信息化角度下高校教學檔案管理方式的轉變

鄭琳

[摘 要] 在信息化時代，高校教學檔案管理方式面臨著數字化轉型的艱巨命題，只有走向數字化管理、數字化服務、數字化轉型的道路才能適應高等教育供給側改革步伐。信息化角度下高校教學檔案管理方式轉變的必要性體現為：高等教育供給側結構改革迫切需要檔案管理創新、信息化向教學檔案管理的保值增值提出了更高要求、我國社會治理能力的現代化內在要求教學檔案管理創新。信息化角度下高校教學檔案管理方式轉變呈現出紙質檔案的電子化、從“重管理”到“重服務”、檔案服務方式的智能化等趨勢。信息化角度下高校教學檔案管理方式轉變應當重視塑造具備復合型知識素質結構的檔案管理人才、加強檔案管理信息化的制度建設、建設面向協同創新聯盟的數據共享系統等。

[關鍵詞] 信息化 高校教學 檔案管理方式 檔案管理創新 數字校園

中圖分類號：D035 文獻標志碼：A

在高等教育領域，包括教學檔案在內的“檔案管理”工作為國家的經濟建設、教育發展、文化交流等工作提供了翔實的文獻資料。一方面，教學檔案可以為特定教學管理政策的制定與決策提供堅實的數據支持與歷史借鑒，另一方面，隨著高校教學檔案收集及積累，可以形成寶貴的文化遺產，對提升我國高等教育領域的人文發展指數及提高人文GDP、人文素養等具有重要的歷史貢獻。對于信息社會、知識經濟時代的高等教育而言，“教學檔案管理”的現代化很大程度上決定了高等教育的現代化，因為教學檔案本身承載的知識價值只有在現代化的條件下才能最大化。在信息化時代，高校教學檔案管理方式面臨著數字化轉型的艱巨命題，只有走向數字化管理、數字化服務、數字化轉型的道路才能適應高等教育供給側改革步伐。

一、信息化角度下高校教學檔案管理方式轉變的必要性

從人類社會進入工業文明以來，以現代管理學的創設為基本起點，檔案管理工作進入到了一個全新的發展階段。相比較傳統的檔案管理方式方法，“檔案管理的現代化”主要是指向檔案管理的“系統化、定量化、信息化、智能化”[1]，其總的管理目標是確保檔案管理工作能夠更好地適應現代工作節奏需求。以下幾個因素促使我國高校教學檔案管理必須加速走向現代化：

（一）高等教育供給側結構改革迫切需要檔案管理創新

從20世紀中后期以來，人類的信息化發展進入到了一個逐步成熟的時期，信息化、數字化、后工業化等集體推動了“后現代化”進程。我們高等教育當前面臨的最主要的外部教育環境之一即“工業4.0”[2]，其典型特點是信息化、物聯網、大數據、區塊鏈等越來越對實體經濟發揮推動作用，這是我們高等教育供給側結構改革的重要驅動力之一。簡而言之，高等教育供給側結構改革是一種注重從高等教育的內部結構優化、以質量提升為核心、以內涵式發展為方向的改革路徑，這就要求我們的教學檔案管理必須回歸到“質量”“效益”路徑上來。

（二）信息化向教學檔案管理的保值增值提出了更高要求

作為高等教育領域教學知識、管理知識、科研知識的一種物質載體，“教學檔案”本身是價值的高度集成，這種價值只有在流動、共享、分享中才能實現價值的最大化。對于傳統的檔案管理方式而言，已經難以適應高節奏、快節奏、高頻率的檔案借閱和研究步伐，只有借助于現代信息化、數字化手段才能最大限度地實現這些檔案的保值增值。

（三）我國社會治理能力的現代化內在要求教學檔案管理創新

在我國宏觀的社會治理格局中，“政府—大學—企業”是最主要的幾個治理主體和創新主體，因此要想實現我國社會治理能力和治理體系的現代化，必須補齊這種“產學研”[3]一體化格局中的各種技術短板，實現人才、信息、知識、資金、資源等稀缺要素在分布式協同網絡中的自由流動。對于大學而言，教學檔案是一種重要的無形資產，也是影響人才培養質量、培養效率的重要因素，只有借助于一定的技術手段實現對檔案的高效流轉管理，才能適應我國治理能力現代化的進程。

