理調節。

最終結果是頂崗實習流于形式，實習生能力得不到應有提高，用人部門覺得增添了包袱，各方滿意度均不盡如人意。

三、秘書學專業學生校內頂崗實習優化策略

1.加大宣傳力度，匡正實習理念。通過培訓、會議、內部刊物、網絡平臺等途徑強調頂崗實習的作用，呼吁各方力量支持頂崗實習活動。

頂崗實習不是簡單的勞務輸出，要摒棄實習生是廉價勞動力的錯誤觀念，實習部門工作人員應公私分明，不能亂了章法，部門各工作人員不可隨意交付個人私事給實習生去辦理，每個實習部門應指派責任心強的指導老師，并做好此項工作的監督。

通過上崗心理教育，普及情緒調控方法。與實習部門協同做好學生的崗前集中培訓和動員，強調實習目的和勞動紀律，端正心態，珍惜實習機會，明確自己學習者、工作者的多重角色關系，教導學生以嚴謹務實、勤勉細致的作風投入工作，戒驕戒躁。要在實習過程中認識到自身的不足，理性調整自己的價值觀和言行模式，保持昂揚的斗志，不斷提高職業素養和技能水平。勇于承擔并履行好崗位職責，敬業愛崗，最終獨當一面。

2.切實保障實習經費。學校及院系層面應做好年度預算，注意劃撥專項資金用于頂崗實習學生及指導老師的酬勞，確保經費足額投放，做到資金預算與決算的公開透明。平時學生會利用業余時間從事各種校內外兼職，如果校內頂崗實習有一定報酬將導流吸引學生。通過崗位績效考核結果進行薪酬給付能促使學生努力工作，提高效率。指導老師在實習指引和效果考評上理應得到相應經費的支持。經費還可用于頂崗實習工作專題研究、保障機構運作、培訓、宣傳及制度建設。不定期開展經費督查，保證經費能夠足額、充分、高效地使用，杜絕擠占、挪用。

3.動態調整實習內容。頂崗實習工作內容應全面多樣，在熟練掌握一定業務技能后，分階段有序實現在同一部門不同崗位及不同部門之間的輪崗。

專業教師與實習部門應共同擬定實習進度表，內容涉及工作項目、時間安排與責任者等，實行過程化管理與監督，運用工作內容豐富化增強學生的文書檔案處理、辦公自動化操作、宣傳策劃、信息管理等秘書崗位綜合勝任能力。敦促學生透過寫作實踐掌握各類文書的特點、寫作要求和語言表達技藝，日常做好資料的積累，不斷提高寫作水平。磨煉文風，培養洗練的書面表達能力。給學生適當安排一些有難度和挑戰性的任務，有目的地培養學生成為合格秘書應具備的應變能力、交際能力、辦事能力和管理能力。

實習生不只是幫助部門工作人員“跑腿打雜”，部門主管應親自過問實習生情況，創造機會安排學生參與部門會議、文件起草、基層調研等輔助決策活動。征詢實習生對部門工作的看法，采納可行性建議。激發求知欲望，鼓勵學生發揮聰明才智參與領導的決策、執行過程，知行合一。

4.聚焦頂崗實習的節點管控。切實做好實習過程監控，專業指導老師要定期聽取業務指導部門工作人員和實習生的反饋意見，居間做好溝通協調工作，搭好橋梁，掃清實習障礙。頂崗實習項目在運轉過程中有若干關鍵節點，事關全局成敗，涵蓋實習開展前的培訓、動員、用人部門協調，實習過程中的專業教師、部門工作人員與實習生的互動溝通、業務輔導，實習尾聲的總結匯報、業績考核、檔案整理。每個節點必須有專人負責動態監測，明確路線圖、時間表，發現問題應及時調配資源予以解決，化解矛盾沖突，不留死角。

實習開展前，秘書學專業系室教師要主動與實習部門溝通協調，共同商議實習方案，掌握實習部門動態、崗位工作要求等翔實資料，因為不同部門的工作側重點和要求有差異，在向實習生介紹前必須充分了解，事前向實習學生發放實習意愿調查問卷，注意根據學生的特長、愛好、性格和職業傾向統籌安排實習部門及工作崗位。

