基于內(nèi)部控制的高校合同管理優(yōu)化對策探討

摘要：經(jīng)濟合同規(guī)范管理是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，在高校內(nèi)部控制建設中重要性凸顯。本文基于內(nèi)部控制視角，歸納合同管理在準備、訂立、執(zhí)行、后續(xù)等階段的存在問題，探討在合同管理意識、合同控制、履行監(jiān)督、信息系統(tǒng)等管理方面的一系列優(yōu)化措施對策。從而有利于高校防范合同風險，促進教學、科研等各項事業(yè)的健康發(fā)展。

關鍵詞：高校;內(nèi)部控制;合同管理

一、引言

高校作為公益性事業(yè)單位，為更好地履行教學、科研和社會服務等職能，需要廣泛參與社會經(jīng)濟活動，高校的重要經(jīng)濟活動、業(yè)務往來包括政府采購、工程建設、合作辦學、技術轉(zhuǎn)讓、大型學術會議、業(yè)務培訓等，高校參與各類活動都會涉及合同，合同是高校各類活動中明確雙方權利義務的主要載體。隨著高校經(jīng)濟活動的拓展，合同管理也成為高校管理的重要內(nèi)容，加強高校經(jīng)濟合同管理變得尤為迫切和必要，需要從內(nèi)控的角度來規(guī)范合同管理，防范風險，保護學校經(jīng)濟權益，保障學校教學科研事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

二、高校合同管理存在的問題

目前高校在制訂制度、執(zhí)行和監(jiān)督管理等方面規(guī)范了合同管理，但在實際工作中尚存信息共享不足、進度控制困難、執(zhí)行缺乏監(jiān)督、登記管理缺失等問題，隨著高校日益發(fā)展壯大，合同的數(shù)量、類別日益增多，使得合同管理和風險控制難度加大，僅靠以往人工管理的方式難以有效滿足高校合同管理需求。在不同合同管理階段存在以下一些具體問題。

（一）合同準備階段

首先，未充分了解擬簽約對方的主體資格、資質(zhì)信用、生產(chǎn)能力等狀況，未充分掌握擬簽約對方的經(jīng)營范圍、履約能力等，將資質(zhì)或能力不符的主體確定為準合同對象。

其次，未明確合同訂立的范圍和條件，對應當訂立合同的經(jīng)濟業(yè)務未訂立合同，或違規(guī)簽訂擔保等合同，導致高校經(jīng)濟利益受損。

最后，合同談判前準備不充分，談判人員勝任能力不夠，做出不當讓步或泄露談判策略，導致學校在談判中處于不利地位。

（二）合同訂立階段

首先，未統(tǒng)一規(guī)范合同范本的制定、更新、使用等管理。可能使得部分合同文本內(nèi)容缺乏完整性，條款缺乏合法性或存在欺詐，缺項漏項，對關鍵條款不做規(guī)定或約定簡單，加大了合同審核難度，降低審核工作效率，增加了后續(xù)合同簽訂、合同履行的難度。

其次，人為拆分重大金額合同，故意規(guī)避合同管理的相關規(guī)定。

再次，合同審核人員能力欠缺，不能準確識別合同文本的不當內(nèi)容和條款，使得合同存在風險隱患。

最后，未經(jīng)授權或超越權限簽署合同，容易誘發(fā)舞弊行為。

（三）合同執(zhí)行階段

首先，合同歸口管理部門管理職責有待進一步明確。校長辦公室作為高校合同的歸口管理部門，在實際業(yè)務中，僅參與合同形式審核、登記備案及合同專用章及學校公章的審核與用印工作，尚未實現(xiàn)對合同實施統(tǒng)一指導及全過程監(jiān)督管理，合同管理職能分散至各合同執(zhí)行部門，不利于合同傳遞、登記、統(tǒng)計分析以及合同風險的總體把控。

其次，合同執(zhí)行部門合同管理范圍有待明確。合同執(zhí)行部門只片面重視合同簽訂審批管理，而疏于對合同履約的監(jiān)督監(jiān)控，可能會產(chǎn)生嚴重的合同糾紛隱患，導致高校的合法權益得不到保護。

