論如何提高辦公室檔案的收集整理效率

寧敏

摘 要：檔案工作是單位正常運轉的一項基礎性工作，是日常管理必不可少的環節。檔案資料的歸集整理客觀呈現了單位各個時期所發生的歷史面貌、運行軌跡、經驗得失。既是對日常工作經驗的總結、也是單位業務發展過程中最為重要的依據，不僅能促進當前工作的開展，更能為未來的發展提供豐富的素材。因此，辦公室檔案及時、準確收集整理在機關單位日常運行與辦公室業務過程中起著十分重要的作用，是做好辦公室各項工作的基礎。筆者結合多年工作經驗，深入分析辦公室檔案的收集整理效率提升策略，希望給相關專業人員提供借鑒與參考。

關鍵詞：辦公室;檔案;收集整理;效率

辦公室檔案工作中涉及的內容比較多，與學校各項工作有著密切關系。由于體育學校檔案資料種類有很多，為了更加全面地對辦公室檔案進行收集和整理，則需要對檔案內容和特點進行了解，改變以往的收集整理方式，加強檔案管理的信息化建設，這對辦公室檔案的規范化開展有著積極影響，有利于提高檔案管理效率，同時也可以在一定程度上提高教學水平與服務質量。

1 辦公室檔案收集整理工作的內容及其特點

1.1 工作內容

一般情況下，該工作主要包括四個方面的內容，同時也是該工作的四個特定步驟，它們分別是：檔案收集、檔案整理、信息審查以及檔案保存。這四個步驟在實際的工作實踐中是必不可少的，任何一項內容都不可或缺。除此之外，這四個步驟還必須按順序依次進行。這兩個注意點都是至關重要的，一旦其中一個出現問題，工作就無法順利進行。例如，在對檔案信息進行整理時，首先需要對檔案進行收集，也就是第一步——檔案收集。若沒有對檔案進行收集，就無法進行后續的整理、審查、保存等工作。關于檔案的收集工作，其實通俗來講就是對檔案里面數量多、種類雜的資料搜集起來，將它們統一放到檔案盒內。放好之后，再對這些大量的、繁雜的資料進行整理，也就是前文提到的第二個步驟——檔案整理。在進行這一工作時，應當有一套比較完整系統的分類方式，按照統一的分類標準進行分類，以便于對不同檔案進行有序排列，同時也方便日后查找。在第三個步驟——信息審查進行時，應當以真實性為第一準則，如果真實性無法保證，那么將會帶來一系列的不良影響。最后，在對檔案進行保存時，也應當分門別類、按一定的次序保存，方便后期查詢。

1.2 辦公室檔案收集整理的特點

從宏觀上講，該工作主要有以下三個特點：一、綜合性;二、創新性;三、邏輯性。從微觀上講，辦公室本身就是一個具備非常強的綜合性的存在，所以，相應的檔案收集整理工作也具有相當強的綜合性。正因為這一特性，辦公室與各部門之間才能保證有效方便的溝通聯系與資料查詢。其次，為了能夠充分發揮檔案的作用，適當的創新是必不可少的，只有與時俱進、適時創新，才能科學有效的開展工作。最后，檔案管理工作是相對嚴肅的，需要遵循相關的工作制度，因此，邏輯性必不可少。

2 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

2.1 改變以往的管理理念

首先，學校管理人員要對辦公室檔案管理工作的重要性進行了解，將該項工作而納入學校的日常管理工作中，安排專門的工作人員來開展這項工作。其次，針對性的開展檔案管理培訓工作，提升檔案管理人員的專業技術能力，提升他們的檔案管理意識，使他們可以主動進行知識學習，完善自身不足。再次，加強辦公室檔案的宣傳工作，通過多種途徑進行這方面內容的宣傳，如廣播、校園宣傳欄、開展活動和校園網絡等，以此提高辦公室檔案管理人員的素質水平和各方面意識，有利于辦公室檔案工作的科學開展。最后，對檔案管理理念進行優化創新，實現現代化理念的有效融入，以服務為宗旨，將辦公室檔案資料的作用和價值充分體現出來，讓檔案資料可以更好的應用到各項工作中，為各項工作的開展提供有力支撐。

