大數據背景下企業檔案管理工作的創新路徑探索

張佳微

摘要：在企業的發展過程中，企業的檔案記載著企業的整個發展歷程，對企業具有重要的意義，其中有些檔案資料是重要的、唯一的，其珍貴性可想而知。當前，我國企業檔案管理工作的重心，主要是針對企業的生產經營展開的。在大數據背景下，要探索企業檔案管理工作的創新路徑，最重要的一點是，要正視企業檔案管理工作中存在的諸多問題，要深刻的探究問題存在的原因，并針對這些問題探索有效的應對辦法，積極構建規范化的企業檔案管理體系，并探索更加高效的管理方法，從而進一步提升檔案管理工作的效率和質量，為企業的快速發展保駕護航。

關鍵詞：大數據背景;企業檔案管理;創新路徑;

引言

在企業發展中，檔案管理除了對以往和現在的發展情況進行了記錄，同時也為企業今后的發展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實質上具有一定的政治性和科學性，同時也是一個企業長時間發展中必須落到實處的可持續性工作。對從事檔案管理人員自身的專業意識要求較高，其應充分意識到積極革新企業檔案管理工作有利于提升企業競爭力，并在時代發展中始終占據優勢地位。

一、大數據的概念

所謂大數據，主要是指需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據技術的戰略意義并不是掌握龐大的數據信息，而在于對這些含有意義的數據進行專業化處理，從而實現數據的“增值”。

二、新形勢下企業檔案管理的必要性

（一）有利于促進企業檔案管理工作的科學發展

新形勢下，信息化特征越來越明顯的外部環境對傳統模式下的企業檔案管理造成了沖擊，加上互聯網技術的廣泛應用促使企業管理已朝自動化的方向發展，電子檔案應運而生。因此，新形勢下，構建檔案管理的信息化平臺，有利于解決傳統紙質檔案管理模式下出現的諸多問題，進而讓管理人員隨時隨地都能對檔案進行檢查、查閱以及歸檔等工作，打破了時間和空間的限制，提高企業檔案管理工作的效率。與此同時，科學規范的檔案管理不但有利于減輕檔案管理人員的工作壓力和工作量，實現檔案管理工作的自身價值，還能夠提高企業的管理水平。

（二）能夠實現企業信息檔案管理的規范化

在企業的管理工作中，檔案管理是最基本的管理內容，且對企業的發展至關重要。在企業的檔案里，不僅記錄著企業的艱辛奮斗史，同時很大程度上也反映出了企業的文化內涵，因此，檔案管理工作是企業管理中的重要組成部分，需要積極構建一套科學的、完善的管理體系，真正實現企業信息檔案管理的規范化，幫助企業朝著現代化和信息化的方向發展。

2.3有利于促進企業的全面發展

作為企業經營管理活動中的重要載體，傳統的檔案管理工作早已不能滿足新形勢下企業發展的實際需求。因此，在互聯網技術快速發展和知識經濟的時代背景下，企業檔案管理工作已朝以價值為導向的知識管理模式轉變。當前，雖然大多企業都早已構建了檔案管理的信息化平臺，但信息化水平仍處于初級階段。因此，加強企業檔案管理的信息化建設，不僅有效完善了企業檔案信息管理的工作流程，提升了企業的經營管理水平，還增強了企業的市場競爭力，從而為新時代下企業可持續發展水平的提升奠定了良好基礎。

三、大數據背景下企業檔案管理工作的創新路徑分析

（一）加強對企業檔案管理工作的重視

企業要重視本企業的檔案管理工作，特別是企業的管理層，要積極的轉變觀念，加強對檔案管理工作的了解和認知，認識到其在企業發展中所起的重要作用。企業領導要經常深入部門，關注和了解檔案管理工作的實際情況，對管理中出現的問題給予重視，并提供必要的資金和人力方面的支持。另外，企業要在企業內部加強對檔案管理工作的宣傳，讓普通的員工也能了解檔案管理工作，對檔案管理工作的發展起到促進作用。

（二）加強對檔案管理人員的培訓

檔案管理工作一般會涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時檔案管理工作的專業性和技術性也很強，這就需要檔案管理人員，要以嚴謹的態度對待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個環節的具體工作。進而確保各個環節都能做到精準，工作的質量有保證，便于后期企業對檔案資料的查閱和利用。檔案管理人員要對工作具有責任心與敬業精神，對檔案要有一定的職業敏感度。除此之外，檔案管理人員還要不斷學習，可以身邊常備檔案業務相關書籍等資料便于及時查閱，不斷提升自己業務水平和競爭力，更好地服務與檔案管理事業。

（三）完善企業檔案管理制度

新形勢下，企業檔案管理制度得到了顯著革新。以往傳統的管理制度已經難以使時代要求得到滿足，現階段，我們已經置身于數字化時代之中，已經由紙質保存檔案的管理轉變為由電腦等媒體保存的虛擬檔案。在此形勢下，必須積極更新企業檔案管理制度，將檔案管理水平有效提高，貫徹落實公司管理制度，有效實施企業管理方針，嚴加看管企業的機密文件檔案。規范保存、整理企業檔案，對各項工作規章制度進行監督檢查，同時嚴格實施提取檔案的記錄工作，以使檔案資料的安全性得到保證，借助建立健全企業的檔案管理制度，將檔案的重要價值充分發揮出來，同時還要保證檔案資料不會阻礙企業發展。

（四）強化企業檔案管理的信息化建設

企業要真正實現企業檔案的信息化管理，就要加大資金和技術的投入，建立起以信息技術為基礎的檔案管理系統，將傳統的檔案管理方式和現代的管理方式相融合，建立起紙質檔案和數字檔案相結合的管理系統，發揮雙方的優勢，提升檔案管理的信息化程度。企業建立起檔案信息管理系統，將企業相關的檔案信息全部錄入到系統的數據庫當中，并將那些紙質檔案資料通過技術手段轉化為影像資料進行系統存檔，實現檔案及管理工作信息化和網絡化，提高作效率。在這一過程中，檔案分類程序可以說是檔案數據存儲和管理、利用的重要依據。前期工作的規范完成，讓檔案的后續反復多次調用變得方便、快捷多了。有了電子檔案信息，紙質檔案的使用頻率會降低，一定程度上也保護了紙質檔案的安全，降低了損壞和丟失情況的發生，對紙質檔案也是一種有效的保護。

結束語

企業的檔案管理工作看似非常簡單，沒有技術含量，但實際上它是一項比較繁瑣和復雜的工作，不僅具有專業性，而且需要付出很大的耐心和細心。進入新的歷史發展階段，面對當前普遍的企業檔案管理工作實情，要想真正提升檔案管理工作的效率和質量，需要企業重視起這項工作，與業務人員和檔案管理人員一起探索和創新多種辦法，推動企業檔案管理工作的規范化、科學化及現代化發展，抓住時代發展的機遇，不斷調整和優化企業的信息資源配置，提高企業信息資源的使用效率，進一步提升檔案管理工作的實效，促進企業響應力、決策力及創新能力的提高，推動企業整體性的發展。

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