關于做好鄉鎮檔案管理工作的思考

劉軼群

摘 要：檔案管理工作從狹義上來分析的話就是檔案業務工作，這也是檔案室與檔案館圍繞著檔案而展開的一系列業務工作，需要借助于科學且合理的檔案管理方式來做好這一項工作，從而有效發揮出檔案信息服務于其它各項事業的價值。鄉鎮檔案管理工作相對而言效果并不理想，而為了改善這一現象，本文則就如何做好鄉鎮檔案管理工作進行了思考。

關鍵詞：鄉鎮;檔案管理工作;優化措施

引言

在現如今經濟社會迅速發展的時代背景之下，我國城市化進程也在不斷加快，鄉鎮建設也成為了現今城市化建設與發展的重要構成。在鄉鎮建設過程中，逐漸開始形成了大量能夠體現出鄉鎮經濟社會發展面貌的圖表、文字、聲像、電子等各式各樣的文件資料，而這些具有存儲價值的文件材料在經過系統化的整理、立卷與歸檔之后自然也就形成了鄉鎮檔案，而如何有效做好鄉鎮檔案管理工作，充分發揮出這些檔案的價值也成為現如今時代發展的重要問題，筆者也是基于此進行了如下分析：

一、鄉鎮檔案管理工作不足及原因分析

1.不足之處

就目前我國鄉鎮檔案管理工作情況來分析，大多數鄉鎮檔案館在工作期間都是應用傳統手工管理的方式來進行管理工作。例如，以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等等，這不僅在編制階段占用了大量的工作實踐，整個檢索過程也可謂是十分的繁雜。除此之外，為了能夠有效保護檔案，檔案館還編制出了兩套檔案，這也直接增加了保管費用，大量復制文件的出現也促使檔案管理工作因此而面臨著全新的安全問題，更甚至于還與檔案管理的嚴肅性相抵觸。在手工檔案查詢的模式下，信息獲得以及傳遞速度也可謂是十分的緩慢，這也能夠看出鄉鎮檔案管理工作現如今還是存在著較多的不足之處，具體表現在以下兩個方面：

一方面，檔案管理手段較為滯后，無法滿足信息化時代發展需求。在信息技術時代背景之下，信息技術管理也成為檔案管理的重要手段，而鄉鎮在管理期間應用手工管理方式來進行整理立卷、歸檔等工作則過于傳統，操作程序也十分的繁瑣，需要耗費較多時間，無法有效保障鄉鎮檔案管理工作效率，也不利于這一項工作質量的提升。

另一方面，檔案管理人員網絡化意識不足，在現如今這個網絡化時代背景之下，沒有緊跟時代發展步伐創新自身管理理念與方式，反而將檔案管理當作一個“保管型”的工作，最終管理質量自然也較為低下。

2.原因分析

之所以鄉鎮檔案管理工作出現上述不足，主要原因可概括為幾個方面。

第一，鄉鎮各部門領導干部過多關注經濟建設，且對檔案工作多抱有“精力上可以少投入一點、時間上可以緩一下”的認知，單位主管領導在工作中對檔案工作大多存在“會上強調得少、主動過問得少”情況，日常檔案工作缺乏清晰的工作制度和明確的運行機制也帶來了一系列負面影響，檔案管理人員在這種情況下往往“心有余而力不足”，日常工作順利開展自然會因此受到制約。

第二，各部門檔案工作意識不強。由于缺乏對檔案工作的積極性，很多部門都是在檔案員反復催促才被動進行資料收集、整理和移交的情況，移交材料的質量往往因此受到影響，涉及部門多、跨度時間長的專項工作材料便屬于其中典型。

第三，鄉鎮檔案管理受到的市、縣檔案局關注力度不足。在業務指導實踐中，鄉鎮檔案管理往往被忽視，同級機關單位長期屬于業務指導的重心所在，事前規范、事中指導、事后監督因此出現的缺失也必須得到重視。

第四，工作經費投入不足。投入充足的工作經費，能夠有效改變鄉鎮檔案管理基礎薄弱現狀，但由于短期內鄉鎮檔案管理難以評估收益，很多鄉鎮不愿意提供相關經費，鄉鎮檔案管理配套設施申購等環節受到的負面影響必須引起重視。

第五，檔案管理專業人才缺乏。專業性很強的鄉鎮檔案管理對專業人才需求較高，檔案管理人員必須同時具備專業技能、較強的責任心、嚴謹細致的品質，但受到崗位流動性大、培訓工作有效性有限等問題，現階段很多地區的檔案工作人員無法滿足鄉鎮檔案管理工作升級需要。

