淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

張珊珊

摘 要：近些年來，我國經濟水平不斷提高，計算機應用得到了空前的發展，網絡滲透到了各行各業，任何行業都離不開網絡，這也就對檔案管理信息化建設提出了要求，傳統的檔案管理已經不符合當代需求，因此需要建設一種符合當今社會且可行性大的檔案管理方法，本文結合如今檔案建設的實際，就如何開展檔案信息化管理建設、提高檔案管理水平展開探討。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

做好檔案管理工作，是新時期的工作需求。由于人類對信息的需求逐漸增大，所以加強領導與組織，重視檔案管理工作，制定有效可行的制度來促進管理工作的規范化是當務之急。政府部門要對電子檔案進行有效利用，強化工作人員對檔案管理的意識與重視，有針對性、目的性地為資源需要者提供服務。工作人員也要注重提高自身綜合素質，掌握檔案管理的專業知識，積累工作經驗，在原有的檔案管理工作上進行完善，爭取精益求精。

1 內涵

想要充分實現新時代檔案管理的革新性、高效性和價值性，企業就必須打破傳統檔案管理的模式，實行檔案的信息化管理。企業檔案信息化管理，指企業利用先進的計算機技術、信息技術以及通信技術等現代科技，對信息資源進行收集、整理、加工和利用，把各類分散的信息資源分類后有效存儲，用統一標準的方法進行管理，并且以網絡化的方式進行連接，用戶可以利用網絡方便快捷地獲得授權了的檔案信息和進行相關合法合規操作，從而提高資源利用率，實現資源共享。企業檔案信息化管理主要包括三方面的內容：一是對傳統載體檔案進行數字化，通過掃描、微縮等現代化科技手段轉化為數據庫中的電子資源。二是對電子檔案的收集歸檔，利用計算機技術將電子檔案收集到數據庫中。三是實現企業檔案的網絡化和管理利用一體化。

2 存在的問題

2.1 我國檔案信息化建設存在地域差異

當前，我國檔案管理信息化在不同的地域，發展的水平也存在著很大的差異，有的地方檔案管理方面先進，有的地方則稍微落后，例如，在經濟發達的東南沿海地區，無論是在教育還是在科技、人才、技術方面都遠遠領先于我國的西部地區。因此，在我國東南沿海地區的，我們國家檔案信息化管理得到了很大的發展，目前發展已經非常成熟，基本已經采取了十分先進的檔案管理模式。在西部地區檔案的信息化管理問題仍然是一個亟待解決的問題，根本原因在于這些地區經濟落后，投入的建設經費、管理經費不足，人才短缺，所以在檔案信息化管理方面一直處于落后狀態，依然沿用傳統模式，效率低下，改進較慢，導致檔案信息化管理一直處于落后狀態。

2.2 檔案信息化管理人員素質較低

在檔案信息化管理的過程中，無論是檔案的信息化建設，還是檔案的資源利用，都對檔案人員的業務素質提出了新的要求。新時代的檔案管理人員除了要具有檔案管理能力，還要有計算機專業技能和信息處理的能力。但從實際情況來看，有些檔案管理人員缺乏檔案信息化管理知識，不能站在企業管理的高度上使企業管理者重視檔案信息化建設，更多的是依賴于固有的檔案管理模式，只重視紙質檔案，認為保存管理好紙質檔案就是保存好企業資源。有些檔案管理人員缺乏計算機管理能力，在檔案信息化建設過程中，完全依賴于企業信息化管理人員，導致檔案管理系統缺乏實操性，無法達到實際效果。

3 加強檔案管理信息化建設的路徑

3.1 不斷提高服務，擴展檔案的利用

在檔案管理體制的完善中，要提高服務并且擴展檔案的利用。在這個方面，以我國檔案信息化建設為例，管理縝密、健全的單位，最能突出的就是個人的檔案信息，一個單位的檔案管理信息化水平，便能體現出整個單位的人事管理思想，所以檔案管理工作十分艱巨，這對檔案管理人員提出了要求，管理人員應該時常關注管理工作中遇到的問題，具體問題具體分析，采取合理的策略和方法，不斷開闊新視野，擴寬新思路，綜合運用自身總結的各種方法處理好檔案工作中出現的問題。這也需要檔案管理者熟悉工作流程，在工作中能夠創新模式，創立檔案管理反饋和產生模式，時時刻刻改正管理上出現的不足，擴大檔案資源利用的范圍，從而更加有利于檔案信息化管理的建設。

3.2 提高管理人員素質

檔案管理者必須時刻維護檔案的真實性，以保證內容信息可靠。提高檔案管理者的道德意識，防止檔案管理者歪曲檔案內容，篡改檔案成果的惡劣現象出現。同時也要保證客觀鑒別檔案，堅持實事求是，力求尊重檔案的真實性，絕不按照主觀臆測檔案，做出不恰當的分類。除此之外，檔案管理者必須要有維護檔案的意識，并且與一切歪曲檔案內容、破壞檔案真實性的行為作斗爭。一個優秀的檔案管理者，必須要擁有良好的信息處理能力。管理者必須要注重提高相關能力，在增強對信息的敏感度的同時提高自身鑒別與處理信息的水平，以保證社會對檔案的需求得到滿足。

3.3 做好檔案的附加值，合理開發檔案資

因為對檔案工作有了好的開展，檔案管理的信息化建設逐步確立起來。這體現在，計算機信息的應用大幅度提高，有了計算機，處理檔案工作的效率得到提高。因此檔案的信息化管理工作也離不開計算機網絡，同時計算機能夠最大速度管理檔案信息，其速度遠遠超過了人力，所以檔案的使用范圍能夠得到空前的提升，對檔案資源的利用程度就會大大加深，這就方便了工作，能夠最快、最準確地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

3.4 提高重視程度，是做好企業檔案信息化管理的基礎

企業檔案信息化不單只是檔案人員負責思考的事情，而是整個企業應該重視的大事之一，企業管理者應將檔案信息化管理納入企業管理的層面上來研究，真正從上到下重視檔案信息化工作，轉變對檔案工作“不用不重視”的老思想，將“死檔案”變成“活資源”，充分利用檔案信息為企業提供借鑒、總結經驗、守住利益、創造效益。

3.5 加強檔案的數字化建設

檔案的數字化建設，信息化創立是做好檔案管理工作的有效方法。也是檔案工作逐步實現現代化，與現代化技術進行進一步融合的必經之路。檔案是一種比較豐富的信息資源，所以如果能夠實現檔案的信息化，將會使檔案效益發揮到最大，同時為需要的人提供更優質、更便捷的服務。由于檔案管理工作相對復雜，并且具有較高的勞動強度，所以將檔案目錄進行信息化是有效的構建工作之一。將信息化設備進行有效利用，對檔案進行整理與匯總，把所有相關的信息集合在一起。這樣不僅減少手工操作的強度，同時也能夠提高工作效率，降低重復勞動。在檔案資源共享的同時，達到事半功倍的效果，早日實現檔案管理的信息化建設。

4 結束語

綜上所述，我們可以看到，做好檔案管理工作，無論是對政府還是工作人員，都是必不可少的重要環節。在社會的不斷發展當中，檔案管理工作也在產生變化，出現許多新的狀況，所以檔案工作必須要與時代發展的需求緊密相連，相關的管理標準也要逐步嚴格起來，以保證檔案管理工作能跟上時代快速邁進的腳步，在信息化社會中為更多人提供服務。同時提高工作人員的綜合素養，注重對工作人員的定期培訓，以達到事半功倍的效果，促進檔案管理的規范化，加快社會主義和諧社會前進的步伐。

參考文獻

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