人事檔案審核在檔案管理中所起的作用

苗雅淇

[摘 要] 我國正處于轉型升級的關鍵時期，人事檔案管理是不可忽視的內容之一，人們對人事檔案管理工作提出了全新的要求。在此背景條件下，為滿足這一要求，檔案管理人員就必須重視人事檔案審核工作。只有不斷加強對人事檔案的審核管理，才能提升檔案管理效果，文章也將針對該內容進行深入研究。

[關鍵詞] 人事檔案審核 檔案管理 作用

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

檔案管理是企業發展中的重要組成部分，管理的好壞對企業帶來的影響不言而喻。因此，在企業發展中，要想實現企業的可持續發展，并讓企業在發展中有可靠的信息檔案為支持，就必須提高檔案管理質量。其中，人事檔案審核工作就是實現檔案管理質量提升的途徑之一。人事檔案審核工作在檔案管理中的有效開展不僅有利于確保檔案工作的保密性，而且有利于對人事檔案管理人員的保護。由此可見，加大對檔案管理中人事檔案審核工作研究十分重要。而針對該內容，筆者將先分析人事檔案審核工作的起因與內容，再闡述人事檔案審核所帶來的積極作用，最后給出強化人事檔案審核工作的具體措施，促使檔案管理效率有所提升。

一、人事檔案審核的起因與內容

（一）起因

企業在檔案管理中之所以要開展人事檔案審核工作，其原因主要在于：當前的人事檔案管理中，普遍存在著個人人事檔案的入檔材料不齊全問題，并且存在著無法對最新材料進行及時收集、個別檔案材料手續不完整以及沒有明確記載基本信息的現象[1]。而這一系列不良現象若得不到有效解決，勢必將給人事檔案管理與應用帶來諸多不便。基于此，為了完善人事檔案管理信息，提高人事檔案管理質量，人事檔案管理人員應以有關法律法規為依據，對人事檔案進行了審核。

（二）內容

通過對人事檔案館的深入分析可知，認識檔案管理涉及的內容非常多。因此，認識檔案審核所包含的內容也就較多。但從整體角度出發，可將人事檔案審核內容大致分為五個部分：第一，對人事檔案材料的完整性進行審核，在此過程中同樣需要重視對人事材料內容真實性與客觀性的審核；第二，需要對人事檔案材料有關手續是否完善進行審核；第三，對人事檔案中是否存在混裝或少裝等情況進行審核；第四，對人事檔案整理是否符合有關標準或規范要求進行審核[2]；第五，對認識檔案材料進行查漏補缺，針對不足的地方提出并做改進，進而在保證人事檔案完整性的同時，提高檔案信息的真實性。

二、人事檔案審核帶給檔案管理的作用

在企業單位人力資源管理上，人事檔案具有非常廣泛的作用。主要可體現在以下幾個方面：首先，人事檔案不僅可以作為用人單位對人才進行考察的主要依據，而且可以作為澄清個人問題的重要憑證。其次，人事檔案可以作為開發人才、使用人才的重要手段?？傊?，人事檔案自身所具備的原始記錄與歷史性這一系列特征，都是保證人事檔案在人力資源管理中發揮重要作用的基礎?；诖耍跈n案管理中開展有效的人事審核工作所起到的積極作用主要可表現兩個方面。一方面，有助于檔案工作保密性的提升，便于人事部門對檔案資料的查閱，并在最大程度上實現人事檔案管理水平的提升；另一方面，能夠在對人事檔案人員信息進行有效保護的同時，提高人事檔案信息的統計水平，特別是對于事業單位而言[3]。由此可見，人事檔案審核的存在非常重要。但縱觀近年來人事檔案審核工作的開展可知，審核中仍存在有許多問題，其主要可表現在：審核意識不強，審核人員并沒有意識到自身工作的重要性，在審核的過程中沒有切實做到去偽求真；檔案信息出現不一致的情況，導致檔案資料不是缺乏就是出現錯誤，最終影響到了檔案管理效率。

三、提升人事檔案審核的具體措施

由上述可知，人事檔案審核在檔案管理中發揮的積極作用不言而喻。在當前社會轉型升級的關鍵時期，面對審核工作存在的問題要想實現檔案管理質量的進一步提升，就必須采取有效措施加強人事審核工作[4]。具體實施步驟如下：