第三，合同履行過程中，合同執(zhí)行部門未能及時發(fā)現(xiàn)并報告對方有顯失公平等欺詐行為，或市場變化等的客觀因素，未能立即采取相應措施將合同損失降到最低。

第四，未建立有效合同糾紛處理機制，可能導致糾紛發(fā)生時高校的合法權益得不到保護，造成經(jīng)濟損失。

最后，未建立合同管理信息系統(tǒng)，使得高校合同監(jiān)督執(zhí)行較為困難，難以動態(tài)準確地掌握合同管理的簽訂、執(zhí)行及付款情況，對于合同違約、合同欺詐等行為只能進行事后管理，無法事前控制。

（四）合同后續(xù)階段

首先，未建立合同管理臺賬，未定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，沒有記錄合同簽訂、履行、付款等狀態(tài)，無法及時掌握和了解合同履約情況。

其次，未建立合同文本科學分類和統(tǒng)一編號制度，合同歸口管理部門及合同執(zhí)行部門分別對合同進行編號，不利于對合同進行統(tǒng)一識別及管理，合同及相關資料未能及時歸檔和保管不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來潛在的經(jīng)濟風險和法律糾紛隱患。

再次，對于合同簽訂中的合同保密條款制定尚未明確規(guī)定，可能導致合同保密管理工作無據(jù)可依，影響合同保密管理的規(guī)范性及有效性。

最后，尚未開展合同履行情況后評估工作，缺乏科學合理的合同后評估機制，可能影響高校合同管理工作的持續(xù)優(yōu)化，存在合同風險隱患。

三、高校合同管理的優(yōu)化對策

（一）強化合同管理的法律、風險意識

首先，積極開展經(jīng)濟合同法和相關法律知識的教育培訓，提高合同管理人員的專業(yè)水平和責任意識，進行合同調(diào)查時能做出恰當?shù)呐袛啵_保簽約對方具備合同履約能力。

其次，明確合同訂立的范圍和條件，嚴禁簽訂擔保、借貸和投資合同。

最后，明確合同訂立原則，組織有談判經(jīng)驗豐富的專業(yè)人員參與合同談判，影響重大、涉及專業(yè)技術的合同，應組織相關領域?qū)＜覅⑴c談判，決策記錄妥善保管。

（二）嚴格合同控制，建立合同范本庫

首先，建立較為完備的合同范本庫，進一步將風險管控工作前移，以加強合同范本管理工作，提升合同審核效率，防范法律風險。例如：對于經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，如建設工程總包合同、儀器設備采購合同、科技項目合同等，根據(jù)國家相關法律法規(guī)以及高校的實際管理要求，制定相應的分類合同范本。

其次，嚴格合同控制，防止化整為零等方式故意規(guī)避招標的做法。

再次，提高審核人員的專業(yè)素質(zhì)，制定審核流程，明確審核人員的職責，建立審核工作底稿，實施合同責任追究制度。

最后，強化合同簽署授權機制，合同授權可按一年一授權辦理。重大合同應由高校法定代表人簽署，一般合同由各部門負責人代表高校簽署。

（三）建立合同履行監(jiān)督制度，加強合同執(zhí)行控制

首先，制定合同履行監(jiān)督制度，增加合同歸口管理部門的統(tǒng)一指導及全過程監(jiān)督管理職能，使其對合同履行進度、付款、變更、解除等各個環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督，對合同執(zhí)行情況開展評價。

其次，明確合同執(zhí)行部門的合同管理范圍，具體包括合同的前期指導、論證、內(nèi)容的全面審查及履行過程的監(jiān)督檢查等，不定期對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督，主要關注是否按照合同規(guī)定執(zhí)行以及合同執(zhí)行進度，必要時出具整改意見;在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)可能導致高校經(jīng)濟利益受損的情況，應當及時采取相應有效措施，辦理合同補充、變更或解除事宜，將損失降至最小。

再次，應建立合同糾紛處理的有效機制，規(guī)范糾紛處理程序。糾紛發(fā)生時，及時采取有效措施積極協(xié)商解決，并按合同約定追究違約方的責任。

最后，建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同全過程的動態(tài)管理，促進合同數(shù)據(jù)在合同管理部門與財務部門的信息共享;同時，合同管理信息化可提高數(shù)據(jù)準確度，使得相關部門能夠精確掌握合同付款情況，降低了財務風險，從整體上使得高校合同管理工作質(zhì)量和效率取得突破性進展與實質(zhì)性的提升。

