解析新形勢下高校學生檔案管理策略

王芳

摘 要：高校學生檔案管理是我國人事檔案及高校學生管理的構成部分，同時也是高校人事工作中的重要依據。不過由于我國高等教育不斷發展，再加上國內外形勢的變化，高校學生檔案管理面臨的問題也在逐漸增加，管理難度不斷加大。為此，本文就對新形勢下，高校學生檔案管理進行探究和分析，希望對高效學生檔案管理的有效開展有所幫助。

關鍵詞：新形勢;高校;學生檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 18-0-01

基于高校學生檔案管理的重要性，在現階段應對高校學生檔案管理中存在的問題，如檔案信息不完整、檔案意識薄弱等，實行科學分析，找出問題產生原因，并制定科學有效的管控措施，以期充分發揮學生檔案的重要作用。

一、高校學生檔案的作用

高校學生檔案記錄了學生從入學開始到畢業整個過程的所有信息內容，如政治情況、學習情況、執政、學習能力、性格評價、工作作風等，這些信息對于學生日后就業有著非常重要的作用。具體來說，高校學生檔案對學生及用人單位的重要性為：在用人單位方面，高校學生檔案可為用人單位人事部人員提供較為詳細的學生信息，幫助用人單位更加深入的了解學生情況，根據工作需求，合理安排工作崗位。在學生方面上，高校學生檔案是學生就業、出國、公考、社會保險辦理等諸多事項的基本證明文件，其對于學生各項活動的順利開展有很好的推動作用。

二、高校學生檔案管理存在的問題

（1） 檔案意識薄弱，檔案管理難度大。目前很多高校在開展學生檔案管理工作時，都認為其與高校自身發展沒有任何關系，所以不需要將其劃分在高校運營的主要內容中，其對學生檔案管理的重視度不高，使得檔案管理系統在構建中存在諸多問題，降低了學生檔案管理工作的質量，影響學生檔案的準確性。也是由于這一原因，高校在開展檔案管理時，并未對其進行科學系統的規劃和設計，檔案管理內容、管理標準等也缺少規范性，再加上學校宣傳力度不夠，學生自身對檔案管理的重視度不強，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展，加大管理難度。

（2） 部門協調能力差，缺少統一化管理。高校學生檔案反映的是學生的綜合素質能力，其涵蓋的內容相對較多，所以需要與各部門的高效協調來促進學生檔案管理工作的順利開展，充分發揮學生檔案的重要作用。但結合目前情況來看，高校檔案管理中，與各部門協調能力較差，很多檔案資料得不到及時地收集和整理，出現檔案資料不全、檔案缺失、分離等問題，降低了傳遞效率。

（3） 管理人員自身能力水平不高。由于缺乏完善的高校學生檔案管理人員規范條例，高校對管理人員的要求較低，檔案管理人員普遍存在著專業知識能力不高，管理技能水平較差的情況，很難合理規劃學生檔案管理工作。一些高校的檔案管理工作基本是將檔案資料分配給各個院系，由輔導員老師自行分配，檔案質量得不到保證，格式及材質都存在著不規范、不合理等情況。

三、高校學生檔案管理的改進措施

（1） 加強檔案管理意識，創新管理方法。高校領導及相關部門人員需加大對學生檔案管理的重視力度，加大宣傳力度，加大人員檔案管理的重視力度，同時還需構建完善的檔案管理體系和制度，且將其落實到各部門中，加強檔案資料的完整性、更新的及時性，促進檔案管理工作的有序開展。另外，還要將檔案管理與學生日常活動結合起來，調動學生參與積極性，以提升檔案管理水平，發揮學生檔案的作用。

（2） 加大各部門協調力度，構建完善的檔案管理網絡。學生檔案管理因涉及諸多部門，需要諸多部門的協調作業方能有所改善。所以在實際作業中，應構建完善的檔案管理網絡，促進學生檔案管理部門與其他部門間的聯系和溝通，按照檔案管理規范要求開展相關工作，從而改進管理效率。同時通過分析檔案管理與各部門工作間的關系，管理者還需合理優化工作流程，劃分職能范圍，以期增強檔案收集的準確性、及時性，提高學生檔案管理質量。

（3） 強化管理人員專業素質。管理人員是學生檔案管理工作開展的基礎，高校應當加大對管理人員的培訓力度，一方面確保其掌握較多的專業知識和技能，另一方面提高輔導員自身的計算機技能水平，熟練操作各種信息化設備，實現檔案管理的信息化建設目標，改善管理水平。另外，高校應加大學生檔案管理上的資金投入，引進專業人才，完善信息網絡的構建，設立專業的數據庫系統，完善基礎設施配備，以此達到檔案管理的信息化建設目標，優化學生檔案管理水平，保證學生信息資料的齊全性、真實性。

（4） 提升學生檔案管理的信息化水平。高校要想提升學生檔案管理信息化水平，就需轉變傳統的管理理念，創新管理模式以適應信息化管理的需求，推動學生檔案管理工作的開展。同時，信息化檔案管理的建立，除要注重學生資料的齊全性外，還應通過信息化技術的應用對學生的日常表現等數據實行收集和匯總，并體現在學生檔案中，為學生的綜合測評提供幫助。且通過信息化檔案管理體系的構建，將學生信息資料從原有的紙質形式轉化成電子形式，并做到檔案的分類匯總，便于檔案查詢和翻閱，以此大大降低檔案管理的難度，減少資金成本的過度消耗，增大檔案利用率。

四、結語

在新形勢發展下，高校學生檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰，了解高校學生檔案管理的重要性，認清學生檔案管理現狀，創新檔案管理模式，是目前高校需要重點考慮的內容，只有這樣才能更好地發揮出學生檔案的積極作用，為學生日后發展提供保障。

參考文獻：

[1]蔣碧蓉.新時期高校學生檔案管理策略探究[J].辦公室業務，2019 （10）.