初中學(xué)校檔案管理工作有效策略

王威娜

摘 要：在時(shí)代不斷進(jìn)步的當(dāng)下，社會(huì)上的信息化水平不斷增加，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展也為許多行業(yè)利用信息化手段來進(jìn)行管理提供了核心科技。在教育領(lǐng)域內(nèi)，學(xué)校為了能夠更加適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步，并對(duì)學(xué)校自身進(jìn)行全面的發(fā)展，對(duì)于各種信息的獲取要求也是不斷的提高。而在教育領(lǐng)域內(nèi)，學(xué)校在對(duì)學(xué)生組織學(xué)習(xí)活動(dòng)和教育管理時(shí)，檔案管理是極為基礎(chǔ)且重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。基于此，筆者對(duì)我國初中學(xué)校在檔案管理工作中的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，深入分析初中學(xué)校檔案管理工作的有效策略，為提高我國初中學(xué)校檔案管理工作效率提供創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：初中學(xué)校;檔案管理;創(chuàng)新路徑

在我國，檔案是與每一個(gè)人息息相關(guān)的憑證，他涵蓋了我們的學(xué)習(xí)和生活工作經(jīng)歷，對(duì)初中生來說，檔案則是學(xué)生學(xué)習(xí)階段的過度證明。大多數(shù)學(xué)校在招生時(shí)都會(huì)關(guān)注學(xué)生的檔案情況，因?yàn)闄n案記錄著學(xué)生們的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，學(xué)校能夠從檔案中觀察到學(xué)生的教育情況和學(xué)習(xí)表現(xiàn)，這是客觀評(píng)價(jià)學(xué)生的依據(jù)。在目前初中學(xué)校的檔案管理工作中，主要的內(nèi)容是資料的收集和整理，學(xué)校通過收集資料進(jìn)行匯總，最后將資料留存。由于我國的檔案管理起步較晚，在最開始的階段也沒有專業(yè)的人才培養(yǎng)方案，所以就導(dǎo)致在檔案管理發(fā)展的過程中會(huì)出現(xiàn)許多問題。而社會(huì)信息化的演變，也使得初中學(xué)校的檔案管理工作也隨之面臨更高難度的挑戰(zhàn)，初中學(xué)校應(yīng)該勇敢的迎接挑戰(zhàn)，通過不斷的創(chuàng)新和改革，來摸索出適合社會(huì)發(fā)展的檔案管理工作路徑。

一、目前初中學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理制度有待完善

完善的檔案管理制度不僅能夠提升檔案管理效率，并且能夠從本質(zhì)上解決檔案管理過程中可能出現(xiàn)的環(huán)節(jié)不緊湊、信息傳遞不到位的問題，有些初中學(xué)校可能也制定了相對(duì)科學(xué)的規(guī)范制度，但是因?yàn)楣芾韺拥牟恢匾暎砸矝]有真正的落到實(shí)處，這也強(qiáng)調(diào)了對(duì)管理層普及檔案管理工作重要性的必要。

2.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

在檔案管理過程中，工作人員的素養(yǎng)是非常重要的。但是由于許多初中學(xué)校的檔案管理工作人員不是專業(yè)的，他們的業(yè)務(wù)水平不夠高，并且缺乏專業(yè)的職業(yè)素質(zhì)，所以在實(shí)際的工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些疏漏，影響學(xué)校的檔案管理工作效率。由于我國初中學(xué)校檔案管理工作起步是相對(duì)晚的，而一些學(xué)校，不愿意單獨(dú)聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理工作人員，所以就會(huì)選用一些任課教師來進(jìn)行兼職，這些任課教師由于沒有受過專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行具體的檔案管理工作時(shí)很容易出現(xiàn)一些專業(yè)性的錯(cuò)誤，影響學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)度。

3.檔案管理的信息化程度有待加強(qiáng)

