檔案數字化管理的優勢與不足

吳慧君

【摘要】現代社會發展中，電子信息技術在企事業單位數字檔案管理工作中應用十分廣泛，數字化檔案管理符合時代發展需求，且能夠大幅度提高檔案管理效率，減輕人員工作壓力。本文主要對檔案數字化管理的優勢和不足進行了分析。

【關鍵詞】檔案數字化管理;優勢;不足

隨著現在科技的不斷發展，全球進入信息化時代，以往的人工管理檔案模式弊端逐漸暴露，信息技術的快速發展，推動著檔案管理逐漸開始朝著網絡化、標準化和自動化方向發展，很多工作都可以直接在網絡和計算機上完成，大幅度提高了工作效率，同時也減輕了人員的工作量，但數字化檔案管理有利有弊，這一點需引起檔案管理人員的重視和關注。

一、檔案數字化管理的優勢

（一）提高了檔案管理工作效率。通過對檔案進行數字化管理，可大幅度提升檔案管理工作效率，彌補了以往檔案管理模式的缺陷和弊端，將人員從繁重的工作壓力中解脫出來。首先，通過對檔案進行數字化管理，實現了對紙質檔案管理的全面升級，同時也緩解了紙質檔案管理機械操作繁瑣、復雜的問題。其次，在現代社會發展中，檔案資料數量越來越多，尤其在當前的信息化社會背景下，以往的檔案管理模式并不能滿足當前實際發展需求，而通過檔案數字化管理，則可大幅度提高工作效率，更好地滿足現代化發展需求。最后，通過檔案數字化管理，更加容易凸顯檔案等應用價值，例如，可實現對檔案的快速檢索，節約了檔案應用和管理人員的時間。

（二）提高了檔案管理質量。目前，全社會都提高了對檔案資料的重視程度，在此情況下，也對檔案管理模式提出更高要求。通過對檔案進行數字化管理，可大幅度提高檔管理工作質量。首先，數字化檔案管理，能夠為檔案資料的精準性提供保障，從而緩解了以往管理模式下出錯率高的問題，從收集到制作，都要嚴格按照標準和格式來進行，因此對于檔案管理工作質量的提升很有幫助。其次，數字化檔案管理，可大幅度提升檔案的經濟效益，能夠在當前的互聯網渠道下，實現信息的相互傳遞，從而為企事業工作決策提供參考和依據。最后，數字化檔案管理，可將檔案資料通過圖片、視頻的方式保存下來，之后借助現代化技術進行轉換，避免了對檔案資料的破壞。

二、數字化檔案管理的不足

（一）數字化檔案無法滿足公眾需求。在當前的數字化檔案管理工作中，由于發展速度較慢，因此很難滿足社會公眾需求，同時也對檔案自身價值的發揮產生了制約。首先，我國很多單位還不具備專業的數字化檔案管理設備，數字化處理能力遠遠不足，因此還不能對全部檔案進行數字化管理。其次，我國的數字化檔案管理目前尚處于初級起步階段，對于很多技術的應用還停留在表面，因此還無法實現全面推廣。最后，數字化檔案管理無法與用戶需求對接，因此，檔案資料很難實現全民共享，在檔案管理過程中與用戶之間的交流和溝通較少，因此并不能滿足用戶的個性化需求。

（二）數字化檔案管理技術應用難。在當前的檔案數字化管理工作中，由于很多人員工作能力不佳，因此很難適應當前的改革發展需求。首先，數字化檔案管理要求工作人員具備先進的檔案操作技術，能夠對普通的數字化檔案進行處理，但就目前實際發展現狀來看，由于掌握這些技術的工作人員十分有限，同時也不具備檔案信息化的操作能力，從而直接對工作質量和效率產生了影響。其次，在數字化檔案管理工作中，通常需要有專業的技術人才，這樣才能做好檔案等開發工作，但由于檔案管理人員創新意識缺乏，從而也阻礙了檔案的數字化發展。最后，現存的培訓機制并不足以解決工作人員信息能力缺乏的問題，且培訓工作的針對性不強，不能夠結合工作人員的實際情況展開培訓，這些都是檔案管理工作在今后發展需要重點解決的問題。

