人事檔案管理在人力資源管理中的作用分析

孟潔 鄭斌 趙玲 馬曉楠

摘要：企業的人事檔案管理是人力資源管理工作的重點之一，在檔案里記載著所有職工各方面的信息內容，可以給人事調動與任用工作帶來可靠的參考。因此，做好人事檔案的管理工作對提升企業的人力資源管理工作具有重要意義。基于此，本文介紹了人事檔案管理的主要內容及其特征。分析了人事檔案管理對于人力資源管理的作用，并提出了人事檔案管理工作的努力方向，以便更好地推動石油企業人力資源管理工作順利地開展。

關鍵詞：人事檔案;人力資源管理;作用;分析

人力資源管理工作大體走過了幾段發展歷程，即人事管理、人力資源管理、戰略性的人力資源管理等時期。人事檔案的管理工作曾發揮著很大的價值。然而，伴隨企業的人力資源管理工作的發展腳步，人事檔案管理的意義漸漸受到一定程度的輕視。尤其是全球化經濟一體的化形勢下，各個企業皆面臨著日益復雜的環境。想要更好地應對國際化的市場環境，一定要關于企業的動態信息加以匯集與綜合分析。因此，企業人事檔案管理工作的作用將不斷地得以發揮。

一、人事檔案管理工作的內容及其特征

（一）關于企業的人事檔案管理

企業的人事檔案管理工作主要包括以下五方面內容。其一，對人事檔案的資料進行收集與合理鑒別;其二，對職工的職務、崗位以及變動信息做登記;其三，調查職工相關的人事檔案，了解每個職工的基本資料與發展現狀，給人力資源管理帶來詳盡的人才信息;其四，辦理職員人事檔案的閱覽以及借用轉遞手續;其五，對人事檔案加以妥善地保管，并實行企業的保密體制，確保相關的檔案信息的安全。

（二）人事檔案管理的主要特征

第一，真實性。企業的人事檔案資料應當具有絕對的可靠性，關于職工的身份背景、工作情況以及生活等方面的信息要實事求是。因此，真實性也是企業展開人事檔案管理的基本要求，同時又是保障人力資源管理工作的前提。唯有客觀真實的檔案信息，才會確保工作的價值，才會真正地為企業派用以及提拔人才帶來有力地參考。第二，完整性。人事檔案的全部材料應當在數量方面與內容方面保持完好無損的狀態，也就是企業的檔案材料一定要齊全，以便更好地調查與了解所有職工各方面情況，使檔案材料可以作為公司用人決策的依據。當然，隨著企業的發展，職工的檔案資料也應當適時更新，也會對每個時期的狀況進行反映。第三，安全性。人事檔案的管理工作務必要確保信息的安全性，預防職工的檔案資料受到某種損壞、更換、涂改以及丟失。關于信息內容，主要是企業建立檔案的保管與保密的機制，不能讓信息遭到泄密，防止侵犯職工的隱私權。

二、人事檔案對企業人力資源管理的作用

（一）有利于企業規劃人才的供給和需求

人事檔案材料一般包括公司內部的人員構成、職工能力以及職工數目等信息。經過對企業的人事檔案進行歸類與整理，能夠更好地為公司提供需要的人才類型與信息，或者是公司職工的人力資源的存量與信息。如公司中的部分職工快要臨近退休年齡，這時檔案管理工作者就要將這樣的信息對專業的人力資源部門相關的負責人進行反饋，以便公司對以后的人力資源管理工作作出更合理的規劃。

（二）為企業的招聘工作帶來依據

企業進行招聘人才是人力資源管理工作的一項重要環節。具體的招聘工作又可劃分成內部與外部兩種招聘形式。其中的內部招聘主要指的是從公司內部職工里甄選需要的人才，而外部招聘主要指企業面向社會以及各高校等展開公司的大型招聘活動。第一，在招聘人才時，有的公司招聘人員會有一定的傾向性，如特別選用某個老鄉或者校友等熟人，有時盡管這些人與公司的實際要求不完全切合也會被招用。這勢必會影響公司的人員素質，進而為公司的管理工作增加了難度。公司經過關于人事檔案的材料展開的統計與分析，可以在招聘過程中更加客觀公正，排除選用不合宜的某些員工，進而確保招聘工作的質量。第二，企業進行內部招聘過程中，經過查閱、分析職工的檔案信息，可以清楚地了解職工成長經歷、工作態度以及為企業做過的貢獻等情況，在進行提拔與錄取職工的決策時帶來重要的參考。

