重大建設項目檔案工作全過程管理探究

崔淑君

【摘要】為保障大型、重大建設項目建設工程穩步推進，必須切實做好重大建設項目的檔案管理工作。然而，當前重大建設項目檔案工作開展并不理想，有學者為此提出面向重大建設項目檔案工作的全過程管理理念。本文首先概述重大建設項目及其檔案管理的內涵，在此基礎上論述當前重大建設項目檔案管理工作現狀，由此提出重大建設項目檔案工作的全過程管理建議以供參考。

【關鍵詞】重大建設項目;檔案管理;全過程管理

我國建設行業發展至今，日漸趨于成熟化，一些重大建設項目越來越接近人們的日常生活，這是國家整體發展的必然結果。而檔案是重大建設項目的重要記錄，因此針對重大建設項目檔案的管理非常重要。主要是由于建設項目檔案本身屬于項目建設的重要依據，這些依據的涵蓋面較廣，具體包括項目的稽查、設計、審計、管理、監督及驗收維護等多個方面。由于重大建設項目檔案內容涵蓋面廣，因此其管理工作異常重要。必須切實做好重大建設項目檔案工作的全過程管理，具體要從宏觀及細節兩個層面展開，這樣才能切實保障重大建設項目投產后的運行及維護工作穩步進行。

一、重大建設項目檔案管理概述

就重大建設項目檔案管理而言，采用的管理模式是非常新穎的。這一模式的核心在于項目法人主體，管理的基礎是以合同為準，最重要的管理措施是監督管理控制。在特定檔案管理任務的制定和實施過程中，檔案管理相關行政部門、主管部門、項目建設、設計、監督等許多部門采取一種全面的、多角度的方式，并整體全程參與其中。除了項目實施之前的現有干預措施外，還控制項目實施過程中事件的發生。最重要的是，這些部門在項目的最后階段進行檢查及驗收維護等相關工作。這種新的實時監視和完全控制模式使主要建設項目的檔案管理更加全面和具體。在這種全新模式下，項目建設的所有階段、所有過程和所有步驟都集成到檔案管理工作中，由此來確保建設項目檔案的完整性和準確性。

二、重大建設項目檔案管理現狀

當前的重大建設項目檔案管理不容樂觀，具體表現為以下幾個方面：

（一）檔案工作受重視度不足，管理水平有待提升。在部分單位，針對重大建設項目檔案管理不重視的情況，是一種由上至下的體現。首先，是領導對項目檔案管理重視不足，未認識到項目檔案工作的重要作用，更多精力集中在實際的項目建設，因而對檔案管理造成一定的忽視。其次，是單位檔案管理崗位的不重視，主要是由于一些單位的檔案管理崗位被常態化認定為工作能力及技術含量不高的崗位類型。最后，是項目建設的參與人員素質不高，通常參與項目建設的人員在專業素質上表現得參差不齊，其中負責檔案管理的兼職人員偏多，且水平也不足，因此導致重大建設項目檔案文件的分類管理不夠合理，所具備的管理水平還有待提升。

（二）項目檔案管理制度待完善，各部門職責分工不明晰。有部分建設單位并未設立完善的重大項目檔案管理規則制度規范，因此在實際的建設項目檔案管理當中，呈現出管理制度執行較差的情況。而這種情況是多數檔案管理部門普遍存在的問題，直接對單位建設項目檔案材料的收集、整理及歸檔處理工作開展造成一定影響，其難以在此基礎上保障檔案材料的完善性，最終也將由此影響到項目建設總驗收及保養維護工作的進程。

（三）檔案工作質量不符合重大建設項目檔案管理要求。多數單位建設項目檔案工作難以達到相應的標準要求，從實際歸檔的情況可發現建設項目檔案管理的質量存在一系列問題，具體表現為以下幾個方面：1.綜合類建設項目檔案文件材料在分類上不夠科學，其中組卷管理存在一定的不合理情況。2.建設項目的基建部分材料歸檔整理隨意，像一些經過變更調整的工程圖紙缺少更改后的提示標志或者相應的修改說明，甚至一些更改篇幅超出三分之一的依然處于使用狀態。也有的采用施工圖替代竣工圖，且并未蓋上竣工圖印章。3.相關設備材料整理不規范，一些紙質、照片、合格證書等。還有一些貴重設備的招投標文件整理不規范，相應的裝卸、安裝、調試照片記錄不完整。

