新時期高校教學秘書工作的認知及思考

李霞

教學秘書是學校內教學管理工作中重要的角色，學校之所以設置教學秘書的職位，是為了提高管理效率和質量，但是傳統的教學秘書工作模式中，浪費了大量的教學資源，學生的學習能力和學習習慣被忽視，不符合新時期背景下對高校管理工作的要求。作為教學管理工作中的管理者、實踐者和執行者，教學秘書在整個高校教務管理中占有重要地位，為領導、教師和學生服務，改善其中的關系、協調教學工作。

1 高校教學秘書的工作內容

1.1處理和管理日常教學事務工作

高校教學秘書工作的常規內容包含多個方面，其中日常的教學管理占據了大部分的內容。首先，高校教學秘書要將教務處在教學方面的要求和學院內的教學管理方案進行分析整理，按照教學培養計劃進程和目標，將每個學期的教學任務落實好，采取科學、合理的方式，調整教師課表并將課表周密安排，做好發放工作，做到統籌兼顧，針對各科教師調課、補課和停課等情況，做好檢查和記錄工作，充分發揮耐心和細心，做到仔細檢查和反復核對，以確保教學計劃的正常運行;其次，發揮協助作用，在院、系領導的檢查等常規性工作中，做好協調和幫助，例如學期的教學執行計劃、各科大綱的制定情況、教師任務分配、教學實踐環節的工作計劃和總結等，在學期教學中檢查學生的各種情況，包括教育實習、教育見習、專業見習和畢業實習等，做好調研分析，針對教師的備課和上崗情況，收集學生的反饋意見，檢查教師是否根據授課計劃進行課程講授，將工作內容整理成書面材料，按照期中檢查報告的形式提交至教務處;第三，根據各系教師的意見，做好收集整理工作，組織征訂教材，為每個學期的教材做好基礎保障工作，避免誤訂、漏訂;第四，保證考試的順利運行，在開學初期安排好補考，制定期中、期末、重新學習考試科目的考試時間，設置好考試地點和監考教師，通知到教師和學生個人;第五，配合教務處以及院、系領導，及時完成其布置的各項任務;最后，高校教學秘書要重視學生群體的重要地位，將其作為主要的工作服務對象，推動教育進展，做好基礎保障工作，例如開學初的入學注冊、管理學生成績、處理和管理相關的學籍異動，包括學生降級、休學、退學、處分和復學等，通知并組織學生按時進行網上選課，及時做好重新學習、計算機等級、英語等級考試的各項報名工作，針對即將畢業的學生做好其畢業論文資格的審核工作，安排答辯，落實學位資格獲取、畢業證書、學位證書的發放等工作。

1.2建立和管理各類教學檔案

高校教學秘書要管理好各項教學信息，包括各專業的授課計劃、教學大綱、教學計劃、課程表等，為院領導或系領導的及時查閱和隨時抽查提供準確信息，促進教學工作的改進和教學質量的提高;建立和管理班級的教學日志以及考勤表，深入了解和掌握各個班級的上課情況;建立和管理學生名單、學生檔案、學生成績單，制作學生各項等級考試通過率的匯總表，整理學生參加有關比賽的獲獎證書復印件等，為實際教學工作的開展提供方便，為校領導和教師及時提供學生的全部準確資料，因材施教，提高教育效率，針對歷年試卷、畢業論文、實習計劃總結、教育實習等材料，做好整理和總結，建檔留存。

2 新時期對高校教學秘書職業能力的要求

2.1良好的文字、語言表達能力

高校教學秘書常常需要根據實際的教學實踐環節來進行書寫計劃和總結，例如教學檢查數據信息總結、期末工作總結、畢業論文總結等，因此要求高校教學秘書具備良好的文字表達能力，能夠準確、簡潔、完整地表達中心思想，提高工作效率;高校教學秘書具有較好的語言表達能力能夠為暢通的交流提供保證，在和工作對象的反復磋商、匯報工作中語言表達清晰，在調整課表、考試管理、處理學籍等工作中語言簡明扼要、措辭得當。

