關于企業檔案管理社會化的研究

瞿立菲

摘? ?要：在各企業的內部發展中，檔案管理是重要的組成部分，對企業的穩定發展有巨大的影響，對此，需要企業能夠對此提高重視度，加大對其的監管力度，結合企業的發展情況與需求綜合分析，制定完善的管理制度，全面落實到企業檔案管理工作中，確保企業檔案管理工作人員能夠嚴格按照相關標準制度與要求的規范性實施，提升企業檔案管理質量與效率，為企業的長久發展奠定良好的基礎。近年來，隨著我國經濟社會的發展，使各企業之間的競爭形勢越來越激烈，為企業檔案管理社會化的發展起到了促進的作用，選擇專業機構對企業檔案的科學化管理，既能夠為企業節約更多的成本費用，又確保企業檔案的實效性，使企業檔案的透明化、公開化，更方便企業的監管。

關鍵詞：企業檔案管理? 社會化內容? 重要性? 策略

在現代化社會的發展中，各企業都對檔案管理提高重視度，加大了對企業方案管理力度，對社會化管理的全面實施，為企業檔案管理工作的發展提供有利條件。而對企業方案管理的社會化實施，既可以解決企業紙質文件的儲存壓力，又可以降低整體的管理費用，對各項工作事務的科學化管理，使企業檔案管理工作充分發揮出自身的重要作用與價值，促進各企業的可持續發展。

1? 企業檔案管理社會化內容

隨著我國信息化技術不斷地發展，使其廣泛地應用在各領域中，滿足各領域的發展需求，充分發揮自身的重要作用與價值。尤其是在企業檔案社會化管理工作中，是企業穩定發展的重要基礎。專業管理機構，受到了企業的委托，通過機構與企業的相互溝通，使雙方都彼此相對了解，以信息化技術為前提，確保機構對企業檔案管理可以滿足企業的發展需求[1]。企業找到專業管理機構，由機構對企業檔案的社會化管理，對信息化技術的應用，確保企業檔案管理質量與效率，全程都由機構所負責，企業不會有過多的參與，從而減輕企業的工作負擔，促進企業的快速發展。

專業管理機構在對企業檔案進行管理的過程中，受到相關法律法規的保護與限制，針對專業管理機構的權利、義務等，有明確的規定與標準，為企業檔案管理社會化的發展提供安全保障。同時，也是對專業管理機構的約束管理，確保其服務的內容、方法具有科學性、規范性，符合企業的發展需求，從而為企業的發展提供優質服務。

2? 企業檔案社會化的重要性

2.1 節約成本

企業選擇將企業檔案委托到專業管理機構中，不僅可以減少企業的整體成本費用，還可以享受專業機構所提供的優質服務，為企業的穩定發展提供有利條件，又促進企業檔案管理的社會化發展。

2.2 統籌社會資源

專業管理機構，對企業檔案的管理，有明確的管理內容與管理職責，根據相應的法律法規規范性實施，結合企業的發展需求，對其進行精細化的管理，對信息化技術的應用，創新多樣的管理模式，加大對社會資源的配置，為企業的發展提供更多的信息與資源，從而提升企業的綜合實力。

3? 企業檔案社會化發展現狀

在各領域的發展中，企業之間的競爭力比較大，由于一些企業的創辦時間比較短，缺乏理論性的指導，忽視對企業檔案的管理，沒有科學的管理規劃與方法，使企業檔案管理工作失去了自身的意義與價值[2]。還有的企業不具備專業的檔案管理人員，使企業檔案社會化管理的過程中，無法與專業機構的積極溝通、交流，對企業檔案管理社會化的發展造成嚴重的阻礙。與此同時，針對一些非政府企業的發展，其自身的檔案管理工作，與專業機構之間沒有行政、業務之間的往來，就忽視了對企業檔案的社會化管理。

