談建筑企業辦公室工作人員應該具備的素質

張赟

中圖分類號：C962 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-121-01

摘 要 辦公室作為企業發展中不可或缺的組成部分，其工作質量的好壞會直接影響企業效益的獲取，所以企業管理人員在進行辦公室管理時，應當依據辦公室管理中存在的問題制定相應的解決措施，不斷提升辦公室在企業制度決策中所起到的輔助作用。本文將對建筑企業辦公室工作人員應該具備的素質進行深入探討，以供參考。

關鍵詞 建筑企業 辦公室 行政工作 素質要求

辦公室是建筑業的重要紐帶，責任重大。不僅要繼承這一點，與內部和外部聯系起來，還會直接影響辦公人員的形象風格和具備綜合素質的企業的整體形象以及自身的功能發揮。因此，辦公室職員的作用至關重要。不僅要提高生產率，還要不斷提高自己的綜合素質。這是建設企業提高服務能力和內部管理水平亟待解決的問題，需要認真研究和分析。

一、建筑企業辦公室之中普遍存在的問題

首先，建筑企業辦公室有些工作人員的責任心不強。辦公室的工作職能和工作比較瑣碎，所以很多人認為辦公室的工作不需要跑腿、雜物、錢財和技術，任何人都可以做。有了這種偏見的理解，建筑企業辦公室職員也不能偏重本職工作，甚至可能會想到職務變更。其次，忙碌的工作使員工幾乎沒有時間提高學習水平，從而間接難以晉升員工，從而影響收入水平。第三，出于多種原因，辦公室員工來源廣，部分員工的工作效率和自己的綜合質量低，專業工作也不符合要求，直接影響到辦公室員工的整體水平。第四，對一些企業來說，員工配置管理不太科學，大多數是臨時的，沒有長期開發的計劃，也沒有相應的員工培訓，辦公室員工水平不好，無法滿足辦公室員工的工作要求。

二、建筑企業辦公室人員的素質要求

（一）樹立大局服務意識，努力提升執行力

辦公室在為每個業務部門提供服務的同時，必須與終端員工對接，工作并不困難，但非常瑣碎和復雜，創建材料、發送文件、管理車輛、甚至清潔等都是非常詳細的工作，需要高度的責任感和堅持的態度，有些經營者在辦公室工作成績困難、默默無聞、長期得不到正確的鼓勵和關注，不能滿足要求，或者經常受到委屈和各方誤解，辦公室后勤支持工作極度考驗 將企業制度的要求聯系起來，按照上級組織的指導進行正確的服務，同時表明辦公室負責人需要對部門工作有明確的總體了解。 作為領導的助手，要學會思考問題，處理工作，成為各部門的協調員，以目標、多方面、高質量地完成工作。辦公室總是帶著“責任感”、“服務意識”和“大勢意識”展開工作。以此為基礎，提高工作效率的努力也是辦公室的服務要求。辦公室有力的執行是工作的基礎，干凈積極地問問，工作要通宵達旦，應該是淳樸的工作風格，事先安排，對萬事的回答應該是在辦公室里面應對未來的工作[1]。

（二）及時對辦公室工作人員的責任進行細分

在當前建筑企業辦公室管理中出現的重要問題就是辦公室沒有責任劃分，這樣就使得企業工作人員在工作中不能夠明確自身的職責。因此企業要想在發展中發揮辦公室的作用，就需要根據辦公室人員的職位性質細分工作人員的職責，只有這樣才能夠保證辦公室工作人員日常工作的有序進行。例如，企業在進行辦公室管理時可以規定“辦公室管理人員的主要職責就是對辦公室日常工作進行管理，確保辦公室各項職能的順利完成。”也可以規定“辦公室文職人員的主要工作就是將公司發展有關的檔案進行整理收集”又或者規定“辦公室的電腦技術人員主要職責就是，保證公司電腦運行安全以及及時將公司的發展策略進行電子文檔錄入”等等。企業通過對辦公室各個職位職責的劃分，就能夠使得辦公室人員在進行工作的過程中明確自身職責，了解自己應該干什么，進而提升辦公室的工作效率[2]。

（三）提高企業人員的工作素質

辦公室工作人員是否能夠在工作中發揮其應有的工作效應，最為關鍵的就是看辦公室人員是否具有較高的工作素質，如果工作人員擁有加強的工作素質，那就能夠充分提升辦公室的工作職能。所以為了能夠保證工作室職能的發揮，企業管理人員需要積極提升企業人員的工作素質。例如企業工作人員在進行辦公室人員招聘時，可以根據辦公室的需求進行人才招聘要求的制定，并且規定“當應聘人員所具有的技術才能相仿時，招聘人員需要優先招聘工作素質較高的員工”，通過這種具有針對性的人才招聘，辦公室人員的綜合工作素質就可以得到有效提升。此外企業也可以定期組織辦公室工作人員大會，及時向辦公室人員傳授提升辦公室工作素質的方式，并且在方式傳授一段時間后，企業可以組織專業人員進行素質提升情況測試。通過人才招聘以及原有人員素質教育，那辦公室人員的整體工作素質就可以得到有效提升[3]。

（四）分清輕重緩急、掌握主次，服務周全凝聚團隊

辦公室工作流動性比較強，為了完成本業可能會有很多意外的突發工作，所以工作任務很忙，很繁忙，但經營者的工作秩序并不混亂，一方面加強工作的可預見性，為可能發生的事做好準備，在日常工作中及時整理任務，避免工作積壓，另一方面要確定優先順序，指導性分配的工作要優先處理，緊急和困難的工作要慎重對待與秘密相關的工作，這樣才能另外，白領還有一個“細”字，工作要考慮周密，迅速準備，緊急問題必須形成方案并及時解決，才能得到其他員工的認可，不能抵抗服務過程中產生的摩擦，要積極溝通，避免引起誤會和委屈。后勤支援工作必須有服務團體的意識工作，才能團結團隊，誘導企業文化的傳播，是促進企業健康出發的獻身工作。

三、結語

企業改革發展新階段辦公室管理的創新和改進，可應用于具體的管理實踐，有效推進管理現代化。建設工程要不斷適應科學技術發展帶來的巨大變化，及時使用最新技術，辦公用品也要不斷更新和改進，以求最大限度地提高效率。

參考文獻：

[1]李玲.論國有建筑企業辦公室管理的創新與實踐對策[J].現代經濟信息，2019（17）：103.

[2]曹峰.施工企業項目辦公室如何做好后勤服務工作[J].現代經濟信息，2019（14）：64.

[3]趙攀飛.公路施工建筑企業辦公室的綜合管理方法[J].交通世界，2019（Z2）：258-259