試論政府基層檔案歸檔工作中存在的問題及應對方法

常成良

摘要：在單位檔案管理工作中，文件整理及檔案歸檔是其中一個重要的環節。檔案歸檔工作是針對一些處理完畢的資料和具有參考利用價值的文件進行整理、分類和保存，其檔案歸檔工作的質量影響著單位的管理工作。基于此，本文對政府基層檔案歸檔工作中存在的問題進行分析，并單位檔案歸檔文件整理方法進行探討，以此提升單位檔案歸檔工作的質量。

關鍵詞：歸檔;問題;應對方法;檔案

一、政府基層檔案歸檔工作中存在的問題

（一）缺少歸檔意識

所謂的檔案意識也就是人們對檔案管理工作的認知以及客觀反映。檔案意識對檔案管理的效果有著一定的影響，但是就當前發展的狀況而言，單位中部分人員的歸檔管理意識并不強，對檔案管理工作缺乏足夠的關注，從而導致了單位檔案歸檔管理不是特別的完整和準確[1]。此外，單位中的專業技術人員對生產和科研有著直接性的影響，其能明確地了解單位檔案資料的相關信息，在歸檔工作中是極為重要的角色。但目前一些技術人員對檔案管理工作也不夠重視，并未以長遠的眼光對待檔案管理。

（二）檔案資料管理制度有待健全

在日常的檔案資料歸檔管理中，相關的制度還有待健全，主要表現是檔案資料管理混亂，歸檔不科學現象的出現。檔案資料管理不能創造直接的經濟效益就使得該項工作不被重視，相關的制度也就不能及時的更新，久而久之便與社會的發展需要相脫節，即使有管理制度也得不到徹底的落實和貫徹。另外，一些對檔案管理工作進行監管的部門或人員監管力度不夠，監管甚至淪為了形式[2]。檔案資料歸檔整理相關制度的不完善，再加上監管力度不足等因素就使得檔案資料歸檔整理質量下降，不能有效的發揮其應有的作用

（三）收發部門不及時催辦，增加了歸檔難度

通常情況下，檔案收發工作是在單位的綜合辦公室中進行，并要求每個基層單位都要相互協調、相互促進。但就當前的發展狀況而言，卻沒有相關的制度文件可以依照進行催辦，相關收發、配合部門也沒有嚴謹地按照相應的制度執行，致文件散落在各基層單位，這也就進一步加大了檔案歸檔的難度。

二、單位檔案歸檔文件整理的原則

（一）嚴格遵循歸檔文件整理規則

單位在進行檔案歸檔文件整理過程時，應當嚴格遵循歸檔文件整理規則，遵循文件形成的規律。首先，單位在進行文件整理時，可以參照《歸檔文件整理規則》進行歸檔工作，其包含了許多檔案歸檔以及文件整理的方法，比如按照檔案紙張編目進行文件整理;同一事件的檔案材料排列在一起;不破壞原有文件材料的排列順序等等。這一規則內容給予單位檔案歸檔工作以及文件整理指導性方法，促進單位檔案工作效率的提升[3]。其次，單位的檔案資料是單位在進行各項會議學習活動中產生的，其數據真實反映了單位的發展特點和面貌，因此，在進行文件整理時需要充分考慮其文件材料產生的特點和規律，在進行檔案歸檔以及文件處理時盡量保持活動的完整性。比如說，文件的整理應當保持某項會議或者某項活動的完整性;或者文件內容的整理，不可分割正文、批復、請示和附件等內容，保持文件的內在聯系;或者文件整理時保持會議、決議等重要文件的初稿、討論稿、定稿等形成過程進行排序。

（二）檔案保存整理的基礎原則

單位的檔案文件資料，包括本單位各項活動產生的，上級部門對本單位下發的指示性文件、指導性文件，或者對本單位相關的批示和批復文件，本單位編印的簡報刊物稿子和樣本，出版物的樣稿和樣本等等文件資料，它們之間的關系密不可分，都同樣呈現了單位發展的特點和面貌。因此，單位在進行檔案歸檔及文件整理時，應當在保持各個文件聯系前提下進行，才能充分反映文件資料的時間、內容和形式，才能充分反映單位各項活動形成的面貌和歷史特點，才能體現歷史檔案資料整理和保存的情況。因此，在檔案歸檔及文件整理時，在保有歷史整理的基礎上盡量不拆分卷案整理，同時利用歷史整理、檢索成果，保存已經整理的卷案的原狀，針對整理錯誤或者不當的文件資料，及時進行改動和糾正。