專業機構中還存在著管理制度不完善的情況，無法滿足企業檔案社會化管理的發展需求，雖然建立了專業服務機制，但是卻忽視了對企業檔案的監督，沒有明確的工作目標，使檔案管理工作量越來越大，無法滿足各領域企業的發展需求，尤其是對企業轉型的發展造成了阻礙。隨著企業檔案社會化的不斷發展，專業檔案管理機構數量持續增多，以全新的面貌出現在各領域中，使各領域都對其加大關注度。尤其是在非政府組織機構的發展中，不僅是對檔案管理工作內容、管理制度、體系等全面地完善，而且還為企業檔案管理提供了多元化的服務，可滿足各領域企業檔案管理需求。

4? 優化企業檔案社會化管理策略

4.1 加強企業檔案管理的統一性

在企業檔案管理社會化發展中，最重要的核心就是對其的統一化管理，不僅幫助企業減少檔案管理的成本費用，又確保檔案管理模式的科學性與合理性。以往的管理模式比較傳統、單一，主要是以工作級別、文化程度為參考價值[3]。但是考慮到企業人員流動情況，使企業注重對人才的選擇，由于檔案管理工作人員自身的專業水平與綜合能力比較低，無法滿足企業的發展需求，增加了企業檔案管理的工作負擔。對此，加強企業檔案社會化的統一性管理，交由專業機構的精細化管理，減輕企業工作負擔，為企業的發展起到良好的促進作用。

4.2 對企業檔案的集約化管理

企業檔案管理，既保留企業知識資產，又涉及到信息資產的管理，與企業穩定發展存在著密切的關系。對社會化模式的應用，通過對企業內部情況的詳細掌握，考慮到企業的發展需求，制定完善的管理方案，對企業檔案管理體系的改革，從而確保企業檔案管理工作質量。而對企業檔案管理模式的創新，利用信息化技術，對企業檔案信息數據的搜集、整理、儲存等，確保企業檔案信息數據的準確性、完整性。

傳統的管理理念與管理模式，已經無法滿足現代化企業管理社會化發展的需求，主要是受到信息化技術的影響，不具備信息化技術的支持，使企業檔案管理社會化的發展產生嚴重的滯后性。而對網絡化管理模式的應用，可以把企業檔案管理信息數據，以數字化的管理形式呈現，提高企業檔案管理工作質量與效率。與此同時，還加大了對企業檔案的保護，為此項工作的開展與實施提高安全條件。

4.3 嚴禁自帶檔案

在各企業的檔案管理工作中，會受到人為因素的影響，經常出現檔案信息數據不完整、私自使用檔案、檔案損壞、檔案丟失等情況，不僅會使企業在發展過程中面臨著安全隱患，而且還會增大企業檔案管理工作的難度。再加上企業對檔案管理工作人員要求的不嚴格，使企業檔案管理工作人員的專業能力與綜合素質都比較低，無法提高企業檔案管理工作質量與效率，使企業檔案管理工作在企業的發展中，失去了自身的重要性與價值，對企業的發展造成不利的影響。對此，需要企業能夠提高檔案社會化管理重視度，加大對其的監管力度，為企業檔案管理社會化的發展營造良好的發展環境，有效地避免各項因素對其的影響，從而提升企業檔案管理質量。嚴禁自帶檔案，需要對檔案內容的分類管理、儲存，為后續工作的發展奠定一定的基礎。

5? 結語

綜上所述，企業檔案是對企業各項工作過程、內容等詳細地記錄，對各企業的穩定發展具有重要的影響性。并且企業檔案管理工作所涉及到的部門、人員、內容等都比較多，為提升企業檔案管理工作質量與效率，需對企業檔案社會化管理模式的積極開展與實施，采用信息化技術，創新多樣化的管理模式，優化管理理念，確保檔案信息數據的完整性、準確性，對企業檔案工作的精細化管理，從而促進各企業的長久發展。

參考文獻

[1] 張小鋒.企業檔案管理中的社會化問題分析[J].中國管理信息化，2017，20（18）：174-175.

[2] 董娟.企業檔案管理社會化問題初探[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2017（1）：49-50.

[3] 蔡白燕.企業檔案管理社會化問題及解決策略探究[J].辦公室業務，2016（15）：127.