保密工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

蔡楊

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，信息化革命的浪潮帶來(lái)了巨大沖擊，不斷顛覆著我們對(duì)一些事物的認(rèn)識(shí)，并對(duì)我們的工作、生活產(chǎn)生了深刻的影響，檔案管理也從傳統(tǒng)管理模式逐漸向信息化管理模式深入發(fā)展，同時(shí)出現(xiàn)了一些新的檔案信息安全問(wèn)題。文章闡明了加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理保密工作的重要性，分析了現(xiàn)代檔案管理保密工作面臨的形勢(shì)和挑戰(zhàn)，提出做好現(xiàn)代檔案管理保密工作的方法和措施。

【關(guān)鍵詞】保密工作;現(xiàn)代檔案管理;作用

改革開放40多年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，各行各業(yè)都在為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)邁步前行。面對(duì)第四次工業(yè)革命，特別是云技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)的發(fā)展，信息的獲取更快捷，傳播也更迅速、安全性要求更高，這些都深深地影響著我們的工作、生活、學(xué)習(xí)。檔案管理也從傳統(tǒng)模式向信息化模式發(fā)展，在便捷每一個(gè)人的同時(shí)，也對(duì)信息安全問(wèn)題提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如何保障新時(shí)代檔案管理的安全，將保密工作更好地貫穿于檔案管理顯得尤為重要。本文提出了保密工作對(duì)現(xiàn)代檔案管理的作用，提出了方法和措施。

一、加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理保密工作的重要性

檔案是人們?cè)诟黝惿鐣?huì)活動(dòng)中形成的多種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。改革開放以前的檔案主要是記錄國(guó)家一些重大的事件、重要人物，多以公文形式存在。現(xiàn)在的檔案涉及的范圍更廣，大到治國(guó)理政，小到民生需求，都有客觀真實(shí)的記錄。傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)的，通過(guò)收集、整理、匯總等方式歸類造冊(cè)，存放在專用檔案庫(kù)房。現(xiàn)在的檔案管理主要是通過(guò)信息化的方式完成的，更多的檔案已經(jīng)通過(guò)掃描，成為數(shù)字化檔案，存儲(chǔ)、查詢、使用更加方便。但是，信息化帶來(lái)便捷的同時(shí)，也對(duì)安全性提出了更高的要求，特別是數(shù)字化檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，不僅容易出現(xiàn)信息泄露，而且有可能造成信息的永久丟失。因此，只有做好保密工作，才能確保檔案安全，保護(hù)個(gè)人信息安全，維護(hù)好公民權(quán)利。

二、檔案保密工作面臨的形勢(shì)和挑戰(zhàn)

（一）現(xiàn)代檔案管理人才缺乏。一些單位的檔案管理人員學(xué)歷不高、年齡偏大，非專業(yè)人員所占比重較大，而且很多人是常年從事傳統(tǒng)檔案管理的人員，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理認(rèn)識(shí)不足，對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也不熟悉，缺乏對(duì)信息安全防護(hù)手段的了解。而檔案管理又屬于冷門專業(yè)，相當(dāng)一部分人不愿意從事這項(xiàng)工作，覺得專業(yè)單一，發(fā)展空間不大，檔案管理專業(yè)人才“門可羅雀”，一些單位出現(xiàn)了老人不能完全勝任現(xiàn)代檔案管理和安全工作，新人又招不來(lái)的尷尬局面。

（二）檔案管理保密意識(shí)不強(qiáng)。隨著數(shù)字化檔案的普及，我國(guó)外部環(huán)境的不斷變化，敵對(duì)勢(shì)力或別有用心的人會(huì)采取多種手段、多種方式竊取相關(guān)保密信息，如果檔案工作人員保密意識(shí)不強(qiáng)，在電話、短信、微信中涉及保密信息，就會(huì)在不知不覺中泄露了國(guó)家的秘密，給單位和社會(huì)造成損失。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的保密知識(shí)教育，提高其保密意識(shí)。

