高職院校教學秘書在教學管理中的作用

周瑜

摘要：隨著我國教育體制的不斷發展，高職院校近年來在進行連續性的擴招，學生的數量在急劇上生，這對校內管理人員的管理能力也提出更高的要求，為了讓高職院校的管理工作進行的更加順利，也為了督促學生更有效的進行學習，很多高職院校逐漸在內部設立教學秘書一職，這樣一來，不但能夠讓校內的教學管理工作變得更加有序，還可以促進整體教學質量的提升，而本文則是就高職院校教學秘書在教學管理中的作用為議題展開論述。

關鍵詞：高職院校;教學管理;作用

引言

現如今，高職院校教學秘書的工作變得越來越繁重，可是校內的相關人員卻沒有重視起教學秘書本身的作用，這樣不但會影響高職院校管理工作的進步，還會為學生的發展帶來一定的負面影響，基于此，校內的領導要結合有關問題制定有效的應對措施。

1高職院校教學秘書的工作特點分析

通常情況下，教學秘書在高職院校中會以教學院長或者是系主任的助手身份出現，其工作內容基本上都是處理一些行政事務，由于這一職位相對特殊，負責的事務較多且有一定的繁雜性，在相關人員的選擇方面，應該更加注重其責任心，這樣才能夠更好的完成有關的教學管理工作。在此基礎上，這一崗位人員的工作還有以下這樣幾個特點，首先，就是服務對象較為特殊，教學秘書的直接服務人群是學生和教師，要知道，高職院校學生和教師的數量是相當龐大的，學生的個性又是千差萬別，如果教學秘書的工作能力達不到較高的水平，是很難應對的，其次，教學事務比較復雜，教學秘書一職涉及的工作范圍相當廣_[1]，因此，在其實際工作時，不僅要能夠理清基礎的工作內容，還需要其非常細心，面對一些突發事件能夠臨危不亂，且能夠及時想出應對措施，最重要的一點是，要具備很強的責任心。最后，教學秘書的工作具有較強的原則性，教學秘書的工作是較為系統的，很多時候需要其處理問題時要具備很強的原則性，所以，在短時期內，教學秘書的個人價值很難彰顯出來。與此同時，還需要教學秘書在工作中時刻保持清醒的頭腦，遇事要學會冷靜、客觀的進行分析，這樣才能夠提高其工作的實效性。

2教學秘書在高職院校管理工作中的作用分析

2.1對教學環節起到一定的監督作用

對于教學秘書而言，其管理工作的重點就是日常的教學工作，要想提高有關管理工作的實際效果，需要其實時的監督每一個教學環節，一方面，通過對教學環節的監督，掌握教學工作實際展開的情況_[2]，并且對校內的領導人員進行第一時間的匯報，一旦發現管理中出現問題，需要結合實際問題制定一些有效的應對措施，以此來完善自身的工作。另一方面，對于高職院校新制定的規章制度，教學秘書在管理過程中要積極的將其落到實處，確保將相關規章制度的作用發揮出來。

2.2在活動中扮演組織者和溝通者的角色

教學秘書在實際的教學管理工作中，要學會定期對工作內容進行總結，同時，還要學會借鑒其他高職院校相關工作的成功經驗，這可以從根本上提升管理工作的效率。在高職院校展開各種活動時，教學秘書扮演的角色除了是活動的組織者，還是活動過程中的重要溝通橋梁，這主要體現在這樣幾方面，首先，為了教學活動展開的更加順利，前期的策劃工作就需要教學秘書參與進來，因為其工作性質，必定對活動中所涉及的環節更加熟悉，這樣一來，不僅能夠保障活動中各個環節有序的進行，還可以讓活動內容更加豐富多彩。其次，要知道，活動參與的人數非常多，活動過程中不僅需要更部門人員積極的參與進來，還需要其能夠相互合作，并與教學秘書進行密切的配合，這樣才能夠讓教學活動更加完整。此時若教學秘書做好溝通橋梁的工作，相信其一定能夠協調好學院與各部門之間的關系。

2.3對教學信息進行管理

在高職院校中，教學秘書的職責范圍非常廣，加上其工作內容的繁雜性，實際工作時一定會面臨多種多樣的教學信息，而教學信息的處理也并不是一項簡單的任務，一方面要整理一些基礎的數據信息，整合完成后，需要將其錄入到電腦中，并進行存檔保存，以便于后續的查找工作，雖然對基礎數據不需要多做加工，可是由于信息量的龐大，教學秘書整理起來也是需要耗費很長時間的。另一方面，在高職院校組織科研活動時，教學秘書需要全方位的參與進來，并在相關人員的交流過程里做好記錄工作，將記錄整理完成后下發到各學院，除此之外，教學秘書還需要定期做好教學工作的總結，并且能夠結合教學進度制定有針對性的教學計劃和教學方案，以此來促進校內教學活動的順利展開。

3提升教學秘書教學管理工作的途徑

3.1明確自身的工作職責

高職院校的教學秘書要想從根本上提升自身工作的實效性，就需要轉變自身的工作理念，對自己的工作職責更加明確，這樣的話，才能夠將其價值在教學管理工作中凸顯出來。綜合多方面因素，高職院校的教學秘書隊伍是不具有一定穩定性的，相信這也是校內管理工作難以提升的其中一個原因_[3]，部分教學秘書在工作過程中將工作內容只是當做一項必須完成的任務，缺少服務意識的同時，也不能夠積極的融入進來，這樣很難提升管理效果。鑒于此，作為高職院校的教學秘書不但要發揮其工作的主動性，還要明確自身的職責，這樣才能夠促進其工作效率的提升，工作起來也會目的性更強。

3.2注重工作方式

某程度而言，教學管理既是一項普通的工作，也是一門藝術，因此，教學秘書在實際的工作中要注重工作方法，尤其是在與人溝通過程里要注意說話的技巧性，這也就意味著教學秘書要不斷提升自身的綜合素質，在樹立良好工作態度的基礎上，待人處事要保持平和的心態，這對管理效率的提升極為有利，切記萬不可在工作中用冷漠的態度與人交流，這樣一方面無法拉近與人的距離感，另一方面，還會對教學管理的實效性產生很大的不利影響。

總結

綜上所述，高職院校的教學秘書在相關的教學管理工作中不僅是直接的參與者，更發揮著不可替代的作用，為此，高職院校的領導人員一定要加強對教學秘書工作的認識，而作為教學秘書，就更加要明確自身的職責，不斷提升自身的綜合素養，只有這樣，才能夠進一步推動我國高等教育的發展。

參考文獻

[1]吳虹，陳正平. 教學秘書在高職教學管理與實施中的作用及任務[J]. 科技資訊，2016，14（03）：107-108.

[2]宋婕. 發揮教學秘書在高職院校教學管理中的作用[J]. 產業與科技論壇，2015，14（21）：239-240.

[3]黃艷猗. 教學秘書工作在高職教育教學管理中的特點及作用[J]. 經貿實踐，2017（02）：255-256.