關(guān)于企業(yè)檔案管理社會化的研究

瞿立菲

摘? ?要：在各企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展中，檔案管理是重要的組成部分，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有巨大的影響，對此，需要企業(yè)能夠?qū)Υ颂岣咧匾暥龋哟髮ζ涞谋O(jiān)管力度，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展情況與需求綜合分析，制定完善的管理制度，全面落實到企業(yè)檔案管理工作中，確保企業(yè)檔案管理工作人員能夠嚴格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度與要求的規(guī)范性實施，提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量與效率，為企業(yè)的長久發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，使各企業(yè)之間的競爭形勢越來越激烈，為企業(yè)檔案管理社會化的發(fā)展起到了促進的作用，選擇專業(yè)機構(gòu)對企業(yè)檔案的科學(xué)化管理，既能夠為企業(yè)節(jié)約更多的成本費用，又確保企業(yè)檔案的實效性，使企業(yè)檔案的透明化、公開化，更方便企業(yè)的監(jiān)管。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理? 社會化內(nèi)容? 重要性? 策略

在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，各企業(yè)都對檔案管理提高重視度，加大了對企業(yè)方案管理力度，對社會化管理的全面實施，為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提供有利條件。而對企業(yè)方案管理的社會化實施，既可以解決企業(yè)紙質(zhì)文件的儲存壓力，又可以降低整體的管理費用，對各項工作事務(wù)的科學(xué)化管理，使企業(yè)檔案管理工作充分發(fā)揮出自身的重要作用與價值，促進各企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1? 企業(yè)檔案管理社會化內(nèi)容

隨著我國信息化技術(shù)不斷地發(fā)展，使其廣泛地應(yīng)用在各領(lǐng)域中，滿足各領(lǐng)域的發(fā)展需求，充分發(fā)揮自身的重要作用與價值。尤其是在企業(yè)檔案社會化管理工作中，是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。專業(yè)管理機構(gòu)，受到了企業(yè)的委托，通過機構(gòu)與企業(yè)的相互溝通，使雙方都彼此相對了解，以信息化技術(shù)為前提，確保機構(gòu)對企業(yè)檔案管理可以滿足企業(yè)的發(fā)展需求[1]。企業(yè)找到專業(yè)管理機構(gòu)，由機構(gòu)對企業(yè)檔案的社會化管理，對信息化技術(shù)的應(yīng)用，確保企業(yè)檔案管理質(zhì)量與效率，全程都由機構(gòu)所負責(zé)，企業(yè)不會有過多的參與，從而減輕企業(yè)的工作負擔(dān)，促進企業(yè)的快速發(fā)展。

專業(yè)管理機構(gòu)在對企業(yè)檔案進行管理的過程中，受到相關(guān)法律法規(guī)的保護與限制，針對專業(yè)管理機構(gòu)的權(quán)利、義務(wù)等，有明確的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)檔案管理社會化的發(fā)展提供安全保障。同時，也是對專業(yè)管理機構(gòu)的約束管理，確保其服務(wù)的內(nèi)容、方法具有科學(xué)性、規(guī)范性，符合企業(yè)的發(fā)展需求，從而為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2? 企業(yè)檔案社會化的重要性

2.1 節(jié)約成本

企業(yè)選擇將企業(yè)檔案委托到專業(yè)管理機構(gòu)中，不僅可以減少企業(yè)的整體成本費用，還可以享受專業(yè)機構(gòu)所提供的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供有利條件，又促進企業(yè)檔案管理的社會化發(fā)展。

2.2 統(tǒng)籌社會資源

專業(yè)管理機構(gòu)，對企業(yè)檔案的管理，有明確的管理內(nèi)容與管理職責(zé)，根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)規(guī)范性實施，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需求，對其進行精細化的管理，對信息化技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新多樣的管理模式，加大對社會資源的配置，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的信息與資源，從而提升企業(yè)的綜合實力。

3? 企業(yè)檔案社會化發(fā)展現(xiàn)狀

在各領(lǐng)域的發(fā)展中，企業(yè)之間的競爭力比較大，由于一些企業(yè)的創(chuàng)辦時間比較短，缺乏理論性的指導(dǎo)，忽視對企業(yè)檔案的管理，沒有科學(xué)的管理規(guī)劃與方法，使企業(yè)檔案管理工作失去了自身的意義與價值[2]。還有的企業(yè)不具備專業(yè)的檔案管理人員，使企業(yè)檔案社會化管理的過程中，無法與專業(yè)機構(gòu)的積極溝通、交流，對企業(yè)檔案管理社會化的發(fā)展造成嚴重的阻礙。與此同時，針對一些非政府企業(yè)的發(fā)展，其自身的檔案管理工作，與專業(yè)機構(gòu)之間沒有行政、業(yè)務(wù)之間的往來，就忽視了對企業(yè)檔案的社會化管理。

