等級醫(yī)院評審視角下的醫(yī)院綜合檔案管理問題及措施

趙光曦

摘 要：隨著等級醫(yī)院評審工作的推進，醫(yī)院管理得到全方位、多層次發(fā)展的同時，醫(yī)院綜合檔案管理水平也得到了提升，而檔案管理也在等級評審中發(fā)揮了重要作用。但在實際的醫(yī)院綜合檔案管理工作中，醫(yī)院管理者對檔案管理不夠重視，管理體系不夠完善，信息技術(shù)應(yīng)用相對落后，嚴重降低了檔案管理工作效率，影響到等級醫(yī)院的評審。本文針對這些主要問題，提出相關(guān)解決措施，通過科學(xué)有效的管理方法，提高檔案信息資源的利用率，保證檔案的合理使用，更好地為等級醫(yī)院評審工作發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞：等級醫(yī)院評審;綜合檔案管理;主要問題;解決措施

1 等級醫(yī)院評審視角下的醫(yī)院綜合檔案管理的意義

醫(yī)院各個職能部門在日常工作中，產(chǎn)生有價值的資源和信息，這些資源和信息通過分類和整理之后形成各個門類和載體的檔案，這部分檔案稱為醫(yī)院綜合檔案。醫(yī)院綜合檔案能夠真實反映醫(yī)院的背景、歷史和發(fā)展情況，體現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和管理水平。醫(yī)院的綜合檔案室與其他部門的管理工作相互聯(lián)系，為醫(yī)院管理提供原始、真實的決策依據(jù)，并成為等級醫(yī)院評審的重要保障和手段[1]。等級醫(yī)院評審時需要提供大量的檔案資料來證明醫(yī)院的管理工作是否達到等級評審制度中的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以便對醫(yī)院的管理工作進行鑒定和評價。因此，醫(yī)院的綜合檔案管理不僅是醫(yī)院決策和領(lǐng)導(dǎo)的重要依據(jù)，也是助力等級醫(yī)院評審的關(guān)鍵要素。醫(yī)院管理部門要切實做好檔案管理工作，使其成為等級醫(yī)院評審的重要保障。

21世紀后，大部分醫(yī)院為了更快捷、更便利地進行檔案利用，醫(yī)院逐漸完善了管理系統(tǒng)，通過計算機來開展檔案管理工作。高效檢索、自動化編目、信息化與網(wǎng)絡(luò)共享等一系列應(yīng)用有效推動了醫(yī)院資源的開發(fā)與利用，在醫(yī)院綜合檔案管理工作中起到了重要作用。但是在實際的檔案管理工作中，醫(yī)院仍然存在不少問題，嚴重影響了檔案管理的工作效率和檔案利用效果。

2 醫(yī)院綜合檔案管理的主要問題

1）醫(yī)院管理者對檔案管理不夠重視。檔案管理專業(yè)在醫(yī)院屬于非主系列的專業(yè)，醫(yī)院的管理者對檔案管理的重視程度不夠，缺乏檔案工作的開展規(guī)劃，對檔案工作質(zhì)量放低要求。在傳統(tǒng)管理模式的影響下，部分管理人員觀念落后，長期“重管理輕利用”的模式使醫(yī)院的檔案不能得到有效地開發(fā)與利用，制約了檔案管理的發(fā)展，也影響了醫(yī)院等級評審工作。

在日常工作中，各部門各自存儲自己的資料，不太注意收集和保管有利用價值的材料，不能及時整理和移交到綜合檔案室。有的管理者將檔案資料視為科室和個人的物品以及個人的電子文檔，甚至出現(xiàn)離崗就帶走檔案的情況，追不回應(yīng)歸檔的資料，特別是一些珍貴的、有價值的檔案，在需要利用的時候卻無法追溯，使單位蒙受損失。另外，一些兼職檔案管理人員，也沒有深刻認識到檔案管理的重要性和必要性，缺乏學(xué)習(xí)的積極性，對綜合檔案的管理內(nèi)容和形式缺乏了解，很少有機會參加檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)。

2）協(xié)調(diào)機制不夠完善。在現(xiàn)代化的檔案管理體系中，各部門需要相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)、共同聯(lián)動才能搭建數(shù)據(jù)共享平臺，達到醫(yī)院數(shù)據(jù)庫管理的設(shè)計目標(biāo)[2]。但是在實際檔案管理工作中，缺乏合理的協(xié)調(diào)機制，具體體現(xiàn)為醫(yī)院各部門之間互相割裂、獨立為政，無法實現(xiàn)檔案共享的目的。為了暫時的方便，各部門的文件多靠個人QQ和微信等個人社交媒體工具進行傳遞，既不安全又不利于文件的保存。部門間不愿意相互協(xié)調(diào)和進行變革，使現(xiàn)代化檔案管理平臺的創(chuàng)建受到影響。