三、我國檔案數字化管理今后發展的有效建議

（一）明確數字化檔案管理發展規劃。為了妥善做好檔案數字化管理工作，必須要結合實際情況制定出完善可行的發展規劃，首先就是明確數字化發展的核心任務，之后對檔案管理體系進行建立，以數據庫為核心，通過這種方式，促進檔案數字化管理工作的順利開展，同時還要對數字化檔案管理的近期和遠期目標進行明確，一步一個腳印地妥善落實，明確工作重點和難點。其次，要妥善做好保障性工作，首先就是要強化數字化檔案管理的硬件配置，結合當前的現實發展需求，對各種設施設備進行配置，同時做好數字化檔案管理的軟件升級和開發工作，建立數據庫，提高資源使用性。最后，還要形成良好的數字化管理工作氛圍，加大宣傳力度，使更多的人都能夠重新地認識并關注數字化檔案管理，最大限度地提高檔案管理工作質量。

（二）創建數字化檔案信息、安全系統。明確數字化檔案信息網絡系統的有效安全運行時，必須要確定系統操作時候的各項數據，確保整個數字化檔案信息系統的整體性安全。數字化檔案信息建設需要注意的兩點要求，瀏覽記錄方面的信息控制與操作系統數據方面的安全。前文說的是數字化檔案信息系統安全方面的有效保證與出發點。比如在實際操作中對訪問方面的管理，應該從系統中對角色進行合理設置。也就是設置好管理者和訪問者、使用者方面，主要分類是：操作者、管理者、訪問人員，數據信息這塊對于訪問人員來說，在級別上和操作上予以權限的設置，滿足多少級別的才可以打開瀏覽等。為了系統中的有效管理與安全，防火墻的建立可以保護系統的安全性。當然，數據存檔劃分等都要做到數據更新的時候能有效保障。

（三）數字化檔案信息管理同步化。在實際工作中工作人員要與管理人員、各地級市機關辦等系統做到同步化發展，數字化檔案信息管理源于電腦計算機操作，沒有電腦則無法對檔案信息數字化進行管理，當然信息化管理方法也是無稽之談。換一種方法來詮釋，那么就是離開電腦設備與網絡和系統軟件等，信息化管理同步化的word文檔、excel表格必然無法滿足、無法生成，主要是這些信息化系統的傳輸、保存、攜帶、和相關資料數據的有效使用都沒法滿足目前的高效工作進度。當然要是上一級的管理系統進度快，或者是發展快，工作人員及操作者的設備管理落后，那么在數據和電子檔案存檔的過程中和傳輸、攜帶過程中很難做到百分百保存和部分損壞與丟失的情況，重要文件的丟失與損壞是無法計算費用的。機械可讀設備、外觀整潔標準的機柜貨架設備，還有就是設備的存儲環境，這才是數字化檔案電子文件信息管理發展的重要保障。反之，再優秀的管理人員，沒有了這些前提，也很難做到信息化管理的同步，更沒有辦法對后續工作進行展開。為此，數字化檔案信息管理必須要做到同步化，這也是前面反復提到的如何執行和做好數字檔案工作的首要工作。

四、結語

綜上所述，本文主要對數字化檔案管理的優勢及弊端進行了分析，同時提出促進檔案數字化發展的有效建議，總之，數字化是我國檔案管理工作未來發展趨勢，因此，相關檔案管理部門和人員必須要緊跟時代發展潮流，規避數字化檔案管理弊端，并發揮出其優勢，不斷提高檔案管理水平，推動檔案管理工作朝著數字化方向發展。

【參考文獻】

[1]崔萬有.檔案數字化管理的優勢與劣勢[J].辦公室業務，2016（15）.

[2]楊艷.檔案數字化管理優勢與弊端[J].現代商貿工業，2016（09）.

[3]劉軍.檔案數字化管理與綜合利用展示[J].城建檔案，2018（11）.

[4]曹白麗.重視做好檔案數字化的前期準備工作[J].上海檔案，2011（09）.