行政審批檔案信息化管理研究

張瑞紅

摘 要：隨著我國現(xiàn)代社會中科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，無論是計算機(jī)還是信息技術(shù)領(lǐng)域都開始逐漸滲透到各行業(yè)中，給電子政務(wù)的開展帶來了極大的幫助，作為政務(wù)工作中一項基礎(chǔ)性工作，行政審批工作涉及到的領(lǐng)域十分廣泛，特別是在新的時代背景條件下，行政工作量逐漸加強，因此傳統(tǒng)的手工工作模式已經(jīng)不能很好地滿足檔案管理的需求。構(gòu)建行政審批檔案信息體系已經(jīng)在全國范圍內(nèi)大力的開展，但是在信息化管理工作中仍然存在很多的問題和不足，影響了管理水平的整體發(fā)展。該文從檔案信息化的理念著手，全面分析行政審批檔案信息化概述及意義，并針對相關(guān)問題提出了一些對策。

關(guān)鍵詞：行政審批;檔案;信息化管理

引言

近年來，在信息化時代影響下，我國逐漸走向了信息化、現(xiàn)代化的社會方向，行政審批作為政府和公眾的主要連接平臺，其工作質(zhì)量將使公眾對政府的印象起到直接影響作用。在新時期下，行政審批檔案信息化工作將面臨著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案作為一種重要的信息資源，是促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一項基礎(chǔ)，因此加強行政審批檔案信息化管理工作質(zhì)量，不僅能對服務(wù)型政府的建設(shè)起到推動作用，同時還能為構(gòu)建我國社會主義和諧社會奠定良好的基礎(chǔ)。

1.檔案信息化概述

檔案信息化是現(xiàn)代信息時代的主要發(fā)展產(chǎn)物之一。在國家檔案行政管理部門的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案管理活動中對現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行積極引進(jìn)，完成對檔案信息資源的收集和管理，幫助實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本建設(shè)目標(biāo)。換言之，檔案信息化就是將傳統(tǒng)的實體管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷男畔⒐芾矸绞剑瑥亩訌妼n案資源內(nèi)涵和精華的管理，將原本的形式化進(jìn)行打破，從而全面提升信息資源管理的綜合利用率，為各項行業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助。信息化工作是一項綜合性比較強，同時也是一項系統(tǒng)的工作，因此在工作的過程中要對現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的改善和優(yōu)化，達(dá)到最佳的管理目標(biāo)和效果。

2.行政審批檔案信息化的意義

行政審批，主要是行政機(jī)關(guān)通過自然人所提出的要求和申請，采用根據(jù)現(xiàn)階段的規(guī)章制度對證件進(jìn)行發(fā)放等形式，允許其進(jìn)行相關(guān)的活動或是行為。由此可見，行政審批是現(xiàn)階段我國一項重要的基礎(chǔ)性工作，隨著現(xiàn)代改革開放的到來，我國的經(jīng)濟(jì)也得到了相應(yīng)的發(fā)展，各個中小型企業(yè)或是家族等都逐漸增多，因此這在一定程度上也增加了行政審批的工作量。但是在傳統(tǒng)的工作模式下，行政審批檔案一般采用的都是人工工作的方式或是通過紙質(zhì)文件將其進(jìn)行保存，這種保存方式，很有可能隨著時間的遞進(jìn)，文件上的文字也變的模糊，同時紙質(zhì)文件相對比較容易丟失，不易保存，這在很大程度上將對行政審批工作產(chǎn)生影響。在對檔案信息化建設(shè)的過程中，通過對現(xiàn)代技術(shù)中掃描、轉(zhuǎn)化等信息技術(shù)的接力運用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件或是圖片進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為電子資源，同時按照相應(yīng)的信息構(gòu)建起目錄、文件等數(shù)據(jù)庫形式。運用這種方式，能有效地將數(shù)字資源保存在電腦或是其他媒介上，給之后的使用或是查詢都帶來了極大的便利。不僅如此，還能將原本的信息資源變?yōu)閿?shù)字資源，不僅很大程度上節(jié)省了存儲空間，同時還更好地實現(xiàn)了對信息資源的保護(hù)和管理。

