新形勢下高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理探索

趙梅娟

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)早已滲透在人們的生產(chǎn)、生活和學(xué)習(xí)中了。在高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理中，信息技術(shù)也為其提供了技術(shù)支持，使檔案信息化建設(shè)逐步走向成熟，從整理、組織、編排、統(tǒng)計(jì)到檢索已基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，為檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)提供了先決條件。在新形勢下，高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的管理必須要轉(zhuǎn)變以往的管理模式，以信息化的全面建設(shè)和信息化平臺的應(yīng)用為契機(jī)，提升高校檔案建設(shè)與管理的信息化，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的升級為目的，探索信息化建設(shè)與管理的具體措施。基于此，本文在分析檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了相應(yīng)的具體對策，也希望能為其他相關(guān)研究人員提供一些建議。

關(guān)鍵詞：新形勢;高校檔案管理;系統(tǒng)建設(shè)

1 新形勢下高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理的現(xiàn)狀

1.1 高校缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視

很多高校在檔案信息化的建設(shè)過程中，沒有深刻認(rèn)識到信息化建設(shè)對高校發(fā)展的實(shí)際意義。很多高校還是以人力為主，信息技術(shù)手段為輔，這也導(dǎo)致高校減少了對檔案信息化建設(shè)的資金投入。但在信息化建設(shè)的過程中，無論是在檔案進(jìn)行信息化加工還是構(gòu)建信息化平臺所需要的硬件設(shè)備上，都需要資金的支持。因高校缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視，也就直接阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程。

1.2 高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理的速度較慢

近年來，在高校擴(kuò)招政策的影響下，學(xué)生人數(shù)激增，隨之而來的檔案數(shù)量也在大幅度增加，學(xué)校也逐漸積累了包括學(xué)生人事檔案、學(xué)習(xí)檔案、文書檔案以及財(cái)務(wù)檔案等的各種資料，給高校的檔案管理工作帶來了不小的壓力。也正是這個原因，許多高校便開始紛紛借助信息技術(shù)開展檔案建設(shè)與管理的工作。但是，由于很多高校檔案制度的設(shè)置與內(nèi)容不夠全面，導(dǎo)致對信息技術(shù)的使用也只限于簡單的入檔和搜索等，很多工作還要靠人力實(shí)現(xiàn)。

1.3 專業(yè)檔案管理人員數(shù)量不足

高校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)且任務(wù)量較大的工作，它涉及的種類多、范圍較廣，對此，也就要求檔案管理人員不僅要熟悉各項(xiàng)工作流程，還要具備一定的專業(yè)知識，更好地應(yīng)對管理工作中出現(xiàn)的各種問題。基于此，在高校檔案信息化建設(shè)的過程中，急需一支專業(yè)能力強(qiáng)和業(yè)務(wù)水高的建設(shè)隊(duì)伍。但是，目前很多高校的檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)和專業(yè)的訓(xùn)練，在專業(yè)能力和素養(yǎng)上都有很大不足，由于他們?nèi)狈ο鄳?yīng)的專業(yè)知識，對檔案管理工作的認(rèn)識模糊，也就無法提升檔案管理工作的信息化程度。專業(yè)檔案管理人才不足，尤其是熟悉檔案管理工作主要內(nèi)容又深諳信息技術(shù)的綜合性人才，這也給高校檔案信息化建設(shè)增加了難度，同時(shí)也制約了高校檔案的信息化建設(shè)，不利于推動高校的現(xiàn)代化建設(shè)。

2 高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理探索的路徑研究

2.1 完善信息化建設(shè)的規(guī)章制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，加強(qiáng)高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理的關(guān)鍵步驟在于，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，任何工作的有序開展都是建立在科學(xué)合理的規(guī)章制度的基礎(chǔ)上。同理，高校檔案管理的信息化建設(shè)也必須以制度為依托，保證檔案信息的收集、歸檔和整理的整體性和有序性。具體來說，首先，立足實(shí)際，確定具體的制度。任何規(guī)章制度的建立都要從具體的實(shí)際情況出發(fā)，因此，在制定規(guī)則時(shí)，要先進(jìn)行廣泛的調(diào)查，確保制度實(shí)施的可操作性和實(shí)踐性。檔案管理部門可以采取問卷調(diào)查和訪談的方式對相關(guān)的管理人員進(jìn)行調(diào)查，在此基礎(chǔ)上，建立切實(shí)可行以及針對性較強(qiáng)的信息化規(guī)章制度;其次，還要確保制度的全面性。例如，立案與歸檔制度，要有明確的具體時(shí)間;檔案保密制度，嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，防止信息泄露;網(wǎng)絡(luò)安全制度，對于相關(guān)人員的身份識別等。還應(yīng)該包括監(jiān)督管理制度、軟件的操作制度以及機(jī)房內(nèi)部的管理制度等，必須保證各項(xiàng)制度的實(shí)施都要落到實(shí)處;最后，相關(guān)部門還必須根據(jù)實(shí)際情況對制度做出相應(yīng)的調(diào)整，確保制度的可實(shí)施性和合理性。

