淺議企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)管理過程中的合規(guī)管理

宣晨晨

摘 要：本文通過對(duì)企業(yè)規(guī)章制度的性質(zhì)、法律效力、效用和規(guī)章制度建設(shè)中普遍存在的合規(guī)性問題的分析，從合規(guī)角度提出了企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)關(guān)注的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：規(guī)章制度;制度建設(shè);合規(guī)管理

一、企業(yè)規(guī)章制度的性質(zhì)、法律效力與效用

從性質(zhì)上來說，規(guī)章制度是企業(yè)決策機(jī)構(gòu)或管理層為加強(qiáng)內(nèi)部控制、規(guī)范經(jīng)營管理秩序、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)而依照一定程序制定、發(fā)布并要求其員工普遍遵守的內(nèi)部規(guī)范性文件。從效力上來說，企業(yè)依據(jù)《勞動(dòng)法》《勞動(dòng)合同法》《安全生產(chǎn)法》等法律法規(guī)和民主程序制定并依法公示或告知的規(guī)章制度，是企業(yè)內(nèi)部的法律性文件，對(duì)員工具有普遍的法律約束力。從效用上來說，擁有一套本企業(yè)適用、體系完備、流程清晰、職責(zé)明確、內(nèi)容合法、制定與發(fā)布程序合規(guī)的規(guī)章制度，可以有效防止經(jīng)營管理行為的任意性，保障企業(yè)運(yùn)作規(guī)范有序，降低企業(yè)經(jīng)營管理成本和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)過程中普遍存在的合規(guī)問題

合規(guī)是指企業(yè)及其員工的經(jīng)營管理行為符合法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則和企業(yè)章程、規(guī)章制度以及國際條約、規(guī)則等要求。企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)作為一項(xiàng)經(jīng)營管理行為，必須貫徹合規(guī)要求。目前企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)過程中普遍存在以下合規(guī)問題。

（一）規(guī)章制度體系不合規(guī)

一是外部監(jiān)管規(guī)定（如勞動(dòng)合同法、安全生產(chǎn)法等）要求制定的規(guī)章制度缺失或規(guī)章制度內(nèi)容缺失，導(dǎo)致規(guī)章制度覆蓋面不合規(guī);二是董事會(huì)（執(zhí)行董事）和總經(jīng)理對(duì)基本管理制度和具體規(guī)章的制定權(quán)限不清，導(dǎo)致各自制定的規(guī)章制度在管理幅度與深度上不合規(guī)。

（二）規(guī)章制度內(nèi)容不合規(guī)

一是規(guī)章制度中規(guī)定的管理事項(xiàng)存在違反外部法律法規(guī)的情形（如對(duì)員工違紀(jì)行為動(dòng)輒規(guī)定進(jìn)行罰款、規(guī)定試用期不為員工繳納社保等），導(dǎo)致該項(xiàng)規(guī)定對(duì)員工無法律效力;二是規(guī)章制度（特別是具體規(guī)章）對(duì)具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)的管理流程、崗位職責(zé)、授權(quán)審批、責(zé)任追究機(jī)制等制度核心要素沒有規(guī)定或規(guī)定不夠明晰，導(dǎo)致規(guī)章制度難以執(zhí)行、缺乏嚴(yán)肅性。

（三）制定與公示程序不合規(guī)

一是企業(yè)在制定、修改或決定有關(guān)直接涉及員工切身利益（如勞動(dòng)報(bào)酬、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、勞動(dòng)紀(jì)律等方面）的規(guī)章制度時(shí)，未依法經(jīng)員工代表大會(huì)或者全體員工討論、提出方案和意見、與工會(huì)或者員工代表平等協(xié)商確定，導(dǎo)致該項(xiàng)規(guī)章制度因制定程序不合規(guī)而對(duì)員工無法律效力;二是企業(yè)未依照《勞動(dòng)合同法》第四條的規(guī)定，將直接涉及員工切身利益的規(guī)章制度進(jìn)行公示或者告知員工，導(dǎo)致該項(xiàng)規(guī)章制度因公示程序不合規(guī)而對(duì)員工無法律效力。

（四）更新或廢止管理不合規(guī)

