企業(yè)檔案信息化管理

李維清

摘要：企業(yè)通過建立合理的檔案可以加快企業(yè)健康穩(wěn)定的可持續(xù)發(fā)展，其是企業(yè)日常經(jīng)營與管理期間不可缺少的重要內(nèi)容。當(dāng)前，現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展促使企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，然而企業(yè)在將信息化和檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)整合過程中還存在著很多的不足之處。本文主要針對當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理過程中存在的問題進(jìn)行了深入探討，同時(shí)針對問題提出相應(yīng)的解決措施，以便于為其他有關(guān)研究提供相應(yīng)參考。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案 管理

引言

企業(yè)自經(jīng)營與生產(chǎn)過程中會出現(xiàn)很多值得存儲的圖表、文字以及圖片等信息數(shù)據(jù)，這就需要企業(yè)建立相應(yīng)的檔案進(jìn)行保存。企業(yè)檔案信息化實(shí)際上指的是企業(yè)通過信息化技術(shù)及時(shí)的獲取、整理與使用檔案資料。企業(yè)之前所采取的檔案管理方法具有極低的工作效率，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛的在檔案管理中運(yùn)用，通過信息技術(shù)進(jìn)行處理后，企業(yè)檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，在一定程度上提高了檔案在企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展以及生產(chǎn)過程中的運(yùn)用價(jià)值，同時(shí)在企業(yè)自身市場競爭力的提升方面具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案信息化管理的意義

企業(yè)檔案信息化需要符合相關(guān)的法律法規(guī)，采用科學(xué)合理的管理方式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺、信息技術(shù)等使企業(yè)在生產(chǎn)期間出現(xiàn)的檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，以便于企業(yè)再次使用。檔案信息化具有的功能主要是數(shù)字化加工檔案，然后針對檔案信息進(jìn)行處理轉(zhuǎn)換、采集、儲存等管理，使檔案具備實(shí)用性與可擴(kuò)展性的特點(diǎn)，將企業(yè)資源實(shí)時(shí)共享，同時(shí)還可以大大提升檔案的使用率。

企業(yè)檔案采取信息化管理方式可以系統(tǒng)整合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為載體，為企業(yè)各個(gè)部門提供精準(zhǔn)的數(shù)字信息，為企業(yè)的正常經(jīng)營與生產(chǎn)提供基本服務(wù)保障。之前的檔案模式基本都是檔案管理人員采集、管理文件，并且不會對文件進(jìn)行備份。其他部門在查看資料時(shí)，檔案管理人員需要結(jié)合編號，目錄等搜索的方法，全面查找檔案庫房，不僅浪費(fèi)時(shí)間，又耗費(fèi)精力。如果采用紙質(zhì)版存儲的方式，經(jīng)過長時(shí)間的保存，紙質(zhì)就會因外界環(huán)境的影響受到相應(yīng)的損壞，尤其是對一些鐵塔、建筑等需要長久存儲的檔案信息，如果文件損壞就不能恢復(fù)，為文檔的保存與管理工作帶來一定的難度。倘若企業(yè)采用信息化管理的方法，錄入的數(shù)據(jù)信息就會改變?yōu)殡娮游募粌H有利于查看，同時(shí)還能夠?qū)⑿畔①Y源進(jìn)行共享，最大化使用檔案資源。

通過將信息技術(shù)運(yùn)用在企業(yè)檔案管理中不僅能夠加大對電子文件歸檔的管理力度，同時(shí)還可以數(shù)字化統(tǒng)一管理各種類型的檔案，能夠提升檔案信息的安全性，檔案管理人員明確企業(yè)經(jīng)營與生產(chǎn)過程中需要秘密保存的檔案類型進(jìn)行強(qiáng)化管理。通過為保密檔案設(shè)置查看權(quán)限，把控好檔案保密和使用之間存在的關(guān)系。同時(shí)企業(yè)還需要定期為檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高管理人員的工作能力與綜合素質(zhì)，全面發(fā)揮企業(yè)檔案自身的價(jià)值，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供優(yōu)良的資源。

二、檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案管理的安全意識較低

檔案信息管理和其他信息管理工作存在的主要差別就是其在管理過程中需要保存更多重要的文件，尤其是一些保密檔案信息，然而在管理過程中，檔案管理人員缺乏對檔案管理安全的認(rèn)知，為檔案信息管理工作增加了安全隱患。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理過程中由于管理人員的忽視，極易被違法分子竊取，乃至一些信息會在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行肆意傳播，導(dǎo)致檔案信息嚴(yán)重流失，為企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

