新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

毛成銀

【摘要】我國醫(yī)院改革的不斷深化，對醫(yī)院的管理運營工作提出了更高的要求，檔案管理作為醫(yī)院工作常被忽略但又非常重要的一環(huán)，直接關系到醫(yī)院自身的發(fā)展。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理沒有明確的制度規(guī)范，導致檔案管理工作雜亂且分散，信息收集不全，日常查找困難。本文將針對醫(yī)院的檔案管理工作中存在的問題進行分析并提出相應對策，進一步探究新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路。

【關鍵詞】新形勢;醫(yī)院檔案管理;信息化;新思路

隨著信息技術的應用和普及，互聯(lián)網因其高效便捷的優(yōu)勢被運用于越來越多的行業(yè)。2018年，國務院辦公廳印發(fā)《關于促進“互聯(lián)網+醫(yī)療健康”的發(fā)展意見》，以大數據為支持推動醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，要求發(fā)展“互聯(lián)網+醫(yī)療健康”的模式，將信息技術與醫(yī)療行業(yè)相結合，發(fā)揮互聯(lián)網高效便捷的優(yōu)勢，優(yōu)化醫(yī)療資源配置，增強服務能力。醫(yī)院檔案管理工作主要是收集醫(yī)院工作中的各種信息，并為醫(yī)院相關部門的發(fā)展和醫(yī)學研究提供依據，是醫(yī)院管理的重要組成部分。但目前大多數醫(yī)院并不重視醫(yī)院檔案管理工作，也沒有統(tǒng)一的檔案管理制度，不僅造成了大量醫(yī)療資源的浪費，而且增加了后續(xù)資料查詢的難度。隨著醫(yī)院改革的不斷深化，醫(yī)院應該提高對醫(yī)院檔案管理的重視程度，加強檔案管理的科學性，利用信息化技術對醫(yī)院檔案管理工作進行改革，提升醫(yī)院檔案管理工作質量。

一、新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

（一）時代發(fā)展的必然要求。21世紀是信息化時代，信息的增長和更新速度越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不能滿足新形勢下的檔案管理工作的需求。醫(yī)療發(fā)展與信息化相融合是時代發(fā)展的必然要求，醫(yī)院檔案管理工作要滿足新形勢下的需求，也需要借助網絡化，使用網絡化不但可以輕松完成檔案的收集整理，還可以實現醫(yī)院檔案信息的整合共享，滿足醫(yī)院教學、科研、醫(yī)療等各項工作的信息需求，甚至還可以實現跨院間的信息共享，更好地實現醫(yī)療信息資源的交流共享。

（二）醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的要求。從無到有，從手寫記錄到電腦錄入，醫(yī)院的檔案管理工作在不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，正是這些改變，讓醫(yī)院的檔案信息管理工作不斷地完善，信息歸檔的效率和管理質量也有了明顯的提升。不斷創(chuàng)新檔案管理工作制度不僅可以為醫(yī)院提供更加真實準確的信息，滿足醫(yī)院醫(yī)療工作的信息需求，還可以為醫(yī)院的管理決策提供更多的資料支持，確保醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）醫(yī)院文化建設的要求。檔案不只是一堆枯燥的資料，更是一家醫(yī)院的文化載體，它用特殊的形式記錄了醫(yī)院的歷史，是醫(yī)院的寶貴財富。不斷創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，可以在收集歸納各種信息的同時，從中挖掘醫(yī)院獨有的文化印記，起到文化傳承和發(fā)揚的作用，從而為推動醫(yī)院的文化建設提供新的方式。

（四）醫(yī)院自動化辦公的要求。隨著醫(yī)療技術和信息技術的不斷發(fā)展，大多數醫(yī)院引入了醫(yī)院信息系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)以及電子病歷等技術，紙質資料變得越來越少，這就要求醫(yī)院的檔案管理工作也要跟上醫(yī)院信息化的程度，朝著無紙化方向發(fā)展。醫(yī)院發(fā)展無紙化檔案管理不僅更加方便、高效，還會為醫(yī)院節(jié)省一大批人力物力，提高醫(yī)院的工作效率。

二、當前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不足。作為醫(yī)院歷年經營和管理狀況的記錄，醫(yī)院檔案是醫(yī)院決策管理的重要依據，但目前大多數醫(yī)院并沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為相比新技術研究、業(yè)務開展等工作，檔案的收集、匯總工作是可有可無的。受這種觀念的影響，臨床和科室的人員覺得檔案管理與自己無關，并不重視檔案資料的保存，導致科室組織的一些值得保留的工作和活動未能及時保存，或資料信息不全。

（二）缺少標準化的管理標準。跟醫(yī)院大多數科室明確的人員分工不同，不少醫(yī)院在檔案管理方面并沒有明確的制度規(guī)定及職責規(guī)范，缺少標準化的管理模式。目前醫(yī)院各科室檔案資料一般都由本科室負責，檔案管理機構混亂，不僅影響了檔案管理工作，還使得信息的收集缺乏完整性，無法將有價值的信息統(tǒng)一收集，不利于醫(yī)院檔案的科學化管理，也無法滿足新形勢下醫(yī)院發(fā)展的需求。

（三）檔案信息化管理水平較差。隨著信息技術的發(fā)展應用，信息化管理因成本低、效率高的優(yōu)勢，逐漸被運用到各行各業(yè)。醫(yī)院的檔案信息一般以文檔信息為主，占空間大而且整理麻煩，為了提高工作效率，越來越多的醫(yī)院也將檔案信息化管理引入工作中。但目前醫(yī)院檔案信息化管理水平較差，在檔案信息化的發(fā)展中，也存在一些問題，比如對醫(yī)院檔案管理的研發(fā)投入不夠，市面上流通的軟件跟不上現在的管理需要，不僅操作復雜，而且無法保證數據的準確性，阻礙了信息管理工作的開展。