（三）有利于對職工展開有針對性的培訓

公司針對職工展開培訓之前，可按照職工的檔案信息實際，如受教育程度、社會閱歷、年齡段等方面，對具體的培訓內容進行設計與規劃，進而有目的性地對其培訓，以提升培訓的質量。如針對年齡稍長一點的職工，除了相應地展開知識技能方面的培訓，還要增加保健方面的培訓，既可確保他們的身體素質，又能有效地提升職工的工作熱情，更好地投入到工作中。

（四）有利于企業進行跨區域的文化管理

作為大型的企業，內部必然會匯集全國各地的職工，他們來自不同的地方，曾受過不一樣的風俗影響等，思想觀念、個人習慣、文化等方面會存在一定的差異性，公司的職工人事檔案里會作出具體的說明。這樣，檔案管理的工作者就能夠對職工的各種文化特征加以分析，便于更好地預測他們在工作過程中產生的可能性的摩擦或沖突等，進而對職工進行合理的調節與心理方面的疏導工作，進而制定出有效地處理機制。此外，公司展開團隊合作的時候，也可先進行人事檔案的詳細調查，預先與職工展開思想文化方面的交流、溝通。

（五）有利于職工開展職業規劃

職工的檔案資料里會具體地反映其工作特長、職稱、受教育、表現以及薪酬等全方位的信息。公司的相關管理人員能夠按照職工的檔案材料內容，協助其設立自己的職業規劃或發展方向。這樣，就可以更好地促進公司所有職工的成長，進行全新的定位，以便為公司作出更多的貢獻。

（六）有利于企業應用恰當的激勵措施

每個人皆有從物質到精神方面不同的需求，而且處于不同時期需求也會有所不同，而不同需求得到滿足可以對企業的職工產生不一樣的激勵。為此，公司能夠經過分析廣大職工的人事檔案信息，進行真實的了解他們現今的最大需求，有利于對其應用相應的激勵方式。這樣，公司針對不同類型的職工，可以有針對性地激勵，以便更有效地激發他們的潛能。

三、企業人事檔案管理的努力方向

（一）提高公司人事檔案材料的管理

企業人事檔案材料的信息記錄往往是隨著時間的推移而不斷調整的，也就是對人事檔案進行實時更新，原因可能是人員的流動引起的信息需要變化。此外，為了更好地應對日益復雜多變的市場競爭環境以及企業的發展要求，對于企業規章體制方面的變化應當進行合理化、科學化地管理，并建設有效地管理制度，認真實行人事檔案的查、借、閱的管理體制、檔案保密體制，確保企業的人事檔案所有的材料更為真實與完善，為人力資源部的人才調配工作帶來切實可靠的資料。

（二）建設企業的信息化管理體系

如今人類已進入到信息時代，為此，人事檔案的管理工作也應當帶有時代特征。對于石油企業，應用先進的信息化管理展開人事檔案材料的記錄與管理工作，既可以確保企業的檔案資料的傳送，又有利于人事檔案的存儲、查找、調取等工作，進而提升工作的效率。因此，企業應當建設現代化檔案信息的管理體系，把人事檔案的具體信息輸進互聯網，經過網絡終端來進行相關信息的取得與調整，使得企業的人事檔案管理工作步入信息化、網絡化管理，進而提升檔案信息的管理質量。

（三）提升工作者的綜合素質

第一，企業應當著力提高人事檔案管理者的工作觀念，使得管理者對于企業的人事檔案材料的管理工作的重要性具有充分地認識，進而樹立嚴肅認真的工作態度。第二，提升企業人事檔案材料管理者的政治素養，培養其具備美好的崗位道德，以提升檔案信息管理者在具體的工作過程中保持真誠的服務思想，積極與企業每個機構建立良好的關系，進而為信息的流通構建順利的通道，使得企業的人事檔案材料的管理更為快捷。

四、結語

現階段，人事檔案信息的管理工作逐漸在企業發展中發揮著越來越大的作用。通過檔案管理者經過對職工檔案進行系統的分析與整理，更好地為企業的人力資源管理工作開展的各項活動帶來可靠的信息支持，進而推動人力資源管理工作不斷發展。以后的人事檔案材料的管理工作還會朝向信息化、網絡化方向發展，使得企業的人事檔案管理工作更加科學、合理、高效，在人力資源的管理中發揮更大的價值。

參考文獻

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