（三）檔案管理安全設(shè)備不完備。一是檔案涉密載體存在安全隱患。計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像等是否按照保密的要求，確定專人專用，加入了保密防護(hù)措施，是日常容易忽略的方面。二是對(duì)電子檔案載體進(jìn)行針對(duì)性的檢測(cè)和必要的維護(hù)不及時(shí)，特別是在定期對(duì)病毒庫(kù)升級(jí)，對(duì)硬盤、U盤等電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)和更換方面易疏忽。三是沒有及時(shí)對(duì)電子檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí)。四是沒有強(qiáng)化對(duì)電子檔案使用過(guò)程的監(jiān)管，忽略了使用后進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)，確保沒有植入病毒。

（四）檔案管理保密制度不健全。有的單位檔案管理制度不健全，對(duì)涉密的檔案沒有按照保密要求進(jìn)行分門別類的管理，任何人都可以借閱，另外在借閱過(guò)程中，也沒有按照要求登記、備案，落實(shí)保密室查閱要求。有的單位雖然制定了各類檔案管理制度，但制度的執(zhí)行僅停留在檔案管理人員的層面，其他人員不清楚，也沒有定期進(jìn)行保密知識(shí)宣傳和教育，導(dǎo)致制度雖健全，落實(shí)卻落空，應(yīng)付差事，流于形式，沒有內(nèi)化于心，外化于行。

三、做好現(xiàn)代檔案管理保密工作的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理保密人才隊(duì)伍建設(shè)。一是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，通過(guò)定期學(xué)習(xí)、集中培訓(xùn)、邀請(qǐng)專家授課、觀看保密宣傳片，熟悉和掌握檔案管理相關(guān)保密工作，提升現(xiàn)有人員的保密知識(shí)和保密意識(shí)。二是從管理者層面加大對(duì)專業(yè)保密人員的引進(jìn)力度，特別是加大既有計(jì)算機(jī)知識(shí)背景，又熟悉檔案工作的人員的引進(jìn)，必要時(shí)可以放寬學(xué)歷要求，從而提升檔案管理保密人才的整體素質(zhì)和工作水平。

（二）加強(qiáng)檔案保密工作宣傳力度。加強(qiáng)檔案保密宣傳工作是提升單位檔案管理水平的重要手段，也是確保檔案安全的重要保障。要加強(qiáng)可能涉密人員的培訓(xùn)力度，可以通過(guò)發(fā)放簡(jiǎn)單、易懂的保密知識(shí)資料，或者在宣傳欄滾動(dòng)播放保密知識(shí)，或者利用微信和各類學(xué)習(xí)平臺(tái)強(qiáng)化保密知識(shí)宣傳，讓相關(guān)人員充分了解檔案保密工作的重要性以及檔案保密方法、手段、措施和法律法規(guī)要求，通過(guò)這些辦法，從思想深處提高他們的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)和法制觀念，營(yíng)造出良好的檔案保密氛圍。

（三）加強(qiáng)檔案安全防護(hù)力度。嚴(yán)格按照檔案安全“十防”的要求，全面落實(shí)人防、物防、技防“三位一體”防范措施，配齊配全保密檔案柜、消防、監(jiān)控、防護(hù)門窗等設(shè)施。對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像等實(shí)行專人專用，專人管理。及時(shí)檢測(cè)維護(hù)電子檔案載體。定期升級(jí)病毒庫(kù)和完善防火墻，定期檢查硬盤、U盤等電子存儲(chǔ)設(shè)備，必要時(shí)進(jìn)行更換。強(qiáng)化電子檔案使用過(guò)程的監(jiān)管，加強(qiáng)安全隱患的排查。

（四）完善檔案保密工作制度。健全相關(guān)制度，完善《檔案保密制度》《檔案查閱制度》等，確保管理有制度保障。強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，對(duì)不同人員確定相關(guān)責(zé)任和使用層級(jí)，落實(shí)好審批制度，確保運(yùn)行有約束。強(qiáng)化監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)整改到位，對(duì)制度的空白，及時(shí)健全完善，確保檔案管理的安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

確保現(xiàn)代檔案安全，是新時(shí)期我們必須要做到的一項(xiàng)工作，也是提供更加便捷、安全、高效檔案服務(wù)工作的保障。面對(duì)存在的問(wèn)題，著力做好檔案保密人才隊(duì)伍建設(shè)、保密工作宣傳、檔案安全防護(hù)和檔案保密制度完善等工作，才能不斷完善檔案管理系統(tǒng)，提高安全防護(hù)能力，確保檔案管理安全。

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