關于數字檔案館的思考

周佳波

摘 要：隨著信息技術的發展，社會信息流通的基礎結構發生了根本性的變化，所以為檔案館的工作也帶來了困難。為了順應社會時代的變革，檔案部門借此機會改變傳統的工作方式，建立數字檔案館，讓檔案工作走向數字化、信息化、時代化的發展方向。本文將對數字檔案館的工作進行深入探究。

關鍵詞：數字檔案;基本特征;思考

隨著互聯網的發展，網絡為人們帶來了便捷式的生活，不僅改變了生活方式也改變了工作方式。數字儲存技術和網絡通訊技術的運用，讓許多企業和公司放棄了傳統檔案的建立，創造了數字檔案館，它將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式儲存，網絡化的形式相互連接，利用計算機系統進行管理，形成有序結構的數字檔案庫，可以做到及時提供人們利用，實現資源共享化和便捷化[1]。

1 數字檔案館的基本特征

數字檔案館是新型的建立檔案的模式，具體依托網絡以數字化的形式管理網絡信息。數字檔案館是新時代發展的產物，既傳承了傳統檔案館的基本功能，又做到了順應時代要求，將檔案以便捷化、信息化的特點呈現出來。數字檔案館有利于加強對各種電子文件的有效管理，確保數字檔案資源的安全性、完整性;又有利于檔案館現代化的管理;還能不局限與時空條件下，超越時間和空間的限制，為需要者提供個性化、多樣化的信息服務;對檔案技術人員進行了技術方面的訓練和培育，有助于提高檔案技術人員的專業實力，推動我國數字檔案的發展。與傳統檔案館相比，數字檔案館有以下幾點特征：

1）數字信息化。將數字檔案館的各種信息資源通過計算機進行轉換，然后儲存起來，再利用互聯網對檔案進行查收與瀏覽。

2）服務現代化。數字檔案的工作是以計算機為媒介，利用數據庫技術與多媒體的應用實現信息傳輸，技術含量過高，不僅是在運用傳統檔案的模式。

3）空間虛擬化。數字檔案帶來了便捷性，運用互聯網輕松將信息資源進行編輯、傳遞等過程，省去了效率低的傳統人力查找，現實的檔案館被虛擬時空代替，空間障礙不復存在。

4）傳輸網絡化。數字檔案館對各個信息資源都形成數據庫，具備硬性的流程。所以在信息的建立、編輯、傳遞、檢測、瀏覽和下載中，使檔案信息得到高效率的利用[2]。

5）人員專業化。隨著數字檔案館的成立，對工作人員的要求也逐漸提高，需要對計算機和檔案建立工作都具備專業知識的技術人才。所以在檔案人員培育上也著重發展計算機工作、檔案寫作等，以培養綜合性人才為目標。

2 建設數字檔案館所需的條件

1）資金保障。數字檔案館和傳統檔案館相比來說在資金費用上數額較大，因為數字檔案館的主要開支是硬件和軟件兩方面。硬件需要主要表現在計算機專業設備和環境改造上，原本的傳統數字檔案都是通過紙張的形式，所以設置的信息資源管理和保管設施等都不適用于數字檔案，需要對數字信息管理系統、電子檔案保管系統、數字信息傳送系統等基礎設備都進行置換;而軟件上就是對檔案技術人員進行定期的培訓、人員開支和系統維護等。

2）資源保障。數字檔案具有海量儲存和快速傳遞信息的功能。應該加快數字檔案館的進程，將紙質、音像、聲像為主要內容以電子文件和數字信息為主要載體。保證數字轉換進程和電子文件的積累，進而才能確保可傳輸數字信息的數量，加以不斷補充、更新和完善。才可以做到滿足社會的需要，使數字檔案成為人們工作上必不可少的工具。

3）人力保障。數字檔案的建設不僅對計算機的設備有所要求，對各階級檔案工作人員的技術也有所要求。工作人員必須具備專業能力，一是計算機技術人員在面對計算機問題和網絡高技術含量的專業知識方面可以順利解決，在日常工作中對計算機等專業設備進行維護、檢查和修理，保障數字檔案建立的正常運行;二是隨著專業技術水平的提高哈發展，各種應用管理軟件都在升級，使專業軟件變得更快更強，所以軟件開發人員也是不可或缺的人力保障;三是各個級別的數字檔案管理人員，要加強網路管理和運用能力，對數據管理和信息資源有所掌握[3]。