采用測試、訪談等形式收集數據材料，做好頂崗實習前后學生能力素質的跟蹤比對工作，檢驗實習質量和工作成效，不斷優化實習工作計劃和人才培養方案。

校內頂崗實習時間安排要科學，一般應安排在學生第三學期至第五學期之間，不宜設置在大學生活的后半段，因為隨著學生心智的逐漸成熟，不少學生會向外尋找社會兼職、實習甚至創業機會，考研、考公也將被一些學生放在計劃首位，校內頂崗實習將鮮有人問津。假若大三、大四強力壓制學生必須校內頂崗實習，違背本人意愿，難免收效甚微。

注重實習過程中的文書材料整理，定期收集學生的工作日志、現場影像資料、實習報告、考核鑒定表、實習手冊。組織好實習生經驗交流報告會、座談會，分享在不同部門不同崗位上的實習經驗、工作技巧。邀請實習部門資深工作人員為秘書學專業學生開設專題講座，有針對性地傳授崗位專業技能。用活一手實習素材，教師將學生的實習案例、實習工作材料中有啟發意義的部分截取出來，用作課堂教學亦可豐富教學內涵，加強學生對專業知識的理解應用。

5.加強實習指導，提高頂崗實習質量。杜絕“放牛式”實習和“溫室養花”。發揮教師應有的作用，推行雙導師制度，秘書學專業教師和實習部門具體業務指導教師形成聯動機制，共同指導、考核實習學生。秘書學專業教師負責校內各個實習點的全面統籌，職責涵蓋學生的分批安置，崗前培訓，與實習部門定期聯絡，過程管控，考核評價，召開總結匯報會議，收集歸檔實習資料等內容。實習部門應選派閱歷豐富、業務精湛的工作人員擔任指導老師，職責涵蓋實習學生的業務指導、工作糾偏、經驗傳授、職業意識和工作習慣養成，具體任務完成情況記錄及出勤考核等內容。

專業教師要通過面談或微信等即時通信工具保持與實習生的緊密聯系，與崗位需求接軌，對于學生反饋的實習工作中用到但課堂尚未講授的知識及時補充，推薦閱讀書目。使學生盡快進入職業角色，勝任工作。

用人部門指導老師要做好工作指派、業務指導、質量督查、業績評定和與專業教師的實時溝通，實習生、部門指導老師、專業教師保持同頻共振，才能最大限度地發揮好實習的育人功效，解決學生實習中存在的棘手問題。

加大對實習生的思想政治教育和心理素質輔導力度。對于脫崗、違反工作紀律，不能按時完成實習工作的學生要及時展開教育。共同尋找原因，幫助學生成長進步。思想浸潤與制度規范內外結合，建立健全頂崗實習管理規定、實習教學大綱、指導書等系列制度，明晰實習生日常行為規范，實習考核標準和方式，實習事故防范，實習教師工作職責等內容，保障實習工作有序開展。

6.技術驅動頂崗實習。加強信息化建設，積極推動頂崗實習動態管理網絡平臺建設。采用Java語言和My Eclipse集成開發環境構建從崗前籌備、實習過程跟蹤監測、實習成績評定到后期資料收集的全流程業務系統。實現實習信息的在線管理，學生可以通過手機App或計算機上傳實習日志、實習報告、工作總結、實習照片等資料，還可以利用碎片時間學習實習系統上開設的與實習部門業務相關的技能培訓網絡課程及瀏覽業務培訓資訊。

專業教師也可以登錄系統，查閱學生實習日志、實習報告，進行批改給分。通過設置的論壇、社區、公告欄等師生交流功能模塊，解決實時交流的問題。

頂崗實習是秘書學專業實踐教學的構成要件，具有特殊且重要的地位。組織和管理過程千頭萬緒，需要有百折不撓的毅力、破舊革新的勇氣和智慧層層化解堅冰，開山辟路。唯此才能切實鍛煉學生的職業技能，端正就業、擇業心態，形成良好的勞動紀律觀念，實現職業素養、職業意識從學生到準職業人的質的飛躍。全面提高人才培養質量和水平，更好地服務國家建設和區域經濟社會發展。

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基金項目：廣東培正學院高等教育教學改革研究項目“基于職業實踐的秘書學專業人才培養模式變革研究”成果，項目編號：PZ07201911。