（四）運用信息化手段，完善合同管理

首先，合同歸口管理部門應加強合同登記管理，建立統(tǒng)一的合同管理臺賬。歸口管理部門建立總的合同臺賬，執(zhí)行部門負責建立分賬，以實現(xiàn)校內(nèi)合同信息共享。合同總臺賬是全校合同簽訂、履行情況一覽表，以便高校全面掌握校內(nèi)合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時妥善處理。同時，充分利用信息化手段，對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細記錄合同的訂立、履行和變更情況，實現(xiàn)合同的全過程精細化管理。

其次，制定統(tǒng)一合同編號規(guī)則。合同歸口管理部門應制定合同編號的指導性文件，規(guī)范合同科學分類和統(tǒng)一編號規(guī)則，以加強合同的標準化管理，所有的已簽訂合同都應按統(tǒng)一標準進行分類并連續(xù)編號，未經(jīng)合同歸口管理部門統(tǒng)一編號的合同，印章管理部門不得用印。再次，增加合同保密管理相關規(guī)定，對合同模板中保密條款進行重新審核，保證涉密合同的信息安全管理合規(guī)性及有效性，降低合同涉密信息外泄風險。

最后，建立合同后評估制度，合同歸口管理部門應每年年底組織各執(zhí)行部門對學校全年合同簽訂的數(shù)量、金額、類型、合同審查周期、合同履行進度等進行統(tǒng)計、分析，對合同管理中存在的問題進行總結分析，形成評價報告，提交至高校領導閱示。對評價中發(fā)現(xiàn)的問題，合同歸口管理部門應組織相關執(zhí)行部門及時加以改進，并監(jiān)督、跟蹤整改效果。

（五）建立合同管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化合同管理

建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)合同管理模塊的對接，優(yōu)化合同管理工作，合同信息管理系統(tǒng)可包括合同錄入、合同查詢、合同跟蹤、數(shù)據(jù)輸出等功能模塊。

首先，推進合同信息管理，建立合同分類管理，為合同范本的管理提供基礎的同時，實現(xiàn)高校各項業(yè)務活動能夠及時快速定位其適用的合同類型。

其次，推進合同信息管理，建立合同范本庫，健全合同范本的新建、審核、發(fā)布、查看等機制，實現(xiàn)減少合同起草與審核過程的流程冗余與未來可能存在的合同糾紛。

第三，推進合同信息管理，實現(xiàn)合同定稿打印并生成二維碼防偽標識功能，規(guī)避合同簽訂過程中的合同篡改風險和歸口管理風險。

第四，推進合同信息管理，合同簽訂后，依據(jù)合同編號，登記合同信息，合同管理部門人員之間實現(xiàn)合同信息的共享與傳遞，也為合同的履行監(jiān)督提供工具。

第五，推進合同信息管理，建立合同履行功能，可以及時更新合同履行進度，實現(xiàn)對合同履行的過程進行監(jiān)控與評價。

第六，推進合同信息管理，建立合同檔案功能，可隨時查看合同臺賬，對合同收付款狀況進行靈活、整體把控，為管理合同、輔助分析決策提供強大的技術支撐。

最后，通過合同信息管理的精細化建設，實現(xiàn)高校合同“統(tǒng)一授權，歸口管理，分工負責”的規(guī)范化合同管理體系，通過明確工作程序和管理權限，結合目前采用的OA信息化工具，逐步實現(xiàn)合同的全壽命周期管理，提高合同管理的效率與效果。

參考文獻：

[1]張慶龍.高校內(nèi)部控制建設實施操作指南[M].北京：中國經(jīng)濟出版社，2018.

[2]許寧寧.內(nèi)審視角下行政單位合同管理風險防控探討[J].審計監(jiān)督，2018（12）：33-36.

[3]肖鑫.基于內(nèi)部控制視角的高校經(jīng)濟合同管理研究[J].商業(yè)會計，2019（24）：114-118.

[4]財政部.關于印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的通知[S].財會[2012]21號.

作者簡介：

陳詩嵐，廣東海洋大學。