ERP系統中采購業務的內部控制研究

摘要：在科技不斷迅猛發展的今天，企業內部控制也要在ERP系統廣泛應用的新形勢下，與時俱進，適應新的管理環境，調整內控方案。本文概括ERP系統在我國的發展現狀，理順企業ERP系統中采購業務具體流程，抓住各環節的主要風險控制點，提出相應的內部控制措施和解決方案。

關鍵詞：ERP系統;采購業務;內部控制

中圖分類號：F270.7;F274 ? 文獻識別碼：A ?文章編號：2096-3157（2020）20-0075-02

一、ERP系統簡介

ERP，英文全稱為Enterprise Resource Planning。它對企業的人、財、物等相關信息進行集中管理、充分利用企業有限資源，創造最大的效益，是目前國際上最流行的高效管理模式之一。

近年來我國企業ERP系統的使用雖然逐漸普及，但由于起步較晚，比起發達國家，我國對ERP系統的應用仍處于初步階段。由于我國很大部分企業中熟練掌握系統的人員較少，造成了在引入ERP系統時，因各模塊應用操作不當，造成了不少失誤。而企業管理者如果不深入了解ERP系統，不注意不相容職位的分離，就會構成內部控制缺陷，尤其是在采購環節，如果內控出現問題，就會影響相關聯的模塊，給企業帶來財、物損失。

二、ERP系統中企業采購業務的流程、主要風險點研究及關鍵內控控制措施

1.請購環節

企業各部門（生產、經營、項目建設等需求部門）根據生產經營需要，在需要外購材料時，提出物資需求計劃，提交采購申請。與手工編制下達、審批紙質計劃單不同，這時需求部門需要在ERP系統的采購管理模塊下，點擊選擇請購單，分別將如名稱、規格、數量、單位以及需求時間等所需求的物品的信息錄入，審批部門按規定的權限和程序完成請購單的審批，采購部門定期歸類匯總請購物料信息，平衡現有安全庫存情況，并據此編制采購清單，統籌安排采購計劃。

（1）請購環節存在的問題及內控風險。和傳統的手工操作相比較，ERP系統將傳統流程轉化為電腦操作，提高了工作效率，但是ERP系統對企業原始數據的要求也大大提高，如果企業不重視提高系統初始化時原始數據的真實性與準確性，不重視應用過程中的系統數據維護，就會造成系統中充斥垃圾數據。在請購環節中，失效存貨或供應商編碼等垃圾數據就會導致需求部門在請購選項中選擇的物料品名或規格不準確，難免會產生采購計劃及實際到貨與需求的偏差。

（2）請購環節的內控措施。在進行采購處理之前，企業應指定專職人員分別負責制單和審核，負責系統數據初始化，以及后期存貨基礎數據維護（存貨基礎信息包含例如存貨品名、存貨系統編碼、規格、增值稅說率、計量單位、生產日期、保質期等存貨屬性、庫存數量信息、圖片等）。其中尤其要注意的是，為避免出現同一種存貨“大小名”的現象，存貨品名、規格等信息應該與供應商的合同報價一致、與實際到貨物品的送貨單一致。

企業應根據購買物資的類型，確定請購部門，在預算范圍內，授予相應的請購權。保證物資請購與審批的職責相互分離，授權審批部門在審批時，要重點關注物資品類是否符合購生產經營的需要，請購的物資是否信息準確、內容是否完整，物資總金額是否在預算范圍內，大額物資是否納入年度預算內，負不同責任的經辦與審核人員，其在ERP系統登錄名和操作密碼應分別設置，并在執行中要切實保證經辦與審核真正分離，不能將不同人員的登陸名及密碼交由一人操作，讓經辦、審批的流程設置形同虛設。另外，系統自動順序生成請購單據編號不能人為修改（特殊情況除外）。

2.選擇供應商、訂貨

（1）采購系統初始化之初，操作人員應在系統中做好基礎數據維護如：供應商信息、存貨清單。供應商信息包括供應商名稱、編碼、經營商品、經營范圍、賬期、到貨周期、收款賬戶信息、聯系人、聯系方式、郵件地址等。存貨清單錄入存貨編碼、名稱、規格、單價、稅率等信息以及資質證件、原料標準、驗收標準、條碼、箱包數、所屬庫區。

