新形勢下檔案管理的創新服務

許玉換

摘 要：伴隨著我國經濟建設步伐的穩步推進，檔案管理工作也越來越受到人們的重視。檔案是在工作中形成的，具有保存考究價值的資料，是對工作的記錄以及考察時的憑證。正是因為如此，新形勢下的檔案管理工作卻是變得更加重要。面對如何適應新形勢下檔案管理工作的創新服務，本文從轉變服務觀念入手，采用新技術、新方法、新手段全面對檔案管理工作進行深層次的理論探討。為檔案工作的順利開展提供借鑒意義。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;創新服務

在當前經濟不斷高速發展的當下，人才流動也變得越來越頻繁。正是因為如此，檔案作為人才的重要憑證之一，權威的記錄了人才的基本信息。對用人單位的人事任命，人員考核等都有著很重要的參考意義。本文著重講述了在新形勢下檔案管理工作中的出現的問題以及相應的解決方案。

一、檔案管理工作的重要作用

檔案是在工作中形成的，具有保存考究價值的資料，是對工作的記錄以及考察時的憑證。因此檔案管理工作就顯得尤為重要。在當前經濟不斷高速發展的當下，人才流動也變得越來越頻繁。正是因為如此，檔案作為人才的重要憑證之一，權威的記錄了人才的基本信息。對用人單位的人事任命，人員考核等都有著很重要的參考意義。事業單位都會有很多的優秀成果，這些都會記錄到檔案中去。所以單位的科學發展更需要規范的檔案管理工作的順利開展。這對于單位在今后的發展都有重要的積極意義。新形勢之下伴隨信息技術的創新發展，市場競爭形勢日愈激烈，要求相關單位對檔案管理工作進行創新，融合數字化技術開展檔案管理工作。

1.數字化技術的產生與應用

日常生活以及工作當中，很多時候人們在出門的時候只帶一部手機就能夠進行購物、旅游、導航以及乘車等，無紙化和無現金的形式已經形成，也意味著傳統形式的紙質數據正在逐漸被淘汰。相關工作者在進行檔案管理相關工作的時候，如果還使用傳統形式的紙質檔案信息管理工作形式，會導致存在很多年代久遠、破損的檔案資料，但是如果在檔案數據導入到互聯網數據庫當中，基于互聯網對檔案資料進行相應的檢索與應用，不僅能夠為企業、單位等提供便捷服務，同時對于檔案信息資料的保存來講非常有利。所以基于信息化技術手段對單位檔案資料進行管理，是現代化信息技術發展中的必然要求。

2.檔案管理工作體制創新

科學技術與時代的進步發展過程當中，各個行業領域都在積極記性創新發展，同樣要求檔案管理工作實現創新發展，這個過程當中需要對單位以往的工作報告、發展歷程等進行查閱，這樣才能夠實現創新改革。但是如果依然使用傳統形式的檔案管理工作機制，會對創新發展產生制約影響，要求相關工作者在使用信息化技術開展檔案管理工作的時候，創新改革管理工作者可遵照工作實際情況使用互聯網技術對相關資料進行檢索、查閱，對單位發展歷程進行深入了解，這樣能夠加快創新發展的進程。積極應用信息化技術手段對檔案管理工作進行創新發展，是單位實現創新發展的必然趨勢。

3.傳統形式的檔案管理工作效率偏低

眾所周知，信息化時代到來之前的檔案資料管理工作都是基于人工對紙質檔案進行管理的形式實現的，要定期對檔案資料進行維護與保養，同時也需要耗費大量時間對檔案信息進行整理，伴隨時間的演變檔案資料也會逐漸增加，檔案資料管理工作會變得更為復雜，在檔案資料查閱過程當中需要投入大量的時間成本，并且因為環境變化產生的影響，會對檔案資料造成程度不同的損害。當今生活、工作節奏都變得越來越快，對紙質檔案進行人工管理的方式已經無法滿足時代發展的訴求，所以，一定要對傳統形式的管理工作模式進行創新，基于信息技術的有效綜合開展檔案資料管理工作。

二、檔案管理服務在新形勢下面臨的問題

基于單位檔案資料管理以及服務工作現狀而言，檔案管理工作和服務方面依然有很多問題存在，其包含單位對檔案管理、服務工作方面的重程度等諸多方面。

1. 服務意識淡薄

在以往的檔案管理工作中，面臨著諸多問題，然而服務意識淡薄是造成各種問題頻發的重要原因之一。正是因為缺乏一定的服務意識導致了工作人員的責任心不高，日常維護工作不到位等等，原本非常重要的工作在這種觀念的驅使下使服務人員變得懶散和漫不經心。特別是大學生在畢業后面臨著檔案調整，這時候檔案工作人員由于服務觀念缺乏，給大學生的求職工作帶來了一定的麻煩。這也是服務意識淡薄所造成的后果。同時在檔案管理工作的實際開展中，很多人在檔案管理工作重要性方面欠缺明確、清晰的認知，在檔案管理工作中并未予以高度重視，針對檔案管理工作的認知程度還停留在資料整理和存儲方面，重視檔案資料管理工作的實際開展中并未投入應有的設備成本與人力成本，難以達成現代化的檔案資料管理工作。

