會(huì)計(jì)檔案電子化管理的探索與實(shí)踐

宋吉麗

【摘要】本文分析了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)勢、存在的問題，針對會(huì)計(jì)檔案電子化管理提出具體的措施，并以江蘇核電為例，介紹會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)踐。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案;電子檔案;創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，會(huì)計(jì)工作由電算化向信息化轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)檔案形成以及展現(xiàn)方式產(chǎn)生較大變化，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。2012年起，財(cái)政部和國家檔案局已經(jīng)批準(zhǔn)部分企業(yè)開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作。2015年12月，財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律地位，明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求，包括歸檔范圍、移交及銷毀等內(nèi)容。會(huì)計(jì)電子檔案管理的推行，一方面可以精簡傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理，降低企業(yè)成本、促進(jìn)節(jié)能減排;另一方面是順應(yīng)企業(yè)信息化管理發(fā)展的需要，推進(jìn)企業(yè)管理效率提升和組織變革。

一、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)勢與問題

（一）會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)勢。1.提高工作效率。電子會(huì)計(jì)檔案管理能夠有效提升對檔案管理和計(jì)算的精確性和安全性。從生成層面，人工計(jì)算的失誤率高，尤其是在業(yè)務(wù)量繁重的情況下，會(huì)計(jì)檔案本身的質(zhì)量無法保障。從整理歸檔層面，手工進(jìn)行分類、整理、裝訂等工作，流程繁雜，工作效率不高。通過系統(tǒng)接口，建立會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化歸檔，能夠極大減少紙質(zhì)整理的時(shí)間，減少在紙質(zhì)檔案整理過程中丟失或其他失誤的風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率。2.降低會(huì)計(jì)檔案管理成本。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)部門按照要求將記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，進(jìn)行組卷整理并及時(shí)向文檔部門進(jìn)行移交歸檔。由于受過去法律法規(guī)的影響以及習(xí)慣的束縛，企業(yè)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料均為紙質(zhì)文件，即使產(chǎn)生電子會(huì)計(jì)資料，也會(huì)打印出紙質(zhì)文件存檔。傳統(tǒng)的管理方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成紙張、設(shè)備、庫房的損耗。3.便于會(huì)計(jì)檔案利用。會(huì)計(jì)檔案電子化之前，查找和利用會(huì)計(jì)檔案往往要辦理借閱手續(xù)，審批同意后到檔案館查詢紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，由庫房管理人員拿著借閱單據(jù)到檔案庫房中找到會(huì)計(jì)檔案提供利用，整個(gè)利用過程費(fèi)時(shí)費(fèi)力，雖然滿足了用戶的需求，但是利用效率不高。會(huì)計(jì)檔案電子化管理后，通過權(quán)限控制，利用人員可以通過電子檔案管理系統(tǒng)使用年度、文件題名、責(zé)任者等字段組合查詢，可以實(shí)時(shí)查找到所需要的會(huì)計(jì)檔案，無需再到檔案館中查找紙質(zhì)檔案，極大提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率。

（二）會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的問題。1.受傳統(tǒng)觀念制約，對電子會(huì)計(jì)檔案的合規(guī)性存在質(zhì)疑。隨著ERP會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的應(yīng)用，會(huì)計(jì)核算、報(bào)銷等業(yè)務(wù)多通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以通過版式化軟件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影姹镜臅?huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。但是受以往法律法規(guī)、行為習(xí)慣以及利用要求的影響，傳統(tǒng)觀念認(rèn)為紙質(zhì)材料才具有合法性，電子文件的安全性得不到保障，因而即使業(yè)務(wù)流程已完全電子化，仍輸出紙質(zhì)文件歸檔。在查詢利用時(shí)，外部監(jiān)管或?qū)徲?jì)單位在檢查時(shí)習(xí)慣于到檔案部門查詢紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。因此，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)，必須加強(qiáng)政策引導(dǎo)及宣傳，改變傳統(tǒng)觀念，推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施。2.會(huì)計(jì)資料電子化程度不一。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案既包括內(nèi)部形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，還包括外部接收的發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、收據(jù)等會(huì)計(jì)資料。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，大部分會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)電子化，其會(huì)計(jì)資料由電子形式產(chǎn)生，但仍有部分類型會(huì)計(jì)資料尚未實(shí)現(xiàn)電子化，例如簽字版的支持性材料以及發(fā)票。目前電子發(fā)票廣泛應(yīng)用于電商企業(yè)，但政府機(jī)關(guān)、其他企事業(yè)單位等尚未使用電子發(fā)票，這涉及國家稅務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的接口，電子發(fā)票的查重與認(rèn)證等方面，影響會(huì)計(jì)檔案電子化管理的進(jìn)程，后續(xù)仍需要進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)。3.會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)不完善。會(huì)計(jì)檔案電子化管理近些年起步，實(shí)施經(jīng)驗(yàn)較少，部分企業(yè)在會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中增加模塊實(shí)現(xiàn)歸檔功能，也有企業(yè)通過系統(tǒng)接口，在電子檔案系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)歸檔功能，相關(guān)的制度不夠健全，系統(tǒng)電子檔案管理功能不具備或不完善，電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性得不到保障。

