電子檔案與紙質檔案管理的問題及發展方向

韓笑 蘇丹

[摘 要] 隨著科學技術的快速發展和廣泛應用，我國事業單位在進行管理時充分意識到了檔案管理工作對于單位發展的重要性，利用信息技術進行檔案管理。同時，電子檔案管理對傳統檔案管理方式產生了巨大的沖擊，電子檔案在事業單位的管理中產生了積極作用。因此，在新時代背景下，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化檔案管理需求，我國的事業單位應該與時俱進，不斷創新檔案管理方式和手段，結合傳統和電子檔案管理方式，完善檔案管理體系和制度，做好檔案管理工作，實現單位的穩定發展。本文根據電子檔案與紙質檔案管理存在的不足，分析了電子檔案與紙質檔案之間的關系，對電子檔案與紙質檔案的發展方向提出建議。

[關鍵詞] 電子檔案 紙質檔案 問題 發展方向

中圖分類號：G271文獻標志碼：A

在互聯網技術日趨發達的今天，高效辦公、信息化辦公成為所有事業單位的新型辦公需求。不同的單位、部門在長期的發展中，會留存很多有價值、有意義的資料和檔案，對于單位事業的持續發展有著非常重要的作用，這些“戰果”能夠為后續的發展提供真實有效的參考資料。由于傳統的檔案管理方式比較落后，占用了大量資源，尤其是紙質檔案，很容易丟失或者損壞，進而影響了檔案的保存和利用價值。為了提升檔案管理水平和質量，可以利用電子檔案和紙質檔案管理相結合的方式，彌補傳統檔案管理的不足，充分地發揮出電子檔案的優勢，進而提升檔案管理工作的完整性和便利性。

一、電子檔案與紙質檔案管理的存在的不足

（一）電子檔案

電子檔案管理存在的主要問題在于檔案管理人員綜合素養不足，其專業管理經驗和能力有限，由于習慣了傳統的紙質檔案管理方式，無法適應現代化信息技術進行電子檔案管理，進而體現出檔案管理人員信息素養不足的問題。同時，無法保證數據信息的準確性和管理效率，沒有發揮出電子檔案管理的實際價值和作用。其次，部分檔案管理人員不具備創新意識和能力，無法對現有的檔案資源進行開發和挖掘。對于電子檔案管理而言，管理制度和完善的體系是十分重要的，但是在實際的電子檔案管理中，沒有建立完善的檔案管理流程和制度，從而影響到電子檔案工作的順利開展。此外，由于先進的檔案管理設備沒有發揮出實際的作用，降低了電子檔案的管理效率，達不到檔案管理的標準。

（二）紙質檔案

現階段，紙質檔案存在著檔案管理范圍和目標不明確的問題，由于檔案管理人員管理意識薄弱，導致檔案資料收集不齊全、數據沒有經過嚴格的審核，降低了檔案資料的利用價值。同時，由于檔案管理部門的責任意識不足，沒有根據檔案管理制度落實工作，導致紙質檔案工作無法達到標準化、統一化的要求。其次，由于紙質檔案長期處于不安全的管理環境中，管理人員保管不到位，紙質檔案數量的日益增多，檔案資料面臨著受潮、受損的情況。此外，紙質檔案因長期不翻閱，導致檔案頁數混亂和丟失的問題[1]。

二、電子檔案與紙質檔案之間的聯系

任何模式的轉化都需要一個過程，一蹴而就是不現實的，也是不可取的。在檔案管理信息化的建設過程中，不能全然拋棄傳統的檔案管理方式，傳統檔案管理方式也有優于信息化檔案管理方式的地方，所以要實現傳統管理方式與信息化管理方式相結合。在我國事業單位的發展過程中，會產生很多紙質資料，要把紙質資料在短時間內全部轉為信息化難于登天，所以，在信息化檔案管理建設初期，要以傳統的紙質資料管理為根本，再慢慢地向信息化管理轉化，確保檔案管理信息化建設過程是一個循序漸進的過程。這樣穩扎穩打的轉化過程，不會因為追求速度而導致檔案丟失或混在一起難以區分，確保了檔案的準確性。在單位檔案管理方式的轉化過程中，領導一邊保證傳統管理方式的正常運行，一邊注重對管理人員的專業的現代信息化檔案管理設備的使用教學，幫助管理人員在轉化過程中逐漸掌握信息化管理設備的使用方法，確保轉化后的檔案管理工作準確無誤[2]。

其次，目前大部分單位都已經采用電子檔案管理的方式，單位的工作人員只需要通過計算機就可以對檔案信息進行錄入和檢索，為工作人員提供了很多便利。計算機檔案管理的方式完全取代了傳統紙質檔案管理方式，也提升了檔案資料的利用率，更好地促使檔案資料為使用者服務。

