基于內部控制的高校合同管理優化對策探討

摘要：經濟合同規范管理是高校規范管理、依法治校的重要內容，在高校內部控制建設中重要性凸顯。本文基于內部控制視角，歸納合同管理在準備、訂立、執行、后續等階段的存在問題，探討在合同管理意識、合同控制、履行監督、信息系統等管理方面的一系列優化措施對策。從而有利于高校防范合同風險，促進教學、科研等各項事業的健康發展。

關鍵詞：高校;內部控制;合同管理

一、引言

高校作為公益性事業單位，為更好地履行教學、科研和社會服務等職能，需要廣泛參與社會經濟活動，高校的重要經濟活動、業務往來包括政府采購、工程建設、合作辦學、技術轉讓、大型學術會議、業務培訓等，高校參與各類活動都會涉及合同，合同是高校各類活動中明確雙方權利義務的主要載體。隨著高校經濟活動的拓展，合同管理也成為高校管理的重要內容，加強高校經濟合同管理變得尤為迫切和必要，需要從內控的角度來規范合同管理，防范風險，保護學校經濟權益，保障學校教學科研事業健康、可持續發展。

二、高校合同管理存在的問題

目前高校在制訂制度、執行和監督管理等方面規范了合同管理，但在實際工作中尚存信息共享不足、進度控制困難、執行缺乏監督、登記管理缺失等問題，隨著高校日益發展壯大，合同的數量、類別日益增多，使得合同管理和風險控制難度加大，僅靠以往人工管理的方式難以有效滿足高校合同管理需求。在不同合同管理階段存在以下一些具體問題。

（一）合同準備階段

首先，未充分了解擬簽約對方的主體資格、資質信用、生產能力等狀況，未充分掌握擬簽約對方的經營范圍、履約能力等，將資質或能力不符的主體確定為準合同對象。

其次，未明確合同訂立的范圍和條件，對應當訂立合同的經濟業務未訂立合同，或違規簽訂擔保等合同，導致高校經濟利益受損。

最后，合同談判前準備不充分，談判人員勝任能力不夠，做出不當讓步或泄露談判策略，導致學校在談判中處于不利地位。

（二）合同訂立階段

首先，未統一規范合同范本的制定、更新、使用等管理。可能使得部分合同文本內容缺乏完整性，條款缺乏合法性或存在欺詐，缺項漏項，對關鍵條款不做規定或約定簡單，加大了合同審核難度，降低審核工作效率，增加了后續合同簽訂、合同履行的難度。

其次，人為拆分重大金額合同，故意規避合同管理的相關規定。

再次，合同審核人員能力欠缺，不能準確識別合同文本的不當內容和條款，使得合同存在風險隱患。

最后，未經授權或超越權限簽署合同，容易誘發舞弊行為。

（三）合同執行階段

首先，合同歸口管理部門管理職責有待進一步明確。校長辦公室作為高校合同的歸口管理部門，在實際業務中，僅參與合同形式審核、登記備案及合同專用章及學校公章的審核與用印工作，尚未實現對合同實施統一指導及全過程監督管理，合同管理職能分散至各合同執行部門，不利于合同傳遞、登記、統計分析以及合同風險的總體把控。

其次，合同執行部門合同管理范圍有待明確。合同執行部門只片面重視合同簽訂審批管理，而疏于對合同履約的監督監控，可能會產生嚴重的合同糾紛隱患，導致高校的合法權益得不到保護。

第三，合同履行過程中，合同執行部門未能及時發現并報告對方有顯失公平等欺詐行為，或市場變化等的客觀因素，未能立即采取相應措施將合同損失降到最低。

第四，未建立有效合同糾紛處理機制，可能導致糾紛發生時高校的合法權益得不到保護，造成經濟損失。

最后，未建立合同管理信息系統，使得高校合同監督執行較為困難，難以動態準確地掌握合同管理的簽訂、執行及付款情況，對于合同違約、合同欺詐等行為只能進行事后管理，無法事前控制。

（四）合同后續階段

首先，未建立合同管理臺賬，未定期對合同進行統計、分類和歸檔，沒有記錄合同簽訂、履行、付款等狀態，無法及時掌握和了解合同履約情況。

其次，未建立合同文本科學分類和統一編號制度，合同歸口管理部門及合同執行部門分別對合同進行編號，不利于對合同進行統一識別及管理，合同及相關資料未能及時歸檔和保管不善，甚至發生丟失，給高校帶來潛在的經濟風險和法律糾紛隱患。

再次，對于合同簽訂中的合同保密條款制定尚未明確規定，可能導致合同保密管理工作無據可依，影響合同保密管理的規范性及有效性。

最后，尚未開展合同履行情況后評估工作，缺乏科學合理的合同后評估機制，可能影響高校合同管理工作的持續優化，存在合同風險隱患。

三、高校合同管理的優化對策

（一）強化合同管理的法律、風險意識

首先，積極開展經濟合同法和相關法律知識的教育培訓，提高合同管理人員的專業水平和責任意識，進行合同調查時能做出恰當的判斷，確保簽約對方具備合同履約能力。

其次，明確合同訂立的范圍和條件，嚴禁簽訂擔保、借貸和投資合同。

最后，明確合同訂立原則，組織有談判經驗豐富的專業人員參與合同談判，影響重大、涉及專業技術的合同，應組織相關領域專家參與談判，決策記錄妥善保管。

（二）嚴格合同控制，建立合同范本庫

首先，建立較為完備的合同范本庫，進一步將風險管控工作前移，以加強合同范本管理工作，提升合同審核效率，防范法律風險。例如：對于經常發生的經濟業務，如建設工程總包合同、儀器設備采購合同、科技項目合同等，根據國家相關法律法規以及高校的實際管理要求，制定相應的分類合同范本。