2.2 加快檔案信息化管理軟件的開發(fā)

高校檔案信息化管理的開展，建立在信息化的應(yīng)用軟件和平臺的基礎(chǔ)上，目前高校中使用最多的信息化軟件有寶葫蘆檔案管理軟件、晨科軟件管理系統(tǒng)和清華紫光檔案管理軟件等，雖然可以實(shí)現(xiàn)基本的錄入、整理和搜索功能，但在其他功能的使用上還存在一些問題，如在線閱覽權(quán)限和下載權(quán)限不能分離。而在信息化建設(shè)的推進(jìn)過程中，各高校對軟件使用的要求也會越來越高，而且每個學(xué)校的實(shí)際情況也有所不同，相應(yīng)地對軟件的使用要求也會有所差別。對此，各高校也要在此基礎(chǔ)上，開發(fā)出適合本校實(shí)際情況的檔案管理軟件，提升檔案信息化管理的針對性。

2.3 搭建高校檔案信息化管理平臺

在高校檔案信息化的建設(shè)過程中，各高校在完善檔案管理規(guī)章制度的同時(shí)，還要借助信息技術(shù)，搭建高校檔案信息化管理的平臺。在高校檔案信息化管理平臺中，借助計(jì)算機(jī)的處理技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，及時(shí)整理和保存，同時(shí)在確保信息準(zhǔn)確和安全的情況下，完成對學(xué)校在職師生、人事、后勤和財(cái)務(wù)等人員信息的傳遞，為其檔案的搜索工作提供必要的技術(shù)支持，提高檔案管理的工作效率，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

檔案信息化建設(shè)的過程中，針對檔案的不同類型要進(jìn)行合理劃分，借助數(shù)據(jù)整理、編排和掃描等手段將檔案轉(zhuǎn)化為電子形式的文檔，然后再通過軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和規(guī)范，以便后續(xù)的查閱。最重要的是，要保證信息化平臺的安全和隱秘性，及時(shí)做好維護(hù)。但對于硬件設(shè)備與軟件設(shè)備的購置，需要大量資金的投入，學(xué)校對此提起高度重視的同時(shí)，要給予資金上的支持。除此之外，學(xué)校還要加大對檔案管理重要性的宣傳，提高各教職員工對檔案管理的重視程度，培養(yǎng)他們的檔案管理意識，這不僅對檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展有極大的促進(jìn)作用，而且也有利于提升學(xué)校的信息化建設(shè)的水平，對學(xué)校的發(fā)展有很重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.4 加強(qiáng)信息化檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是推進(jìn)高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理的重要內(nèi)容。信息化的檔案管理需要的是一批熟悉信息技術(shù)的專業(yè)人才，以往紙質(zhì)化的檔案管理人員早已不能滿足現(xiàn)在的社會要求。對此，各高校必須提起對檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，逐步提升他們對信息技術(shù)的利用能力，更好地提升他們的專業(yè)化水平。除此之外，檔案管理的保密性也對檔案管理人員的政治素養(yǎng)提出了更高的要求。各高校還要積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，帶動其他管理人員的工作積極性，同時(shí)提升高校檔案管理的整體水平。

3 結(jié)語

綜上所述，高校檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與管理是信息技術(shù)發(fā)展的必然選擇，因此，各高校在推動檔案信息化建設(shè)的過程中要根據(jù)實(shí)際情況，不斷完善信息化建設(shè)的規(guī)章制度，讓制度的制定更符合本校的實(shí)際情況，保證制度制定的合理性和科學(xué)性;同時(shí)開發(fā)檔案管理軟件，提升信息化管理的針對性;還要在此基礎(chǔ)上，搭建信息化的管理平臺，使檔案管理的信息化更系統(tǒng)、更安全;最重要的是，還要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升其工作的專業(yè)化水平，在以上舉措中，逐步推進(jìn)高校檔案信息化的建設(shè)與管理，而各高校也必須深刻認(rèn)識到，檔案管理的信息化建設(shè)過程不是一蹴而就的，要不斷在實(shí)踐的過程中進(jìn)行調(diào)整，逐步提升檔案信息化建設(shè)與管理的水平。

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