試論電子文件管理部門(mén)職責(zé)與原則性問(wèn)題

陸炳璇

摘要：各個(gè)行業(yè)在辦公的時(shí)候基本都是采用自動(dòng)化的形式在辦公，因此也出現(xiàn)了很多的電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)的檔案造成不小的沖擊。電子檔案使用的越來(lái)越多，就要對(duì)電子檔案盡心管理，而且還要保證電子檔案的完整，使其在使用的時(shí)候能夠有效。主要分析了電子檔案的有關(guān)管理工作。

關(guān)鍵詞：電子文件;有效管理;檔案;完整

檔案管理工作對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展有積極的作用，因此人們開(kāi)始重視檔案的管理工作。而現(xiàn)在出現(xiàn)最多的還是電子檔案，因此檔案的管理工作還是以電子檔案為核心，采用的管理方法也比較新，這些新的思想也逐漸被接受。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在的問(wèn)題就是如何才能做到檔案管理工作，保證收集到的檔案是完整的，同時(shí)還要做好檔案的整體以及歸檔工作。對(duì)于電子檔案的管理，管理人員要有職責(zé)，并且在管理的時(shí)候堅(jiān)持一定的管理原則。

一、電子文件

伴隨信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是非常重要的信息資源和珍貴財(cái)富。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。在目前工作中，不管是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類文件，還是用各種智能電器拍攝的視頻、音頻以及照片文件，他們都隸屬與電子文件，同時(shí)這一文件還包含了計(jì)算機(jī)在運(yùn)行中所發(fā)出的指令、運(yùn)行環(huán)境記錄等內(nèi)容。

二、明確電子文件的管理

（一）檔案行政管理部門(mén)的工作

檔案的管理工作需要行政部門(mén)的支持與管理，而且在管理的時(shí)候，還要加入信息技術(shù)，并且要及時(shí)的與管理部門(mén)溝通，保證在區(qū)域的范圍內(nèi)，檔案的管理要科學(xué)，同時(shí)做好對(duì)檔案管理的監(jiān)督工作。因?yàn)槲覈?guó)在對(duì)檔案管理的時(shí)候，采用的管理模式較新，而且管理的工程并不長(zhǎng)，一切都屬于探索階段。在這一過(guò)程，沒(méi)有成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有健全的管理制度，這樣就會(huì)使檔案的管理工作有問(wèn)題。因此在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，要重視對(duì)新技術(shù)的引進(jìn)，同時(shí)還要優(yōu)化管理的方式，從多個(gè)角度，例如技術(shù)以及理念等出發(fā)，保證檔案的管理工作是有效的。

（二）電子文件行政單位的工作

電子文件是整體的內(nèi)容，而且較為系統(tǒng)。在對(duì)電子文件管理的時(shí)候，要從全過(guò)程上對(duì)件有所了解。全過(guò)程是指在文件開(kāi)始收集的時(shí)候就要管理，最后到文件的收檔，而在這一過(guò)程中，涉及到很多的管理部門(mén)，例如檔案管理部門(mén)、信息部門(mén)等，在具體的管理工作的時(shí)候，也要協(xié)調(diào)好各部門(mén)的管理工作。而且每一個(gè)部門(mén)都有自己的管理責(zé)任，在管理的時(shí)候，要有科學(xué)的管理規(guī)范。

1.檔案部門(mén)

因?yàn)殡娮游募霈F(xiàn)的較短，所有與電子文件有關(guān)的技術(shù)以及管理方式都很新，都處于摸索發(fā)展階段。因此檔案部門(mén)在工作的時(shí)候，要有嚴(yán)格的管理制度，在引進(jìn)信息技術(shù)的時(shí)候，也要做到合理。這樣檔案的信息技術(shù)還有管理技術(shù)才能統(tǒng)一。檔案部門(mén)的工作主要是將所有的電子文件歸檔，確定文件的管理時(shí)間，以及最長(zhǎng)的管理期限。管理部門(mén)還要與社會(huì)建立良性的合作關(guān)系，這樣才能保證管理部門(mén)符合時(shí)代的變化。

2.信息化工作部門(mén)的職責(zé)