二、做好鄉鎮檔案管理工作的措施

1.領會鄉鎮檔案建設相關法律依據

要想真正做好鄉鎮檔案管理工作，一定要深刻領悟鄉鎮檔案建設與管理工作開展的相關法律依據，這也是鄉鎮檔案管理工作質量得以提升的基礎與保障。我國《中華人民共和國檔案法》 是從事檔案管理工作最為基礎的法律制度，所以相關工作人員一定要對其形成良好的認識與把握，真正對其深意形成深刻領悟。《建設工程質量管理條例》則對施工建設過程中相關單位的職責進行了明確，同時，還對相關檔案規定進行了明確，因此鄉鎮檔案管理人員可以將其作為檔案管理工作重要法律依據之一。同時，還需要按照《城市建設檔案管理規定》之中的相關依據來展開相關工作。

2.加強組織落實

鄉鎮檔案管理工作質量要想真正得以保障，首先，相關政府部門一定要加強重視與支持，因為只有人力、財力、物力等組織落實到位，這一項工作才能順利展開，否則自然也是空談。其次，在這一過程中，鄉鎮政府一定要先提高重視，積極組織由鎮長作為組長、分管黨委副書記作為副組長的鄉鎮檔案管理與建設工作領導小組，然后抽取相應的人員擔任檔案員職務，這樣才能為鄉鎮檔案管理工作的順利實施奠定基礎。

3.鄉鎮檔案需要體現出鄉鎮建設全貌

鄉鎮建設內容本身就十分的龐雜，涉及到社會各個方面：

首先，鄉鎮經濟建設。這一點主要指的是要結合鄉鎮實際、圍繞鄉鎮區域特色來發展出優勢項目、主導產業，借助于調整產業結構、改善生產生活條件來發展出勞動密集型產業，這樣才能真正有效保障經濟持續發展。其次，則是指基礎設施建設，像是鄉鎮住宅、燃氣、道路等。最后，還有文化建設等等。

由此可見，鄉鎮檔案管理工作在開展過程中一定要意識到其內容的龐雜性，在檔案管理過程中確保其內容、載體形式以及門類等各方面的詳細以及全面性，這樣才能真正將鄉鎮整個活動情況直觀的呈現出來。除此之外，鄉鎮檔案管理工作在實施過程中還需要與鄉鎮建設相同步。在鄉鎮建設過程中，一定要做到檔案館建設與氣體基礎工程建設同步、檔案管理與城鎮建設同步發展的情況。

4.鄉鎮檔案管理期間要做到依法治檔

鄉鎮檔案管理工作質量要想得以保障，在管理期間還需要依法治檔，真正將鄉鎮檔案管理工作納入到法治軌道，嚴格按照《村莊和集鎮規劃建設管理條例》《中華人民共和國檔案法》等相關法律體系來進行管理，這樣就能讓鄉鎮檔案管理工作逐漸從之前的“人治”走向“法治”，這樣自然能夠及時步入法制化發展軌道。在這一過程中，縣（市）檔案管理部門一定要依法履行自身監督與指導責任，積極構建出相應的執法隊伍，對鄉鎮檔案管理期間所存在的一系列違法行為與事跡及時進行糾正，這樣才能真正有效提升鄉鎮檔案管理工作質量。

5.切實做好鄉鎮檔案管理各項工作

要想真正做好鄉鎮檔案管理工作，在實際工作過程中一定要切實做好鄉鎮檔案管理各項業務工作，這樣才能真正有效提高這一項工作的質量和效率。

首先，在管理過程中一定要做好地下管線工程檔案，將工作重點放在檔案接收以及收集等方面。同時，還需要及時增加檔案的館藏量，這樣才能真正有效保障檔案的完整以及齊全度。

其次，對聲像檔案管理工作一定要加強重視，對于一些重點建設項目更要及時進行跟蹤與建設，拍攝好舊城舊貌、新城新貌，這樣才能確保鄉鎮檔案能夠很好地體現出鄉鎮建設與發展歷史。

再者，在進行鄉鎮檔案管理的時候，還需要嚴格按照國家相關規范來進行整理與歸檔。同時，對其管理環境進行優化，這樣才能有效提高檔案管理工作效率。

最后，在發展過程中，還需要加強鄉鎮檔案管理專業隊伍建設，培養出一批高素質、高能力的檔案管理專業隊伍，這樣才能真正有效提高這一項工作的質量。鄉鎮檔案管理人員素質會直接影響檔案管理水平，所以在發展過程中一定要挑選出一批優質且熱愛檔案事業的工作人員。同時，對其展開專業培訓與教育，積極借助于有效手段來提高其能力，這樣才能有效提高鄉鎮檔案管理工作質量。

6.做好數字化網絡管理建設

要想真正做好鄉鎮檔案管理工作，除了上述幾點之外，在實際工作過程中還需要做好數字化網絡管理建設，這也是現如今時代發展的必然趨勢，更是鄉鎮檔案管理工作質量得以提升的關鍵。在宏觀網絡建設上，鄉鎮檔案管理工作需要解決三個問題：

