基于“三圈”理論的檔案志愿服務開展模式研究

孫振嘉 崔浩男 楊肖

摘 要 基于“三圈”理論構建檔案志愿服務開展模式，通過模式圖展示其主體要素、基本框架和活動流程，并詳細闡述其塑造愿景、夯實基礎、緊抓重點的具體內涵。檔案志愿服務開展模式的主體要素包括公共價值、組織能力、公眾支持，基本框架在這三個主體要素的基礎上形成，活動流程則涵蓋前期策劃、中期執行、后期總結等環節。該模式有利于體現檔案志愿服務的公共價值、提升檔案部門的組織能力、爭取社會公眾的廣泛支持。

關鍵詞 三圈理論 檔案 志愿服務 活動模式

Abstract Based on the three-circle theory， this paper builds a mode of archival voluntary service， displays its main elements， basic framework and activity process through a mode pattern， and elaborates its concrete connotation of shaping visions， consolidating foundations and grasping key points. The main elements of the archival voluntary service mode include public value， organizational capability， and public support. The basic framework is formed on the basis of three main elements. The activity process covers the pre-phase plan， mid-phase execution， post-phase summary. This mode is conducive to reflecting the public value of archival voluntary service， enhancing the organizational capacity of archival departments， and winning broad support from the public.

Keyword three-circle theory; archival voluntary service; activity mode

檔案服務和志愿服務的本質都體現了平等和公益助人的精神，而開展檔案志愿服務為提升檔案館公共服務能力提供了新途徑[1]。與其他類型的志愿服務相比，檔案志愿服務除了具有一般志愿服務的志愿性、無償性、公益性和組織性的特點外，還具有專業性、持續性和保密性的特點[2]。相比于英、美等國家檔案志愿服務成熟、廣泛的發展現狀，調查發現我國當前的檔案志愿服務開展情況不容樂觀：參與檔案志愿服務的人數較少，整體上檔案志愿服務活動質量不高、社會效益不大，但與此同時絕大多數受調查者認為檔案館有開展檔案志愿服務的必要和需求[3]。一方面是當前活動開展狀況亟需改善，另一方面是社會公眾強烈的活動需求，因此通過構建科學合理的檔案志愿服務開展模式以提高活動水平、滿足公眾需要就具有了較為重要的理論意義和實踐意義。

一、文獻綜述

1.檔案志愿服務研究。通過在中國知網、萬方、維普、超星等文獻庫中以“檔案”并含“志愿服務”為關鍵詞進行精確檢索，查找到的文獻數量較少，說明檔案志愿服務研究目前處于起步階段。從研究內容上看，針對檔案志愿服務的研究主要圍繞以下方面展開：一是調查我國檔案志愿服務活動的現狀;二是分析檔案館引入志愿服務活動的策略、路徑和影響因素;三是介紹英、美等國家檔案志愿服務活動的發展狀況。從研究方法上看，學者較多采用文獻研究法，在具體分析實踐層面的問題時也采用了對比法和例證法。該領域的知名學者有張學斌、李宗富、吳雪清、馮怡等人。綜上所述，盡管當前研究針對檔案志愿服務活動的諸多方面展開，具有國際化視野的同時注意結合我國的具體國情，但大多缺少理論依據，并未提出可供參考的具有普適性的檔案志愿服務模式。因此，筆者試圖依托“三圈”理論構建檔案志愿服務開展模式，以完善現有研究。

2.“三圈”理論研究。經過文獻調研發現，“三圈”理論研究較多應用于公共管理領域，研究對象涉及公共管理和社會發展中的諸多方面，呈現出分散性和實踐性的特點，尚未形成權威的高產學者和高產機構。目前，將“三圈”理論具體應用到志愿服務領域的相關文獻較少：學者大多采用實例分析法，把該理論作為分析框架，指出北京市志愿服務實踐項目[4]、大學生志愿服務西部計劃[5]、某高校與社區合作的社會服務項目[6]等在運行過程中存在的問題并給出相應的建議;有的學者采用訪談法，通過對“太陽花下”項目相關方的質性訪談，從價值、能力、支持三個方面分析了影響志愿服務項目可持續發展的因素[7];還有學者基于“三圈”理論指出公民參與志愿服務的提升路徑，即豐富志愿服務價值理念、提升志愿服務項目管理運作能力、拓展志愿服務宣傳平臺、完善志愿服務法律保障體系等[8]。由此可知，“三圈”理論對于開展志愿服務活動具有指導作用，可應用于檔案志愿服務領域。