（一）重視人事檔案審核，完善人事檔案管理體系

在該過程中，檔案管理人員可從三個方面實施。首先，從思想出發意識到人事檔案管理的重要性，并在人事檔案管理體系完善上積極發揮領導作用。其次，完善人事檔案審核制度。事業單位需要從自身發展實際情況出發，制定適應于自身發展的人事檔案審核制度，讓人事檔案審核得以規范化。具有的人事檔案審核工作下，審核人員必須嚴格按照規章制度進行，進而在將制定的規章制度落實在實處的同時，避免人事檔案中出現造假或材料不完善的情況。最后，重視人事檔案審核隊伍的建設。在審核隊伍建設上首先需要加強對現有人事檔案審核人員的培訓，其次需在條件允許的情況下引進專業的人事檔案審核人員，進而保障檔案的真實性，提高檔案管理效率。

（二）在檔案管理中落實人事檔案審核工作

首先，做到保持檔案材料的真實性與完整性[5]。不管是人事檔案審核人員，還是管理人員，為在實際工作中保證檔案材料的真實性與完整性，就必須提高他們的專業能力。與此同時，在實際工作中，審核人員與人事人員必須做到實事求是，為人事檔案審核提供便利與大力的支持。而這就要求檔案管理人員與審核人員做好人事檔案收集工作，對更新后的人事信息進行及時收集，并且需要加強對人事檔案的動態管理。其次，需要對已經收集到的人事材料進行細致甄別，并逐步進行審核，切實做到去偽存真。其中若存在有缺失或者是不對的地方應做好相應記錄。最后，重視人事檔案管理中的信息化檔案建設。網絡信息技術作為現代化社會的代名詞之一。在人事檔案審核上，應充分利益時代優勢，借助網絡信息技術提高審核工作與檔案管理效率。在實際檔案管理中，人事部門可通過對網絡信息技術的充分利用，實現對現有人事檔案資源的整合，可利用該技術為人事檔案管理構建一個符合企業實際發展需求的電子平臺。這樣不僅可以提高認識檔案管理效率，而且可以提高認識檔案管理的利用率。

（三）完善認識檔案審核工作中的機制建設[6]

要想在做好人事檔案審核工作的同時，提高人事檔案管理工作水平，檔案審核人員就必須將審核成果貫穿在整個工作環節中，并且需要建立長效人事檔案管理工作機制?；诖耍紫刃枰龅木褪菍θ耸聶n案材料的收集渠道進行優化，并且需要在保證渠道正確的基礎上，從多方面、多層次著手利用先進手段拓展人事檔案材料收集渠道。其次，需要建立一個防范機制，起到預警作用。對此，作為人事檔案管理中的管理人員就必須提高思想意識，領導層同樣需要加強對針對的規劃設計，對有關管理制度進行完善，進而促使人事檔案審核機制的長效發展[6]。

四、結語

總而言之，在多元化發展的今天，人事檔案審核是企業檔案管理中不可缺少的一部分，人事審核得到了人們的高度重視。通過上述對該方面內容的深入研究可知，人事檔案審核的存在不僅有利于提升檔案管理效率，而且有利于檔案工作保密性能的提升。因此，面對當前人事檔案審核中可能存在的問題，必須采取有效措施加強人事審核檔案工作。

參考文獻：

[1]王曉雪.從干部人事檔案專項審核視角論新時期干部人事檔案管理[J].蘭臺內外，2020（09）：64-65.

[2]劉艷.強化檔案審核工作對提升干部人事檔案管理水平的有效作用[J].黑龍江檔案，2020（01）：43.

[3]陸燕華.從干部人事檔案專項審核看高職院校的干部人事檔案管理[J].價值工程，2019，38（35）：37-38.

[4]計超.高校人事檔案管理中存在的問題及對策——以全國干部人事檔案專項審核為例[J].湖北開放職業學院學報，2019，32（09）：66-68.

[5]陳婧曙.高校干部人事檔案管理中存在的問題及對策——以干部人事檔案審核為視角[J].蘭臺內外，2019（12）：17-18.

[6]李同川.人事檔案審核在人事檔案管理中的重要作用[J].課程教育研究，2018（04）：234-235.