（三）堅持保管和利用的基本原則

單位在進行檔案歸檔及文件整理時，除了保證其文件整理的有序性和完整性以外，還需應當堅持保管和利用的基本原則，以此實現檔案管理的安全和有效利用的目的。及時針對一些具有挖掘價值的文件資料進行深入研究和保存，對失去研究價值的文件進行剔除和銷毀，同時可以利用現代信息技術或者計算機技術對文件檔案進行科學管理，比如利用計算機檢索文檔資料，可以快捷檢索出分散在不同類目中的同一事件的資料或者同一問題的檔案信息，以此保證檔案文件之間的聯系。

三、政府基層檔案歸檔工作的應對方法

（一）強化以法治檔，加強檔案意識

要想進一步落實檔案管理工作，就一定要在單位中宣傳和推廣《中華人民共和國檔案法》，使大家能夠更好地學習和領會，并且深入地貫徹落實，進一步強化其對檔案工作的指導。此外，應建立適用于單位發展的檔案管理制度，將檔案工作納入到崗位責任制中，以期提高檔案資料的歸檔率。另外，還應積極向單位領導匯報工作，支持和鼓勵檔案管理部門進行一定的創新，并將單位檔案管理工作落到實處。

（二）加強檔案管理人員的教育培訓，提高業務素養

在新形勢下，不僅要求檔案管理人員具有一定的政治素養，并且還需要具備一定的業務素養。當前檔案類型日趨多樣，檔案載體越發豐富，形成檔案的方式和途徑也在產生著變化，這也就需要檔案管理人員不管是對學科知識還是業務知識都要進行一定的學習。通過加強對檔案管理人員的培養與訓練，定時組織其和同行進行溝通和交流，獲取新的知識，學習到新的技能，提升歸檔材料的質量和水平。

（三）加強檔案管理網絡化建設，提高業務指導水平

要想進一步強化單位檔案的歸檔率，只是依靠檔案部門是不可能實現的。這就要求相關部門進行一定的配合，充分發揮網絡的作用，對檔案管理人員進行業務引導，定時組織開展檔案知識管理培訓，提高業務水平。

（四）源頭導向，規范管理

為了能夠切實提高單位檔案歸檔率，則需要對檔案的產生以及使用進行監督和管理，這就一定要從檔案的根源出發，優化工作程序，實行嚴格規范的管理。就重要檔案產生的根源而言，大致能夠分成內部形成和外部形成兩種渠道。其中，內部形成的主要檔案有申報材料、發文、協議以及合同等。對這些檔案進行歸檔，應實行更加嚴格規范的管理，在臺賬表格的后方添加上“歸檔狀況”這一內容，能夠及時歸檔的就要及時歸檔，無法進行及時歸檔的要在一個月之內進行歸檔。到達相應期限依舊無法歸檔的，一定要標明檔案的去向以及計劃歸檔的時間。在每月月底，檔案管理部門應按照登記臺賬顯示的內容及數量對存檔狀況進行一定的核實。外部形成的檔案主要有各種榮譽證書、證件以及會議材料等。首先要做的就是強化檔案存檔的完整性，繼而就是利用文件承辦表進行一定的控制和約束。

四、結束語

總而言之，單位在進行文件整理及檔案歸檔工作中，應當在參照檔案管理的基本原則基礎上，對單位檔案歸檔文件整理的方法進行深入研究，同時順應時代發展的潮流，建立起科學合理的檔案管理模式。

參考文獻：

[1]朱桂珍.淺議信息化時代文書檔案收集與歸檔[J].治黃科技信息，2020（04）：31-33.

[2]姚思猛.淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧[J].佳木斯職業學院學報，2019（08）：295-296.

[3]劉偉珍.檔案歸檔管理和利用方式之研究[J].城建檔案，2017（08）：63-64.