二、檔案志愿服務開展模式的構建

“三圈”理論即“價值、能力和支持——分析框架”，是公共管理領域的一個基本分析框架，可以用于分析和指導公共決策行為[9]。“三圈”理論用代表價值、能力和支持的三個圓圈構建公共決策的模型，其涵義是任何一項好的公共政策首先要具有公共價值;其次，這項政策的實施者要具備相應的能力來提供管理和服務;最后，相關政策還需得到政策作用對象或民眾的支持[10]。通過依托“三圈”理論的核心思想，將其引入檔案志愿服務領域，可以為構建科學有效的檔案志愿服務開展模式提供有力的理論支撐。

1.主體要素的構建。“三圈”所分別代表的價值、能力、支持要素密切聯系、相互作用，應達到結構性平衡。由此可知，檔案志愿服務的有效執行依賴于三個方面：一是檔案志愿服務本身具備公共價值;二是檔案志愿服務實施者（即檔案部門）具備一定的組織能力;三是檔案志愿服務活動得到公眾支持。如圖1所示，檔案志愿服務開展模式的主體要素包括公共價值、組織能力、公眾支持。

三個要素中公共價值是關鍵性的，因為在實際操作中公共價值相對于組織能力和公眾支持更難以評估和測定，容易得出主觀性的評價，因此把握好公共價值是活動開展的關鍵;組織能力是基礎性的，可以為檔案志愿服務的順利開展奠定基礎，也是其競爭優勢的來源;公眾支持是保障性的，會直接影響檔案志愿服務的輻射范圍和執行效果。只有“三圈”完全重疊時活動才能得到有效執行，達到預期效果，反之缺少任何一個“圈”，活動都將無法正常實施。在實踐中往往會出現“三圈”不能完全重疊的情況，會形成如圖1所示的四個重疊區域[11]，重疊區域的具體含義如表1所示。

2.基本框架的構建。基于“三圈”理論，檔案部門開展檔案志愿服務活動的前提是判斷公共價值、提高組織能力、獲取公眾支持。為使檔案志愿服務的實施效果盡量趨向“耐克區”，避免落入某個要素不全的“怪區”，筆者按圖2所示的思路構建檔案志愿服務開展模式的基本框架：檔案志愿服務活動的公共價值主要從其自身的活動類型和形式上體現，活動類型可劃分為常項活動、特色活動、臨時活動，活動形式則可劃分為線上活動和線下活動;檔案部門的組織能力主要從其人員分工和保障措施等方面體現，人員分工可劃分為活動組織組、媒體宣傳組、項目保障組，保障措施包括規章制度和風險管控兩方面;公眾對檔案志愿服務的支持來自于宣傳報道和激勵政策，宣傳報道可以從文化導向和精神導向兩方面著力，激勵政策則可以分為精神激勵和物質激勵。

3.活動流程的構建。為使檔案志愿服務開展模式的基本框架更好地指導具體的活動，可以從實踐層面上對活動流程進行構建。由于檔案志愿服務具有長期性，活動的開展通常不是一次性的，而是不斷修正和完善的過程，因此如圖3所示的活動流程也是基于整體維度設計。檔案志愿服務的活動流程總體上涵蓋前期策劃、中期執行、后期總結三個環節。這三個環節不是各自孤立的，而是彼此影響、相互制約的，前期策劃環節對中期執行和后期總結環節有指導作用，中期執行的效果會影響另外兩個環節，后期總結環節則為前期策劃和中期執行提供反饋。

