等級醫院評審視角下的醫院綜合檔案管理問題及措施

趙光曦

摘 要：隨著等級醫院評審工作的推進，醫院管理得到全方位、多層次發展的同時，醫院綜合檔案管理水平也得到了提升，而檔案管理也在等級評審中發揮了重要作用。但在實際的醫院綜合檔案管理工作中，醫院管理者對檔案管理不夠重視，管理體系不夠完善，信息技術應用相對落后，嚴重降低了檔案管理工作效率，影響到等級醫院的評審。本文針對這些主要問題，提出相關解決措施，通過科學有效的管理方法，提高檔案信息資源的利用率，保證檔案的合理使用，更好地為等級醫院評審工作發揮作用。

關鍵詞：等級醫院評審;綜合檔案管理;主要問題;解決措施

1 等級醫院評審視角下的醫院綜合檔案管理的意義

醫院各個職能部門在日常工作中，產生有價值的資源和信息，這些資源和信息通過分類和整理之后形成各個門類和載體的檔案，這部分檔案稱為醫院綜合檔案。醫院綜合檔案能夠真實反映醫院的背景、歷史和發展情況，體現醫院的醫療質量和管理水平。醫院的綜合檔案室與其他部門的管理工作相互聯系，為醫院管理提供原始、真實的決策依據，并成為等級醫院評審的重要保障和手段[1]。等級醫院評審時需要提供大量的檔案資料來證明醫院的管理工作是否達到等級評審制度中的標準和要求，以便對醫院的管理工作進行鑒定和評價。因此，醫院的綜合檔案管理不僅是醫院決策和領導的重要依據，也是助力等級醫院評審的關鍵要素。醫院管理部門要切實做好檔案管理工作，使其成為等級醫院評審的重要保障。

21世紀后，大部分醫院為了更快捷、更便利地進行檔案利用，醫院逐漸完善了管理系統，通過計算機來開展檔案管理工作。高效檢索、自動化編目、信息化與網絡共享等一系列應用有效推動了醫院資源的開發與利用，在醫院綜合檔案管理工作中起到了重要作用。但是在實際的檔案管理工作中，醫院仍然存在不少問題，嚴重影響了檔案管理的工作效率和檔案利用效果。

2 醫院綜合檔案管理的主要問題

1）醫院管理者對檔案管理不夠重視。檔案管理專業在醫院屬于非主系列的專業，醫院的管理者對檔案管理的重視程度不夠，缺乏檔案工作的開展規劃，對檔案工作質量放低要求。在傳統管理模式的影響下，部分管理人員觀念落后，長期“重管理輕利用”的模式使醫院的檔案不能得到有效地開發與利用，制約了檔案管理的發展，也影響了醫院等級評審工作。

在日常工作中，各部門各自存儲自己的資料，不太注意收集和保管有利用價值的材料，不能及時整理和移交到綜合檔案室。有的管理者將檔案資料視為科室和個人的物品以及個人的電子文檔，甚至出現離崗就帶走檔案的情況，追不回應歸檔的資料，特別是一些珍貴的、有價值的檔案，在需要利用的時候卻無法追溯，使單位蒙受損失。另外，一些兼職檔案管理人員，也沒有深刻認識到檔案管理的重要性和必要性，缺乏學習的積極性，對綜合檔案的管理內容和形式缺乏了解，很少有機會參加檔案管理的相關培訓。

2）協調機制不夠完善。在現代化的檔案管理體系中，各部門需要相互聯系、相互協調、共同聯動才能搭建數據共享平臺，達到醫院數據庫管理的設計目標[2]。但是在實際檔案管理工作中，缺乏合理的協調機制，具體體現為醫院各部門之間互相割裂、獨立為政，無法實現檔案共享的目的。為了暫時的方便，各部門的文件多靠個人QQ和微信等個人社交媒體工具進行傳遞，既不安全又不利于文件的保存。部門間不愿意相互協調和進行變革，使現代化檔案管理平臺的創建受到影響。

3）信息技術應用不足。隨著網絡和數字技術的不斷發展，應用信息技術來管理醫院檔案已經成為必要的管理手段。在醫院綜合檔案管理工作的開展過程中，缺乏數字化管理就會導致整個檔案管理體系的不健全，難以滿足大數據的時代要求，降低醫院的工作效率和工作質量。一些醫院由于種種原因沒有完全開展數字化檔案管理;另外，在一些已經應用網絡和信息技術的醫院中，由于缺乏專業知識和規范化管理，無法合理有效地運用電子化檔案管理系統，不注意管理權限的把控，往往存在檔案泄密的風險，既達不到檔案管理的基本要求，也不能滿足綜合檔案管理的時代需求。

