探索云環境下大型企業的檔案管理模式

關笑天

摘 要：在云環境下，隨著企業規模的擴大、企業信息化建設的推進，我國大型企業以統一領導、分級管理的模式來開展檔案管理工作上出現了很多弊病，一些大型企業開始探索新的企業檔案管理模式。本文首先概述了企業檔案管理的重要性，然后分析了云環境下企業檔案管理的困境，最后提出了構建企業檔案管理的新模式的相關措施，僅供參考。

關鍵詞：云環境;大型企業;檔案管理模式

引言：計算機網絡的應用大大改變了人們的生活和工作方式，也給檔案管理帶來巨大變革。這一階段，大多企業都正在進行檔案信息化建設，這些大型企業希望將紙質檔案數字化后，用自行研發或購買的成熟檔案管理軟件來建立一個有效的檔案管理模式，以此來解放了人的勞動力。計算機網絡的普遍應用及自動化程度的提高給檔案工作帶來便利的同時，傳統企業檔案管理模式帶來的弊端也逐漸暴露出來，構建新的檔案管理模式是必然的發展趨勢。

一、企業檔案管理的重要性

當下是信息化時代，都是多元化的市場經濟發展方向，在這種發展形勢下，各大企業經濟的發展也被很好的帶動著，企業內部資源也越來越豐富，在任何企業中，規范性的實施檔案管理所起到的作用是非常大的，管理檔案時能夠規范有序，企業才能更進一步的健康發展，同時對企業的核心利益也能起到有效的保障作用，因此，檔案管理工作對于任何企業都有著不可替代的重要性。在大型企業檔案管理工作開展的過程中，主要是對公司檔案的所有數據進行記錄，企業各部門的人員只要通過這些數據就能夠對公司的運行狀態詳細的了解，能夠幫助企業管理者將風險評估更清晰的認清，還有利于在決策方面的準確性，為企業這些方面的問題提供了非常有效的數據支持。企業管理者通過對檔案管理所記錄的這些數據進行科學的分析，并能準確地做出有效的判斷，進而保障企業的正常的運營，確保獲得最高的收益，檔案管理對于大型企業來說，起到了強大的技術支持作用，同時，大型企業在市場上的競爭力也能進一步提升。任何一個大型企業都要為自己樹立一個較為良好的企業形象，確保企業自身的誠信程度，這樣才能夠通過市場經濟有效的帶動下健康快速的發展，在這個前提下，大型企業需要高度的對檔案管理工作予以重視，定期開展一些有利于增強員工工作積極性的活動，進而提升企業員工的綜合素養以及工作能力，促進大型企業健康快速的發展。

二、當前企業檔案管理的困境

（一）在企業的管理層面上，檔案工作被邊緣化。隨著市場經濟體制的逐步完善和改革開放的不斷深入，企業活動隨之將最大化利潤作為經濟活動根本原則。有些管理人員并沒有認識到檔案管理對企業的重要性，對檔案管理的認識還僅僅是停留到檔案管理的部門上，認為這些檔案并不能夠為企業帶來直接的效益，為此，檔案管理工作得不到重視，被逐漸邊緣化，檔案人員甚至成為了企業裁員和閑置人員的首選。

（二）在企業信息化進程中，檔案信息化程度較低。就企業當前對檔案信息利用的實際情況而言，有些企業仍然處在“重管輕用”的情況，部分企業至今雖然成立不少年，但是企業內部的檔案資料卻較少，不能夠將企業的發展歷史和文化特色真實地展現出來;還有部分企業雖然檔案涉及范圍比較廣，也較為齊全，但是要借閱檔案資料時，過程卻非常的繁瑣，不能夠快速獲取所需要的信息。

（三）企業檔案信息資源分散，無法提供系統服務。企業檔案內容非常多，主要包含了生產技術、計劃統計、經營銷售、物資管理、勞動人事等方面的檔案，有些企業是由各部門分別保管或是由員工自行保存。這就造成了企業檔案管理沒有系統的管理模式，處在一個零散的狀態，不能夠真正落實信息資源的整合，即使有的企業在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無法為企業提供系統的、綜合性較強的信息服務。

三、構建企業檔案管理新模式的策略

（一）市場取向。任何企業在市場上的生存都是為了效益經濟而開展活動。在檔案事業中，其生存和發展最關鍵的是擁有用戶。最初檔案主要就是以藏為主，而且到目前為止，很多企業對于檔案管理工作還是沿用傳統的管理模式，針對一些大型企業的檔案部門，可以多了解服務行業對于檔案管理的一些做法，根據企業自身的特點來開展優質、規范的服務，完善服務態度，提高檔案查詢的準確率，更有效的為使用者提供優質的服務。大型企業要重新對檔案機構的服務宗旨進行調整，要開展以檔案用戶為中心的服務宗旨，進一步的開展各種有意義的檔案信息服務。

（二）信息先導。無論是傳統的紙質檔案還是現在的電子檔案，都能夠儲備非常有價值的信息并將其發揮出來。開發檔案信息就是檔案管理部門不斷的挖掘檔案信息，而相關部門必須要以確保檔案的機密安全為前提，還要按照企業的實際需求來進行挖掘，靖江有價值的檔案信息提供給大型企業的使用者。檔案的信息先導工作能夠有效地反映出檔案知識管理真實的職能性，在大型企業檔案管理工作中，起著承前啟后的作用。大型企業在使用電子檔案時，最好是將紙質檔案的掃描件儲藏起來，這樣才能確保紙質檔案與電子檔案的一致性，企業中在使用檔案資料時，不用費時費力的去查詢原件，只要通過計算機調出所需的電子檔案信息就可以開展工作，這樣檔案原件能夠得到很好的保存，使用檔案的人也能節時省力，能有效地提高大型企業的工作效率。

（三）知識共享。在大型企業檔案使用過程中，信息檔案能夠有效地為其提供知識共享服務，在企業中所發揮出的價值也是非常關鍵的。檔案信息在實現了共享功能后，企業中對這些信息的運用率有明顯的提升，通過這些共享的知識中，企業可以將有效的信息融入到其中，不僅企業知識實現了創新，而也有利于企業內部所有員工對新知識都能夠積極的吸收，員工們的專業素養不斷的創新提升，企業的競爭力也就能最大程度的提高。

（四）檔案信息資源開發利用。任何大型企業中檔案都是重要的信息資源，檔案信息中存在的價值是非常大的，企業通過有效的開發利用，能夠有效地壯大自身的競爭實力，有利于企業更強的發展。公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。

四、結語

從信息技術發展角度來看，隨著信息產生速度的加快，企業中已經形成了海量的信息，對于這些信息的管理和處理，采用傳統的單機模式或雙服務器模式進行管理往往力不從心。分布式數據庫、云計算、大數據等技術的出現，為解決企業海量信息存儲帶來了轉機，而云計算本身就是一種集中、共享的計算模式，因此，從技術的角度看，建設基于云計算的數據運行中心是企業信息化建設的發展趨勢。

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