醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)探討

李月

[摘 要] 隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的普及，各企事業(yè)單位逐漸重視用信息化的手段管理干部人事檔案。做好公立醫(yī)院干部的人事檔案信息化工作事關(guān)大局，短期來(lái)看能夠提升干部人事檔案管理現(xiàn)代化水平，提升工作效率。長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，能夠高效摸清職工歷史及現(xiàn)狀，方便醫(yī)院的人事調(diào)動(dòng)，使得人盡其才；也有利于提升醫(yī)院整體信息化建設(shè)水平，推動(dòng)醫(yī)院高水平發(fā)展。文章首先分析了公立醫(yī)院干部人事檔案信息化建設(shè)的意義；其次分析了干部人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀；最后探討了人事檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化途徑。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院管理；干部人事檔案；信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

干部人事檔案包含個(gè)人的履歷材料、學(xué)歷材料等十大類(lèi)別，直觀而全面地反映了一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷及德勤能績(jī)，為醫(yī)院人才的調(diào)用和任免、職稱(chēng)評(píng)定等提供了客觀公正的參考。如今，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，以及新醫(yī)改的推進(jìn)，公立醫(yī)院作為服務(wù)型機(jī)構(gòu)正在加快推進(jìn)醫(yī)院整體的信息化進(jìn)程。特別是規(guī)模較大的三甲醫(yī)院，科室眾多，一線及職能部門(mén)職工多，加快建設(shè)醫(yī)院干部人事檔案信息化管理能夠提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和效率，助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高水平跨越發(fā)展[1]。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)的主要意義

（一）提升干部人事檔案管理效率，快速精準(zhǔn)分析人才，保障人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)

隨著新醫(yī)改的深化，醫(yī)護(hù)一線工作者及職能科室人員的增多，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理任務(wù)繁重，工作速度慢、效果差，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠化繁為簡(jiǎn)，有效提高工作效率，整合檔案信息資源，快速精準(zhǔn)分析人才，保障人才戰(zhàn)略的實(shí)施，提升單位人事工作的水平和時(shí)效性[2]。

（二）能夠有效保障人事檔案的完整和安全，便于高效利用

通過(guò)數(shù)據(jù)掛接技術(shù)等，用數(shù)字化的方式處理和存儲(chǔ)原始的紙質(zhì)檔案，能夠使業(yè)務(wù)工作者擺脫傳統(tǒng)而繁瑣的工作方式，提高效能，保證檔案數(shù)量的完整以及每本內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系。此外，檔案管理者可以通過(guò)輸入密碼或授權(quán)訪問(wèn)等形式登錄檔案管理信息系統(tǒng)，檢索查詢(xún)數(shù)字化干部人事檔案信息，減少紙質(zhì)檔案的使用次數(shù)，保障實(shí)體安全。同時(shí)，授權(quán)登錄等方式也能夠保障檔案信息的隱私性和安全性。

（三）有利于推動(dòng)OA線上辦公模式的運(yùn)行

隨著現(xiàn)代科學(xué)管理模式的滲入，便捷又環(huán)保的OA等無(wú)紙化辦公模式成為大勢(shì)所趨。利用信息化手段實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，使用硬盤(pán)、云存儲(chǔ)等手段保存檔案信息，可以實(shí)現(xiàn)信息的重復(fù)利用，減少紙張的用量，節(jié)省成本。有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易燃、易破損的保存問(wèn)題。

（四）有利于推動(dòng)醫(yī)院整體信息化發(fā)展水平，加速綜合發(fā)展

自我國(guó)開(kāi)始實(shí)施信息化發(fā)展戰(zhàn)略，各行各業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，加快制定信息化和智能化發(fā)展目標(biāo)，醫(yī)療行業(yè)也不甘落后。利用數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，信息化的方式處理和共享干部檔案信息資源，為醫(yī)院的組織人事提供高質(zhì)量的服務(wù)，符合現(xiàn)代科學(xué)規(guī)范的管理要求，助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高水平跨越發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)意識(shí)欠缺，投入不足

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，大型醫(yī)院都在推動(dòng)高水平的信息化建設(shè)，對(duì)醫(yī)院HIS系統(tǒng)，OA辦公等投入了大量的人力物力財(cái)力。遺憾的是，由于檔案價(jià)值通常具有隱蔽、滯后的特性，以及人事檔案動(dòng)態(tài)化管理的內(nèi)在需求，加之醫(yī)院還是把提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)放在重中之重，往往意識(shí)不到人事檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)效益和社會(huì)效益，資金投入不夠。很多醫(yī)院所謂的信息化，就是搬一臺(tái)其他部門(mén)淘汰閑置的老舊電腦，用于輸入和打印干部人事檔案目錄。缺乏資金的支持和保障，致使這項(xiàng)工作不能取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展[3]。

（二）缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃和制度保障

科學(xué)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和結(jié)合本單位實(shí)際的制度保障是開(kāi)展工作的基礎(chǔ)。目前不少醫(yī)院也開(kāi)展了人事檔案信息化工作，但是沒(méi)有根據(jù)醫(yī)院實(shí)際，將其納入醫(yī)院整體信息化發(fā)展規(guī)劃中去，有一定的滯后性和碎片化。也沒(méi)有深入研究檔案相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際擬定科學(xué)合理、可行性高的工作條例、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。全憑領(lǐng)導(dǎo)的指示和以往的經(jīng)驗(yàn)，摸著石頭過(guò)河，遇到問(wèn)題就更換檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)或者推翻重來(lái)，造成人力資源和經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，打擊了檔案工作人員積極性，致使檔案信息化建設(shè)收效甚微。