3 等級醫院評審視角下醫院綜合檔案管理問題的解決措施

1）增強檔案管理意識、提高業務水平。醫院要以等級評審工作為契機，提高管理者對檔案管理的重視度，幫助各部門對照評審細則，梳理和完善現有的檔案資料，加強檔案資料的收集、整理、分類、歸檔等工作的落實，避免檔案資料的缺失和斷層。首先，檔案管理人員必須掌握工作流程，提高專業素養。專職檔案員要掌握各門類檔案的歸檔情況，并按時審核、檢查、培訓各門類檔案的立卷工

作[3]。然后，醫院管理部門要強調管理工作的機密性，完善問責機制和監督審查制度，做到責任明確。最后，嚴格落實等級醫院評審制度。等級醫院評審需要以綜合檔案的真實性和準確性為前提，確保檔案管理的工作質量，切實提高工作效率，實現等級醫院評審與綜合檔案管理的相互促進。

2）完善管理協調機制。合理的協調機制是醫院綜合檔案管理工作的關鍵所在。在等級醫院的評審標準下，整個醫院的管理體制，從管理內容到管理方法，都要做到兼顧各方，統籌協調，處處體現等級醫院評審要求，力求提高醫院管理水平。在綜合檔案的分類、整合、儲存等各個環節中，使各個部門協調聯動，部門之間要加強溝通，要嚴格遵守醫院的綜合檔案管理制度，不斷改進管理方法，在等級醫院的評定與審核中，不斷完善醫院的標準和體制，實現高效、科學管理。

3）加快數字化檔案管理系統的建設。在等級醫院評審的標準和大數據時代的要求下，醫院要正確認識到網絡技術和信息技術的必要性，緊跟時代步伐，加快數字化檔案管理系統建設。一要利用現代多媒體技術、數字技術、網絡技術，不斷提升檔案管理的智能化、網絡化、現代化水平，為等級醫院評審做好準備。二要充分發揮計算機技術的優勢，將高效檢索、自動化編目、檔案電子化與網絡共享等技術有效融入檔案管理工作中，通過數字化的檔案管理系統，來實現檔案資料的快速查找、檢索和利用，確保醫院綜合檔案能夠為等級醫院評審及時提供有用的材料和依據。

4）健全檢查監督機制。健全的檢查監督機制不僅能夠保證檔案管理工作的順利開展，而且有利于等級醫院評審工作的進行[4]。一方面，在綜合檔案的管理工作中，專職人員不僅要不斷優化管理方法和內容，及時發現并改正檔案管理中出現的問題，而且要指導兼職檔案員做好檔案的收集工作。專兼職檔案人員還應該及時溝通，避免遺漏的項目，確保檔案的真實性和全面性。另一方面，醫院管理者要建立完整的監督機制，嚴格按照檔案工作標準和等級醫院評審的要求來進行監督檢查，努力實現檔案管理工作和等級醫院評審工作的共同進步。

4 結束語

等級醫院評審制度是提高醫院醫療水平和管理水平的重要準則。在等級醫院評審的視角下，必須強化醫院綜合檔案管理，提高檔案管理水平，使醫院綜合檔案成為等級醫院評審的關鍵依據。針對管理人員觀念落后、協調機制不夠完善、網絡技術應用不足等問題，要采取相應措施，提高專兼職人員素養，完善體制機制，加快電子化檔案系統建設，切實保證醫院綜合檔案管理能夠跟上醫院發展的步伐。

參考文獻

[1]艾華.強化檔案管理，為醫院等級評審提供檔案保障[J].蘭臺內外，2019（32）：21-22.

[2]彭永賓.淺談等級醫院評審視角下的醫院綜合檔案管理問題[J].辦公室業務，2018（15）：117.

[3]李洪琴，耿海軍，李建軍.強化醫院檔案管理工作? 促進等級醫院復核評審順利通過[J].江蘇衛生事業管理，2017，28（06）：165-166.

[4]張紅麗，鄭紅艷.優化檔案管理體系服務醫院等級評審的對策建議[J].辦公室業務，2015（07）：76+78.