2.服務內容缺乏，形式單一

信息技術的不斷發展，人們逐漸意識到信息手段的重要性。而在目前檔案管理的工作中，針對時下最新的技術手段沒有很好的跟進。造成了許多不方便的因素存在，嚴重削弱了檔案管理工作在新形勢下的服務職能，在具體到應用場景之后沒有很好的把握。致使服務水平和服務能力陷入了一定的停滯，導致了檔案管理服務工作不能及時有效的展開。嚴重阻礙了當下的人才交流，使大好的人才交流局勢陷入一灘死水。因此，應當著重找出出現的突出問題，把握脈絡，提出對應的解決措施。給檔案管理工作的順利展開創造有利的條件。

3.開展管理工作的理念較為保守

在檔案管理工作的實際開展中，很多管理工作者欠缺長遠發展的觀念意識，欠缺應有的創新發展理念。更多領導工作者只重視對經濟效益的追逐，并未意識到檔案管理相關工作的重要性，也未看到其長遠發展、參考借鑒的價值等，而這樣的情況會對管理工作創新發展產生制約影響。檔案管理工作的實際開展中存在較為嚴重的重藏輕用現象，這也讓檔案內容本身的價值難以獲得有效發揮，對檔案管理工作的創新發展產生制約影響。

4.管理工作者素養方面

檔案管理工作的創新發展離不開具備專業素養、能力的工作者，中觀現代檔案管理工作的實際發展，具備檔案管理專業素養、能力的工作者非常少，很多現代化檔案管理方式無法會的有效應用，更無法將其自身作用充分發揮出來。時代的發展要求檔案管理工作也隨之實現創新發展，要求檔案管理相關工作者要具備良好的檔案管理專業知識、素養，同時能夠具備跨區域進行學習的能力，更能夠對不同知識系統進行有機融合。伴隨信息技術、網絡技術的發展與普及，在檔案管理工作中電子形式與紙質形式共存，要求檔案管理工作者具備良好的計算機應用能力，這樣才能開展現代化的電子檔案管理工作，具備專業的計算機操作能力，才能夠在電腦中迅速獲得用戶需要的檔案信息相關資料，強化提升檔案資料的綜合應用成效。

三、新形勢下檔案管理的創新服務

21世紀以來國家信息技術獲得快速發展，檔案資料管理相關工作要重視這一發展形式，把檔案管理工作和互聯網技術進行有效融合，實現更為優質的管理工作成效。作為檔案資料管理工作者，要積極構建局域網，強化針對相關數據資料的搜集，強化提升檔案資料管理工作的質量與成效，同時能夠為企業、單位等提供更為便捷的服務。例如對用戶提供具有針對性作用的信息檢索，確保信息數據檢索的高效性和便捷性，縮減檢索操作所需要的時間。當前時期國家很多檔案管理部門都積極應用互聯網技術為用戶提供針對性服務，推動檔案資料管理工作模式的創新改革，同時為用戶提供更加便捷的檔案應用方式。對于這樣的時代發展態勢，檔案管理工作者一定要緊緊圍繞互聯網信息技術開展檔案管理工作，構建健全的信息資料數據庫，同時要對有關電子文件資料等進行及時更新與深化管理，達成檔案信息資料的智能化、數字化處理目標，強化提升管理工作質量的同時更能夠強化提升管理工作成效，對于檔案資料的后續應用和存儲更為有利，確保檔案管理相關工作的安全性與有效性。

1.轉變服務觀念

面對新形勢下的檔案管理工作，應當認識到觀念的轉變對于整個服務建設的重要性。只有加強思想引導讓檔案管理者認識到，檔案服務工作對于社會的重要性。在進行檔案工作的時候，可以讓檔案服務人員詳細了解分析檔案在市場中的具體應用場景，進而提出相應的服務模式。觀念的轉變有助于幫助檔案管理人員從根本上改變對檔案管理工作的重視程度，從根本上改變整個服務的服務層次。讓從業人員主動的去做好服務，主動去嘗試新的服務模式從主觀上接納檔案管理工作的服務意識。進而更好的為廣大群眾做好服務工作。檔案管理工作者一定要重視和企業、單位間的互動與合作，構建全面的電子檔案管理工作重心，成立相應的企業、單位檔案室，有助于事業單位內部檔案、信息等的管理，做好電子檔案的歸檔、整理相關工作，同時，搜集有關的數據資料等，構建檔案管理網絡，為用戶提供檔案檢索查詢、信息保密等相關工作，強化提升檔案管理工作的服務水平，達成文件資源的管理與共享，更能夠強化提升檔案、數據等的應用效率。