企業(yè)對(duì)規(guī)章制度的建設(shè)存在重制定、輕維護(hù)現(xiàn)象，有些過時(shí)的規(guī)章制度不能及時(shí)得到更新或廢止，導(dǎo)致其作為企業(yè)管理工具的效用大打折扣。

三、企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)管理過程中的合規(guī)管理對(duì)策

（1）做好規(guī)章制度體系構(gòu)建的頂層設(shè)計(jì)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)全面了解外部監(jiān)管規(guī)定和企業(yè)內(nèi)控需要（可參考企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及其配套應(yīng)用指引），結(jié)合實(shí)際，搞好規(guī)章制度體系的頂層設(shè)計(jì)，做到全面覆蓋、重點(diǎn)控制。

（2）理清基本管理制度與具體規(guī)章的層級(jí)關(guān)系。董事會(huì)（執(zhí)行董事）法制定企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理各方面（如資產(chǎn)管理、安全生產(chǎn)管理等）覆蓋面廣且管理要求屬于綱領(lǐng)性的基本管理制度（可稱“管理制度”），總經(jīng)理制定生產(chǎn)經(jīng)營管理某個(gè)方面的某項(xiàng)具體業(yè)務(wù)或具體環(huán)節(jié)（如資產(chǎn)管理方面的固定資產(chǎn)、存貨、無形資產(chǎn)等）內(nèi)部控制且管理要求屬于操作性的具體規(guī)章（可稱“管理辦法”）。

（3）規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)明確核心要素以利執(zhí)行。企業(yè)制定規(guī)章制度特別是具體規(guī)章時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)的管理流程、崗位職責(zé)、授權(quán)審批、責(zé)任追究機(jī)制（或制定專門的責(zé)任追究管理辦法）等核心要素并附業(yè)務(wù)流程圖。

（4）規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)經(jīng)過法律審核。企業(yè)制定規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)法律顧問進(jìn)行法律審核，并據(jù)此修改完善，以確保制度內(nèi)容依法合規(guī)。

（5）規(guī)章制度制定程序必須合規(guī)。企業(yè)制定的各類涉及員工切身利益的規(guī)章制度，在董事會(huì)（執(zhí)行董事）、總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布前，應(yīng)當(dāng)按照《勞動(dòng)法》《勞動(dòng)合同法》《安全生產(chǎn)法》等規(guī)定，履行員工（代表）大會(huì)討論審議、與工會(huì)或者員工代表平等協(xié)商確定的民主決策程序。

（6）規(guī)章制度發(fā)布程序必須合規(guī)。企業(yè)的規(guī)章制度特別是涉及員工切身利益的規(guī)章制度在發(fā)布時(shí)，一定要公示或告知員工（使用OA系統(tǒng)的企業(yè)可將規(guī)章制度上傳到OA系統(tǒng)，未使用OA系統(tǒng)的企業(yè)應(yīng)在公示欄公告張貼或發(fā)放規(guī)章制度文本），確保所有員工知曉。

（7）妥善保管規(guī)章制度合規(guī)管理的相關(guān)證據(jù)。員工代表大會(huì)（員工大會(huì)）討論并簽字的會(huì)議決議、與工會(huì)或員工代表協(xié)商并簽字的會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度公示或告知?jiǎng)趧?dòng)者的OA系統(tǒng)截圖或員工簽收單等，均需要作為重要證據(jù)進(jìn)行收集并妥善留存。

（8）做好規(guī)章制度的維護(hù)管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確將“及時(shí)起草、更新或廢止本部門職能管理范圍內(nèi)的規(guī)章制度”列入對(duì)各部門負(fù)責(zé)人考核評(píng)價(jià)負(fù)激勵(lì)的項(xiàng)目，與績效薪酬掛鉤，增強(qiáng)其對(duì)規(guī)章制度維護(hù)管理的履職責(zé)任心。

四、結(jié)束語

規(guī)章制度是規(guī)范企業(yè)及其員工的經(jīng)營管理行為、防范經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)的工具。合規(guī)，則是企業(yè)規(guī)章制度生命力之源。企業(yè)必須站在合規(guī)的角度，確保建立一套契合本企業(yè)實(shí)際、體系完備、層次分明、職責(zé)明確、流程清晰、內(nèi)容合法、制定與發(fā)布程序合規(guī)并動(dòng)態(tài)維護(hù)的規(guī)章制度。

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