前期策劃環節應注重志愿平臺搭建、活動類型和活動形式的設計，以體現公共價值。檔案部門可依托現有的微信公眾號平臺或搭建專門的檔案志愿服務平臺，形成集志愿活動發布、志愿者招募、志愿服務證明、志愿服務宣傳報道等功能于一體的集成化系統;在設計活動時做好前期調研，對即將開展的志愿服務項目進行可行性分析，對可能出現的突發情況編制應急預案，確定具體活動內容和時間，并積極學習和借鑒其他檔案部門和志愿服務機構的先進經驗和做法。中期執行環節注重人員分工和制定保障措施，以提升組織能力。該環節的目的是保證活動開展質量，當前我國檔案志愿者的主要來源是高校師生，由于檔案工作往往具有連續性的特點，可以將全部志愿者劃分為長期志愿者和流動志愿者，為長期志愿者建立志愿服務檔案，并由長期志愿者對流動志愿者進行業務培訓，定期對志愿者進行業務考核以保證活動質量。后期總結環節則注重媒體宣傳報道、激勵政策實施和意見收集反饋，以爭取公眾支持。媒體宣傳報道可以提高活動影響力，吸引更多志愿者參與;激勵政策的實施則可以提高志愿者的積極性和榮譽感;通過收集志愿者的意見，發現活動的不足，進而不斷優化活動流程、提升組織能力，可以避免出現檔案志愿服務的“內卷化”效應。

三、檔案志愿服務開展模式的具體內涵

1.塑造愿景：體現公共價值。豐富的檔案志愿服務活動類型和多樣的檔案志愿服務活動形式既是體現其公共價值的方式，也是提升其公共價值的手段。

（1）豐富活動類型。為便于組織和管理，檔案志愿服務的活動類型可劃分為常項活動、特色活動、臨時活動。常項活動是指檔案館定期開展的長期性、頻繁性的活動，例如檔案整理、編目著錄、數字化掃描等，這些活動可以作為日常性的志愿服務項目由志愿者完成。特色活動是指不同地區的檔案館根據其特色檔案開展的短期性、固定性的活動，例如檔案展覽講解、社會宣傳活動等，這些活動相比較常項活動的籌備時間長、規模大。臨時活動是指檔案館與博物館、圖書館等文化機構或非政府性質的公益機構合作開展的暫時性活動，通過與相關機構合作有利于形成更大的社會效應，進而提升檔案志愿服務的公共價值。檔案館、圖書館、博物館也可以將志愿服務作為切入點，探索融合發展的新路徑。

（2）增加活動形式。檔案志愿服務的活動形式可劃分為線上活動和線下活動。目前，檔案館線下形式的志愿服務活動較多，例如基層檔案館的檔案志愿服務活動內容大致分為四類，即日常檔案整理、引導講解、技術支持和社會宣傳，開展志愿服務的方式相對傳統[12]。除了線下活動外，為適應數字時代的發展要求，也應該探索利用互聯網的線上形式的活動，例如，浙江省檔案館充分利用“志愿匯”APP線上進行志愿者招募、簽到管理、時間記錄等，在提高工作效率的同時為工作創造了便利[13]。線上的檔案志愿服務活動目前處于起步階段，檔案部門的實現路徑包括網絡宣傳、網絡資源捕獲、檔案著錄、檔案編研和檔案參考咨詢服務五個方面，為保障檔案部門網絡志愿服務的實現，要建立健全參與平臺，創造良好的網絡志愿服務空間;建立長效激勵機制，培養穩定的網絡志愿者隊伍;強化全程監管機制，規范網絡志愿活動良性開展[14]。

2.夯實基礎：提升組織能力。科學、合理的機構內人員分工和完備的檔案志愿服務保障措施是檔案部門有效提升活動組織能力的途徑。

（1）人員合理分工。參與組織檔案志愿服務的檔案機構人員應做好分工，可劃分為活動組織組、媒體宣傳組、項目保障組以保證志愿服務活動的順利實施。活動組織組負責檔案志愿服務活動的策劃、實施和總結。在前期對活動的可行性進行分析，做好相關人員分工;在中期負責組織活動的開展，對開展情況進行詳細記錄;在后期對活動效果進行評價，總結其中的問題和不足。媒體宣傳組負責在官方微信公眾號、微博等媒體上宣傳報道，包括對志愿服務活動進行介紹，定期發布活動預告和活動總結信息，及時在線上與志愿者進行互動，也可聯系社會媒體對特色活動進行報道，以增加瀏覽量和提高知名度。項目保障組負責平臺搭建，為各組提供技術支持，并負責志愿者的招募、考核和管理，記錄每位志愿者的志愿活動信息，定期開具志愿服務證明。各組別的劃分是依據活動流程和工作量，其人員配備和職責范圍可根據實際情況進行調整，并盡量貼合原有的機構設置，盡量避免出現人員不足或冗余的情況。