在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的今天，信息化是決定各行各業(yè)發(fā)展效果的最根本內(nèi)在要求。我國目前許多初中學(xué)校依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這種模式在資料的收集和儲(chǔ)存的過程中，不僅耗費(fèi)大量的人力財(cái)力，并且對(duì)于留存的環(huán)境要求較高，很容易造成檔案的遺失或者受損。對(duì)檔案進(jìn)行人工管理效率是非常低的，由于紙質(zhì)化的檔案管理模式，需要對(duì)環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格的把控，所以在一定程度上也增加了工作人員的工作量，使工作效率大幅度減少。現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展迅速，許多現(xiàn)代科技技術(shù)完全可以應(yīng)用到檔案管理工作中來，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來增強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度，不僅為為檔案管理工作提供了便利，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化檔案管理也能夠隨時(shí)隨地的查閱相關(guān)信息，不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，同時(shí)也可以減少儲(chǔ)存成本。

二、如何創(chuàng)新性開展初中學(xué)校檔案管理工作

1.強(qiáng)化檔案管理人員的自身素質(zhì)

目前我國初中校內(nèi)的一些檔案管理工作人員甚至都不會(huì)用辦公軟件，將傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化信息數(shù)據(jù)的工作效率特別低，在進(jìn)行電腦錄入時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。學(xué)校根據(jù)工作人員的實(shí)際情況對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，并在招聘時(shí)側(cè)重選拔一些有專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力的工作人員，這樣做不僅可以強(qiáng)化檔案管理人員的自身素質(zhì)，同時(shí)也能夠組建一支強(qiáng)有力的檔案管理工作隊(duì)伍，使學(xué)校的檔案管理工作更加的高效。學(xué)校除了要對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)之外，在招聘管理人員時(shí)，也要側(cè)重對(duì)人才的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行考察，在新員工進(jìn)入學(xué)校之后，要及時(shí)組織培訓(xùn)。

2.建立科學(xué)有效的檔案管理制度

學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范程度需要有效的檔案管理制度來保障。學(xué)校組建檔案管理小組，通過組內(nèi)監(jiān)督和組內(nèi)評(píng)選的方式來，提升工作人員的工作狀態(tài)，并對(duì)工作人員設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，有效的激發(fā)工作人員的積極性，同時(shí)也能夠避免瀆職行為的產(chǎn)生。在檔案管理制度具體完善的過程中，學(xué)校應(yīng)該保證將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)員工上，這種責(zé)任制不僅能夠提高工作人員的工作積極性，從而也培養(yǎng)了管理人員的責(zé)任意識(shí)，避免在今后的管理工作中出現(xiàn)疏漏。除了責(zé)任制之外，學(xué)校也要建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于管理工作中，效率很高且失誤率小的員工要進(jìn)行表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。在檔案管理制度的規(guī)范中，最主要的是保證檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)不會(huì)超出預(yù)算，在制度中應(yīng)該明確一些支出項(xiàng)目，避免工作人員進(jìn)行不必要的開支，這樣做也能夠很好地提升初中學(xué)校的檔案管理效率，提升學(xué)校的辦案管理水平。

3.提升信息化檔案管理應(yīng)用水平

在學(xué)校內(nèi)設(shè)立檔案管理網(wǎng)點(diǎn)，為教師查看檔案提供便利，以往教師進(jìn)行檔案查詢時(shí)，不僅要在眾多檔案中翻找，而且很容易造成檔案遺失的情況。利用網(wǎng)絡(luò)科技來將學(xué)生的檔案信息在網(wǎng)上備案，教師可以進(jìn)行網(wǎng)上檔案查詢，這樣不僅方便快捷，而且有效的保障了同學(xué)們的檔案能夠安全的保存。學(xué)校也要對(duì)工作人員處理檔案信息的水平進(jìn)行提高，提升學(xué)校檔案管理信息化水平是非常有必要的，在學(xué)生的信息錄入和修改完善等方面，都能夠更加準(zhǔn)確地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別，從而進(jìn)行進(jìn)一步的轉(zhuǎn)化。

總之，在當(dāng)今的社會(huì)，初中學(xué)校對(duì)待檔案管理工作一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，追隨時(shí)代的腳步，不停的摸索檔案管理新思路，在社會(huì)的嚴(yán)峻考驗(yàn)下，不斷提升學(xué)校檔案管理信息化水平，提升學(xué)校工作人員的自身素質(zhì)，建立更加高效便捷的檔案管理工作模式。

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