檔案管理信息化之所以引起重視，主要是因為其信息具備較強的利用價值，因此在現(xiàn)代社會的信息時代環(huán)境下，對信息資源進(jìn)行充分的利用，將更有助于引起我們對問題的重視，同時完善自我，為建立服務(wù)型政府提供更多的科學(xué)依據(jù)，全面推進(jìn)檔案管理向著一體化的方向前進(jìn)。

3.行政審批檔案信息管理的對策

3.1提升信息意識

行政審批檔案信息管理的執(zhí)行首先需要落實和提升信息服務(wù)意識，在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下公眾已經(jīng)接收通過網(wǎng)絡(luò)行政審批檔案的信息化管理方式，相應(yīng)的政府人員積極發(fā)揮主觀能動性學(xué)習(xí)相應(yīng)技術(shù)。領(lǐng)導(dǎo)同樣需要樹立正確的工作理念和管理思想，對員工產(chǎn)生正面的影響。國家加強無紙化辦公理念的推進(jìn)，加大政府機(jī)關(guān)內(nèi)部的宣傳力度，推進(jìn)行政審批檔案信息化管理相關(guān)工作方式的轉(zhuǎn)變，將現(xiàn)代化的辦公模式融入傳統(tǒng)的審批流程中，更好地為公眾服務(wù)。

3.2 重視創(chuàng)新

行政審批檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)、人工審批和管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾磉^程中肯定會遇到不同的問題，這就需要政府職能部門迎難而上逐步解決問題，在發(fā)展中尋求突破，推進(jìn)新時期環(huán)境下的系統(tǒng)建設(shè)。改變傳統(tǒng)制度作為創(chuàng)新機(jī)遇，簡化審批流程、提升政府部門工作效率、節(jié)約辦公成本，通過各方面矛盾的協(xié)調(diào)和解決，逐步實現(xiàn)行政審批檔案的信息化管理。

針對檔案中涉及的多種文件格式和形式，對于不同的圖像、文檔、音頻等文件特點和應(yīng)用領(lǐng)域進(jìn)行研究和分析，采用數(shù)據(jù)庫存儲邏輯分類保存，推進(jìn)多元化的檔案信息管理發(fā)展方向。

3.3標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)建設(shè)

行政審批檔案涉及政府機(jī)關(guān)的工作范疇，面對數(shù)量龐大的行政審批檔案工作，如果沒有完善和標(biāo)準(zhǔn)的制度進(jìn)行規(guī)范，很難確保正常的審批效率，嚴(yán)重地很有可能造成職能混亂的現(xiàn)象。在標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)流程建立的過程中，針對不同類型的部門工作特征，對具體性的證件或批文發(fā)放制定工作流程和審批標(biāo)準(zhǔn)，為檔案的信息化管理提供依據(jù)，同時能夠有效提升工作效率。

政府面對公眾審批窗口均為基層工作人員，對于標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)的培訓(xùn)和引導(dǎo)，有助于避免不良的審批現(xiàn)象和工作狀態(tài)，在推進(jìn)行政審批檔案信息化管理方面有巨大的幫助和推進(jìn)作用。

3.4人員的素質(zhì)培養(yǎng)

新時期背景下我國政府機(jī)關(guān)已基本實現(xiàn)行政審批檔案的信息化管理，但管理理念、審批流程、工作方式的轉(zhuǎn)變還沒有滿足大眾對政府服務(wù)效率的需求，還需要政府審批和管理人員的全力配合和支持。各級政府機(jī)關(guān)重視人才的培養(yǎng)和選拔，根據(jù)審批特點和現(xiàn)階段工作中的問題合理安排培訓(xùn)，制定工作計劃，提升審批和管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，能夠在實際審批過程中發(fā)揮更大的主動性和責(zé)任心，將行政審批檔案信息化管理水平得到進(jìn)一步的提升。

結(jié)語

綜上所述，行政審批檔案信息化管理作為一項綜合性和系統(tǒng)性的工作，是現(xiàn)代電子政務(wù)發(fā)展過程中一項具體的要求。這項工作的開展，在很大程度上說明了現(xiàn)代社會的進(jìn)步，人類文明是在不斷發(fā)展的，因此也預(yù)示著行政審批工作將面臨著更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

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