（四）缺少專業(yè)的檔案管理人員。目前醫(yī)院的檔案管理人員大多數是由行政、護理等科室轉崗或者兼職，人員流動性大且一般不具備檔案管理的專業(yè)知識。因為缺乏職業(yè)素養(yǎng)，大多數檔案工作人員對檔案管理工作沒有足夠的重視，也沒有將全部精力放在檔案工作中，使得醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展緩慢。同時醫(yī)院本身也沒有專門的經費用于管理人員的管理方式培訓，這些使得醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展受到了很大的阻礙。

（五）信息管理缺乏時效性。要真正推動醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展，就必須解決信息管理工作的時效性。傳統(tǒng)的檔案管理方式是以年為單位收集整理各科室的檔案資料，很多醫(yī)院檔案信息因為沒有在最短時間內做好歸納收集，導致信息遺漏，使得信息管理的內容和解決問題需要的信息存在誤差。而且有些檔案管理人員是其他崗位兼職的，本身就欠缺信息管理工作經驗，如果跟同事的交接過程中出現信息不對等，很容易出現工作差錯，影響信息管理工作的時效性。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

（一）健全醫(yī)院檔案管理制度。新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作想要跟上時代的步伐，首先要提升醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度，建立健全相關的管理制度。醫(yī)院檔案管理制度的建立要遵守國家檔案局、衛(wèi)健委的《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，由醫(yī)院檔案管理從業(yè)經驗豐富的人員，結合衛(wèi)生改革要求及醫(yī)院各科室對檔案管理的實際需求，制定科學的檔案管理制度，明確醫(yī)院檔案管理工作的職能分工以及規(guī)范流程，保證檔案管理工作有據可依;建立檔案資料登記制度，對檔案資料進行動態(tài)監(jiān)管，如果出現丟失可以通過記錄進行查找追回，確保醫(yī)院檔案的完整性和真實性。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務素質。醫(yī)院檔案管理不是各科室檔案信息的簡單保管，在醫(yī)療衛(wèi)生改革的新形勢下，為了更好發(fā)揮醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院事業(yè)發(fā)展作用，要加強對醫(yī)院檔案人員的培養(yǎng)，包括思想意識、知識結構和操作技能。首先需要定期對檔案管理人員進行技能及服務意識培訓，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，檔案人員要改變檔案管理的思想，主動為醫(yī)院的各項工作提供所需要的檔案資料。其次要引進醫(yī)院檔案管理工作考核機制，調動工作人員的主動性，培養(yǎng)檔案人員養(yǎng)成檔案工作的時效觀，既要保證檔案及時歸檔，又要及時準確地為需要者提供檔案。最后要培養(yǎng)檔案人員的價值觀，當然管理人員要認識到檔案的價值，特別是特殊的醫(yī)學科技檔案對醫(yī)院及社會所能發(fā)揮的作用，主動幫助全院提升檔案意識。

（三）建立檔案網絡化管理系統(tǒng)。信息技術的發(fā)展為檔案的管理工作提供了更多的可能性，不僅節(jié)省了成本、空間，還提高了工作效率。新形勢下，為了提高醫(yī)院的檔案管理工作，需要根據醫(yī)院目前的發(fā)展狀況及時更新檔案管理的方式，比如建立檔案網絡化管理系統(tǒng)。檔案網絡化管理包括文書檔案網絡化管理、人事檔案網絡化管理及病例檔案網絡化管理。想要實現這幾部分的網絡化管理，既需要醫(yī)院各科室的協(xié)調配合，建立相應的協(xié)調結構，確保醫(yī)院檔案數據庫數據的完整性，還需要引進相應的技術管理人才，避免網絡上的不安全因素比如黑客、病毒等危及醫(yī)院檔案信息的安全。檔案網絡化不是一蹴而就的事情，需要醫(yī)院根據自己的實際情況，循序漸進。

（四）發(fā)揮檔案的服務領域。收集保存不是檔案管理的目的，利用其保存的數據為今后的發(fā)展提供依據，發(fā)揮其潛在的經濟、社會效益才是根本。要想發(fā)揮檔案的利用率，管理人員就要樹立服務的觀念，增加對檔案利用途徑、方式的研究。在醫(yī)院日常的檔案管理工作中，管理人員除了負責收集、匯整、分類歸納各科室資料外，還應當主動提供服務，加強各醫(yī)院間信息的交互聯(lián)系。也可以定期舉辦醫(yī)學檔案信息的講座，為醫(yī)院的科研、教學工作提供服務，同時結合醫(yī)院對信息的需求，不斷拓展服務內容，提高檔案的利用率。主動探究檔案的利用率可以實現醫(yī)院各種信息的互動，完善醫(yī)院信息系統(tǒng)，讓檔案室真的成為信息保存和利用的中心，不僅可以更好地為醫(yī)院管理層的決策服務，還可以為醫(yī)院各部門提供更好的服務，有利于醫(yī)院的建設發(fā)展。

四、結語

醫(yī)院檔案管理工作是一個復雜且煩瑣的長期性工作，它是一個醫(yī)院發(fā)展歷程的見證者，同時也對醫(yī)院今后的發(fā)展起到了重要的參考作用，醫(yī)院檔案管理工作的質量影響著醫(yī)院的發(fā)展。在新形勢下，醫(yī)院應積極進行檔案管理工作模式的改革，建立健全相關的檔案管理制度，提高全院對檔案工作重要性的認識，培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，同時也要學會將現代化的信息技術運用到檔案管理工作中，提高檔案數據的完整性，更好地服務于醫(yī)院發(fā)展。

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