一是以檔案部門作為中心，將鄉鎮文件材料的形成、歸檔以及積累等一系列工作環節置于自己的控制之下，以此來有效實現對涉及鄉鎮建設的不同專業、不同部門以及個人檔案工作的指導與監督。

二是需要構建出層次化網絡，連通鄉鎮檔案相關部門，真正讓鄉鎮檔案運行環節因此而變得更加的連貫且順暢，這樣就能有效讓整個系統內部指令變得更加的通暢。同時，還能有效避免鄉鎮檔案信息在網絡之中出現滯留或者消失等情況。

三是要在發展過程中真正實現相關網絡的一體化，這樣才能更好地促進檔案信息社會化與專業化發展。在微觀網絡建設這方面需要做好以下幾個內容：

首先，構建出豐富的館藏，構建出鄉鎮檔案資料存儲中心。檔案資料只有真正實現了一定數量的規模才能真正有效形成一個較為完善的信息資源，之后才能對其及時進行有效開發，并且產生相應的規模效應。

其次，在管理過程中還可以及時應用計算機技術來構建出鄉鎮檔案數據處理中心，對于涉及到各式各樣的信息數據也需要及時進行統一處理。

最后，在檔案管理期間還可以及時開發檔案資源，構建出鄉鎮檔案信息咨詢中心，有效讓管理的檔案信息服務于群眾，從而真正有效提升鄉鎮檔案管理工作質量和效率，促進鄉鎮檔案管理工作質量得以提升。

7.加強檔案工作宣傳

為做好鄉鎮檔案管理工作，加強檔案工作的宣傳也極為關鍵，這種宣傳是為了提升鄉鎮檔案員和鄉鎮檔案工作分管領導的檔案意識。在具體實踐中，需多途徑、全方位加大檔案宣傳力度，比如，利用國際檔案日開展專題研討會、開展檔案知識競賽活動、基于檔案法頒布周年紀念日錄制講解檔案故事的節目等，由此邀請鄉鎮檔案工作分管領導參與、安排鄉鎮檔案員現場觀摩學習、廣泛傳播檔案知識，檔案法律法規和業務工作的影響力即可有效提升，鄉鎮檔案管理工作可由此獲得更多的領導關注和基層支持。

8.加大業務指導力度

還需要進一步加大業務指導力度，解決鄉鎮檔案管理工作實踐常見的“想干但不會干”問題。例如，堆積如山的未歸檔文件資料因不會做檔案鑒定而無法銷毀。為加大業務指導力度，可從《鄉鎮檔案工作管理規范》的出臺入手，市檔案局需出臺該規范作為鄉鎮檔案工作的依據標準。基于規范選擇檔案管理水平較高的鄉鎮作為試點，即可在探索中形成檔案工作標準化模板，為鄉鎮檔案管理工作規范化開展提供支持。具體實踐還需要重點開展鄉鎮檔案員的業務培訓工作，以此采取隨機培訓與年度計劃培訓相結合辦法，對于新任檔案員，為保證其較好融入工作中，需隨時開展檔案局小班授課，以此徹底消滅未經業務培訓直接上崗問題。具體培訓需將鄉鎮檔案分管領導納入范圍，以此提升其依法治檔意識與檔案意識，保證分管領導積極作為、主動盡責，鄉鎮檔案工作的良性發展可由此獲得有力支持。

9.依法監管鄉鎮檔案管理工作

現階段鄉鎮檔案管理工作之所以存在上文提及的各類問題，長期疏于監管帶來的影響必須得到重視，因此，長效監管必須圍繞鄉鎮檔案工作開展情況展開。具體實踐還需要轉變工作思路，法律手段管理應逐漸取代行政手段管理地位，業務監督也需要逐步取代業務指導地位，鄉鎮檔案工作開展情況需成為年度檔案工作執法檢查重點。還需要設法推進加大鄉鎮檔案管理違法違紀的處罰力度，以此嚴格遵循《檔案管理違法違紀行為處分規定》對檔案安全責任事故進行追責。此外，還需要建立各級檔案工作聯系制度，通過隨機抽查、定期指導，層層傳導壓力，即可壓實主體責任，整體提升鄉鎮檔案工作水平，依法監管在鄉鎮檔案管理工作中的重要性必須引起重視。

三、結語

綜上所述，鄉鎮檔案管理工作對于城鎮發展與建設而言意義非常。因此，鄉鎮在發展期間一定要正確認識這一項工作的重要性，加強鄉鎮檔案管理建設工作，科學保護、有效利用這些檔案資料，這樣才能真正為鄉鎮規劃與建設工作提供良好的服務，真正有效將檔案管理工作價值充分顯現出來。

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（作者單位：山西省繁峙縣集義莊鄉人民政府）