新形勢下人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作分析

劉宏亮 何靜 陳峰

摘 要：人力資源與社會(huì)保障檔案管理之間存在密切關(guān)系，因此需要做好檔案管理工作。檔案管理內(nèi)容繁多，需要對個(gè)人信息進(jìn)行準(zhǔn)確收集，隨后對信息整理，最終完成檔案管理工作。不過，目前人力資源與社會(huì)保障檔案管理中存在較多問題，主要為檔案管理部門缺乏完整的管理制度、檔案管理部門設(shè)施比較落后、缺乏檔案管理相關(guān)人才導(dǎo)致檔案管理工作未得到有效發(fā)展。因此，為了促進(jìn)新形勢下人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作的開展，需要不斷完善相關(guān)管理制度、更新相關(guān)設(shè)施和創(chuàng)新技術(shù)、培養(yǎng)專業(yè)人才，重視檔案管理工作、樹立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。本次研究對人力資源和社會(huì)保障局檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出改善措施，具體研究結(jié)果如下。

關(guān)鍵詞：新形勢;人力資源;社會(huì)保障檔案管理

檔案管理涉及內(nèi)容比較廣泛，工作量比較大，工作人員在實(shí)際工作中一旦出現(xiàn)問題，將會(huì)對個(gè)人造成損失，最終導(dǎo)致嚴(yán)重后果，所以需要做好檔案管理工作。

1 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀與問題

1.1 檔案管理單位缺乏完整的管理制度

根據(jù)相關(guān)研究結(jié)果顯示，多數(shù)人力資源與社會(huì)保障局均采用傳統(tǒng)管理方式，該種管理方式不能夠準(zhǔn)確對個(gè)人信息進(jìn)行收集，整體管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)。并且隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息更新速度不斷加快，該種傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適用于新形勢的發(fā)展[1]。此外，檔案管理部門不具備完善的管理制度，導(dǎo)致管理人員檔案管理意識低下，未充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，缺乏工作積極性。在實(shí)際檔案管理工作中，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)管理問題，導(dǎo)致信息泄露，嚴(yán)重將會(huì)引發(fā)財(cái)產(chǎn)損失。因此，為了促進(jìn)人力資源、社會(huì)保障局檔案管理工作有效順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步，需要對檔案管理單位制度進(jìn)行完善，管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。并對各個(gè)管理環(huán)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，并對檔案管理人員實(shí)施專業(yè)性的培訓(xùn)。

1.2 單位設(shè)施落后

人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，進(jìn)而導(dǎo)致管理人員日常工作量繁多。工作人員在實(shí)際工作中既要對信息進(jìn)行準(zhǔn)確收集，還需要對信息進(jìn)行全面分析，最后信息全面整合處理，由相關(guān)部門統(tǒng)一管理。其檔案中包含了個(gè)人每個(gè)階段的信息，對個(gè)人學(xué)業(yè)、工作等具有重要影響。因此，要求檔案管理人員在每個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)，均不能出現(xiàn)差錯(cuò)[2]。不過，部分地區(qū)檔案管理單位設(shè)施比較落后，對人力資源、社會(huì)保障局檔案管理工作造成不良影響，比較容易出現(xiàn)信息混亂、錯(cuò)誤狀況。此外，相關(guān)設(shè)施落后導(dǎo)致檔案信息無法共享，導(dǎo)致人力資源部門不能夠以檔案作為依據(jù)，工作難度也隨之增加。

1.3 缺乏檔案管理相關(guān)人才

人力資源與社會(huì)保障局檔案管理部門缺乏檔案管理相關(guān)人才，導(dǎo)致檔案管理得不到有效發(fā)展，比較容易出現(xiàn)檔案管理問題，給個(gè)人造成損失。主要因?yàn)闄n案管理局還在使用傳統(tǒng)管理模式，其檔案管理人員為非專業(yè)人員，綜合素質(zhì)、文化水平相對較低，導(dǎo)致管理工作質(zhì)量較低，不利于檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展[3]。

2 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作方法

2.1 完善相關(guān)管理制度

為了人力資源、社會(huì)保障局檔案管理工作的開展，需要不斷完善相關(guān)管理制度。需要對檔案管理人員所學(xué)專業(yè)、個(gè)人素質(zhì)以及工作能力進(jìn)行評估，對其進(jìn)行綜合考慮將其分配至合適的工作崗位中[4]。一方面，可以減少檔案管理問題，另一方面，可以在一定程度上提升工作人員積極性，使其以飽滿的熱情投入到工作中。此外，還需要對傳統(tǒng)管理模式中存在的問題進(jìn)行改進(jìn)，并吸取其管理中存在的優(yōu)點(diǎn)，與新的檔案管理模式相互融合，最終達(dá)到取其精華去其糟粕的效果，進(jìn)而使人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工資符合社會(huì)發(fā)展。

2.2 更新相關(guān)設(shè)施和創(chuàng)新技術(shù)

為了人力資源、社會(huì)保障局檔案管理工作的開展，需要不斷更新相關(guān)設(shè)施和創(chuàng)新技術(shù)。可以將先進(jìn)的技術(shù)引進(jìn)到檔案管理工作中來，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對信息進(jìn)行收集、分析、整理以及統(tǒng)一管理，進(jìn)而減少檔案管理問題，避免因工作人員疏忽引發(fā)的工作錯(cuò)誤[5]。目前，我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，可以將信息化技術(shù)、數(shù)字化等技術(shù)融入檔案管理中，還可將檔案信息進(jìn)行備份處理，有效避免信息丟失。因此，需要相關(guān)部門將創(chuàng)新檔案管理技術(shù)高度重視起來，采用信息化管理方式。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)人才，重視檔案管理工作

為了人力資源、社會(huì)保障局檔案管理工作的開展，需要不斷培養(yǎng)專業(yè)人才，重視檔案管理工作。需要檔案管理部門定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提升管理技能、學(xué)習(xí)新的管理方法，使其認(rèn)識檔案管理工作的重要性，提升管理意識，降低管理錯(cuò)誤發(fā)生率。此外，還需要從大學(xué)生、勞動(dòng)人民入手，大力宣傳檔案管理知識，改變其原有的檔案管理理念，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的開展。

2.4 樹立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)

依據(jù)檔案管理調(diào)查結(jié)果顯示，人力資源、社會(huì)保障局檔案管理中最為嚴(yán)重的問題為資源無法共享。因此，為了實(shí)現(xiàn)資源共享，需要樹立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。只有建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，才可以有效避免信息收集、整理混亂狀況。此外，檔案管理人員專業(yè)水平、綜合素質(zhì)低下也進(jìn)一步加大了工作難度，使用統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫可以有效降低因工作人員疏忽引發(fā)的損失，最終提升檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)束語

根據(jù)上文所述可知，人力資源、社會(huì)保障局檔案管理需要符合新形勢下社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而檔案關(guān)乎每個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益，需要將檔案管理工作高度重視起來。通過完善相關(guān)管理制度、更新相關(guān)設(shè)施和創(chuàng)新技術(shù)、培養(yǎng)專業(yè)人才，重視檔案管理工作、樹立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理發(fā)展。

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