在管理電子文件的時(shí)候，要保證文件是準(zhǔn)確的，而且管理的文件也應(yīng)該是完整的。對(duì)于檔案的管理還要保證有效。使用的管理手段要不斷的優(yōu)化，同時(shí)還要引進(jìn)新的技術(shù)。在對(duì)檔案的系統(tǒng)管理中，工作內(nèi)容不僅僅是管理檔案，還有檔案部門(mén)與其他單位的溝通。要對(duì)檔案管理工作合理的設(shè)計(jì)。在計(jì)算機(jī)的內(nèi)部要備份電子文件，以免在對(duì)電子文件管理的時(shí)候，文件會(huì)丟失，備份電子文件可以保證文件的安全。如果計(jì)算機(jī)的硬件環(huán)境出現(xiàn)了變化，那么在其改變的時(shí)候，就要轉(zhuǎn)移電子文件。

3.電子文件形成部門(mén)的工作

電子文件是在具體的工作中出現(xiàn)的，因此在對(duì)文件管理的時(shí)候，要在單位的規(guī)定下進(jìn)行，從而完成一系列的管理工作。事實(shí)上，管理電子文件，并且做到合理的管理不能靠一個(gè)人來(lái)完成。而且文件的管理工作也不是一個(gè)部門(mén)可以完成的工作。在對(duì)文件管理的時(shí)候，要讓文件的產(chǎn)生部門(mén)參與進(jìn)來(lái)。并且讓其認(rèn)識(shí)到管理文件是很重要的。讓其積極的參與到文件的管理中來(lái)，對(duì)于合理的保管文件是有利的。

三、電子文件的管理原則

對(duì)于電子文件的管理要及時(shí)的控制，但是對(duì)其的控制要從管理工作開(kāi)始就要控制，而且所有的管理環(huán)節(jié)都要有控制工作，這樣才能保證管理的文件是真實(shí)并且有效的。在對(duì)文件管理的時(shí)候也要堅(jiān)持幾個(gè)原則。下面我們簡(jiǎn)單的探討在管理文件的原則。

真實(shí)性，在保證文件的真實(shí)性上要對(duì)文件有基本的了解，從文件的內(nèi)容以及結(jié)構(gòu)等等，都要十分的清楚。保證文件在開(kāi)始形成以及形成之后都是相同的。無(wú)論文件是在哪管理，文件的內(nèi)容都不能發(fā)生變化，文件的形式也完全相同。在保證文件的真實(shí)性上，才能讓電子文件具有法律依據(jù)。

完整性，是指電子文件是完整的，無(wú)論是結(jié)構(gòu)還是內(nèi)容都沒(méi)有任何的偏差。在保證電子文件完整的時(shí)候要在幾個(gè)環(huán)節(jié)中體現(xiàn)。首先是在文件的收集，這也是管理文件的第一個(gè)環(huán)節(jié)，如果在收集的時(shí)候，文件就是不完整的，那么文件的有效性就受影響。其次是將文件收檔，文件的內(nèi)容是記錄單位的活動(dòng)內(nèi)容，在歸檔的時(shí)候也要保證文件的完整。

有效性，文件是具有價(jià)值的，可以在日后利用的時(shí)候使用，如果沒(méi)有失去了有效性，那么在使用的時(shí)候就不能發(fā)揮價(jià)值。保存的所有文件都要具有有效性，這是保存的前提條件。文件的有效性是指文件在輸入的時(shí)候，可以被識(shí)別，否則就是沒(méi)有用的信息。

文件的安全性，文件內(nèi)部的數(shù)據(jù)是安全的，還有文件在運(yùn)行的時(shí)候，管理文件的系統(tǒng)也是安全的。電子文件的安全管理有幾個(gè)問(wèn)題：首先是在修改文件的時(shí)候很方便，使文件看不出修改的痕跡。但是這種安全性也出現(xiàn)了很多的非法修改。其次是因?yàn)殡娮游募窃诰W(wǎng)絡(luò)中產(chǎn)生的，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生存并且發(fā)展，可是現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)并不安全，所以會(huì)有非法入侵的現(xiàn)象，非法入侵就會(huì)使文件不安全。最后不能限制文件使用者，因?yàn)榧夹g(shù)水平有限，沒(méi)有辦法全部鑒定使用者，上述原因是影響文件安全的主要因素，因此要解決以上問(wèn)題，從而保證文件的安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，可以得知，只有加強(qiáng)做好電子文件管理工作，才能充分保障電子歸檔工作的有效開(kāi)展，確保電子檔案信息的真實(shí)、完整。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張文元. 電子文件全過(guò)程管理中的監(jiān)管研究[J]. 北京檔案. 2013（11）.