以用戶需求為導向的高校檔案數字化建設模式初探

摘 要 隨著國內計算機數字化技術的迅猛發展，越來越多領域需要利用到數字化技術。近年來，以用戶的實際需求為導向的高等院校數字化建設模式逐漸發展起來，這種模式不僅能夠利用數字化技術給高校的檔案存儲節約成本和空間，還能按用戶的實際存檔要求提供合理的服務，使檔案存儲更加便捷、安全、高效。本文對以用戶需求為導向的高校檔案數字化建設模式做出研究。

關鍵詞 用戶需求 導向 高校檔案 數字化

中圖分類號：G275文獻標識碼：A

隨著信息化技術的蓬勃發展，數字化技術被廣泛應用于人們生活領域，各類檔案的管理也逐漸使用數字化技術。高校檔案數字化建設具有方面管理的優勢，同時也會節約高校檔案管理成本和空間，在檔案的數字化建設過程中，要偏向于以用戶需求為導向，使檔案數字化管理更好的服務于用戶，同時便于將檔案數字化與社會信息數字化相對接。接下來我將對以用戶需求為導向的高校檔案數字化建設模式做出分析。

1以用戶需求為導向的高校檔案數字化建設的意義

以用戶需求為導向的高校檔案數字化建設在發展過程中，具有以下幾個實際意義。

1.1為檔案數字化建設提供理論依據

高校的檔案建設是檔案建設的重要組成部分，高校檔案數字化對于檔案數字化建設有著重要的數據支撐和理論支撐。在高校檔案數字化建設過程中，用戶的需求導向決定著檔案數字化的實際效果，這種建設模式就是為了更好地服務于用戶，如果脫離了用戶，檔案數字化建設將只具有節約成本的效果。座椅用戶的需求導向決定著高校檔案數字化建設的發展方向，同時也能提供充足的理論依據，提高高校檔案數字化建設的速度使其更加完善。

1.2能夠為高校檔案數字化建設節約成本

檔案的數字化建設目的就是能節約成本和空間。高校的檔案管理是一項非常龐大的工作，所以將高校檔案數字化會節約一部分管理費用，同時檔案數字化會節約大量的空間。數字化的建設模式首要目的是更好的服務于用戶群體，給用戶帶來便捷。檔案的數字化建設前期會投入比較大的成本，明確以用戶為導向的服務理念后，就有了一個明確的建設方向，避免在建設中出現很多不必要的成本浪費。高校數字化檔案具有便捷高效性，而且具有共享性，能有效的與社會信息化對接，提高高校檔案的利用效率。

2以用戶需求為導向的高校檔案數字化建設模式

2.1要明確檔案數字化建設目標定位

高校檔案的數字化建設要給校園師生提供方便快捷的服務，本著以學校老師和學生為主體的服務理念，建立屬于自己高校的數字化檔案。原有的檔案館具備的功能，數字化后也應具備這些功能，要堅持利用，不能做成形式主義。要加強以用戶需求為導向的檔案數字化建設，提高數字檔案的利用效率，保證數字化檔案的共享性。

2.2嚴格把關檔案數字化建設質量

以用戶需求為導向的高校檔案數字化建設需要嚴格把控質量。首先要保證數字化檔案的安全性，這需要學校建立一套成熟的數據庫來收納這些檔案資料。在檔案掃面時要嚴謹細致，保證掃描信息的清晰度，另外在歸檔時保證數據與每一個人一一對應，保證檔案信息數字化的質量，才能為用戶提供優質的服務，同時也會減少后期不必要的麻煩，給用戶提供準確便捷服務同時，也是在減小高校后期的工作量。對檔案存在的問題要及時處理，不符合入庫要求時要重新進行數據采集，時刻保證數據庫的質量。

2.3建設資源合理化

在高校檔案建設前期和建設過程中，要收集整理用戶的調檔數據，整理歸納出用戶大概率會用到的檔案信息，將這類信息作為重點收集對象，建立相應的數據庫，再收集新用戶的檔案時，就可以將這些重點檔案信息優先數字化，提高學校的服務水平，也給用戶帶來時效便捷的服務。這樣的建設模式條理清晰，重點突出，能使高校對數字化檔案進行合理配置。對于少部分用戶的不常見的調檔需求，也要充分考慮周全，建立特殊檔案數據庫，使用戶在有需求時也能精準的找到自己想要的數字檔案，增加用戶的滿意程度。

2.4規劃科學的建設進程

高校的檔案數字化建設是一個長久的建設任務，不能急于求成，也不能停滯不前。首先這是一個系統性的工作，需要長期維護和信息更新，同時要根據社會信息數字化的發展，與其對接。在以用戶需求為導向的建設過程中，要堅持讓用戶使用起來，這樣能及時的發現問題，并根據用戶的反饋及時解決這些問題。在建設的過程中，隨著檔案數字化的不斷完善，需要更多的人力來進行管理和維護，這個情況高校要考慮到，并做出及時的規劃。要定期培訓相關的業務人員，提高工作人員對檔案內容的了解程度，這樣才能給用戶提供全方位周到的服務。

總而言之，隨著社會信息數字化的發展，高校檔案數字化也有了較大的發展。在高校檔案數字化建設過程中，必須秉持以用戶需求為導向的建設宗旨，合理的利用起高校檔案信息資源，滿足用戶對檔案保存和檔案調用的實際需求。

作者簡介：李燕，（1983.11-），女，漢族，江西人，本科，景德鎮陶瓷大學助教/科長，研究方向：檔案信息資源開發與利用。

參考文獻

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