專業(yè)機構(gòu)中還存在著管理制度不完善的情況，無法滿足企業(yè)檔案社會化管理的發(fā)展需求，雖然建立了專業(yè)服務(wù)機制，但是卻忽視了對企業(yè)檔案的監(jiān)督，沒有明確的工作目標(biāo)，使檔案管理工作量越來越大，無法滿足各領(lǐng)域企業(yè)的發(fā)展需求，尤其是對企業(yè)轉(zhuǎn)型的發(fā)展造成了阻礙。隨著企業(yè)檔案社會化的不斷發(fā)展，專業(yè)檔案管理機構(gòu)數(shù)量持續(xù)增多，以全新的面貌出現(xiàn)在各領(lǐng)域中，使各領(lǐng)域都對其加大關(guān)注度。尤其是在非政府組織機構(gòu)的發(fā)展中，不僅是對檔案管理工作內(nèi)容、管理制度、體系等全面地完善，而且還為企業(yè)檔案管理提供了多元化的服務(wù)，可滿足各領(lǐng)域企業(yè)檔案管理需求。

4? 優(yōu)化企業(yè)檔案社會化管理策略

4.1 加強企業(yè)檔案管理的統(tǒng)一性

在企業(yè)檔案管理社會化發(fā)展中，最重要的核心就是對其的統(tǒng)一化管理，不僅幫助企業(yè)減少檔案管理的成本費用，又確保檔案管理模式的科學(xué)性與合理性。以往的管理模式比較傳統(tǒng)、單一，主要是以工作級別、文化程度為參考價值[3]。但是考慮到企業(yè)人員流動情況，使企業(yè)注重對人才的選擇，由于檔案管理工作人員自身的專業(yè)水平與綜合能力比較低，無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求，增加了企業(yè)檔案管理的工作負擔(dān)。對此，加強企業(yè)檔案社會化的統(tǒng)一性管理，交由專業(yè)機構(gòu)的精細化管理，減輕企業(yè)工作負擔(dān)，為企業(yè)的發(fā)展起到良好的促進作用。

4.2 對企業(yè)檔案的集約化管理

企業(yè)檔案管理，既保留企業(yè)知識資產(chǎn)，又涉及到信息資產(chǎn)的管理，與企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展存在著密切的關(guān)系。對社會化模式的應(yīng)用，通過對企業(yè)內(nèi)部情況的詳細掌握，考慮到企業(yè)的發(fā)展需求，制定完善的管理方案，對企業(yè)檔案管理體系的改革，從而確保企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。而對企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新，利用信息化技術(shù)，對企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的搜集、整理、儲存等，確保企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。

傳統(tǒng)的管理理念與管理模式，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理社會化發(fā)展的需求，主要是受到信息化技術(shù)的影響，不具備信息化技術(shù)的支持，使企業(yè)檔案管理社會化的發(fā)展產(chǎn)生嚴重的滯后性。而對網(wǎng)絡(luò)化管理模式的應(yīng)用，可以把企業(yè)檔案管理信息數(shù)據(jù)，以數(shù)字化的管理形式呈現(xiàn)，提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率。與此同時，還加大了對企業(yè)檔案的保護，為此項工作的開展與實施提高安全條件。

4.3 嚴禁自帶檔案

在各企業(yè)的檔案管理工作中，會受到人為因素的影響，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)不完整、私自使用檔案、檔案損壞、檔案丟失等情況，不僅會使企業(yè)在發(fā)展過程中面臨著安全隱患，而且還會增大企業(yè)檔案管理工作的難度。再加上企業(yè)對檔案管理工作人員要求的不嚴格，使企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)都比較低，無法提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率，使企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展中，失去了自身的重要性與價值，對企業(yè)的發(fā)展造成不利的影響。對此，需要企業(yè)能夠提高檔案社會化管理重視度，加大對其的監(jiān)管力度，為企業(yè)檔案管理社會化的發(fā)展?fàn)I造良好的發(fā)展環(huán)境，有效地避免各項因素對其的影響，從而提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。嚴禁自帶檔案，需要對檔案內(nèi)容的分類管理、儲存，為后續(xù)工作的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

5? 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案是對企業(yè)各項工作過程、內(nèi)容等詳細地記錄，對各企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的影響性。并且企業(yè)檔案管理工作所涉及到的部門、人員、內(nèi)容等都比較多，為提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率，需對企業(yè)檔案社會化管理模式的積極開展與實施，采用信息化技術(shù)，創(chuàng)新多樣化的管理模式，優(yōu)化管理理念，確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性，對企業(yè)檔案工作的精細化管理，從而促進各企業(yè)的長久發(fā)展。

參考文獻

[1] 張小鋒.企業(yè)檔案管理中的社會化問題分析[J].中國管理信息化，2017，20（18）：174-175.

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[3] 蔡白燕.企業(yè)檔案管理社會化問題及解決策略探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：127.