論如何提高辦公室檔案的收集整理效率

寧敏

摘 要：檔案工作是單位正常運轉(zhuǎn)的一項基礎(chǔ)性工作，是日常管理必不可少的環(huán)節(jié)。檔案資料的歸集整理客觀呈現(xiàn)了單位各個時期所發(fā)生的歷史面貌、運行軌跡、經(jīng)驗得失。既是對日常工作經(jīng)驗的總結(jié)、也是單位業(yè)務(wù)發(fā)展過程中最為重要的依據(jù)，不僅能促進當(dāng)前工作的開展，更能為未來的發(fā)展提供豐富的素材。因此，辦公室檔案及時、準(zhǔn)確收集整理在機關(guān)單位日常運行與辦公室業(yè)務(wù)過程中起著十分重要的作用，是做好辦公室各項工作的基礎(chǔ)。筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗，深入分析辦公室檔案的收集整理效率提升策略，希望給相關(guān)專業(yè)人員提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案;收集整理;效率

辦公室檔案工作中涉及的內(nèi)容比較多，與學(xué)校各項工作有著密切關(guān)系。由于體育學(xué)校檔案資料種類有很多，為了更加全面地對辦公室檔案進行收集和整理，則需要對檔案內(nèi)容和特點進行了解，改變以往的收集整理方式，加強檔案管理的信息化建設(shè)，這對辦公室檔案的規(guī)范化開展有著積極影響，有利于提高檔案管理效率，同時也可以在一定程度上提高教學(xué)水平與服務(wù)質(zhì)量。

1 辦公室檔案收集整理工作的內(nèi)容及其特點

1.1 工作內(nèi)容

一般情況下，該工作主要包括四個方面的內(nèi)容，同時也是該工作的四個特定步驟，它們分別是：檔案收集、檔案整理、信息審查以及檔案保存。這四個步驟在實際的工作實踐中是必不可少的，任何一項內(nèi)容都不可或缺。除此之外，這四個步驟還必須按順序依次進行。這兩個注意點都是至關(guān)重要的，一旦其中一個出現(xiàn)問題，工作就無法順利進行。例如，在對檔案信息進行整理時，首先需要對檔案進行收集，也就是第一步——檔案收集。若沒有對檔案進行收集，就無法進行后續(xù)的整理、審查、保存等工作。關(guān)于檔案的收集工作，其實通俗來講就是對檔案里面數(shù)量多、種類雜的資料搜集起來，將它們統(tǒng)一放到檔案盒內(nèi)。放好之后，再對這些大量的、繁雜的資料進行整理，也就是前文提到的第二個步驟——檔案整理。在進行這一工作時，應(yīng)當(dāng)有一套比較完整系統(tǒng)的分類方式，按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，以便于對不同檔案進行有序排列，同時也方便日后查找。在第三個步驟——信息審查進行時，應(yīng)當(dāng)以真實性為第一準(zhǔn)則，如果真實性無法保證，那么將會帶來一系列的不良影響。最后，在對檔案進行保存時，也應(yīng)當(dāng)分門別類、按一定的次序保存，方便后期查詢。

1.2 辦公室檔案收集整理的特點

從宏觀上講，該工作主要有以下三個特點：一、綜合性;二、創(chuàng)新性;三、邏輯性。從微觀上講，辦公室本身就是一個具備非常強的綜合性的存在，所以，相應(yīng)的檔案收集整理工作也具有相當(dāng)強的綜合性。正因為這一特性，辦公室與各部門之間才能保證有效方便的溝通聯(lián)系與資料查詢。其次，為了能夠充分發(fā)揮檔案的作用，適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新是必不可少的，只有與時俱進、適時創(chuàng)新，才能科學(xué)有效的開展工作。最后，檔案管理工作是相對嚴(yán)肅的，需要遵循相關(guān)的工作制度，因此，邏輯性必不可少。

2 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

2.1 改變以往的管理理念

首先，學(xué)校管理人員要對辦公室檔案管理工作的重要性進行了解，將該項工作而納入學(xué)校的日常管理工作中，安排專門的工作人員來開展這項工作。其次，針對性的開展檔案管理培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，提升他們的檔案管理意識，使他們可以主動進行知識學(xué)習(xí)，完善自身不足。再次，加強辦公室檔案的宣傳工作，通過多種途徑進行這方面內(nèi)容的宣傳，如廣播、校園宣傳欄、開展活動和校園網(wǎng)絡(luò)等，以此提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)水平和各方面意識，有利于辦公室檔案工作的科學(xué)開展。最后，對檔案管理理念進行優(yōu)化創(chuàng)新，實現(xiàn)現(xiàn)代化理念的有效融入，以服務(wù)為宗旨，將辦公室檔案資料的作用和價值充分體現(xiàn)出來，讓檔案資料可以更好的應(yīng)用到各項工作中，為各項工作的開展提供有力支撐。