二、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的具體措施

（一）推進(jìn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)信息化，形成合規(guī)電子會(huì)計(jì)資料。電子會(huì)計(jì)資料是進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理的基礎(chǔ)。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生和外部接收的會(huì)計(jì)資料要符合相關(guān)要求，以電子形式進(jìn)行保存，不再產(chǎn)生紙質(zhì)文件。對于企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，要通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成或傳輸;在會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中要嵌入符合公司管理流程的審批手續(xù)，保證電子會(huì)計(jì)資料的有效性;同時(shí)采取電子簽名、“四性”檢測等技術(shù)措施，防止電子會(huì)計(jì)資料被篡改，保證電子會(huì)計(jì)資料的完整性和真實(shí)性。電子會(huì)計(jì)資料不能脫離業(yè)務(wù)存在，這就需要企業(yè)持續(xù)推進(jìn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)信息化，通過信息系統(tǒng)輸出合規(guī)電子文件。對于公司外部接收的會(huì)計(jì)資料，可以通過建立會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與外單位例如銀行、電商、其他企業(yè)等系統(tǒng)接口，通過技術(shù)手段保障接收或同步文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性。對于無法用電子手段生成的文件，例如原始憑證，可以掃描成電子文件上傳到系統(tǒng)中，確保電子文件的完整性。

（二）完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)文件歸檔。要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，一方面應(yīng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)流程電子化，另一方面還需完善系統(tǒng)接口功能，完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)電子檔案從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到電子檔案管理系統(tǒng)的傳輸，實(shí)現(xiàn)電子檔案的歸檔管理。對于會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，要能接收、讀取和輸出會(huì)計(jì)資料，對于電子檔案管理系統(tǒng)，要能接收、處理和長期保存電子會(huì)計(jì)檔案。檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立歸檔接口，具備接收會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)傳遞過來的數(shù)據(jù)包、解析、存儲(chǔ)并能保證文件不被篡改的功能，可對接收的電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類、編目、命名、歸檔、存儲(chǔ)等。要明確業(yè)務(wù)規(guī)則及流程，明確歸檔電子文件范圍、元數(shù)據(jù)、版式化格式、歸檔時(shí)間、歸檔目錄及要求等，確保電子文件生成后按既定規(guī)則及流程產(chǎn)生并歸檔，形成合規(guī)電子會(huì)計(jì)檔案。

（三）建立電子會(huì)計(jì)檔案備份存儲(chǔ)機(jī)制，保證檔案安全。電子會(huì)計(jì)檔案依賴于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，一旦電子設(shè)備發(fā)生損壞，存儲(chǔ)的電子檔案就會(huì)受到影響，無法保障檔案的安全性，因而必須對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。國家檔案局2015年12月發(fā)布了《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，第7.2電子檔案離線存儲(chǔ)：離線存儲(chǔ)應(yīng)按《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）和離線存儲(chǔ)載體容量進(jìn)行信息組織，不能用運(yùn)維備份的文件組織方式來進(jìn)行離線存儲(chǔ)，更不能用系統(tǒng)備份文件代替離線存儲(chǔ)文件。會(huì)計(jì)檔案具備重要的憑證作用，企業(yè)應(yīng)做好電子會(huì)計(jì)檔案的離線備份。電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)至少應(yīng)制作一套，重要電子檔案應(yīng)進(jìn)行一式三套保存，有條件的企業(yè)可實(shí)行異地保存。

三、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)踐——以江蘇核電為例

2016年7月，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)改委組織開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)，江蘇核電是首批33家試點(diǎn)單位之一，研究實(shí)現(xiàn)ERP會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)形成的電子文件自動(dòng)歸檔。該項(xiàng)目于2018年3月通過國家檔案局驗(yàn)收。下面將以江蘇核電的試點(diǎn)過程為例，介紹江蘇核電會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)踐。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，明確會(huì)計(jì)電子文件在線歸檔流程。公司ERP會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)共有總賬及報(bào)表核算、費(fèi)用報(bào)銷核算等10支業(yè)務(wù)流程，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程完成后進(jìn)行過賬結(jié)轉(zhuǎn)生成會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)、科目結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片以及賬簿報(bào)表等信息，并根據(jù)歸檔的數(shù)據(jù)要求，開發(fā)對應(yīng)的對外服務(wù)接口供電子文件管理系統(tǒng)（以下簡稱“ECM系統(tǒng)”）統(tǒng)一歸檔模塊調(diào)用。同時(shí)，調(diào)用版式轉(zhuǎn)換服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。對版式化的PDF文件，增加電子簽名，電子簽名信息需要包括在電子文件的元數(shù)據(jù)以及XML信息包中的電子簽名段。抓取的文件存儲(chǔ)在ECM文件庫中，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)歸檔規(guī)則進(jìn)行組卷，并提供利用。少量的紙質(zhì)文件（發(fā)票等原始憑證）通過條形碼建立與電子檔案的關(guān)聯(lián)，裝盒保存?zhèn)洳椤?/p>

