大數據背景下的企業檔案信息化研究

陳松梅

【摘要】在企業管理中，檔案管理是一項十分重要的工作，對公司將來的發展有著非常關鍵的作用。在大數據影響下，公司只有對檔案管理模式展開升級優化，并逐步增強檔案管理的信息化水平與管理質量，才能夠更好地滿足公司將來的發展需求。為此，本文對大數據背景下的企業檔案信息化展開探究。

【關鍵詞】檔案;信息化;大數據

隨著時代的逐步發展，人們已經進入大數據信息化時代。就公司來講，一個公司將來的發展水平和公司的管理能力，主要取決于其能否通過最新的技術展開日常經營。在大數據影響下，原有的企業檔案信息化管理出現了改變，檔案信息化不再是單純地讓檔案“數字化”，而是漸漸趨向于把檔案信息“數據化”。作為新時期的重要產物，大數據不但是一種指導思想，同時也是一種科學技術。隨著當今社會的飛速發展，大數據的發展給各個公司檔案管理帶來了挑戰與機遇。

一、培養高素質的檔案管理人才

原有的檔案管理工作形式簡單，因此管理者存在素質較低的問題，大部分檔案管理者只是懂一些基本的計算機操作技能和檔案知識。但是新時期檔案管理工作需要高素質的管理人才，需要檔案管理者擁有較強的綜合能力。因此，公司需要強化校企合作，通過引進學校的一些高素質、優秀人才，為公司的檔案管理工作注入新鮮的血液與活力。同時，公司還需要對檔案管理者展開計算機技術培訓，讓管理者熟練使用各種計算機技術，甚至可以讓一些優秀的員工出國深造，讓他們學習更為先進的檔案管理技能與知識。除此之外，公司的檔案管理者還需要主動加入公司開展的再教育活動與培訓活動中，努力學習檔案管理信息化建設過程中的相關經驗，逐步增強自身的管理水平，并按照公司的現實運營狀況，促進企業檔案管理信息化建設。

二、健全信息化建設服務的途徑與內容

在新時期的飛速發展中，為了達到多元化、多樣化的信息服務需求，公司一定要從自身的檔案管理服務模式入手，根據自身的現實狀況，把當前的檔案管理信息化建設內容予以完善。其一，公司需要健全檔案信息化系統軟件的使用功能。由于計算機技術與互聯網技術的發展，目前傳統的檔案管理已經難以滿足新時期檔案信息化發展的要求。按照服務與工作兩個內容進行分析，需要對信息服務系統的不同功能展開優化。其二，需要拓展檔案信息內容的范圍。在整理和搜集企業檔案信息的過程中，公司還需要獲取設計圖紙、企業公文等多種資料，如設計思路、設計圖紙、行業標準條款、行業發展資料、公司情報資料等。如果把這些內容添加到公司的檔案信息管理中，就會形成公司的隱形財富。其三，促進知識資源的相互融合。要密切關聯多個知識體系，逐步拓展檔案信息資源，使其有機融合在一起。如，在某個設計方面，需要把企業的多個執行標準、行業領域材料、設計材料等內容組建成相關的知識庫，讓管理者能夠及時學習、參考。同時，檔案管理者能夠把目前的信息展開編制，通過說明書、報告的方式，推薦給對應工作者。其四，需要強化信息資源的對應屬性。比如對元數據的處理，對檔案數據系統中的圖片、文檔、文件等，需要添加相關的文字表述信息。比如，審批人、具體內容、文件編輯作者、文件編輯時間等。以上的信息會大大提升信息提取、查閱的快捷性，使得多個數據之間的聯系更加緊密，同時也提升了信息的使用價值。

三、注重檔案信息化建設基礎業務

公司需要對基礎業務予以重視，逐步增強檔案信息化建設的廣度與深度，提升檔案管理的質量與數量水平，漸漸搭建出信息資源庫，使得檔案的搜集數量大大提升，構建出一個多樣化、豐富的檔案數據資源庫。要提升檔案信息化建設的基礎業務，需要從以下幾個方面著手：首先，需要強化對檔案信息的獲取。在公司的檔案信息化建設中，檔案是關鍵的內容，公司的檔案信息化建設效果會受到檔案數量的制約與影響。所以，需要強化對檔案的收集，這是將來檔案信息化建設的基礎。其次，需要對檔案數據庫展開統一規范。只有規范化、統一化的信息格式，才可以形成高效、規范的檔案信息共享資源。在進行檔案信息化時，公司需要切實推進文字檔案的信息化儲存，通過新時期技術，有效保護企業相關數據，把傳統的書面文字檔案轉變成為電子檔案，構建出信息資源庫，保證檔案資源可靠、全面，方便員工進行快速查閱，使得檔案管理的效率得到提升。最后，還需要給予有力的軟硬件支持。從硬件建設上個進行分析，公司的檔案管理機構一定要得到上級領導的支持，獲得足夠的資金支持，從而讓硬件需求得到保障。而對于軟件建設來說，公司需要構建出與自動化密切結合的辦公系統，并嚴格根據我國的信息化建設行業標準與法律。在積極展示時效性、全面性、準確性的基礎上，促進公司檔案管理有效整合，實現檔案信息化高效管理。

四、保證檔案信息化建設全面有效

在檔案信息化建設中，檔案信息的安全工作一定要得到保證。需要從以下幾個方面著手：首先，需要保證硬件設備的安全。在企業的檔案管理中，使用的硬件設備有路由器、打印機、服務器、掃描儀、計算機等，因此需要定期對其展開更新檢查，確保整個檔案管理過程中不會出現故障，防止突發事件為公司造成的不利影響。需要定期查看公司服務器的運行狀況，全方位確保公司的檔案管理工作能夠得到穩步實施，并及時備注檔案行程。其次，需要確保檔案信息的安全。重要的是確保公司平時的生產經營等產生的相關信息是準確的、完整的、原始的。同時，也需要防止一些非法用戶、沒有通過授權的用戶非法查看、竊取公司的相關數據，謀取不正當利益。再者，需要做好網絡安全防護工作。在員工所使用的每一臺電腦上都需要打開“防火墻”系統，以防止外部信息的入侵，預防公司的重要資料被竊取。除此之外，檔案管理者在查詢對應保密信息時也需要予以重視，必要時需要采取登錄權限的限制與身份識別的方式，確保公司的信息受到保護。最后，還需要強化病毒的防范，對檔案管理員工展開安全教育工作。公司每位員工所使用的計算機都需要安裝殺毒軟件，并定期展開病毒的查殺，讓木馬或者病毒在萌芽階段被遏制。公司的檔案管理安全最主要的是受到檔案管理者的影響，所以不管是在什么時間什么地點，不管是檔案管理的風險防控，還是檔案管理的硬件設施，都需要檔案管理者采取有針對性的、有預案的、穩定、安全的措施予以應對，通過總結網絡運行規律，自身的網絡安全經驗等，最終發現安全風險、漏洞，保證檔案信息化建設全面有效開展。

五、結語

由此可見，隨著大數據時代的來臨，公司展開檔案信息化建設已經是大勢所趨。檔案信息化建設是一個動態的、復雜的內容，只有企業密切結合自身實際，分步實施，科學統籌，以多個部門的配合、技術保證、資金支持等為依托，打造一支高素質的檔案管理人才隊伍，才能夠創新檔案管理方法，緊抓機遇，以檔案信息化建設促進公司的信息化全面發展。

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