2.2熟練的計算機操作能力

目前高校教學秘書在教務管理工作中，面臨巨大的信息量，需要在計算機的輔助下完成工作，目前我國處于科技高速發展的新時期，現代化信息技術的逐步完善給教學秘書的工作帶來了全新的挑戰和機遇，同時也提出了新的要求。教學秘書不僅要能夠熟練使用復印機、掃描儀、打印機等現代化辦公設備，還要熟悉現代化的教務管理系統中的操作步驟和方法，借助網絡、學院網站、公共郵箱等媒介，提高教學工作服務效率，使管理工作更加規范化、現代化。

2.3完善的創新思維和學習能力

在新時期的發展要求下，教學秘書需要在創新中求發展，為了緊跟時代發展中高等教育的步伐，教學秘書要在教學管理工作的過程中，不斷思考、主動發現問題和解決問題，在日常工作中不斷創新，學習和研究新方法，適應新形勢下高校管理的發展需求。

3 新時期高校教學秘書工作創新探索策略

3.1培養和提高政治思想素質以及業務素質

新時期發展背景下，高校教學秘書需要具備良好的個人素質，這對高校教學管理的質量和效率有著直接的影響，教學秘書面對繁多復雜的事務性工作時，應培養自身高度的政治思想覺悟和素養，養成高尚的道德情操，提升自身的使命感，充分發揮責任心，強化作為高校教學秘書該有的服務觀念。作為高校教學秘書，為了適應新時期高校管理的新要求，對政治理論和黨的教育方針路線要認真學習和研究，掌握現代化的高等教育理論，學習現代化的管理知識和管理技能，培養自身高度的奉獻精神，不斷更新教育理論知識，完善教學管理結構。

3.2良好的心理素質

由于工作性質原因，教學秘書在高校教學管理中占有重要的地位，角色復雜，任務相對繁重，因此要求高校教學秘書心理素質要達到一定高度，面對教學管理的各項工作，常常會遇到各種各樣的困難和挫折，教學秘書要對自身建立正確的認知，正確評價自己，面對不斷變化的環境提升自身的適應能力，在情緒上養成較高的修養，培養起作為教學秘書的風險意識，在統籌規劃每項教學管理工作時，養成熱情誠懇的心態。

3.3周密計劃、統籌安排的能力

高校管理工作的內容繁雜瑣碎，高校教學秘書在統籌規劃上要具備一定的專業素養，在工作安排中充分發揮自身的主觀能動性，合理判斷教學管理工作中事件的輕重緩急，分清主次，保證教學管理各項內容能夠有條不紊地進行。明確各個階段的主要工作內容和重點，包括開學準備階段、期中期末階段，以及穩定教學和管理階段，熟悉掌握工作流程，分析教學管理過程中的事件規律，針對常規性工作做好早期準備，例如期中教學檢查、期末考試安排以及審核學生的畢業信息等內容，對預知事情能夠從容處理，保證有計劃地開展工作，處理繁雜的事務，提高教學管理的工作效率。

3.4建立良好的人際關系

高校教學秘書的工作順利開展建立在和諧的人際關系基礎之上，為了達到預期的教學管理工作目標，高校教學秘書需要具備良好的品性、豐富的內涵和學識，以及積極向上的精神面貌，用開朗樂觀的態度面對工作。高校教學秘書要在日常工作中建立良好的人際關系，面對校領導、教師和學生，針對其特點和需求進行整合分析考慮，做到用真誠對待他人，建立起互相理解、互相尊重的良好關系，在教學管理工作過程中取得他人最大的理解和支持，在教學管理中提高工作效率，為提升高校教學秘書的工作質量提供人際保障，完善自身的管理工作能力，促進高校教學管理未來的可持續發展。

4 結論

綜上所述，高校教學秘書的工作在高校教學管理中占有重要地位，內容繁多，工作量較大，容易出現細節上的失誤，因此教學秘書要養成自身高度的責任心，用飽滿的工作熱情、勤勞踏實的工作精神，借助新時期現代化技術的力量，學習科學的教學管理方法，提高教學管理的效率，把平凡的工作做得不平凡，為促進高校學院的未來發展做貢獻。

（作者單位：江蘇信息職業技術學院繼續教育學院）