（2）完善保障措施。一是編制規章制度。檔案機構應編制完成《檔案志愿服務活動開展細則》《檔案志愿者管理辦法》等文件，構建規章制度的大體框架，形成較為完整的制度體系，并全面落實規章制度的要求。按照檔案機構各部門的要求，明確活動報備、場地審批、物品報賬等具體流程，并做好資料的留存。根據活動開展情況進一步健全規章制度的內容，修改、補充相關條文。確定規章制度監督負責人，致力于具體落實相關要求，形成一定的約束力和硬性要求。二是做好風險管控。在檔案志愿服務項目的選擇上應注意保密問題，切實做好涉密檔案的保密工作;在志愿者的管理上應注意核實其身份，選擇品行良好的志愿者，確保其不隨意泄露工作內容;還要評估檔案志愿者在服務過程中發生意外的風險，加強志愿者權益保障，必要時為志愿者購買保險，關注志愿者的人身安全。

3.緊抓重點：爭取公眾支持。影響公眾參與的檔案志愿服務項目的因素包括社會需求、項目主題與內容范圍、公眾訴求、人員招募與推廣方式[15]。為爭取公眾的廣泛支持，可以從宣傳報道和激勵政策兩方面著力。

（1）加強宣傳報道。宣傳報道應注重文化導向和精神導向。文化導向是指宣傳檔案文化和歷史文化，推動社會檔案意識的進一步提升，營造良好的文化氛圍。精神導向是指弘揚“奉獻、友愛、互助、進步”的志愿者精神，對外展現積極向上、甘于奉獻的志愿者形象。檔案部門應充分利用自身官方網站、新浪微博、微信公眾號等平臺，通過建立專題板塊的形式報道檔案志愿服務活動，可以對活動中涌現出的優秀志愿者、有吸引力的案例進行宣傳。除此之外，應積極與社會媒體進行合作，通過大眾傳媒擴大活動的影響力。檔案部門應根據各地區的歷史底蘊和館藏資源，結合自身特色選擇宣傳點，推動檔案志愿服務項目化和品牌化。

（2）推行激勵政策。激勵政策是與考核制度相結合的，檔案機構應建立科學的志愿者考核機制，對于考核不合格的志愿者，應終止合作關系;對于考核優秀的志愿者，應根據激勵政策進行獎勵。檔案志愿服務的激勵政策應實現物質與精神相結合的全方位激勵，并以精神激勵為主。精神激勵可采用根據志愿時長給予榮譽稱號的方式，并在志愿服務平臺上進行公開;物質激勵可采用頒發獎狀、紀念品等方式。檔案志愿服務組織者可以定期舉辦志愿者聯誼會、志愿者表彰大會等活動，加強志愿者之間、志愿者與檔案部門間的交流，增強志愿者對檔案館的歸屬感和對志愿服務的認同感。檔案部門應以人為本，根據實際情況實施等級化的激勵制度，如對服務時數少的志愿者采取基本的激勵手段，對表現突出的志愿者在基本激勵手段之外可增加頒發優秀志愿者獎狀、提供參與專題培訓的機會、獲贈紀念品等激勵形式[16]。

檔案志愿服務是一項具有廣闊發展前景的公益性文化事業。檔案志愿者與傳統的志愿者不同點在于：一是準入門檻較高，只有達到相當文化水平才能勝任檔案志愿服務工作;二是非體力勞動，檔案志愿者與檔案館開展的志愿服務項目緊密聯系，以項目參與者身份進行志愿服務而非傳統意義上的體力勞動;三是目的明確，志愿者參與檔案志愿服務有很大部分是出于自身的目的，如對歷史的興趣或研究需要等[17]。由于檔案志愿者和檔案工作的特殊性，加之缺乏相關政策的指導，檔案志愿服務活動的廣泛開展具有一定的難度，這需要在活動開展的過程中根據檔案志愿者和檔案機構的特點因地制宜地選擇活動開展模式。

本文基于“三圈”理論提出的檔案志愿服務開展模式是一次理論結合實踐性質的探索，是在普遍認可的公共管理理論指導下的產物，有利于體現檔案志愿服務的公共價值、提升檔案部門的組織能力、爭取社會公眾的廣泛支持，并進一步推動具有社會性、服務性、文化性的檔案工作的發展，形成新時代的志愿服務風尚。

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