（二）精心梳理，確定歸檔范圍及元數(shù)據(jù)方案。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及其他檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的要求，公司對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類文件類別、保管期限、責(zé)任者、密級(jí)、保密期限、來源、載體類型等進(jìn)行梳理，共梳理出17種會(huì)計(jì)憑證，6種會(huì)計(jì)賬簿，2種會(huì)計(jì)報(bào)表，為電子會(huì)計(jì)文件的自動(dòng)歸檔奠定了基礎(chǔ)。同時(shí)參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《核電電子文件元數(shù)據(jù)》，共計(jì)梳理文件元數(shù)據(jù)69個(gè)，業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)17個(gè)。

（三）多措并舉，保障電子文件“四性”。試點(diǎn)項(xiàng)目采取多種技術(shù)保障建立電子文件“四性”檢測安全機(jī)制，保證電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。從歸檔移交、接收、長期保存3個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢測，共4大類，14個(gè)維度，26個(gè)檢測項(xiàng)，采用多重防偽技術(shù)，混合利用數(shù)字簽名、簽名驗(yàn)真、PDF/A格式轉(zhuǎn)換等技術(shù)，達(dá)到多重防偽，防止篡改的目的;采用日志審計(jì)技術(shù)，改動(dòng)任何業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將被記錄;采用身份認(rèn)證技術(shù)，采用統(tǒng)一用戶認(rèn)證和權(quán)限管理功能，保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)的文件不被非法存取和破壞，保證授權(quán)用戶合法操作，對系統(tǒng)中的重要行為進(jìn)行審計(jì)跟蹤;實(shí)現(xiàn)漏單管理，預(yù)設(shè)各類型文件是否應(yīng)與紙質(zhì)原始憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，自動(dòng)提示并要求確認(rèn)，未確認(rèn)關(guān)聯(lián)予以提示;利用摘要驗(yàn)證、模式匹配等技術(shù)，保證數(shù)據(jù)一致性、真實(shí)性和有效性。

（四）建章立制，編寫電子文件管理規(guī)范。試點(diǎn)項(xiàng)目期間，公司編制了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類電子文件歸檔范圍表、元數(shù)據(jù)規(guī)范、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類文件元數(shù)據(jù)對應(yīng)規(guī)則、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類電子文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范、電子簽章及格式轉(zhuǎn)換接口技術(shù)規(guī)范等文件，為會(huì)計(jì)檔案電子化管理奠定基礎(chǔ)。利用試點(diǎn)項(xiàng)目成果，公司編制了電子文件管理制度，明確文檔管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)公司電子文件管理工作，對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控;同時(shí)編制了文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件電子簽名技術(shù)規(guī)范、電子文件檢測技術(shù)規(guī)范，確保自動(dòng)歸檔電子文件的準(zhǔn)確性、完整性、有效性、可用性。

（五）應(yīng)用效果。以江蘇核電為例，試點(diǎn)項(xiàng)目前，2臺(tái)核電機(jī)組每年平均歸檔會(huì)計(jì)檔案3萬件，需紙張15萬張，按照6臺(tái)機(jī)組運(yùn)行50年計(jì)算，需紙張2250萬張、打印成本450萬元、庫房面積500平方米。試點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施后，除原始發(fā)票等必須保留紙質(zhì)的文件以外，其他的文件均通過系統(tǒng)產(chǎn)生和歸檔，極大減少了紙質(zhì)成本、庫房保管空間以及人力管理成本，經(jīng)濟(jì)效益明顯。

四、結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案電子化管理能夠簡化檔案管理流程，降低管理成本，提高利用的便捷程度，將會(huì)計(jì)檔案管理人員從繁復(fù)的檔案整理工作中解放出來，以便開展深層次的會(huì)計(jì)檔案價(jià)值挖掘及信息服務(wù)。企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中，可能還會(huì)存在一些問題，隨著國家政策及相關(guān)制度的不斷完善，試點(diǎn)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)積累，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理將逐步普遍化、規(guī)范化。

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