當請購環節完成后，下一步就是擇商環節，也就是企業對所需求的貨物選擇合適供應商。供應商可以根據ERP系統競價平臺發布的產品需求信息，上報價格。同時平臺可以將公司的采購需求通過郵件或短信的等定向推送給相關的供應商。系統可以對供應商進行詢價、比價，這些ERP系統功能可以幫助采購人員選擇合適的供應商。需要選擇供應商時，采購人員執行比價生單命令，價格最合適的供應商就會被ERP系統自動選擇，之前錄入的詢價數據隨之就被導入到當前單據表格當中。

（2）擇商、訂貨環節存在的問題及內控風險。企業能否選擇到提供質優價廉的商品或服務的供應商，關鍵在于擇商、訂貨環節，而擇商、訂貨環節最重要的是要保證供應商資料的真實性、準確性，以及所采用的評估程序是否恰當。企業雖然可以借助ERP系統進行系統詢價、比價和競價，但所有系統的最終還是由人來操控，ERP系統采購管理平臺雖然可以大大提高企業執行采購業務的效率，但最后在實際做出擇商決定的還是操作人員，而這些人為因素影響，是無法通過ERP系統檢測的，如果企業管理存在監管漏洞，就會影響擇商環節的真實性。

此外，如果企業供應商基礎信息如名稱、編碼等信息缺乏維護，就會造成相關供應商數據庫的混亂，以至于在ERP系統中擇商造成困難。

（3）擇商、訂貨環節的內控措施。首先，企業對供應商的評估應遵守公開、公平、公正的原則，詢價、競價過程要由請購部門、采購部門、財務部門共同參與，各負其責。即在ERP系統中由各相關部門共同審核擇商程序。其次，企業還應通過審計程序對采購人員的比價操作進行監督。再者，企業按照存貨類別分級設置供應商編碼，為滿足不同部門的需求，快速定位，對訂貨環節中屬于不相容職位的采購訂單錄入和審核職位，應做到人員、職位分離。采購訂單編號應為自動生成，不能人為修改。此外，設立存貨檔案時，財務人員要對根據物資的采購價格設置上限，這樣既能控制采購預算規模，也可以防止采購人員舞弊，對外與供應商勾結，抬高物資進貨價格，收取回扣。同時，在單據初始設置時，對必填項目進行設置，若有遺漏或錯誤，操作人員會得到系統提示，以便及時更正，保證采購訂單的完整、準確。

三、到貨入庫

貨物送達企業，辦理入庫之前，采購員要仔細審核供應商的送貨單和采購訂單，將品名、規格、數量、價格等各項信息與供應商的合同、需求部門的要求相核對，確認無誤后，采購管理模塊中的訂單可轉為到貨單。如若不一致，則要求供應商做出相應修改，避免系統中的過期未執行的采購訂單的存在。

到貨后，倉庫保管員辦理入庫之時，要對品名、規格、單位、數量等主要內容進行核對，即將所收到貨物實物與系統中的到貨單進行核對，如果核對不一致，則拒絕辦理入庫手續。入庫時企業質檢人員還應參與開箱驗收，對包括貨物產地、實際生產廠家、生產日期、保質期等進行檢驗并出具貨物質量檢驗報告。倉管人員將核對無誤、質檢人員檢驗無誤的貨物，在ERP系統中關聯選擇到貨單或采購訂單信息、直接自動生成采購入庫單，或者手工填制采購入庫單，隨后系統會自動過賬。

1.到貨、入庫環節存在問題及內控風險

這一環節要切實保證采購入庫單與實際所入貨物的一致性和準確性，但是作為信息管理系統，在處理采購業務時 ERP系統雖然能做到采購入庫單與到貨單、采購訂單各個單據環節在系統中相關聯一致，但是所有系統的最終還是由人來操控，而這些人為因素，就會影響實際實物入庫驗收環節的準確性。為了控制人員編制，實際案例中很多企業未能執行不相容職位分離制度，請購、采購和驗收由一人全部完成，或者未實行存貨入庫環節的三方驗收，就會造成企業購進貨物質量不過關、數量短缺、規格不符、名稱不完全一致等導致系統中存在過期未執行訂單等現象發生。