二、信息化角度下高校教學檔案管理方式轉變的幾個趨勢

與我國高等教育變革趨勢基本相符，在信息化的背景下高校教學檔案管理方式呈現出這樣幾個顯著的發展趨勢：

（一）紙質檔案的電子化

傳統的教學檔案在保存、管理理念上受“重藏輕用”慣性思維和特定歷史時期技術手段較為落后等因素影響，不重視檔案全生命周期管理服務的“電子化”。近幾十年來，隨著電子掃描技術、計算機數字技術等的發展，信息化時代高校教學檔案的管理呈現出越來越明顯的“紙質檔案電子化”的趨勢。對這一趨勢主要可以從兩個方面理解：其一，傳統的紙質檔案如教案、案例書等被轉化為電子數據形態，從而可以更方便使用者查閱；其二，越來越多的教學檔案從一開始產生就被賦予了“電子化”的形態，如PPT、微課等。

（二）從“重管理”到“重服務”

在當前高等教育領域，信息化浪潮下的檔案管理呈現出的另一個顯著特點就是管理者越來越重視檔案的價值創造、價值服務、知識增值服務，從“管理型”逐步到了“服務型”。這突出地表現在各類教學檔案在生成電子數據后及時公開、主動公開，主動向各類科研院所或學生開放，檔案管理者們不再被定義為是一種被動服務者，而是一種主動服務者，以實現教學檔案價值流動的目的。

（三）檔案服務方式的智能化

大概從20世紀70年代末期開始，我國檔案管理界開始引入計算機嘗試管理檔案，最初的檔案管理在借助于計算機方面主要表現為機械的目錄檢索、簡單的圖表信息生成等。近幾年來，高等教育領域檔案的服務開始逐步引入了人工智能分析、大數據分析等先進的智能化管理手段，人們在開發利用教學檔案方面可以更為個性化、差異化、動態化、即時性地精準查閱到特定的檔案，從而極大地提高了檔案利用的水平。

三、信息化角度下高校教學檔案管理方式轉變的支撐策略建議

概而言之，“教學檔案”泛指高校教學過程中直接、間接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。信息化時代，為了順應檔案管理的智能化趨勢，以下幾點策略值得重視：

（一）要塑造具備復合型知識素質結構的檔案管理人才

與我們所處的社會相適應，精細化的社會分工造就了精細化的檔案知識，因此在當前高校教學檔案的管理提升過程中，對于檔案管理人才而言必須具備復合型的知識結構，例如，他既要精通一般性的檔案管理知識，又要具備特定知識領域（如法學領域、政治學領域、海洋環境領域等）的基本知識面，只有這樣才能更為精準掌握教學檔案的要義，在給受眾提供檔案服務方面才能更為得心應手。

（二）加強檔案管理信息化的制度建設

信息化時代教學檔案管理的系統性提升是一個涉及多個學科知識聯通、協同創新的過程。從知識管理的角度來看，教學檔案作為一種知識體系，其流動效率高與低，取決于制度建設、技術水平、審批周期等多個變量。因此，為了實現教學檔案管理的規范化、標準化，走向“制度管檔案”是必由之路。對此，高等院校應當圍繞著各自的發展戰略和發展愿景，出臺專門面向教學檔案生產、流通、涉密審查、存檔、銷毀、借閱、共享乃至知識產權轉化等方面的制度，系統性地解決教學檔案管理中的各類漏洞，為教學檔案價值的最大化提供制度依據。

（三）建設面向協同創新聯盟的數據共享系統

在我國高等院校發展歷程中，無論是“C9”聯盟還是基于戰略合作協議產生的各類大學聯盟（如美國的常春藤聯盟），都是基于特定的創新主題結成的分布式協同創新網絡。在信息化時代，對于教學檔案的管理創新、現代化而言，大的趨勢就是基于共享經濟實現互聯互通，對于這一趨勢可以先從區域性的分布式協同創新入手開始實施。例如，在聯盟院校內部之間實現教學檔案的資料共享，這樣一方面可以降低教學創新的交易成本，另一方面可以加速教學知識的流動，實現教學檔案社會價值的最大化。

參考文獻：

[1]張莉.論我國檔案管理現代化的歷史起點——文檔連鎖制度再研究[J].西北大學學報（哲學社會科學版），2004（2）：171-175.

[2]胡國義.面向工業4.0時代高等教育供給側結構性改革的思考[J].浙江社會科學，2017（6）：78.

[3]劉獻君.我國高等教育發展的主導思想及面臨的主要矛盾[J].高等教育研究，2017（1）：1.