2.2 重視人才培養，提高檔案人員的素質水平

首先，重視人才的引進，根據辦公室檔案工作的開展需要引進更多優秀人才，完善檔案人才隊伍結構，促進檔案管理工作的有序開展。在進行人才招聘的過程中要重視人才的各方面能力，確保可以實現檔案資料收集整理工作的順利開展。其次，重視新老檔案管理人員的培訓工作，辦公室檔案工作繁瑣而枯燥，在進行資料收集和整理的過程中需要工作人員有足夠的耐心和細心，這就需要培養工作人員的責任意識和工作素養，使其可以對自己的工作負責，規范自身的行為，減少失誤現象的發生，以此提升辦公室檔案管理工作的質量和效率。最后，也需要加強對檔案管理工作人員技術能力的培養，學校辦公室檔案管理工作對檔案人員的專業能力有著較高要求，要不斷學習新知識和技能才能滿足辦公室檔案工作的開展要求，這就需要建立一支高素質的人才隊伍，為檔案管理工作的有序開展奠定基礎。

2.3 加大投入力度，完善信息管理系統

要想提高辦公室檔案的收集整理效率，實現信息技術的有效應用，必須要建設完善的信息管理系統，而該系統的建設離不開資金上的支持。體育學校在開展這項工作的過程中，需要加大資金方面的投入力度，通過拓展資金來源來實現這一目的，實現對信息系統的建設與管理，提高辦公室整體的信息化水平。可以將學校辦公室檔案信息系統納入從城市規劃建設中，實現檔案信息資料的共享應用，在一定程度上減少了資金上的投入，實現了資金的高效利用。信息系統的完善可以提高整體的管理質量和效率，在應用計算機軟件的過程中，可以根據學校辦公室檔案的開展需要進行針對性的選擇與開發，保證檔案管理軟件系統的適宜性，實現對檔案信息資料的科學化管理。

2.4 建立科學檔案服務反饋機制

檔案服務反饋機制的建立可以實現對各方面檔案資料進行快速收集和掌握，根據信息內容對體育學校教學方法進行優化與改進，實現檔案資料的高效利用，反饋機制會將辦公室檔案資料的應用情況及時反饋給檔案管理人員，對檔案信息管理系統和檢索工具的應用效果等進行實時掌握，反饋信息可以將辦公室檔案收集整理工作中存在的不足清晰的體現出來，具有較強的針對性和適用性，可以幫助檔案管理工作人員對當前的辦公室檔案管理模式進行優化與完善，將檔案資料的應用價值更好的體現出來。這對體育教學活動的科學開展有著積極影響，在創新型人才培養方面也有著重要作用。

2.5 建立完善的檔案管理制度

辦公室檔案中涉及許多文件，為了保證管理效果，必須要對各種檔案資料進行統一管理。想要提升收集整理效率，促進辦公室檔案工作的有效開展，則要結合學校的發展情況建立完善的檔案管理制度，確定辦公室檔案工作中的各項內容，明確檔案工作中收集、整理的具體標準和范圍，對各方面檔案資料進行了解，以此促進辦公室檔案基礎工作的科學開展。要設計專門的檔案室，根據檔案資料的類型進行針對性管理，不同類型的檔案資料要進行明確標注，便于后續的查找與應用。對于辦公室中的機密文件需要進行加密處理，也可以進行檔案備份。要明確辦公室檔案收集整理的具體流程，工作人員進行檔案管理時需要嚴格按照相關流程進行操作，保證各個管理流程的規范化進行，實現檔案管理制度的有效落實。

3 結語

綜上所述，作為各單位的重要部門，辦公室必然要履行好自己的職責，尤其是在檔案管理方面，更加不能疏忽大意。受檔案數量、種類的影響，辦公室檔案管理工作的開展有一定的挑戰，需要嚴格按照相應的標準進行，只有這樣，管理工作才能變得更加高效。除此之外，還應當著力提高檔案管理人員的專業素養與創新能力，再加之以信息技術的充分利用，相信辦公室檔案的收集整理工作定會進行得更加順利。

參考文獻

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