三、重大建設項目檔案工作全過程管理建議

（一）做好前期準備工作。具體要求建設工程項目立項之初，就應當將檔案管理工作定位為工程建設項目的重要組成內容。并且，相應的檔案管理單位，還需在此基礎上做好項目建設資料、文件等材料的收集、分類及整理工作。在此過程中，建設單位應當基于項目本身特點內容，充分結合工程實際來做好工程類目劃分及進度的制定。同時還需做好項目檔案工作計劃的制定，這樣才能真正將檔案管理工作的相關制度規范落到實處。整體而言，需在此基礎上構建高效的檔案管理組織機構，并配備齊全和有效的工作力量，并且還需完善相應的檔案管理制度，最重要的是落實項目相關文件歸檔、分類及存放的制度等，這樣才能保障施工、監理等機構在后續進行檔案歸檔整理時有據可依。

（二）項目開工各項標準統一化。具體在建設工程項目開工階段時，應當集中統計各參與建設的單位及工作人員，在此基礎上搭建完善的檔案網絡管理體系。在建立管理體系后，應當由此將工作人員的檔案材料直接錄入網絡管理系統當中，由此對參與建設者實施全面的檔案管理。還要求相應的建設主導單位將相應的制度標準及時準確發放至各機構部門，著力提升檔案管理人員的意識及業務工作能力。為此，相應的建設主導單位還需借助會議、組織培訓班等形式切實強化檔案管理人員的意識水平，這樣在提升其業務技能的同時，促使檔案管理工作規范化、統一化，并由此實現對各參與單位檔案管理職責的細化。從某種程度而言，建設工程項目開工前，統一其各項標準，能夠促使工程建設項目在具體運行中更加順利、穩步進行。

（三）實時監控項目進程。建設工程項目的實施需要將檔案管理工作有效地集成到工程建設環節中，并強調工程項目的施工質量。這樣，在施工單位對項目進行質量檢查和進度檢查時，可以同時檢查檔案的形成和管理狀態。由于每個項目環節組成不同，因此進行監查的信息標準也不相同。同時，存檔管理也隨之更改。在驗收單項工程項目時，必須查看需要同時存檔的材料和文檔。驗收的過程中，要求必須確認數據的質量和完整性。如果條件允許，可借助計算機網絡及其他高端信息技術對項目相應施工單位或監督組織進行實時監視，以便可以及時回收和存檔。對于與施工和監理有關的文件和材料，每個施工單位和監理機構應有效地將這些任務納入具體的施工和監理管理工作計劃中，并將其作為施工管理和施工評價的重要組成部分。同時，必須將其納入各種工程項目的相關領導者和技術人員的職務范圍當中。在這方面，有關檔案管理機構可以建立相應的施工現場管理辦公室，這樣才能有效促進管理制度的有效推行。

（四）建設項目后期總結與反饋。項目完成后，相關的檔案管理單位需組織和匯總在項目實施期間生成和歸檔的檔案材料，并仔細檢查檔案的完整、準確性，及時調整和修復問題文件和材料。初步檢查完成后，需要由專門的存檔機構對檔案進行特別的檢查和驗收。通常定期進行特殊驗收檢查的存檔機構由兩個部門組成：一個是檔案管理行政部門，另一個是負責該行業的相關部門的組織。通過對存檔進行特殊檢查和驗收，可以及時發現存檔的更多問題，并進行更深的更正和調整。這種多步驟、多級別的檔案審查和批準可以大大提高與主要建設項目相關的檔案管理的質量和水平。

四、結語

綜上所述，檔案管理對于建設項目工程而言非常重要，尤其是重大建設項目的檔案管理工作，因而重要性和特殊意義，對檔案管理工作提出了更高的要求。而這必須要采取一種有效的檔案管理方式，全過程管理就是一種有效的管理模式。文章結合全過程管理理念，從做好前期準備工作、項目開工各項標準統一化、實時監控項目進程、建設項目后期總結與反饋幾個層面論述對重大建設項目檔案全過程管理的建議，期望由此來為后續重大建設項目檔案管理工作提供一定的參考價值。

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