淺論檔案信息化管理

劉玉柱

摘 要：隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復雜化等趨勢發展，傳統的檔案管理模式、工作方式已經不能夠適應信息化社會發展的要求。而且當前檔案管理信息化也存在著較多問題，需要亟待完善，以促進檔案管理信息化的發展和提升檔案信息化管理的效率。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;問題分析

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，許多單位檔案存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理的信息化。在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。

1 檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨特優勢，可以發揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案管理自動信息化系統是一項運用多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統的協調組織、管理變得尤為重要。

2 現今建設檔案管理信息化所面臨的問題

2.1 檔案信息化管理的安全意識較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此要注意檔案信息內容的保護，然而這是各級檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來隱患。網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失。因此，加強檔案管理所在網絡環境的安全建設就尤為重要。

2.2 檔案信息化管理硬件設施水平不高

檔案信息化建設離不開各種硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤以及光盤刻錄機等。硬件設施的購買需要花費大量的資金，于是使一些事業單位寧愿停留在傳統的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢必會造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時代的發展要求。所以，要舍得投入財力才能使硬件設施符合現代化檔案管理的要求，加速檔案信息化建設，實現高效便利的檔案管理信息化。

2.3 檔案信息管理人員的素質有待提高

檔案信息化管理人才是實現檔案信息化的主導力量，現有的各級各類檔案管理機構中的檔案工作者大部分是檔案專業人員，而這些專業人員缺乏信息社會應用的信息素質，不適應高速發展的計算機網絡工作環境。嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術、又精通檔案業務的復合型人才，這些很不適應檔案信息化建設和發展的需要。實現檔案管理現代化，人才是關鍵，隊伍建設刻不容緩。

首先，檔案教育應及時調整專業格局，從課程內容、教學方法和手段、教育層次和形式教育等全面更新。其次，對在職人員進行各種形式的再教育，以適應教育發展的需要。最后，單一的人員結構已不能滿足檔案管理現代化的需要，應注意引進多方面的專業人才，充實檔案人員隊伍，建立復合型多層次的專業技術隊伍，以適應檔案管理現代化的需要，適應信息時代的挑戰。

3 提升檔案信息化管理的措施

3.1 更新觀念，增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

3.2 加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

3.3 建立復合型檔案管理人才隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培養其事業心和奉獻精神;有計劃地組織進修，掌握信息技術的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂;研究專門人才成長、流動規律，以形成最佳人才結構，這些方面都需要給予重視。

4 結語

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

參考文獻

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