企業(yè)檔案管理工作要求管理人員具有非常高的專業(yè)性與技術(shù)性，特別是在企業(yè)檔案管理過程中，信息技術(shù)的運(yùn)用與整合，為企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，這既需要工作人員熟練掌握檔案管理理論知識，同時(shí)還要求檔案管理工作人員能夠熟練操作基本檔案信息化管理軟件和儀器設(shè)備。就企業(yè)檔案管理信息化而言，大多數(shù)檔案管理人員之前都是從事人事部或者是辦公室等崗位，他們?nèi)狈n案管理專業(yè)知識的了解，同時(shí)不能熟練掌握檔案信息化運(yùn)用中的專業(yè)知識。

（三）工作體制不完善

第一，許多企業(yè)還未針對檔案信息化管理工作構(gòu)建完善的科學(xué)管理機(jī)制，管理人員在工作過程中未遵照檔案管理要求進(jìn)行，在一定程度上使檔案管理的質(zhì)量不能得到有效保障。第二，企業(yè)許多制度還未健全，缺少完善的監(jiān)管體系，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)工作。第三，檔案管理人員沒有充分思考檔案信息化管理進(jìn)程，在日常工作中沒有制定明確的發(fā)展目標(biāo)，不能使檔案信息化管理具有的作用進(jìn)行全面發(fā)揮。

三、企業(yè)檔案信息化管理的措施

（一）強(qiáng)化現(xiàn)代化意識

現(xiàn)代化檔案管理觀念實(shí)際上指的是檔案管理的靈魂。倘若檔案管理人員不能深入貫徹現(xiàn)代化檔案管理理念，就不能正常開展檔案現(xiàn)代化管理工作。在日常工作中，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的檔案管理意識，如果其自身缺少檔案管理現(xiàn)代化知識，即便企業(yè)擁有現(xiàn)代化管理設(shè)備，同樣不能進(jìn)行科學(xué)管理。所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員需要提升對檔案管理工作的重視程度，同時(shí)還需要將領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)作用得到全面發(fā)揮，特別是創(chuàng)新檔案管理者的思想觀念，積極為信息化建設(shè)做出巨大的貢獻(xiàn)。與此同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員還需要全面激發(fā)單位工作人員的興趣，使他們主動融入到信息化管理建設(shè)工作中。

（二）加大培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員信息化素質(zhì)

企業(yè)只有組建一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，才可以順利開展檔案信息化管理工作。檔案管理人員在熟練掌握檔案專業(yè)知識的同時(shí)，還需要熟練操作計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，同時(shí)還需要熱衷于企業(yè)檔案信息化管理工作。首先，企業(yè)需要加強(qiáng)對工作人員進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，通過委派優(yōu)秀的檔案管理人員前往技術(shù)先進(jìn)的企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)期間，還需要整合信息技術(shù)，特別是和檔案信息化管理具有緊密聯(lián)系的信息技術(shù)培訓(xùn)。其次，大量檔案工作人員還需要貫徹“活到老，學(xué)到老”的理念。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的不斷發(fā)展，需要檔案管理人員在檔案管理過程中擅長學(xué)習(xí)，同時(shí)把學(xué)習(xí)的信息技術(shù)熟練運(yùn)用在企業(yè)檔案管理實(shí)踐工作當(dāng)中，逐漸提高企業(yè)檔案信息化的運(yùn)用能力。除此之外，企業(yè)還需要結(jié)合自身的發(fā)展規(guī)模，加強(qiáng)檔案人員的引薦，主要是招聘的工作人員不僅需要具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，而且還能夠熟練操作計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)，從而為企業(yè)檔案信息化管理工作的順利開展提供保障條件。

（三）加大管理力度，完善檔案信息化管理制度體系

企業(yè)在開展檔案信息化管理工作過程中，需要注重規(guī)章制度的優(yōu)化，從而使企業(yè)檔案信息化管理更加健全，為今后企業(yè)檔案的使用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第一，企業(yè)需要將我國出臺的一系列法律法規(guī)作為檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)性文件，如《企業(yè)檔案管理辦法》、《檔案法》等。第二，企業(yè)檔案管理部門需要根據(jù)自身行業(yè)檔案管理具有的特征，將地方行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家檔案局等作為參照標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化自身的檔案信息管理體系。比如按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《電子檔案管理辦法》等落實(shí)檔案信息化規(guī)章制度。

四、結(jié)論

檔案信息化管理工作在企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益，由此可以看出非常有必要增強(qiáng)對檔案管理信息化的建設(shè)，如此一來既能夠充分發(fā)揮檔案信息功能，同時(shí)又能夠提高企業(yè)檔案管理的應(yīng)用水平，從另一方面來看，對企業(yè)的正常經(jīng)營、評審價(jià)值等工作具有重大的意義，在一定程度上還可以提升企業(yè)在市場中的核心競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]付貝貝.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)研究[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2020（06）：28+46.

[2]韓瑋.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑探析[J].智庫時(shí)代，2020（06）：45-46.

[3]張利軍.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策[J].科技風(fēng)，2020（01）：73.