提高檔案管理科學化水平的路徑探究

胡姝華

摘要：檔案是與人們?nèi)粘Ｉ町a(chǎn)生聯(lián)系的重要因素，隨著社會不斷發(fā)展，科學化的管理對于檔案管理工作有著重要意義。當前的檔案管理工作受到的重視程度不夠，在新時代背景下，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，以更加科學合理的新觀念、服務水平來滿足大眾對社會的實際需求，在不斷工作的過程中探尋新的發(fā)展路徑。本文基于檔案管理進行分析，針對如何提升科學化管理水平加以闡述，希望檔案管理能在管理過程中緊跟時代步伐，找到科學發(fā)展的路徑。

關鍵詞：檔案管理;科學化;有效路徑

引言：檔案管理是記錄國家、單位等發(fā)展過程的見證，包涵的內(nèi)容廣泛。隨著社會不斷發(fā)展，檔案信息不斷增加，使得管理呈現(xiàn)出復雜性，為工作人員帶來較大的管理難度。許多問題也在逐漸凸顯，新時代背景下必須要依靠科技，利用信息化技術，推動檔案管理朝向科學化的方向發(fā)展，在技術的支持下探尋新的發(fā)展路徑。

一、提高檔案管理科學化水平的意義

面對信息化技術發(fā)展廣闊的背景下，充分利用信息化技術加強檔案管理，轉(zhuǎn)變思想為管理做出正確的指導，制定完善的制度推動管理工作走向規(guī)范化。社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，檔案在其中扮演著重要角色，具有不可替代的作用。科學進行管理對于檔案管理未來發(fā)展具有現(xiàn)實意義。

（一）有利于提升我國文化軟實力

在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的過程中，文化軟實力是不可少的重點。檔案的資料內(nèi)容作為歷史發(fā)展的見證載體，是珍貴的文化財富。隨著國家發(fā)展，檔案管理逐漸成為文化軟實力的一部分。對此，開展檔案管理的科學性建設，對于檔案管理未來發(fā)展意義重大。檔案管理水平提升，可以使檔案充分發(fā)揮自身的效用。

（二）推動檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

當前是信息化技術高度發(fā)展的時代，信息技術在社會各方面得到廣泛的應用。對此，檔案管理也應該結合信息技術，朝著數(shù)字化的管理方向發(fā)展。信息技術的存在，為檔案管理發(fā)展指明了發(fā)展方向[1]。

（三）檔案管理科學化管理與時代發(fā)展相呼應

信息化技術的高度發(fā)展，推動了諸多領域進行工作優(yōu)化和變革。新時代背景下，檔案管理當然也不會避免。信息化技術與管理的有效結合，解決了傳統(tǒng)檔案管理的一系列難題，以高效的工作模式，提升檔案管理的水平。不僅順應了時代發(fā)展，對于人們不斷提升的實際需求也能在最大程度上予以滿足。檔案管理科學化建設，對于以往管理中的缺陷等問題，都能在信息化技術的介入下完美解決，與當前時代發(fā)展相呼應。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作重視度不夠

國內(nèi)大多數(shù)的單位對于檔案管理工作不夠重視，對于檔案潛在的作用也沒有去挖掘，忽略檔案的真實價值。檔案管理本身具有復雜性，在管理中投入了大量的人力資源，但是卻沒有相對應的管理模式來規(guī)范人員的行為，使得多數(shù)的企業(yè)在處理檔案的時候不夠細致認真，降低檔案管理的工作質(zhì)量。

（二）檔案管理制度存在缺陷

就當前國內(nèi)的檔案管理制度來說，整體呈現(xiàn)出的進度非常緩慢。而現(xiàn)在是信息化時代，網(wǎng)絡是應用最廣泛的技術，傳統(tǒng)檔案管理根本無法適應當下社會發(fā)展背景。人們生活的領域中，互聯(lián)網(wǎng)無處不在。檔案管理工作的滯后，缺乏信息化技術的指導，導致檔案管理中的弊端逐漸顯露出來，嚴重影響了管理的質(zhì)量和效率[2]。

（三）缺少檔案管理人才

檔案管理的轉(zhuǎn)變，依靠的不僅是制度和管理模式，人員的專業(yè)素質(zhì)同樣重要。現(xiàn)階段的檔案管理人員綜合素質(zhì)低下，管理人員的責任無法落實，都是檔案管理工作效率不高的重要原因。