2.到貨、入庫環節內控措施

在入庫環節，貨物的驗收必須由獨立于采購的人員完成。辦理入庫時，參與驗收的三方人員（用貨部門、倉管、質控部門）各司其職：倉管人員要確保相關單據如供應商送貨單、到貨單與采購訂單核對無誤，各單據與實物核對一致，用貨部門與質控部門對質量無異議的貨物，在庫存管理系統中操作入庫單的錄入。沒有系統計劃的送貨單，或者送貨單與系統貨物名稱、規格不符的拒絕辦理入庫。實際送貨數量與訂單數量的差異，經過采購人員確認后，才能繼續生成入庫單。入庫單系統會自動過賬到存貨明細賬，所以月末結賬之前，財務人員要定期抽查、審核本月外購入庫物資的存貨明細賬，防止過賬出現差錯。這里要強調的是，因物資的數量、質量信息容易被人為篡改，為防止參與驗收人員在入庫環節舞弊以謀取私利，系統應設置為采購入庫的諸多環節為自動完成操作。另外對系統中過期未執行的訂單，采購部要及時跟蹤，追究原因。

四、發票的校驗及付款

1.與供應商的發票核對一致發票要每月及時、準確開具，這就要求每月月末，采購部門要將當月的送貨單、入庫單按照供應商進行匯總、統計數量、與簽訂的采購合同核對單價，與供應商核對需開發票金額，并在系統中自動或手動通過入庫單生成與供應商核對一致的采購發票，錄入供應商開具的發票號碼。

財務部門對發票進行審核校驗時，要重點審核送貨單、入庫單的相關責任部門簽字是否齊全，規格、稅率等是否與合同一致，系統內的采購發票是否與供應商提供的發票核對一致。核對無誤后，憑發票在ERP系統中錄入應付賬款。

2.發票校驗和付款環節存在問題及內控風險

在ERP系統中，由于購貨發票可以由系統自動生成，企業需要認真核對生成采購發票信息以及供應商的發票，尤其是關注發票號碼等關鍵信息，以核對一致的單據作為付款的依據。如果企業制單與審核未能做到崗位分離，就會存在管理的漏洞，在接下來的付款環節有發生舞弊的風險。同時，請款業務需要相關人員從系統中生成請款單，作為付款業務觸發點，這一環節如果發生賬戶戶名、賬號信息錯誤情況，人工審核環節又跟不上，就易出現操作疏漏，將給企業帶來甚至不可挽回經濟損失。

3.發票的校驗及付款環節內控措施

從不相容職位分離的角度考慮，在發票校驗的環節，系統中的采購發票的制單和審核不應由一人負責。供應商發票送來時，采購人員要在ERP系統中關聯相應的入庫單等單據，在系統中關聯入庫單，自動生成或手動錄入采購發票。財務人員付款前要在系統中逐筆審核本月外購入庫物資的采購發票。崗位分離，就能有效保證該環節單據校對的真實、可靠，規避了舞弊的可能。

付款環節的請款和付款也應做到不相容職位分離。在付款前，先要進行單據審核，確保所請求付款的單據的合法、真實、準確，對不符合要求的單據不予辦理。同時在系統設置預算預警機制，事先未經核準或超出預算的款項系統予以退回，獲取批準或調整預算后，才能夠繼續支付。已付款的采購業務要及時核銷應付賬款。另外需要強調的是，財務人員付款前要在系統中逐筆審核應付賬款明細賬，以防止系統自動過賬的失誤。

參考文獻：

[1]盧文濤.ERP在企業采購管理中的應用[J].商場現代化，2014，（08）.

[2]劉新，刁宏悅，宮文迪.ERP系統中采購業務的內部控制研究[J].中國集體經濟，2018，（03）.

作者簡介：

劉麗莉，供職于青島民航食品有限公司。