3 數字檔案館系統的建設

1）網絡環境建設。首先建設以服務檔案館內部為主的局域網。將采集和處理系統產生的數據進行管理和儲存，向檔案館的用戶發布信息并提供檢測和演示等服務;支持檔案館的日常辦公，可以像政府申請自動辦理業務的系統，為公網提供所需數據;還有定期對網絡系統和網路設備進行檢測與維修。還要加強外網的建設，就是在互聯網上建立公共網站，供給需要的人員進行遠程查詢，使需要者不用親自到檔案館進行查詢，不僅方便了需要者也是為工作人員減輕了工作;還可以宣傳數字檔案館的建立與工作性質，檔案館還可以采集所需的各種信息資源。目標有三點，一是為公網的用戶提供專業的檔案服務;二是為公網的用戶實現政務任務;三是實現網絡立檔的工作。

2）數據庫建設。數據庫是數字檔案館建設的核心，檔案數據庫包括案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫、專題文件數據庫、圖像數據庫和文本數據庫等。其中文件級檔案數據庫是全部數據庫的標準，必須優先處理。從載體形態來講，可以分為紙質檔案數據庫、錄音檔案數據庫、照片檔案數據庫和多媒體檔案數據庫等。在數據庫的建立過程中，有三點要求，要注意：第一是盡可能的利用過去已有的數據庫將數據轉入新的系統之中，做到高度利用不浪費數據;第二是減持數據的可轉換性，能夠根據所需導入導出;第三堅持一個數據指錄入一次，避免數據庫的重復[4]。

4 數字檔案館應該注意的問題

1）數字檔案館在短時間內不能做到完全替換傳統檔案館。數字檔案館的建立不代表傳統檔案館就要消失，二者的關系不是相互取締而是應該做到結合。數字檔案館是依靠信息技術與網絡智能的結合，但是傳統檔案館與信息技術的聯系更密切。事實上，數字檔案館是以傳統檔案館為基礎，繼承了檔案資源的形成、整理、儲存、檢查、保管、鑒定、統計等業務。二者的差距只是服務對象的不同，傳統檔案館是運用紙質的實體檔案依靠面對面服務，而數字檔案館是運用數字信息、資源共享等依靠遠程服務。雖然數字檔案館具備很多優勢，但是也不能做到萬全取替傳統檔案館。首先傳統檔案館是基礎，數字檔案館的信息空間需要傳統檔案館的信息資源的連接;其次，檔案館的儲存要做到紙質與信息化數字化的長期并存;然后數字檔案館做不到將檔案館的人文精神加以體現;最后，傳統檔案館的信息資源會受限制，對于加密的檔案信息用戶需要在傳統檔案中遵守某些條件才能獲得使用權。綜上所述，為了保護檔案的完整性、安全性、實用性和便捷性，需要數字檔案館和傳統檔案館二者相互結合，相互依托[5]。

2）制定數字檔案館的法規。數字檔案館應該制定有關法規，在法規上明確檔案館具備對社會檔案的集成、管理、利用的權限。明確檔案館與社會檔案館具有使用權和所在權，保障好檔案生成者和公民的合法權益，方便檔案館在業務上的正確使用。還要注意解決好數字化檔案信息的法律地位[6]。

總而言之，數字檔案館并不是簡單的工作，而是需要信息化與數字化進行結合處理。數字檔案館順應時代的發展，表現的是與社會交融、國際接軌的新走向，要做到多方面的嚴格把控，積極探索，逐步推進，促進數字檔案館的可持續發展，進而構建社會主義和諧社會。

參考文獻

[1]于介芳，劉朋海.數字檔案館建設問題的思考[J].山東檔案，2018，000（004）：49-50.

[2]樊振東.檔案數字化與數字檔案館的若干思考[J].蘭臺內外，2019（30）.

[3]霍日查.淺析對數字檔案館的理性思考[J].各界，2019，000（010）：170.

[4]孫紅艷.對數字檔案館信息服務的思考與研究[J].赤子，2019，000（014）：153.

[5]王寧.談數字檔案館的重要性及現實需求[J].蘭臺世界，2019.

[6]岳素芳，張昆.傳統檔案館與數字檔案館有機融合的探討[J].蘭臺內外，2020（6）：12-13.