三、提升檔案管理科學化水平的路徑

（一）優(yōu)化管理方式

在信息化的背景下，想要轉(zhuǎn)變原先的檔案管理方式，需要合理的借助信息化轉(zhuǎn)變管理觀念。管理人員應該摒棄原有的管理模式，盡快找到新的管理路徑并融入進去。檔案管理部門要為管理優(yōu)化提供良好的硬件設備、制定完善的管理制度，使檔案管理更加規(guī)范化。盡管管理人員可以意識到應該轉(zhuǎn)變工作方式，但是在短期內(nèi)無法有效實現(xiàn)。需要管理人員完善管理制度對人員行為進行約束，有必要在部門中設置獎懲制度，建立考核標準，對工作人員的行為進行考察，根據(jù)工作人員的表現(xiàn)給予相對應的獎勵懲罰。檔案管理部門需要根據(jù)管理的工作內(nèi)容制定明確的流程，為工作人員管理做出指導。傳統(tǒng)檔案管理具有封閉性的特征，保密性較強，當有人需要檔案時會耗費大量的工序來調(diào)動檔案，復雜的管理方式不利于檔案管理發(fā)展。信息化背景下，借助信息化技術將紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，通過將電子檔案上傳到計算機中進行統(tǒng)一管理，增加檔案的流動性，簡化管理過程，優(yōu)化管理方式，使檔案管理工作更加清晰化。

（二）利用現(xiàn)代信息技術進行管理

信息化技術的出現(xiàn)，對于人們的生活來說是一種前所未有的改變。社會中的各方面也在信息技術的介入下實現(xiàn)了新發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理中，紙質(zhì)檔案是重要的記錄方式。但是紙質(zhì)檔案儲存信息存在一定的弊端，紙質(zhì)檔案需要為其預留出放置的空間，不利于長途運輸;檔案數(shù)量過大的時候，紙質(zhì)檔案也容易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，無法查找;紙質(zhì)檔案需要人工查找，在實際需求的時候，需要耗費大量時間進行查找，整理的時候也為檔案管理帶來較高的成本。無論是人員的消耗，還是空間上的消耗，都不利于檔案管理發(fā)展。基于信息化技術的背景實行科學化的管理路徑，提升管理效率。

基于信息化技術對檔案進行電子化管理，利用網(wǎng)絡技術收集大量的檔案信息進行存儲，電子版的存儲方式便于查找和備份，幫助節(jié)約出大量的檔案放置空間。同時，為了更好的管理檔案，應該建立專門的系統(tǒng)對檔案進行統(tǒng)一管理。在系統(tǒng)內(nèi)設置不同的類型，便于對大量檔案信息進行分類[3]。管理人員在對檔案進行分類歸檔后，再次查閱的時候就非常方便。應用現(xiàn)代化技術到管理中，防止檔案信息流失，提高了工作效率，更符合新時代背景下人們對于檔案管理的需求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案管理中，檔案都是以紙質(zhì)的方式進行記載和管理，這也導致現(xiàn)階段依舊有很多地方沿用這種傳統(tǒng)管理模式，不結合信息技術，使得檔案管理工作無法朝向現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理部門中的人員流動性較小，面對時代發(fā)展存在著不足，對檔案管理工作造成阻礙。新時代想要科學管理檔案，需要從管理人員的素質(zhì)抓起，思維決定行為。首先，要轉(zhuǎn)變管理人員的實現(xiàn)，使管理人員意識到信息化發(fā)展才是檔案未來的發(fā)展趨勢;其次，檔案管理部門需要基于科學管理引進硬件設備，為管理人員提供便利。同時開展專業(yè)化培訓，使員工對數(shù)字化管理的操作更加熟悉。對于培訓過的員工要制定相對應的考核標準，通過考核才能進入到檔案管理工作中。對接受能力較慢的員工，需要重點開展培訓工作，提升工作管理效率;最后，為了提升管理部門的綜合素質(zhì)，還應該聘用專業(yè)管理人員對日常工作進行有效的指導，并在工作中不斷的為檔案管理部門累積人才隊伍，推動檔案管理更好發(fā)展。

結論：綜上所述，我國科技不斷發(fā)展，對于檔案管理也是一種助力。隨著人們對檔案資料獲取方式提出更高的要求，需要在傳統(tǒng)管理方式上進行轉(zhuǎn)變，以便于更好的適應當前社會背景。大數(shù)據(jù)時代的帶來，使得檔案資料數(shù)量增長直線上升，對于檔案管理來說無疑是巨大的難題，結合信息化技術，轉(zhuǎn)變管理觀念、優(yōu)化管理模式，借助信息化技術開展科學化管理建設。才能在不斷挑戰(zhàn)中為現(xiàn)代化檔案管理工作做出貢獻，推動檔案管理工作朝向科學化、智能化方向發(fā)展。

參考文獻：

[1]李進鵬.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2020（14）：123-124.

[2]趙穎.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（17）：52-54.

[3]黃雅玲.新時期提高檔案管理科學化水平的路徑研究[J].中外企業(yè)家，2019（32）：105-106.