新時期基層事業(yè)單位檔案管理的思考

摘 要：1978年，隨著中國共產(chǎn)黨十一屆三中全會的召開，我國全面邁入社會主義建設(shè)的新時期。在這一新時期背景下，我國的基層事業(yè)單位也迎來了改革的春天。檔案管理作為基層事業(yè)單位日常工作中的一項工作任務(wù)，也得到了極大的重視。本文就新時期我國基層事業(yè)單位做好檔案管理的意義和目前存在的狀況進(jìn)行分析，研究適合基層事業(yè)單位檔案管理的舉措，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時期;基層事業(yè)單位;檔案管理;舉措

在新時期下，我國基層事業(yè)單位改革已經(jīng)全面開始，在取得較好成果的同時也面臨著許多的問題。而檔案管理作為我國基層事業(yè)單位常態(tài)化工作內(nèi)容的一部分，其改革的好壞，也直接影響著我國公共社會職能部門的發(fā)展。要想將基層事業(yè)單位檔案管理工作做好，首先要明確其意義和重要性。

1 做好新時期基層事業(yè)單位檔案管理的意義

基層事業(yè)單位是組成國家機(jī)構(gòu)的一部分，其日常工作所涉及的信息都會以檔案的形式被記錄在案。目前，基層事業(yè)單位的檔案管理還存在著許多的問題和不足，需要引起管理部門的重視。在日常工作中，強(qiáng)化管理能力，對做好新時期我國基層事業(yè)單位的服務(wù)性工作意義重大。要想做好檔案管理工作，首先將檔案管理作為工作的重心，在意識上引起重視。還要通過創(chuàng)新管理方法、更新管理設(shè)施、優(yōu)化管理制度，提高管理人員整體素質(zhì)，來解決工作中的問題，以此促進(jìn)基層事業(yè)檔案管理的制度化、現(xiàn)代化[1]。

2 基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1）檔案管理理念陳舊。目前，基層事業(yè)單位在檔案管理上仍然存在著管理理念老舊的問題。在檔案管理的工作中，檔案管理人員仍然沿用傳統(tǒng)管理思維，大多只負(fù)責(zé)檔案前期的采集和錄入工作，至于后期的保管、移出、鑒定、利用等工作很少接觸，因此，對檔案管理的整體性和重要性認(rèn)識不足。表現(xiàn)在前期工作事無巨細(xì)，后期執(zhí)行不能落到位，這就導(dǎo)致檔案遺失、受損、擅自損毀的現(xiàn)象一再發(fā)生。這些不僅不利于檔案管理工作的開展，也降低了工作效率，在資源利用上造成了不小的浪費。

2）檔案制度不完善。現(xiàn)階段，基層事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時，還面臨著檔案制度不完善的問題，使得工作人員在工作時缺少參考標(biāo)準(zhǔn)。盡管一些單位在制度建設(shè)上已經(jīng)先人一步，但在具體的實施過程中，仍然存在著制度無法落實的現(xiàn)象。同時，在管理工作中，缺少責(zé)任劃分，做不到有獎有罰，出現(xiàn)問題，工作人員往往互相指責(zé)對方，摘除自己責(zé)任，使得工作無法繼續(xù)進(jìn)行，影響了整個工作的進(jìn)展。

3）檔案管理方法落后。基層事業(yè)單位想要擺脫落后的管理方法，就要在方法創(chuàng)新上多做功課。而目前，在一些基層事業(yè)單位中，管理人員對于落后的檔案管理方法仍然沒有進(jìn)行摒棄，還在沿用著傳統(tǒng)的管理方法。如一些單位，在檔案管理上還堅持手工進(jìn)行整理，缺乏先進(jìn)的設(shè)備的運用，也使得其工作效率低下，因而常有一些重要的檔案因為未被及時整理而被損壞和遺失。

4）檔案管理設(shè)施不足。隨著信息技術(shù)不斷地推陳出新，許多高科技已經(jīng)被應(yīng)用于工作生活中。計算機(jī)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法，在檔案管理中起著重要的作用。目前，一些單位的檔案室仍然非常簡陋，一張桌子，一個柜，就可以做檔案室了。由于缺少先進(jìn)的儲存設(shè)備如光盤、U盤，沒有專業(yè)的管理軟件，這都使得檔案管理設(shè)施很難走向現(xiàn)代化，在信息處理上，落后于他人。也正是由于檔案設(shè)施的不足和落后，讓檔案工作在后期資源利用上，一直不能發(fā)揮其正常的作用，使得檔案管理水平一直停留在原地，不利于其提高。

