大數(shù)據(jù)思維對高校人事檔案管理工作的啟示

萬淑君

摘? 要：本文在梳理高校人事檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程和分析大數(shù)據(jù)思維內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，探討大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理對象和開發(fā)利用方式的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)思維;人事檔案管理;管理對象;開發(fā)利用

Abstract： The essay will discuss the direction of the managed object and the development utilization mode of personnel Archives in colleges and universities in the era of big data.

Keywords： Big data thinking; Personnel Archives management; Management object; Development and utilization

1 引言

高校人事檔案管理者突破傳統(tǒng)的管理理念，積極運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化管理對象，創(chuàng)新開發(fā)利用方式，深入挖掘高校人事檔案的潛在價值。

隨著高校組織人事部門和個人對人事檔案利用廣度和深度逐漸增加，高校人事檔案的利用逐漸由普通的查借閱發(fā)展為對檔案信息的檢索和利用，原有的管理方式在檔案利用、檔案信息管理等方面存在諸多不足之處。例如，高校人事檔案數(shù)據(jù)庫只包括一些簡單的個人信息查詢檢索、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出記錄、檔案目錄錄入打印、檔案轉(zhuǎn)遞通知單打印等日常管理功能，無法實現(xiàn)對檔案中蘊(yùn)含的海量信息的檢索和利用。

近年來，計算機(jī)技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)和存儲技術(shù)取得突破性發(fā)展，為了更好地開發(fā)和利用人事檔案信息資源，防止檔案涂改造假，人事檔案數(shù)字化應(yīng)運而生。檔案數(shù)字化實現(xiàn)了檔案的計算機(jī)管理，大大提高了檔案信息查詢檢索效率，為建立干部人事檔案信息化管理體系奠定基礎(chǔ)。

2 大數(shù)據(jù)思維

大數(shù)據(jù)是指“難以用常規(guī)的軟件工具在容許的時間內(nèi)對其內(nèi)容進(jìn)行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合”[1]。大數(shù)據(jù)不僅是一種資源，也是一種思維方法。

所謂大數(shù)據(jù)思維，就是在大數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中，以大數(shù)據(jù)為視角分析問題、解決問題而形成的思維。[2]大數(shù)據(jù)思維主要包括整體性思維、時效性思維和預(yù)測性思維。整體性思維強(qiáng)調(diào)要分析與某事物相關(guān)的盡可能多的數(shù)據(jù);時效性思維即數(shù)據(jù)的采集、存儲和分析等過程必須迅速及時;預(yù)測性思維是在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘的基礎(chǔ)上，對事物發(fā)展趨勢、發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展結(jié)果進(jìn)行預(yù)測、估計和判斷的一種思維過程。[3]

3 高校人事檔案管理工作與大數(shù)據(jù)深度融合

3.1 充實人事檔案內(nèi)容。整體性思維強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的量，如果人事檔案數(shù)據(jù)量不夠，即使運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行分析、挖掘，依然不足以消除不確定性。人事檔案內(nèi)容的豐富性和完備性是人事檔案價值得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)，因此，必須從多維度多層面收集人事信息，保證人事檔案內(nèi)容充實完整。

現(xiàn)有高校人事檔案內(nèi)容存在片面、空泛、短缺、重復(fù)等問題，不足以完整地、全面地、系統(tǒng)地反映個人成長經(jīng)歷的全貌，應(yīng)該對人事檔案內(nèi)容和形式進(jìn)行創(chuàng)新。從時間跨度看，我國人事檔案是從初中或高中開始建立的，初高中之前的經(jīng)歷幾乎沒有任何記載，無法反映個人成長的全過程。專項審核過程中遇到最多的問題就是在人事檔案材料中關(guān)于年齡的記載不一致的情況下如何認(rèn)定出生日期，根據(jù)檔案中入團(tuán)志愿書等零星個人早期檔案材料無法全面地、客觀地分析和判斷年齡不一致的原因，為此，需要投入大量人力、財力到各地調(diào)查取證，造成資源浪費。筆者認(rèn)為高校人事檔案應(yīng)該全面系統(tǒng)地反映高校教職工個人從出生到終身的全過程。只有把檔案材料收集完備，才能根據(jù)檔案材料之間的關(guān)聯(lián)性分析判斷檔案內(nèi)容的真實性和合理性。