2.服務方式的革新

新技術的應用讓檔案管理工作有了新的技術和手段，為此衍生出了新的服務方式。尤其是在信息服務方面，通過計算機對檔案管理工作的大力支持，能夠迅速的定位到服務個體的信息資源，為服務的有效進行提供了時間上的保障，同時。通過對服務方式的變革，改變以往的工作模式。之前都是紙質的檔案管理方式。就可以運用新技術新方法把檔案錄入到電子檔案中去，可以以電子檔案的形式存在于電子檔案庫中。并建立全國檔案庫，使當初各個孤立的檔案管理工作機構，通過互聯網成為一個巨大統一的管理服務平臺。經過行之有效的技術手段來進行差異化管理，根據不同客戶群體的不同要求，創新開發出不同的服務模式。檔案管理工作者在網站中添加電子信箱服務、數據信息查詢服務風，讓用戶可以進行選擇應用，強化提升檔案管理與互聯網間的關聯，讓信息資料能夠實現無障礙溝通，不僅能夠對用戶進行問題解答，同時也能夠確保檔案管理工作的服務水平。

3.移動互聯背景下的技術服務

隨著移動互聯網技術的不斷發展，隨著手機性能的不斷提高。人們從計算機互聯網時代步入了移動互聯網時代，移動互聯擁有著巨大的生命力。作為檔案管理服務部門，更應該結合當今新技術新方法把檔案管理工作的服務徹底融入到當今時代發展的大潮中去。檔案管理工作作為人才流動的重要保障，關乎每一個人的切身利益。其中安全、方便的服務特性也越來越受到人們的重視。為此在建立龐大的移動數據庫的時候可以進行多節點備份。保障其安全的情況下，建立方便的管理機制。同時建立前端的應用程序，便攜性的技術優勢推廣檔案服務，把檔案的服務工作結合到移動互聯網的蓬勃發展中去，同時注重安全性和便攜性。在保障安全的情況下，能夠快速的為企業和單位提供各種服務。

4. 建立健全檔案工作管理制度

無規矩不成方圓，要想做好檔案工作。必須結合當前新形勢的特點。融合先進的管理經驗，建立相應的檔案管理制度。除去一般的硬性要求外，制度的制定者更應該把服務的基本原則融入到工作制度中去。獎勵制度和懲罰制度的建立，更要根據實際情況結合檔案工作者的意見和平時工作的具體內容做出合理規劃。除了做出嚴格的規定之外更應該有彈性空間，獎罰制度并不是為了懲罰員工，而是鼓勵員工的正確行為，警告員工的某些不合理行為。因此充滿人性化的獎懲機制更加能夠調動員工的積極性。只有發揮檔案工作管理人員的主觀能動性，才能讓檔案工作人員增強一定的服務意識。進而能夠提升服務水平使檔案管理工作能夠順利展開。

5.定期進行人員培訓，提升業務水平

隨著新技術的應用，對檔案工作人員的業務水平也有著越來越高的要求了。這就需要管理人員能夠結合當前工作中出現的突出問題，并針對問題做出優秀的策略研究。定期舉行人員的人培訓，將新技術具體的應用方法分享給其他的員工。全面提升整個隊伍的整體素質，把更好更專業的服務帶給需要的人們。讓檔案工作能夠在新形勢新背景下有序展開。

除了定期舉行相應的業務培訓外，也可組織員工去其它的檔案服務機構進行相應的技術交流，學習他們先進的管理經驗，在遇到具體問題的時候可以看看他們是通過什么方法解決問題的，并結合實際找出適合自己的方法，隨著時間的積累和不斷學習新業務。那么我們的工作人員就能夠學會應對各種問題的解決方法，為今后工作中出現的各種問題提出相應的解決方案。

四、總結

隨著新技術新方法在檔案管理工作中的使用，檔案管理人員更應加強自身的服務觀念。通過參加培訓和交流活動來提升自己的業務能力。同時應該嚴格執行規章制度中的各項條款，切實將服務工作做好，做精。熟練掌握新形勢下自身的業務技能。確保自身能夠勝任新技術條件下的檔案管理工作。只有這樣才能夠獲得對業務的熟練程度，才能在新形勢下，出色的完成檔案管理的服務工作。

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（作者單位：廣東海洋大學檔案館）