最后，電子檔案與紙質檔案的管理內容有著重要的聯系，兩者在共存的發展中存在著很多不足，紙質檔案的質量會直接影響后續電子檔案工作的質量。因此，在紙質檔案管理過程中，應該嚴格把控好質量關，盡量避免給電子檔案的管理造成影響，進而提升電子檔案管理質量。

三、電子檔案與紙質檔案發展方向

（一）提升檔案管理的安全性

無論是電子檔案還是紙質檔案，都存在著一個共同的問題，那就是檔案信息的安全。雖然兩者的發展沒有太多的兼容性，但是兩者都有不同的職責和價值。現階段，雖然我國大部分事業單位都在廣泛地應用電子檔案管理，但紙質檔案沒有完全退出單位的檔案管理。因此，電子檔案和紙質檔案在各自的范圍內都發揮著各自的優勢，首先應該完善檔案管理流程，全面提升檔案管理工作的效率和效果。其次，由于電子檔案和紙質檔案存在著容易被篡改內容信息的問題，需要形成長效的監管機制，從而提升檔案管理的嚴謹性和安全性。此外，加強檔案安全保護工作，特別是電子檔案信息很容易遭受到黑客的攻擊，被不法分子盜取重要的信息和資料。同時注重紙質檔案的彎折、損壞問題，為了延長紙質檔案的使用壽命，可以采取電子檔案備份加密的方式，從檔案信息安全新和保密性出發，提升信息檔案的利用率，降低紙質檔案的損失率，達到檔案管理的安全性目標[3]。

（二）相互促進，共同發展

目前，時代檔案利用朝著快捷、便利的方向發展，而檔案技術更加注重對數據的開發和利用。但是，我國很多單位中的檔案管理信息化建設過程并不順利，受到了來自多方因素的影響，信息化技術在檔案管理工作上的應用還不夠普及。不管是傳統的紙質檔案管理還是電子檔案管理，都應該創新管理內容，完善管理制度，全面加強檔案管理工作的檢索效率。為了更好地實現紙質檔案的電子化發展，應該注重運用信息技術對電子檔案進行整理和歸類，全面提升檔案數據管理的準確性和科學性。其次，在很長一段時間內，我們都需要采用紙質檔案和電子檔案共存發展的方式，根據紙質檔案管理現實需求入手，提升檔案管理的安全性和可靠性。最后，形成一個完整的互動機制，充分的利用兩者的優勢，加快紙質檔案管理電子化發展步伐，從根源上提升檔案管理的整體質量和效率[4]。

（三）改進措施

為了提升我國檔案管理的整體質量和管理效率，我們應該提升電子檔案和紙質檔案管理的有效性，創新檔案管理手段和方式，充分地發揮出二者各自的管理優勢。同時，在信息技術的支持下，提升紙質檔案和電子檔案的使用價值。首先，完善電子檔案管理制度，不斷提升管理人員的綜合素養，在加強人員專業管理培訓的同時，也要提升管理人員的信息化素養，這樣才能完全提升紙質檔案的信息化管理水平。其次，明確電子檔案的管理范圍和內容，健全監管制度，要求管理人員在新環境下掌握檔案管理的操作方法。最后，加強檔案管理數字化建設，根據實際情況，合理地引進檔案管理的基礎設施，實現電子檔案和紙質檔案管理方式的共存，有效地達到現代檔案管理方式的需求，解決現實問題，綜合提升檔案管理目標和質量。

四、結語

總而言之，紙質檔案和電子檔案各有優劣。現如今，我們需要在長時間內利用兩種檔案管理方式的優勢，促使二者在事業單位的發展中發揮出應有的價值和作用，從而提升檔案管理質量和效率。其次，不斷地完善電子檔案管理體系，提升檔案管理人員綜合素養，為檔案管理工作的順利進行提供基礎保障，促進社會效益和經濟效益的提升，讓檔案信息更好地為我們的生活、學習以及工作服務。

參考文獻：

[1]劉宏偉.電子檔案與紙質檔案的整合管理[J].中外企業家，2019（22）：131.

[2]施炯.電子檔案與紙質檔案的融合發展現況[J].文化創新比較研究，2018，2（31）：60-65.

[3]狄強軍.淺析紙質和電子檔案并存背景下的檔案工作策略[J].辦公室業務，2018（14）：87-88.

[4]胡愛真.電子檔案與紙質檔案管理的問題及發展方向[J].蘭臺世界，2014（S2）：86-87.