（三）缺乏復(fù)合型專(zhuān)門(mén)人才

推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，不僅要醫(yī)院決策層及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的覺(jué)悟，加強(qiáng)軟、硬件的投入和支撐，更離不開(kāi)綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才的執(zhí)行和維護(hù)。目前，多數(shù)醫(yī)院人事科分管人事檔案，幾乎沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)職的管理人員，只能由人事科科員兼職管理。醫(yī)院人事部門(mén)本來(lái)承擔(dān)著醫(yī)院職稱(chēng)考評(píng)、公開(kāi)招聘、日常考勤等繁重的任務(wù)，很難抽身專(zhuān)心從事干部人事檔案的整理和信息化建設(shè)。隨著本人的職稱(chēng)變動(dòng)、薪級(jí)調(diào)整、年度考核等產(chǎn)生新的人事檔案材料需要補(bǔ)充，每年都要重新整理和裝訂紙質(zhì)檔案，很難看到一個(gè)最終的成果，逐漸消耗工作人員的積極性，再加上領(lǐng)導(dǎo)的不重視，造成紙質(zhì)檔案材料的堆積，更別提檔案信息化錄入和維護(hù)。此外，部分醫(yī)院雖然安排了專(zhuān)職檔案人員，但在醫(yī)院職能科室處于次要的邊緣化位置，通常安排一些年齡較大的即將退休的老職工從事，一方面沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的檔案管理的培訓(xùn)，另一方面缺乏信息技術(shù)的常識(shí)，對(duì)電腦以及各種數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用和維護(hù)比較困難[4]。

三、醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

（一）提高人事檔案管理信息化管理意識(shí)，制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提高認(rèn)識(shí)。根據(jù)醫(yī)院總體信息化發(fā)展規(guī)劃、醫(yī)院的資金保障水平、人事檔案信息化的近況等，制定適合本單位實(shí)際的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和短期達(dá)成目標(biāo)，將工作落實(shí)到實(shí)處。其次，要深入研究學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)，以標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)為抓手，建立完善的規(guī)章制度，使得干部人事檔案信息化建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，有據(jù)可依，提升工作效率。制定詳盡的管理規(guī)范，通過(guò)設(shè)立管理員權(quán)限、安全密鑰登錄、打造嚴(yán)密的防火墻等方式，規(guī)避刻意篡改的風(fēng)險(xiǎn)[5]。

（二）增加資金投入支持，完善干部人事檔案信息化軟硬件設(shè)施

完善的軟硬件設(shè)施是工作有序推進(jìn)的前提和保障。醫(yī)院要做好資金保障，一方面，配建專(zhuān)業(yè)的機(jī)房用于人事檔案信息化建設(shè)，還要配備較為先進(jìn)的電腦、打印設(shè)備等，以及U盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，奠定扎實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。另一方面，購(gòu)買(mǎi)安全性能高、可操作性強(qiáng)、日常維護(hù)便捷、售后服務(wù)良好的人事檔案信息管理系統(tǒng)等軟件。在使用方面，提供姓名檢索等多種檢索路徑，提高檢索效率，從而提升干部人事檔案利用的時(shí)效性和準(zhǔn)確，為相關(guān)決策提供重要參考價(jià)值。

（三）提升人員素質(zhì)，為干部人事檔案信息化建設(shè)配備復(fù)合型專(zhuān)門(mén)人才

首選，應(yīng)建立合理的激勵(lì)機(jī)制和考核制度，提升專(zhuān)職檔案人員的價(jià)值感和獲得感，以飽滿(mǎn)的熱情對(duì)待工作，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。其次，引進(jìn)熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型檔案專(zhuān)門(mén)人才。現(xiàn)在很多高校的信息管理學(xué)院有專(zhuān)門(mén)的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)，在校期間同時(shí)選修信息檢索課程及相關(guān)管理學(xué)課程，能夠熟練使用各種現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，綜合素質(zhì)較高，滿(mǎn)足人事檔案管理的保密性和專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)。此外，也可以通過(guò)積極參加上級(jí)檔案主管部門(mén)召開(kāi)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，或者定期組織干部人事檔案培訓(xùn)教育、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)培訓(xùn)等方式，打造專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)。專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)不僅在前期檔案數(shù)據(jù)的錄入工作上更加高效，在后期的利用防火墻、殺毒軟件進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)過(guò)程中也會(huì)更加得心應(yīng)手，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的漏洞及相關(guān)損壞，及時(shí)止損，保護(hù)檔案[6]。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)思維，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。這是一項(xiàng)持久的工程，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層引起重視，制定科學(xué)合理的規(guī)劃，加大人、財(cái)、物的投入，綿綿用力，久久為功，才能這項(xiàng)工作更加完善，便捷高效地為醫(yī)院的各項(xiàng)決策和人才培養(yǎng)提供客觀真實(shí)的參考價(jià)值，助力醫(yī)院高質(zhì)量健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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