5）檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理人員的整體素質(zhì)直接影響著檔案管理水平的提高。目前，一些單位對檔案管理工作重視不夠，檔案管理人員多是從其他部門抽調(diào)過來或是臨時借用過來的。他們不光要完成本職的工作，還要接替他人進(jìn)行檔案管理工作。由于沒有專業(yè)的知識，使得管理人員分身乏術(shù)，不能兩者兼顧，從而對檔案管理失去信心，工作積極性受到極大打擊。另外，在一些單位中，雖然有專門的檔案管理人員，但由于缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，使得工作人員對檔案管理工作的職責(zé)和具體的工作流程不能明晰，于是，經(jīng)常在檔案的分類、移出、保管、利用上出現(xiàn)問題。這些問題不能及時解決，將給檔案管理工作埋下許多隱患[2]。

3 強(qiáng)化基層事業(yè)單位檔案管理的舉措

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思維，強(qiáng)化管理意識。對于基層事業(yè)單位，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維，才能確保其檔案管理水平的提高。首先，對存在問題的一些單位，領(lǐng)導(dǎo)要引起足夠的重視，在意識形態(tài)上，跳出傳統(tǒng)的管理思維的陷阱，做好檔案管理重要性的宣傳工作，鼓勵人人參與，大家互相配合，將工作深入到每一個檔案管理的環(huán)節(jié)中。其次，要將檔案管理人員的配備、資金的投入以及設(shè)備的更新上，作為工作的重點，積極做好檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)工作。最后，還要對檔案管理工作中存在的難點和問題，進(jìn)行分析和總結(jié)，積極探索適合本單位檔案管理的方法和手段，通過解決問題，提高本單位檔案管理的水平，促進(jìn)本單位檔案管理的有序開展。

2）完善檔案管理制度，明確工作職責(zé)。建立完善的檔案管理制度可以提高基層事業(yè)單位的檔案管理水平。一個好的管理制度，不僅能夠成為管理人員工作的指南，而且還能明確其工作職責(zé)，提高工作效率。首先，事業(yè)單位在制定檔案管理制度上，一定要以《檔案法》為理論基礎(chǔ)，結(jié)合本單位的實際情況，制定出適合本單位發(fā)展的檔案管理制度。其次，在創(chuàng)新管理制度上，還要分工明確，劃分責(zé)任，保證不管哪里出現(xiàn)問題都有直接的負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理。最后，在明確工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，做好管理人員的獎懲制度。對于工作表現(xiàn)突出的人員，可通過口頭或以獎狀的形式加以表揚(yáng)，還可給予一定的物質(zhì)獎勵，提高員工工作的積極性。

3）加強(qiáng)信息化管理，創(chuàng)新檔案管理方法。加強(qiáng)信息化管理，是創(chuàng)新檔案管理方法的必要手段。為此，基層事業(yè)單位應(yīng)加大信息化管理的投入力度。可以通過引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備、專業(yè)的檔案管理軟件以及必要的信息存儲設(shè)備進(jìn)行改革和創(chuàng)新。還可以通過與其他事業(yè)單位溝通交流，汲取先進(jìn)的經(jīng)驗，以彌補(bǔ)工作中存在的不足。基層事業(yè)單位一定要充分認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)對檔案管理的積極促進(jìn)作用，通過互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等設(shè)備，對信息進(jìn)行有效的整合，深度挖掘檔案管理信息化的優(yōu)勢，將其運用到檔案管理方法的創(chuàng)新和提高上，從而將檔案管理后期的保密和科學(xué)的特性充分展示出來，實現(xiàn)各事業(yè)單位檔案資源的有效利用[3]。

4）提高管理人員素質(zhì)，提升管理水平。檔案管理人員是基層事業(yè)單位檔案管理工作的實施者，其自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)決定著檔案管理水平的高低。因此，基層事業(yè)單位要在人員的任用上嚴(yán)格把關(guān)。這就要求用人單位在人員的選拔上，秉承公平公正的態(tài)度，對其專業(yè)技能、綜合素質(zhì)以及個人思想品質(zhì)等進(jìn)行嚴(yán)格篩選，以保證在未來的工作中，能夠勝任檔案管理工作。此外，在員工技能方面也要多組織培訓(xùn)，加以提高。還可以通過對外交流游學(xué)，開闊眼界，積極思考，勇于創(chuàng)新，不斷地充實自己，以便更好地完成本職工作。檔案管理工作枯燥乏味，時間長了，員工很容易松懈、麻木，這就要求員工一定要耐得住寂寞。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要多給予關(guān)懷和鼓勵，以提升員工的工作效率。

4 結(jié)論

綜上所述，在新時期新背景下，基層事業(yè)單位面對檔案管理存在的問題，一定要引起為重，通過在管理思維、制度、方法上加以創(chuàng)新，保證事業(yè)單位檔案管理整體水平的提高，以便更好地服務(wù)社會大眾。

參考文獻(xiàn)

[1]楚姜華.關(guān)于新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].才智，2020（03）：207.

[2]侯嬌嬌.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（22）：89.

[3]王璠.關(guān)于新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].改革與開放，2015（10）：124-125.

作者簡介

蔣志雁（1982-），女，漢族，云南昆明，檔案館員，本科，盤龍區(qū)金辰街道辦事處，研究方向：檔案。