其次，嚴格合同控制，防止化整為零等方式故意規避招標的做法。

再次，提高審核人員的專業素質，制定審核流程，明確審核人員的職責，建立審核工作底稿，實施合同責任追究制度。

最后，強化合同簽署授權機制，合同授權可按一年一授權辦理。重大合同應由高校法定代表人簽署，一般合同由各部門負責人代表高校簽署。

（三）建立合同履行監督制度，加強合同執行控制

首先，制定合同履行監督制度，增加合同歸口管理部門的統一指導及全過程監督管理職能，使其對合同履行進度、付款、變更、解除等各個環節進行有效監督，對合同執行情況開展評價。

其次，明確合同執行部門的合同管理范圍，具體包括合同的前期指導、論證、內容的全面審查及履行過程的監督檢查等，不定期對合同執行情況進行監督，主要關注是否按照合同規定執行以及合同執行進度，必要時出具整改意見;在合同履行過程中發現可能導致高校經濟利益受損的情況，應當及時采取相應有效措施，辦理合同補充、變更或解除事宜，將損失降至最小。

再次，應建立合同糾紛處理的有效機制，規范糾紛處理程序。糾紛發生時，及時采取有效措施積極協商解決，并按合同約定追究違約方的責任。

最后，建立合同管理信息系統，實現合同全過程的動態管理，促進合同數據在合同管理部門與財務部門的信息共享;同時，合同管理信息化可提高數據準確度，使得相關部門能夠精確掌握合同付款情況，降低了財務風險，從整體上使得高校合同管理工作質量和效率取得突破性進展與實質性的提升。

（四）運用信息化手段，完善合同管理

首先，合同歸口管理部門應加強合同登記管理，建立統一的合同管理臺賬。歸口管理部門建立總的合同臺賬，執行部門負責建立分賬，以實現校內合同信息共享。合同總臺賬是全校合同簽訂、履行情況一覽表，以便高校全面掌握校內合同履行情況，發現問題并及時妥善處理。同時，充分利用信息化手段，對合同進行統計、分類和歸檔，詳細記錄合同的訂立、履行和變更情況，實現合同的全過程精細化管理。

其次，制定統一合同編號規則。合同歸口管理部門應制定合同編號的指導性文件，規范合同科學分類和統一編號規則，以加強合同的標準化管理，所有的已簽訂合同都應按統一標準進行分類并連續編號，未經合同歸口管理部門統一編號的合同，印章管理部門不得用印。再次，增加合同保密管理相關規定，對合同模板中保密條款進行重新審核，保證涉密合同的信息安全管理合規性及有效性，降低合同涉密信息外泄風險。

最后，建立合同后評估制度，合同歸口管理部門應每年年底組織各執行部門對學校全年合同簽訂的數量、金額、類型、合同審查周期、合同履行進度等進行統計、分析，對合同管理中存在的問題進行總結分析，形成評價報告，提交至高校領導閱示。對評價中發現的問題，合同歸口管理部門應組織相關執行部門及時加以改進，并監督、跟蹤整改效果。

（五）建立合同管理信息系統，優化合同管理

建立合同管理信息系統，實現合同管理系統與各業務系統合同管理模塊的對接，優化合同管理工作，合同信息管理系統可包括合同錄入、合同查詢、合同跟蹤、數據輸出等功能模塊。

首先，推進合同信息管理，建立合同分類管理，為合同范本的管理提供基礎的同時，實現高校各項業務活動能夠及時快速定位其適用的合同類型。

其次，推進合同信息管理，建立合同范本庫，健全合同范本的新建、審核、發布、查看等機制，實現減少合同起草與審核過程的流程冗余與未來可能存在的合同糾紛。

第三，推進合同信息管理，實現合同定稿打印并生成二維碼防偽標識功能，規避合同簽訂過程中的合同篡改風險和歸口管理風險。

第四，推進合同信息管理，合同簽訂后，依據合同編號，登記合同信息，合同管理部門人員之間實現合同信息的共享與傳遞，也為合同的履行監督提供工具。

第五，推進合同信息管理，建立合同履行功能，可以及時更新合同履行進度，實現對合同履行的過程進行監控與評價。

第六，推進合同信息管理，建立合同檔案功能，可隨時查看合同臺賬，對合同收付款狀況進行靈活、整體把控，為管理合同、輔助分析決策提供強大的技術支撐。

最后，通過合同信息管理的精細化建設，實現高校合同“統一授權，歸口管理，分工負責”的規范化合同管理體系，通過明確工作程序和管理權限，結合目前采用的OA信息化工具，逐步實現合同的全壽命周期管理，提高合同管理的效率與效果。

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作者簡介：

陳詩嵐，廣東海洋大學。