2.2 重視人才培養(yǎng)，提高檔案人員的素質(zhì)水平

首先，重視人才的引進，根據(jù)辦公室檔案工作的開展需要引進更多優(yōu)秀人才，完善檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)，促進檔案管理工作的有序開展。在進行人才招聘的過程中要重視人才的各方面能力，確保可以實現(xiàn)檔案資料收集整理工作的順利開展。其次，重視新老檔案管理人員的培訓(xùn)工作，辦公室檔案工作繁瑣而枯燥，在進行資料收集和整理的過程中需要工作人員有足夠的耐心和細(xì)心，這就需要培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識和工作素養(yǎng)，使其可以對自己的工作負(fù)責(zé)，規(guī)范自身的行為，減少失誤現(xiàn)象的發(fā)生，以此提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率。最后，也需要加強對檔案管理工作人員技術(shù)能力的培養(yǎng)，學(xué)校辦公室檔案管理工作對檔案人員的專業(yè)能力有著較高要求，要不斷學(xué)習(xí)新知識和技能才能滿足辦公室檔案工作的開展要求，這就需要建立一支高素質(zhì)的人才隊伍，為檔案管理工作的有序開展奠定基礎(chǔ)。

2.3 加大投入力度，完善信息管理系統(tǒng)

要想提高辦公室檔案的收集整理效率，實現(xiàn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，必須要建設(shè)完善的信息管理系統(tǒng)，而該系統(tǒng)的建設(shè)離不開資金上的支持。體育學(xué)校在開展這項工作的過程中，需要加大資金方面的投入力度，通過拓展資金來源來實現(xiàn)這一目的，實現(xiàn)對信息系統(tǒng)的建設(shè)與管理，提高辦公室整體的信息化水平。可以將學(xué)校辦公室檔案信息系統(tǒng)納入從城市規(guī)劃建設(shè)中，實現(xiàn)檔案信息資料的共享應(yīng)用，在一定程度上減少了資金上的投入，實現(xiàn)了資金的高效利用。信息系統(tǒng)的完善可以提高整體的管理質(zhì)量和效率，在應(yīng)用計算機軟件的過程中，可以根據(jù)學(xué)校辦公室檔案的開展需要進行針對性的選擇與開發(fā)，保證檔案管理軟件系統(tǒng)的適宜性，實現(xiàn)對檔案信息資料的科學(xué)化管理。

2.4 建立科學(xué)檔案服務(wù)反饋機制

檔案服務(wù)反饋機制的建立可以實現(xiàn)對各方面檔案資料進行快速收集和掌握，根據(jù)信息內(nèi)容對體育學(xué)校教學(xué)方法進行優(yōu)化與改進，實現(xiàn)檔案資料的高效利用，反饋機制會將辦公室檔案資料的應(yīng)用情況及時反饋給檔案管理人員，對檔案信息管理系統(tǒng)和檢索工具的應(yīng)用效果等進行實時掌握，反饋信息可以將辦公室檔案收集整理工作中存在的不足清晰的體現(xiàn)出來，具有較強的針對性和適用性，可以幫助檔案管理工作人員對當(dāng)前的辦公室檔案管理模式進行優(yōu)化與完善，將檔案資料的應(yīng)用價值更好的體現(xiàn)出來。這對體育教學(xué)活動的科學(xué)開展有著積極影響，在創(chuàng)新型人才培養(yǎng)方面也有著重要作用。

2.5 建立完善的檔案管理制度

辦公室檔案中涉及許多文件，為了保證管理效果，必須要對各種檔案資料進行統(tǒng)一管理。想要提升收集整理效率，促進辦公室檔案工作的有效開展，則要結(jié)合學(xué)校的發(fā)展情況建立完善的檔案管理制度，確定辦公室檔案工作中的各項內(nèi)容，明確檔案工作中收集、整理的具體標(biāo)準(zhǔn)和范圍，對各方面檔案資料進行了解，以此促進辦公室檔案基礎(chǔ)工作的科學(xué)開展。要設(shè)計專門的檔案室，根據(jù)檔案資料的類型進行針對性管理，不同類型的檔案資料要進行明確標(biāo)注，便于后續(xù)的查找與應(yīng)用。對于辦公室中的機密文件需要進行加密處理，也可以進行檔案備份。要明確辦公室檔案收集整理的具體流程，工作人員進行檔案管理時需要嚴(yán)格按照相關(guān)流程進行操作，保證各個管理流程的規(guī)范化進行，實現(xiàn)檔案管理制度的有效落實。

3 結(jié)語

綜上所述，作為各單位的重要部門，辦公室必然要履行好自己的職責(zé)，尤其是在檔案管理方面，更加不能疏忽大意。受檔案數(shù)量、種類的影響，辦公室檔案管理工作的開展有一定的挑戰(zhàn)，需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進行，只有這樣，管理工作才能變得更加高效。除此之外，還應(yīng)當(dāng)著力提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與創(chuàng)新能力，再加之以信息技術(shù)的充分利用，相信辦公室檔案的收集整理工作定會進行得更加順利。

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