從形式上看，現(xiàn)有檔案內(nèi)容存在“千人一面、千篇一律”的問題，究其原因是檔案材料格式單一化，致使檔案內(nèi)容和形式同質(zhì)化。建議高校各職能部門在制發(fā)各種檔案材料的時候，充分考慮不同部門、不同崗位的特點，設(shè)計符合時代發(fā)展要求、內(nèi)容新穎、形式多樣的檔案材料。例如高校專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表可以根據(jù)不同系列職稱評審的不同要求，設(shè)計不同形式的專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表，充分體現(xiàn)各系列的不同特點和各系列之間的區(qū)別。建議高校人事檔案中增加體現(xiàn)高校教職工獨特性的檔案材料，如反映個人教學(xué)風(fēng)格、管理風(fēng)格、職業(yè)興趣、職業(yè)信用記錄等方面的檔案材料。從系統(tǒng)性看，現(xiàn)有檔案內(nèi)容“重結(jié)果輕過程”，如學(xué)歷學(xué)位材料，只歸檔入學(xué)登記表、成績單、畢業(yè)表和畢業(yè)證學(xué)位證復(fù)印件，這些材料不能系統(tǒng)地反映學(xué)習(xí)成長過程，像答辯材料、論文評閱材料等過程性材料蘊(yùn)含著大量有價值的信息，因此，一定要重視過程性材料的收集與歸檔，保證檔案材料的連續(xù)性和系統(tǒng)性，充分體現(xiàn)人事檔案的全面性和權(quán)威性。

3.2 優(yōu)化人事檔案載體。大數(shù)據(jù)時代，效率就是價值。高校人事檔案管理工作效率低的最主要原因就是現(xiàn)有高校人事檔案載體依然是紙質(zhì)檔案，雖然紙質(zhì)檔案在很長的一個時期對人事檔案的管理、安全、保密等方面都顯示出不可替代的作用，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的缺陷也越來越多地暴露出來：占用極大的存儲空間、易破損、管理費時費力、檢索查詢效率低，等等。

大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案管理工作唯有突破紙質(zhì)檔案的局限，才能真正實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的實時采集和及時處理。隨著我國電子文件管理的規(guī)范化，以及文書檔案電子化的成功實踐，電子檔案必將成為高校人事檔案載體的發(fā)展方向。電子人事檔案，即人事檔案采用電子文件形式。電子檔案比紙質(zhì)檔案更具優(yōu)勢：不占空間、不易破損，不受紙張的約束，存儲的人事檔案信息可以更加全面、翔實，在查詢、檢索等方面更加方便快捷。除了電子檔案，音頻、視頻等也可以成為人事檔案的載體。將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，同時將新產(chǎn)生的檔案材料電子化，最終實現(xiàn)檔案管理智能化、查詢檢索自動化、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，為深入開發(fā)高校人事檔案資源奠定基礎(chǔ)。

3.3 創(chuàng)新人事檔案開發(fā)利用方式。傳統(tǒng)高校人事檔案工作“重管理輕開發(fā)”，造成高校人事檔案的價值大打折扣。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)不但為高校人事檔案開發(fā)利用提供了技術(shù)保障，還為高校人事檔案工作帶來了全新的開發(fā)利用方式。預(yù)測性思維不再刻意探求因果關(guān)系，轉(zhuǎn)而重視總結(jié)規(guī)律。大數(shù)據(jù)的核心價值在于預(yù)測，即通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，揭示數(shù)據(jù)背后的規(guī)律，預(yù)測事物的發(fā)展趨勢，為管理決策提供精準(zhǔn)服務(wù)。這正與高校開發(fā)利用人事檔案資源的目標(biāo)不謀而合。

高校人事檔案管理者運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案信息進(jìn)行深度開發(fā)要分階段進(jìn)行。首先，要將現(xiàn)有的數(shù)字檔案和電子檔案數(shù)據(jù)化，即將數(shù)字信息結(jié)構(gòu)化、顆粒化，形成標(biāo)準(zhǔn)、通用、適合數(shù)據(jù)挖掘的數(shù)據(jù)對象。[4]只有經(jīng)過數(shù)據(jù)化的數(shù)字信息才能被計算機(jī)等智能設(shè)備識別和處理，數(shù)據(jù)化是大數(shù)據(jù)分析挖掘的基礎(chǔ)。其次，根據(jù)各高校組織人事部門的工作特點和實際需求，以解決問題為導(dǎo)向，有針對性地圍繞各個主題，從紛繁復(fù)雜的人事檔案數(shù)據(jù)中提煉有價值的信息和知識，查找數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，為構(gòu)建高校組織人力資源大數(shù)據(jù)平臺奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄔賀銓.大數(shù)據(jù)思維[J].科學(xué)與社會，2014（01）：1-13.

[2]彭知輝.論大數(shù)據(jù)思維的內(nèi)涵及構(gòu)成[J].情報雜志，2019（06）：124-130+123.

[3]丁德勝.數(shù)字檔案室在檔案信息化建設(shè)中的價值與前景——從機(jī)關(guān)角度探討電子文件/電子檔案管理權(quán)責(zé)、思路與方法[J].中國檔案，2018（02）：30-33.

[4]劉永，龐宇飛，荊欣.檔案數(shù)據(jù)化之淺析：檔案數(shù)據(jù)大腦的構(gòu)建[J].檔案管理，2019（03）：31-34.

（作者單位：南開大學(xué)人事處檔案室 來稿日期：2020-04-20）