3）信息技術(shù)應(yīng)用不足。隨著網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，應(yīng)用信息技術(shù)來管理醫(yī)院檔案已經(jīng)成為必要的管理手段。在醫(yī)院綜合檔案管理工作的開展過程中，缺乏數(shù)字化管理就會導(dǎo)致整個檔案管理體系的不健全，難以滿足大數(shù)據(jù)的時代要求，降低醫(yī)院的工作效率和工作質(zhì)量。一些醫(yī)院由于種種原因沒有完全開展數(shù)字化檔案管理;另外，在一些已經(jīng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的醫(yī)院中，由于缺乏專業(yè)知識和規(guī)范化管理，無法合理有效地運用電子化檔案管理系統(tǒng)，不注意管理權(quán)限的把控，往往存在檔案泄密的風(fēng)險，既達不到檔案管理的基本要求，也不能滿足綜合檔案管理的時代需求。

3 等級醫(yī)院評審視角下醫(yī)院綜合檔案管理問題的解決措施

1）增強檔案管理意識、提高業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院要以等級評審工作為契機，提高管理者對檔案管理的重視度，幫助各部門對照評審細則，梳理和完善現(xiàn)有的檔案資料，加強檔案資料的收集、整理、分類、歸檔等工作的落實，避免檔案資料的缺失和斷層。首先，檔案管理人員必須掌握工作流程，提高專業(yè)素養(yǎng)。專職檔案員要掌握各門類檔案的歸檔情況，并按時審核、檢查、培訓(xùn)各門類檔案的立卷工

作[3]。然后，醫(yī)院管理部門要強調(diào)管理工作的機密性，完善問責(zé)機制和監(jiān)督審查制度，做到責(zé)任明確。最后，嚴格落實等級醫(yī)院評審制度。等級醫(yī)院評審需要以綜合檔案的真實性和準(zhǔn)確性為前提，確保檔案管理的工作質(zhì)量，切實提高工作效率，實現(xiàn)等級醫(yī)院評審與綜合檔案管理的相互促進。

2）完善管理協(xié)調(diào)機制。合理的協(xié)調(diào)機制是醫(yī)院綜合檔案管理工作的關(guān)鍵所在。在等級醫(yī)院的評審標(biāo)準(zhǔn)下，整個醫(yī)院的管理體制，從管理內(nèi)容到管理方法，都要做到兼顧各方，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，處處體現(xiàn)等級醫(yī)院評審要求，力求提高醫(yī)院管理水平。在綜合檔案的分類、整合、儲存等各個環(huán)節(jié)中，使各個部門協(xié)調(diào)聯(lián)動，部門之間要加強溝通，要嚴格遵守醫(yī)院的綜合檔案管理制度，不斷改進管理方法，在等級醫(yī)院的評定與審核中，不斷完善醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)和體制，實現(xiàn)高效、科學(xué)管理。

3）加快數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。在等級醫(yī)院評審的標(biāo)準(zhǔn)和大數(shù)據(jù)時代的要求下，醫(yī)院要正確認識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的必要性，緊跟時代步伐，加快數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。一要利用現(xiàn)代多媒體技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提升檔案管理的智能化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化水平，為等級醫(yī)院評審做好準(zhǔn)備。二要充分發(fā)揮計算機技術(shù)的優(yōu)勢，將高效檢索、自動化編目、檔案電子化與網(wǎng)絡(luò)共享等技術(shù)有效融入檔案管理工作中，通過數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)檔案資料的快速查找、檢索和利用，確保醫(yī)院綜合檔案能夠為等級醫(yī)院評審及時提供有用的材料和依據(jù)。

4）健全檢查監(jiān)督機制。健全的檢查監(jiān)督機制不僅能夠保證檔案管理工作的順利開展，而且有利于等級醫(yī)院評審工作的進行[4]。一方面，在綜合檔案的管理工作中，專職人員不僅要不斷優(yōu)化管理方法和內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)并改正檔案管理中出現(xiàn)的問題，而且要指導(dǎo)兼職檔案員做好檔案的收集工作。專兼職檔案人員還應(yīng)該及時溝通，避免遺漏的項目，確保檔案的真實性和全面性。另一方面，醫(yī)院管理者要建立完整的監(jiān)督機制，嚴格按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和等級醫(yī)院評審的要求來進行監(jiān)督檢查，努力實現(xiàn)檔案管理工作和等級醫(yī)院評審工作的共同進步。

4 結(jié)束語

等級醫(yī)院評審制度是提高醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平的重要準(zhǔn)則。在等級醫(yī)院評審的視角下，必須強化醫(yī)院綜合檔案管理，提高檔案管理水平，使醫(yī)院綜合檔案成為等級醫(yī)院評審的關(guān)鍵依據(jù)。針對管理人員觀念落后、協(xié)調(diào)機制不夠完善、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用不足等問題，要采取相應(yīng)措施，提高專兼職人員素養(yǎng)，完善體制機制，加快電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)，切實保證醫(yī)院綜合檔案管理能夠跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐。

參考文獻

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