淺析高校公文字號編寫的規范化

陳思遠 諸葛寰宇

摘?要：公文字號在高校的應用中，普遍存在適用嵌字的情況，但卻存在諸多不規范之處，文章通過對國家開放大學公文發文字號現狀、問題產生原因的分析，通過相應的實踐經驗對高校公文字號編寫的規范化提出具體的應對策略。

關鍵詞：高校公文;發文字號;應對策略

公文是實施領導、依法行政、處理公務，具有法定效力和規范格式的重要工具。法定效力是這一工具的本質特性，規范格式是其外在特征，是保證法定效力實現的具體形式。其中發文字號是公文規范格式的重要因素之一。

根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定，發文字號的三要素包括“發文機關代字、年份、發文順序號”。在我校發文具體實踐中，為反映公文的類別、內容、代擬部門、文種等屬性，除機關代字“國開”外，在機關代字與年份之間還插入了“辦”“發”“函”等嵌字（也稱“公文屬性詞”），而《黨政機關公文處理工作條例》并未對嵌字的用法作明確交代。因此導致在公文管理實踐中存在諸多不規范之處。文章通過對國家開放大學公文發文字號現狀與問題的分析，提出了相關建議和反思。

一、 高校公文發文號中嵌字編寫的現狀分析

（一）用表示行文方向的嵌字表示承辦部門

1. 下行文一般用嵌字“發”字，因此學校的發文字號的嵌字“發”字代表的是公文的行文方向為下行，而非公文代擬部門。通常若發文字號中嵌入“發”字，則不宜再增加其他嵌字。

2. 平行文一般用嵌字“函”，“函”字表示公文用于信函的格式印發，而非表達平行文，無論是“函”“意見”“通知”“批復”等文種，只要編函號應使用“信函格式”印發。

（二）表示文件內容特征的嵌字與承辦部門嵌字使用混亂

校內發文字號大多以文件內容特征作為命名依據。例如：人事任免工作用“人”字，考試工作用“考”字，學習資源工作用“資源”字。但是由于文件的內容特征命名會與以機關代字中加設主辦部門代字重復，因此導致嵌字使用的混亂。例如科研管理辦公室與教育研究院共用“研”字的文號，而由于發文受眾不同、工作內容不同，給公文接受對象造成一定困擾。

（三）處發文的發文字號命名規則綴疣

現行處發文現有命名規則是“國開（機關代字）+校（表對內發布）+××（部門簡稱）+〔年份〕+順序號”。由于除黨委辦公室/校長辦公室外，各部門不能直接對外行文，因此機關代字、發文對象的“國開”“校”字的命名規則綴疣。

二、 高校公文發文號不規范選用嵌字的原因

（一）上級未明確規定

《黨政機關公文處理工作條例》是我校公文處理依據的主要條例。但該條例目前關于公文發文字號中的嵌字尚無統一規定，僅對發文字號的三要素、編排位置、數字使用、格式要求等做出了較為規范的規定。因此，客觀上導致了高校公文發文號嵌字使用不規范的現象。

（二）學理上有爭論

在公文的學術研究領域，對嵌字選用的研究熱點主要存在以下兩個主流方向：一是嵌字使用是否必要。一方認為，各大高校公文發文字號應該嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》中對發文字號三要素的定義進行執行，不必嵌入“發”“函”等嵌字，在未有相應明確的規定下使用嵌字，可能會造成發文字號的混亂使用;另一方則認為在我國公文發文字號編制的實踐中，相對于僅只用發文字號的三要素，嵌字的使用確實可以更高效的了解公文發文事項等內容，使用嵌字以規范發文字號編制確有必要。二是對嵌字的理解不同。如對“呈”的使用說法很多：有人認為“呈”字只表示行文方向，實屬綴疣;也有觀點認為“呈”字表示公文為呈報性質，其發文對象是上級機關，便于發文管理。

三、 高校公文發文號中嵌字選用對策

將發文字號的組成要素規范為四要素，由“發文機關代字、嵌字、年份、發文順序號”組成。嵌字選擇的常見使用標準如下。

（一）以公文的行文方向作為嵌字選用標準

行文方向選擇唯一的一字作為嵌字，例如“呈”用于上行文，“發”用于下行文，“函”用于平行文。

（二）以公文文種作為嵌字選用標準

用“復”表示批復，用“通”表示通知。

（三）以公文內容業務領域名稱的簡稱作為嵌字選用標準

涉及教學內容的嵌字用“教”，涉及人事人才工作的嵌字用“人”，涉及學生工作的嵌字用“學”。

（四）以公文文稿代擬部門簡稱作為嵌字選用標準

校長辦公室的嵌字用“辦”，教務部院發文的嵌字用“實驗”，中專校的發文嵌字用“中專”。

四、 建議對策

從公文標題可以看出公文的文種，從行文關系中可以看出行文方向，因此沒有必要以公文的行文方、文種向作為嵌字選用標準。鑒于學校內設機構數量較多，全年發文數量較大，且學校業務領域名稱的簡稱與文稿代擬部門簡稱基本契合，建議以學校業務領域名稱的簡稱作為嵌字選用標準。

嵌字“函”字用于信函格式的文件，并不特指行文方向為平行，建議無論什么文種，只要編函號就使用“信函格式”印發。

關于校內各部門處發文代字，由于規定各部門不能直接對外行文，因此文號中機關代字“國開校”的嵌字建議刪除。以“部門簡稱+函/通+〔年份號〕+順序號”的排列方式作為處發文的發文代字。

參考文獻：

[1]蘇武榮.淺談發文字號規范化[J].應用寫作，2014（2）：14-17.

作者簡介：

陳思遠，諸葛寰宇，北京市，國家開放大學。